Przejdź do treści głównej

Przygotowanie i złożenie wniosku o płatność w Lokalnym Systemie Informatycznym (EFS)


Pytanie 48. We wniosku o dofinansowanie użyto stawkę i roboczogodziny w wysokości rekomendowanej przez UE 1720, czy w poszczególnych miejscach należy ująć 1/12 z 1720 czy rzeczywistą liczbę godzin w miesiącu, np. 168? 
Odpowiedź, 25.06.2019 r.
W związku z niejasnym sformułowaniem pytania IZ nie ma możliwości  udzielenia odpowiedzi. W przypadku zainteresowania tematem prosimy o indywidualny kontakt z opiekunem projektu.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 47. Czy koszty pośrednie projektów ryczałtowych mają konkretne wymagania w zakresie ich opisywania?

Odpowiedź, 25.06.2019 r.
Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem są traktowane jako wydatki poniesione, nie ma zatem konieczności zbierania ani opisywania dokumentów księgowych, które potwierdzałyby ich poniesienie.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 46. Czy koordynator medyczny powinien być wprowadzony w Personel Projektu pomimo, że nie udziela bezpośrednio świadczeń? W ramach projektu prowadzone są spotkania edukacyjno- terapeutyczne jednorazowo dla rodzin, osób niepełnosprawnych, czy rodziny też mamy wprowadzić jako uczestników projektu w LSI, pomimo braku takiego wskaźnika we wniosku?
Odpowiedź, 19.11.2018 r.
W bazie Personelu Projektu powinny znaleźć się dane osób zaangażowanych do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu na podstawie stosunku pracy, osoby samozatrudnione w rozumieniu "Wytycznych" (tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które są beneficjentami projektów), osoby współpracujące oraz wolontariusze. Osoby angażowane do realizacji zadań w projekcie na podstawie stosunku cywilnoprawnego, nie są traktowane jako personel projektu, a są wykonawcami usługi zlecanej przez beneficjenta. Do bazy nie należy wprowadzać danych osób rozliczanych w ramach kosztów pośrednich np. Koordynatora projektu, stawek jednostkowych jak również danych personelu w ramach projektu rozliczanego ryczałtowo.

Uczestnik projektu to osoba fizyczna lub podmiot w rozumieniu Wytycznych w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020, bezpośrednio korzystający z interwencji EFS. Jeśli rodziny uczestniczące w spotkaniu edukacyjno-terapeutycznym są przez Beneficjenta wpisane do grupy docelowej projektu i liczone jako uczestnicy we wniosku o dofinansowanie to należy je wprowadzić do modułu PEFS.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 45. Jeżeli prowadzimy spotkanie edukacyjne dla rodzin, ale nie mamy wyznaczonego wskaźnika, czy osoby, które się zgłoszą należy wprowadzić do LSI?
Odpowiedź, 19.11.2018 r.
Zgodnie z Instrukcją wypełniania PEFS w ramach LSI 2014 dla Beneficjentów RPO WSL 2014-2020 dostępnej na stronie internetowej www.rpo.slaskie.pl, w PEFS są zbierane dane dotyczące:
- projektu, jak i projektodawcy;
- grupy docelowej (instytucji, osób bezpośrednio objętych wsparciem);
- szczegółów udzielonego wsparcia.

Powyższe oznacza, że w formularzu należy uwzględnić wszystkie osoby, które zostały przewidziane do objęcia wsparciem w projekcie,  jako  grupa docelowa we wniosku o dofinansowanie (w tym również otoczenie, jeżeli zostały na nich przeznaczone jakiekolwiek środki finansowe z budżetu projektu).

Natomiast, we wskaźnikach produktu i rezultatu uwzględniamy dane dotyczące uczestników projektu, którzy spełniają definicję wskaźnika określonego w Załączniku nr 2 do Wytycznych w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020, tj.  Wspólna Lista Wskaźników Kluczowych 2014-2020 – EFS.

