Serwis Regionalnego Programu
Rozliczaj projekt
Rozliczanie projektu współfinansowanego ze środków unijnych polega na udokumentowaniu:
- wykonanych zadań,
- poniesionych kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowanych,
- postępów w realizacji wskaźników produktu i rezultatu,
- w odniesieniu do zapisów zawartych we wniosku i umowie o dofinansowanie.
O zasadach rozliczania projektu powinieneś pomyśleć już na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie, gdyż to właśnie wtedy określane są najważniejsze parametry projektu: kosztorys projektu, harmonogram realizacji poszczególnych etapów projektu, wskaźniki produktu i rezultatu oraz inne zobowiązania podlegające monitorowaniu.
Bardzo ważne jest aby wydatki były ponoszone celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa europejskiego i polskiego oraz dokumentami programowymi.
Należy pamiętać, że w trakcie realizacji projektu mogą się pojawić zmiany. Wpływa to na powstawanie błędów czy niejasności podczas rozliczania. Wymóg zapisany w umowie nakłada obowiązek niezwłocznego powiadomienia instytucji finansującej przez Beneficjenta o każdej zmianie, najlepiej przed przedstawieniem wydatku do rozliczenia, co zmniejsza ryzyko uznania wydatku za niekwalifikowalny.
Wniosek o płatność
Narzędziem służącym do rozliczania projektu jest wniosek o płatność. Wniosek o płatność to dokument, który należy sporządzić na specjalnym formularzu, zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku beneficjenta o płatność.
Każdorazowo, składany przez Ciebie wniosek jest weryfikowany i po akceptacji staje się podstawą do rozliczenia projektu poprzez wypłatę dofinansowania lub zatwierdzenie rozliczenia wydatków. Jeżeli formularz wniosku lub załączniki zawierają błędy lub niejasności, podlega uzupełnieniu lub korekcie.
Celem weryfikacji wniosków o płatność jest sprawdzenie przede wszystkim kwalifikowalności wydatków, czyli stwierdzenie, że zostały one poniesione zgodnie z przepisami prawa, zasadami wdrażania projektów realizowanych w ramach RPO WSL oraz z celami RPO WSL.
Weryfikacja wniosków o płatność, zgodnie z zasadami wdrażania RPO WSL, polega na ocenie formalnej, merytorycznej oraz rachunkowej.
- Weryfikacja formalna pozwala stwierdzić czy wniosek spełnia wszystkie kryteria formalne m.in. kompletności wniosku, terminowości jego złożenia, a także kompletności przedstawionych do wniosku załączników.
- Weryfikacja merytoryczna polega na sprawdzeniu czy wszystkie poniesione wydatki kwalifikowalne związane z realizacją projektu, spełniają zasady kwalifikowalności wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego i zostały poniesione zgodnie z przepisami krajowymi i wspólnotowymi. Oceny tej dokonuje pracownik instytucji udzielającej wsparcia w oparciu o przedstawione, wraz z wnioskiem o płatność w postaci załączników do wniosku, dokumenty.
- Weryfikacja rachunkowa polega na sprawdzeniu poprawności rachunkowej przedstawionych wydatków oraz załączonych dokumentów.
Pamiętaj, że w przypadku wystąpienia uzasadnionych wątpliwości w trakcie weryfikacji wniosków o płatność, instytucja udzielająca Ci wsparcia ma możliwość podjąć decyzję o kontroli doraźnej przeprowadzanej na miejscu realizacji lub zażądać wszelkich dodatkowych dokumentów, informacji i wyjaśnień związanych z realizacją projektu w wyznaczonym przez nią terminie celem wyjaśnienia wątpliwości dotyczących kwalifikowalności wydatków.
Rodzaje wniosków o płatność
Istnieją dwie formy, w jakich możesz otrzymać dofinansowanie ze środków unijnych:
♦ zaliczka - a więc środki, które otrzymujesz przed poniesieniem wydatków,
♦ refundacja - czyli zwrot środków, które wcześniej wyłożyłeś (np. ze środków własnych lub kredytu) i wydałeś w ramach projektu.
W zależności od tego czy wnioskujesz o zaliczkę czy refundację/rozliczenie wydatków, składasz jeden z następujących rodzajów wniosków:
Wniosek o płatność zaliczkową - służy wnioskowaniu o przyznanie płatności zaliczkowej.
Wnioski o płatność zaliczkową składasz niezależnie od pozostałych wniosków, w razie potrzeby, zgodnie z zasadami wnioskowania o zaliczkę. Złożenie wniosku o płatność zaliczkową nie zwalnia ze składania wniosków o płatność pośrednią i sprawozdań we właściwych terminach.
Wniosek o płatność pośrednią - służy:
a) wnioskowaniu o refundację wydatków sfinansowanych ze środków beneficjenta;
b) rozliczeniu środków przekazanych beneficjentowi w ramach wcześniejszych transz zaliczkowych;
c) jednoczesnemu wnioskowaniu o kolejne transze zaliczek.
Wnioski o płatność pośrednią zawierające rozliczenie zaliczki składane są zgodnie z zasadami rozliczania zaliczek.
Wniosek o płatność końcową - służy rozliczeniu końcowemu projektu;
Płatność końcowa w wysokości co najmniej 5% łącznej kwoty, może zostać przekazana Beneficjentowi, na jego rachunek bankowy, po:
a) zatwierdzeniu przez IZ RPO WSL wniosku o płatność końcową oraz poświadczeniu ujętych w nim poniesionych wydatków;
b) akceptacji przez IZ RPO WSL części sprawozdawczej z realizacji Projektu zawartej we wniosku o płatność końcową;
c) przeprowadzeniu przez IZ RPO WSL kontroli realizacji Projektu w celu stwierdzenia zrealizowania Projektu zgodnie z Umową, wnioskiem o dofinansowanie, przepisami prawa wspólnotowego i polskiego, zasadami Programu oraz stwierdzenia osiągnięcia zakładanych wskaźników produktów i celów realizacji Projektu;
d) potwierdzeniu przez IZ RPO WSL w dokumencie z przeprowadzonej kontroli prawidłowej realizacji Projektu lub w przypadku stwierdzonych nieprawidłowości określenia sposobu ich usunięcia.
Sprawozdanie czyli wniosek o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą.
Sprawozdanie składasz w sytuacji, gdy w danym okresie nie poniosłeś żadnych wydatków kwalifikowalnych związanych z projektem. W sprawozdaniu z realizacji projektu musisz zamieścić krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych etapów projektu, zgodnie z Twoim Wnioskiem o dofinansowanie. W części sprawozdawczej Wniosku o płatność opisujesz między innymi dalsze etapy, które w następnej kolejności będziesz realizował.
Aktualną Instrukcję wypełniania i przekazywania wniosków o płatność w ramach Lokalnego Systemu Informatycznego 2014 dla Beneficjentów RPO WSL 2014-2020 w części dotyczącej współfinansowania z EFS oraz wzór wniosku o płatność w razie niedostępnosci LSI 2014 znajdziesz w dziale Zapoznaj się z prawem i dokumentami.
Załączniki do wniosku o płatność
Wnioski o płatność pośrednią/końcową( dot. refundcji/rozliczenia wydatków), za wyjątkiem sprawozdania, składasz wraz z załącznikami w postaci oznaczonych datą i potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez Beneficjenta lub osobę upoważnioną:
- kopii faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej.
Na oryginale każdej faktury lub dokumencie o równoważnej wartości dowodowej należy umieścić opis zgodnie z wzorem jaki będzie beneficjentowi udostępniony RPO WSL. Faktura lub inny dokument o równoważnej wartości dowodowej powinien zostać opisany przed wykonaniem kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem. - kopii dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń/sprzętu/dostaw/robót budowlanych lub wykonanie prac.