Powyższe oznacza, iż dane przedstawione we wskaźnikach oraz dane przedstawione w formularzu PEFS, nie zawsze będą tożsame.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 44.
Czy jeśli w umowie o dofinansowanie zawarto zapis, że harmonogram form wsparcia składa się papierowo, to dodatkowo składamy go również w LSI?
Odpowiedź, 19.11.2018 r.
Zgodnie z umową o dofinansowanie „Beneficjent zobowiązuje się do przesłania w terminie do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym udzielane są w projekcie formy wsparcia, wyłącznie w formie elektronicznej w postaci zeskanowanego pisma zatwierdzonego przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta  na adres efs.kontrola@slaskie.pl miesięcznych harmonogramów udzielanych w ramach projektu form wsparcia, w szczególności: szkoleń, kursów, staży, usług doradczych, poradnictwa, warsztatów, seminariów, studiów wyższych i podyplomowych, zgodnie ze wzorem  harmonogramu form wsparcia, zgodnie ze wzorem pn. Wzór miesięcznego harmonogramu udzielanych w ramach projektu form wsparcia znajdującym się na stronie internetowej www.rpo.slaskie.pl.

W przypadku zmiany harmonogramu, Beneficjent zobowiązuje się do niezwłocznego przesłania zaktualizowanego harmonogramu na powyższy adres mailowy IZ. Niedopełnienie obowiązku przesłania zaktualizowanego harmonogramu skutkujące odbyciem przez IZ bezprzedmiotowej wizyty monitoringowej, zaplanowanej w oparciu o nieaktualny harmonogram może spowodować obciążenie Beneficjenta kosztami delegacji służbowej pracowników IZ”. Instytucja Zarządzająca RPO WLS dopuszcza i rekomenduje realizację rzeczonego obowiązku za pomocą sytemu LSI, przy wykorzystaniu modułu Harmonogram form wsparcia, wówczas nie ma konieczności dodatkowego przesyłania harmonogramu na powyższy adres email.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 43.
Czy możliwe jest stworzenie instrukcji wypełniania WNP poszczególnych punktów w systemie LSI?
Odpowiedź, 19.11.2018 r.
Na stronie rpo.slaskie.pl zamieszczone są instrukcje do poszczególnych modułów systemu LSI w tym dotycząca wypełniania wniosku o płatność, jednocześnie w ostatnim czasie IZ zamieszcza również informację o filmikach instruktażowych.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 42.
W jaki sposób uwidocznić wkład własny niepieniężny w postaci wynajmu pomieszczeń?
Odpowiedź, 19.11.2018 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne), Podrozdziałem 6.10, pkt 4):
g) jeżeli wkładem własnym nie jest cała nieruchomość, a jedynie jej część (na przykład tylko sale), operat szacunkowy nie jest wymagany – w takim przypadku wartość wkładu wycenia się jako koszt amortyzacji lub wynajmu (stawkę może określać np. cennik danej instytucji).

Ponadto, we wniosku o płatność, wkład własny niepieniężny należy rozliczyć na podstawie dokumentu, który nosi znamiona dokumentu księgowego. Ponadto, należy go wykazać we wniosku o płatność, który obejmuje okres rozliczeniowy w którym dokonano jego faktycznego wykorzystania na rzecz projektu.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 41. Jak należy zgłaszać zmiany przesunięcia terminów szkoleń, kursów w projekcie. Czy wystarczy opisać w systemie LSI pkt. 2,3?
Odpowiedź, 19.11.2018 r.
Wszystkie zmiany terminów szkoleń i kursów należy uwzględniać na bieżąco w harmonogramie form wsparcia. Zaktualizowany harmonogram należy przesłać na adres  efs.kontrola@slaskie.pl (zgodnie z pkt 4).

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 40.
Czy koszty pośrednie można przelać na konto po otrzymaniu transzy zaliczonej?
Odpowiedź, 19.11.2018 r.
Zgodnie z Umową o dofinansowanie po otrzymaniu transzy dofinansowania, wynikającej z  harmonogramu płatności, Beneficjent  może dokonać przelewu środków na rachunek bankowy, z którego ponosi wydatki zgodnie z katalogiem kosztów pośrednich, do wysokości procentu wynikającego z zapisów Umowy o dofinansowanie.

Przykład: Zgodnie z umową koszty pośrednie rozliczane stawką ryczałtową zdefiniowane w Wytycznych, o których mowa w § 1 pkt 25) lit. e, stanowią 25 % poniesionych, udokumentowanych i zatwierdzonych w ramach projektu wydatków bezpośrednich.

Beneficjent otrzymał I zaliczkę w wysokości 145 000 PLN.

Zatem zgodnie z zapisami umowy, Beneficjent ma możliwość dokonania przelewu z konta projektu na swoje konto bieżące 25% z 145 000 PLN, czyli kwoty 36 250 PLN i ponoszenia wydatków w ramach kosztów pośrednich z konta bieżącego.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 39.
Jak wyliczyć czas pracy nauczycieli gdy:
- nauczyciel zatrudniony na pełny etat w szkole tj.18/18 realizuje w tej szkole tygodniowo 8 godz projektowych -  liczymy w tygodniu 18 godzin + 8 z projektu na tydzień tj. 26 godzin tygodniowo

- w ramach powyżej wskazanej umowy o pracę zrealizuje jeszcze 4 godz. ponadwymiarowe w tygodniu – liczymy w tygodniu 4 godziny

- ten sam nauczyciel wykazuje, że w innej szkole pracuje na 5/20 etatu tj. realizuję tam 5 godz zajęć w tygodniu – liczymy w tygodniu 5 godzin

- ten sam nauczyciel w 3 placówce realizuje 10/20 etatu – liczymy w tygodniu 10 godz.

Suma godzin wykazanych w tygodniu wynosi 45.

- ponadto w ramach pierwszej umowy nauczyciel zrealizował jeszcze w miesiącu 5 godz. w ramach zastępstwa

Ostatecznie w miesiącu nauczyciel taki wykazał 4 tygodnie x 45 godz oraz 5 godz (zastępstwa) zatem jego miesięczna praca to 185 godz.

Odpowiedź, 19.11.2018 r.
Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020 wskazują na całkowite zaangażowanie zawodowe personelu projektu. Sposób zaś weryfikacji, czy ww. zaangażowanie spełnia określone w Wytycznych warunki należy do Beneficjenta, mając na uwadze specyficzne uwarunkowania danego zatrudnienia. W przypadku nauczycieli zatrudnionych na podstawie ustawy – Karta Nauczyciela, do 276 godzin miesięcznie łącznego zaangażowania zawodowego należy uwzględnić cały czas ich pracy, o którym mowa w ustawie - Karta Nauczyciela, a nie wyłącznie zajęcia wynikające z tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych (pensum).

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 38. Czy oświadczenie o nie przekroczeniu 276 h miesięcznie należy aktualizować w każdym miesiącu i egzekwować od całego personelu projektu?, Czy oświadczenia o nieprzekroczeniu 276 h  miesięcznie należy podpisywać w każdym miesiącu czy wystarczy tylko raz?
Odpowiedź, 19.11.2018 r.
Beneficjent jest zobowiązany każdorazowo przy składaniu wniosku o płatność oświadczyć, iż zaangażowanie personelu projektu nie przekracza 276 godzin miesięcznego zaangażowania zawodowego. Niemniej jednak, sposób egzekwowania ww. oświadczeń od personelu zatrudnianego do projektu leży w gestii Beneficjenta.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 37. Bardzo proszę o niemodyfikowanie dokumentów zamieszczonych na Państwa stronie bez wyraźnej informacji, że takie zmiany zostały dokonane w plikach (informacjach) zamieszczonych już dawno (np. sytuacja zmiany załączników do umowy).
Odpowiedź, 27.06.2018 r.
Dokładamy wszelkich starań, aby dokumenty publikowane na stronie internetowej zawierały informację o aktualizacji załączników do umów lub aby taka informacja została przekazana mailowo osobom wskazanym przez beneficjentów jako upoważnione do kontaktu z Instytucją Zarządzającą.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 36. Jak wzorcowo rozpocząć dokumentowanie działań projektu w ramach działania 9.2?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Sposób i zakres dokumentowania działań projektowych jest uregulowany w umowie o dofinansowanie projektu oraz w szczególności w: „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”, „Wytycznych w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020”, „Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” (dokumenty dostępne na stronie www.rpo.slaskie.pl). Ogólny charakter pytania uniemożliwia bardziej szczegółową odpowiedź.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 35. Mając kwotę 26 000 zł na usługę cateringową, tzn. obiad i przerwę kawową- czy można rozbić tę kwotę na faktyczny catering, który będzie zamawiany? a przerwa kawowa we własnym zakresie? Jeżeli kwota nie przekracza 20 000 zł- czy trzeba zamieścić zapytanie ofertowe dotyczące cateringu w bazie konkurencyjności?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Zasada konkurencyjności stosowana jest dla zamówień przekraczających 50 000,00 zł netto.
Rozeznania rynku dokonuje się w przypadku zamówień o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT). Rozeznanie rynku ma na celu potwierdzenie, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa. Do udokumentowania, że zamówienie zostało wykonane po cenie nie wyższej niż cena rynkowa, niezbędne jest przedstawienie co najmniej wydruku zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej beneficjenta wraz z otrzymanymi ofertami, lub potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia, wraz z otrzymanymi ofertami. W przypadku, gdy w wyniku upublicznienia zapytania ofertowego lub skierowania zapytania do potencjalnych wykonawców nie otrzymano ofert, niezbędne jest przedstawienie np. wydruków stron internetowych z opisem towaru/usługi i ceną lub wydruków maili z informacją na temat ceny za określony towar/usługę, albo innego dokumentu. W przypadku rozeznania rynku nie obowiązuje konieczność publikacji w bazie konkurencyjności.

Natomiast w przypadku zamówień poniżej 20 000,00 zł netto Beneficjent powinien stosować wewnętrzne uregulowania i procedury, jeżeli obowiązują,  i tym samym zapewnić ze ponoszone w ramach projektu wydatki  są racjonalne i efektywne tzn. ponoszone z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

Dodatkowo zwraca się uwagę by zamówienie oszacować zgodnie z dyspozycją pkt. 11 i 12 rozdziału 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 19 lipca 2017 r.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 34. Czy przed podpisaniem umowy o dofinansowanie możliwa jest praca w LSI2014?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Przed podpisaniem umowy w LSI użytkownicy mają możliwość jedynie przygotowania i złożenia wniosku o dofinansowanie w ramach uruchomionego naboru/konkursu oraz harmonogram składania wniosków o płatność. Dopiero po podpisaniu umowy aktywne są pozostałe elementy systemu jak np. wniosek o płatność, PEFS czy też rejestr postępowań i dokumentów księgowych. 

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 33. Czy będą instrukcje wypełniania wniosku o płatność opisane szerzej? Warto, aby w jednym pliku zostały zawarte wszystkie niezbędne informacje np. PEFS, baza personelu, itd.
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Na stronie rpo.slaskie.pl dostępne są instrukcje związane z wnioskiem o dofinansowanie, wnioskiem o płatność, bazą PEFS, bazą personelu projektu jak i rejestrem postępowań i dokumentów księgowych. Instrukcje w sposób przejrzysty i jednoznaczny wskazują jak należy uzupełnić poszczególne pola. Ze względów technicznych i organizacyjnych instrukcje te zostały opracowane jako odrębne dokumenty.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 32. Czy jest jakaś uniwersalna ankieta dla uczestników projektu?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
IZ RPO WSL nie dysponuje wzorami ankiet dla uczestników projektu.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 31. Proszę o doprecyzowanie - na spotkaniu podano informację, że osoby zatrudnione po 23.08.2017 r. nie są personelem, czyli nie trzeba wykazywać ich w bazie personelu? O jakie dokładnie osoby chodzi?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Zgodnie z „Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” osoby zatrudnione w ramach projektu na umowę cywilnoprawną, których proces zatrudnienia rozpoczął się po 23 sierpnia 2017 roku nie są personelem projektu.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 30. Czy można usuwać osoby z bazy PEFS?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
W systemie LSI jest możliwość usunięcia osoby z Bazy PEFS jak i personelu projektu. Niemniej jednak, jeśli osoba została już wykazana w PEFSie załączonym do złożonego wniosku o płatność, należy poinformować IZ RPO WSL o fakcie usunięcia z bazy informacji o uczestniku projektu. Jeśli dane uczestnika projektu zostały wykreślone na jego prośbę należy pamiętać, by poinformować go zgodnie z Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) o usunięciu danych należy poinformować daną osobą z wskazaniem, iż zgodnie z art. 17 ust. 3 pkt. b dane te dalej będą wykorzystywane do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 29. Czy oświadczenie o nieprzekroczeniu limitu 276 godzin, które co miesiąc personel nam składa jest wystarczające? Czy beneficjent ma obowiązek jeszcze weryfikować to oświadczenie?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Zaangażowanie zawodowe personelu projektu nie może przekroczyć limitu 276 godzin zaangażowania miesięcznego.  Warunki te powinny być spełnione w całym okresie kwalifikowania wynagrodzenia danej osoby w tym projekcie. Przedmiotowej weryfikacji można dokonać posiłkując się pisemnym oświadczeniem złożonym przez osobę zaangażowaną do projektu. W gestii Beneficjenta jest odpowiednie zabezpieczenie się by jego personel nie przekraczał tego limitu. IZ RPO WSL zaleca by umowy z personelem projektu miały stosowne zapisy chroniące Beneficjenta na okoliczność przekroczenia ww limitu godzin.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 28. Czy będzie możliwe przygotowania danych uczestników na potrzeby PEFS w pliku EXCEL i zaczytanie ich do systemu LSI?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Wspominana funkcjonalność, polegająca na możliwości eksportowania danych z pliku EXCEL do LSI i odwrotnie została zgłoszona wykonawcy systemu i obecnie IZ RPO WSL oczekuje na jej realizację.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 27. Czy jest program demo, aby można było popracować w celu nabycia doświadczenia- tak jak np. Płatnik?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
System LSI działa on-line i nie ma możliwości pobrania go na komputer czy też urządzenie mobilne. Wersja szkoleniowa systemu LSI jest dostępna pod adresem lsi-szkol.slaskie.pl.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 26. Kim jest osoba bierna zawodowo?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Osoby bierne zawodowo- osoby, które w danej chwili nie tworzą zasobów siły roboczej (tzn. nie pracują i nie są bezrobotne). Osoby będące na urlopie wychowawczym (rozumianym jako nieobecność w pracy, spowodowana opieką nad dzieckiem w okresie, który nie mieści się w ramach urlopu macierzyńskiego lub urlopu rodzicielskiego) są uznawane za bierne zawodowo, chyba że są zarejestrowane już jako bezrobotne (wówczas status bezrobotnego ma pierwszeństwo. Osoby prowadzące działalność na własny rachunek (w tym członek rodziny bezpłatnie pomagający osobie prowadzącej działalność) nie są uznawane za bierne zawodowo.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 25. W jaki sposób do osiągnięcia wskaźników liczone są osoby, które zrezygnowały z projektu lub osoby zmarły?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Zakończenie udziału w projekcie należy rozumieć jako zakończenie udziału zgodnie z założeniami projektu lub przedwczesne opuszczenie projektu (tj. przerwanie udziału w projekcie przed zakończeniem zaplanowanych dla niego form wsparcia). Dane uczestnika zbierane są w momencie rozpoczęcia udziału w projekcie, a więc przedwczesne zakończenie uczestnictwa nie rzutuje na wartości wskaźników produktu. Uczestnika projektu należy wykazać w PEFS w momencie rozpoczęcia udziału w pierwszej formie wsparcia w projekcie.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 24. Jaki stopień wykształcenia wg LSI prezentują osoby z wykształceniem średnim (liceum, technikum) oraz z wykształceniem zawodowym?

Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Wykazywany jest najwyższy osiągnięty poziom wykształcenia zgodnie z Międzynarodową Standardową Klasyfikacją Kształcenia. Poziomy wykształcenia są następujące:  

POZIOM

WYKSZTAŁCENIE

TYPY SZKÓŁ

ISCED 1

podstawowe

Szkoła podstawowa

ISCED 2

gimnazjalne

Gimnazjum

ISCED 3

ponadgimnazjalne

Liceum, liceum profilowane, technikum, technikum uzupełniające, zasadnicza szkoła zawodowa

ISCED 4

policealne

Szkoły policealne

ISCED 5

studia krótkiego cyklu

Nauczycielskie Kolegium Językowe, Kolegium Pracowników Służb Społecznych (podlega MPiPS)

ISCED 6

studia licencjackie lub odpowiedniki

Studia I stopnia (tytuły zawodowe: inżynier, licencjat),

ISCED 7

studia podyplomowe

studia magisterskie lub odpowiedniki

Studia II stopnia oraz jednolite studia magisterskie (tytuł zawodowy: magister)

ISCED 8

studia doktoranckie

Studia doktoranckie

 Wyjątek od tej zasady dot.:

- osób w wieku właściwym dla ISCED 1-2 – wtedy wykazujemy ISCED 1 (dla uczących się w systemie sprzed reformy) lub ISCED 2 (po reformie)

- w przypadku uczniów 8-letniej szkoły podstawowej – przypisywany jest im ISCED 2 (z uwagi na brak odpowiednika ISCED 1 po reformie)

- w przypadku uczniów uczęszczających do wygaszanych gimnazjów – ISCED 1, a po ukończeniu ISCED 2

 Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 23. Czy można na etapie realizacji projektu zmienić wysokość wkładu własnego w postaci kosztu wynajmu sali? We wniosku omyłkowo wpisano wartość netto za 1h zamiast brutto.
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Zgodnie z umową o dofinansowanie beneficjent ma możliwość zgłoszenia zmian w projekcie w tym dotyczących budżetu projektu jednakże każda propozycja zmian rozpatrywana jest indywidualnie. Należy mieć na uwadze, że umowa o dofinansowanie reguluje także kwestie związane z wniesieniem wkładu własnego do projektu. Zgodnie z jej zapisami beneficjent zobowiązuje się do wniesienia wkładu własnego pieniężnego/niepieniężnego w określonej kwocie, co stanowi odpowiedni % wydatków kwalifikowalnych projektu. W przypadku niewniesienia wkładu własnego w kwocie wskazanej w umowie IZ może kwotę przyznanego dofinansowania proporcjonalnie obniżyć. Wkład własny, który zostanie rozliczony w wysokości przekraczającej wskazany w umowie % wydatków projektu jest niekwalifikowalny. 

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 22. W rejestrze zamówień i dokumentach księgowych, podczas wprowadzania dokumentów rozliczających wydatki należy uzupełnić pole NR UMOWY / KONTRAKTU. W jakich sytuacjach uzupełniamy to pole numerem kontraktu? a kiedy wpisujemy nie nadano lub nie dotyczy?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Zgodnie z Instrukcją wypełniania Rejestru Zamówień i Dokumentów księgowych w ramach Lokalnego Systemu Informatycznego 2014 dla Beneficjentów RPO WSL 2014-2020 w części dotyczącej współfinansowania z EFS jeśli nie nadano numeru umowy / kontraktu (np. zawarta została w sposób dorozumiany) należy wpisać „nie nadano”. W przypadku kiedy wykazany dokument nie dotyczy kontraktu z wykonawcą wyłonionym w ramach zamówienia publicznego uzupełnij pole wartością „nie dotyczy”. W pozostałych przypadkach gdy podpisano umowę lub kontrakt wskazujemy właściwy numer umowy/kontraktu.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 21. Proszę o instrukcję wypełniania wniosku i korzystanie z programu LSI oraz inf. na temat zmian wprowadzanych na bieżąco.
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Na stronie rpo.slaskie.pl dostępne są instrukcje związane z wnioskiem o dofinansowanie, wnioskiem o płatność, bazą PEFS, bazą personelu projektu jak i rejestrem postępowań i dokumentów księgowych. Instrukcje w sposób przejrzysty i jednoznaczny wskazują jak należy uzupełnić poszczególne pola.

Jednocześnie IZ dokłada wszelkich starań by o modyfikacjach w systemie LSI informować swoich beneficjentów czy to przez informację na stronie internetowej czy też za pośrednictwem opiekunów merytorycznych projektów ze strony IZ.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 20. Czy musi być prowadzone postępowanie do wydatków poniżej 50 tys. zł?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
W przypadku zamówień o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT) stosuje się rozeznanie rynku. Ma ono na celu potwierdzenie, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa. Do udokumentowania, że zamówienie zostało wykonane po cenie nie wyższej niż cena rynkowa, niezbędne jest przedstawienie co najmniej wydruku zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej beneficjenta wraz z otrzymanymi ofertami lub potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia, wraz z otrzymanymi ofertami. W przypadku, gdy w wyniku upublicznienia zapytania ofertowego lub skierowania zapytania do potencjalnych wykonawców nie otrzymano ofert, niezbędne jest przedstawienie np. wydruków stron internetowych z opisem towaru/usługi i ceną lub wydruków maili z informacją