Dokumenty potwierdzające wykonanie usługi / dostawę towaru / wykonanie robót, muszą pozwolić na identyfikację wykonanych prac/ dostaw/ usług wg rodzaju, ilości i wartości, w odniesieniu do kategorii/podkategorii wydatków kwalifikowalnych zaplanowanych w projekcie. - w przypadku zakupu urządzeń/sprzętu/dostaw, które nie zostały zamontowane - kopii protokołów odbioru urządzeń/sprzętu/dostaw lub przyjęcia materiałów, z podaniem miejsca ich składowania.
- kopii wyciągów bankowych z rachunku bankowego Beneficjenta lub przelewów bankowych lub innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków. Są to księgowe dowody zapłaty np. potwierdzenia przelewów, wyciągi bankowe, dowody KP, KW, raporty kasowe, które poświadczają zapłatę za otrzymane produkty czy usługi.
- kopii innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację Projektu.
Są to między innymi:
-umowy z wykonawcami robót budowlanych, dostaw (np. środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych itp.) lub usług.
-w przypadku wynagrodzeń pracowników: umowy o pracę, zakresy czynności pracownika zatrudnionego przy realizacji projektu, dokumenty potwierdzające wykonanie czynności, listy obecności, listy płac oraz potwierdzenia przelewów obowiązkowych składek do ZUS-u czy Urzędu Skarbowego.
-w przypadku nabycia nieruchomości: operat szacunkowy. - kopii indywidualnej interpretacji prawa podatkowego, gdyż wydatki poniesione na podatek od towarów i usług mogą zostać uznane za kwalifikowalne, jeśli nie istnieją żadne przesłanki umożliwiające jego zwrot lub odliczenie po stronie beneficjenta. Udowodnienie faktu iż VAT może być uznany za wydatek kwalifikowalny, leży po stronie beneficjenta.
- kopii innych żądanych przez IZ RPO WSL dokumentów lub wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizacją projektu, w związku z weryfikacją wniosku o płatność, w terminie przez nią wskazanym.
Terminy i zasady składania wniosków o płatność
Beneficjent składa wniosek o płatność do instytucji udzielającej wsparcia nie rzadziej niż raz na trzy miesiące i nie częściej niż raz w miesiącu.
Złożenie wniosku o płatność następuje w okresie zgodnym z harmonogramem składania wniosków o płatność.
Pamiętaj, że harmonogram na cały okres realizacji projektu sporządzasz sam według wzoru opracowanego przez IZ RPO WSL w formie elektronicznej.
Ewidencja księgowa projektu
Obowiązkiem każdego beneficjenta realizującego projekt jest prowadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu.
Ewidencja księgowa musi w sposób przejrzysty, umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych, dokumentować całość wydatków poniesionych w ramach realizacji projektu.
Ewidencja księgowa projektu musi być prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz Wytycznymi IZ RPO WSL w sprawie prowadzenia przez Beneficjentów wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020, pod rygorem uznania niewyodrębnionych wydatków za niekwalifikowalne.
Dokumenty związane z realizacją Projektu (m.in. umowa o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami, wnioski o płatność i dokumentacja księgowa związana ze zrealizowanym projektem, dokumenty wykazujące realizację wskaźników osiągnięcia celów projektu, dokumentacja dotycząca wyboru wykonawcy) przechowuje się w jednym miejscu przez określony czas. Są one niezbędne podczas kontroli projektu przez różne instytucje badające prawidłowość wartości przyznanych środków.
Należy pamiętać, że ocena kwalifikowalności wydatku dokonywana jest zarówno na etapie oceny wniosku o dofinansowanie Projektu, jak również w trakcie realizacji Projektu oraz po jego zakończeniu.
Rachunki bankowe (IZ) przeznaczone do obsługi działań z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego 2014-2020 (projekty konkursowe) w zakresie EFS: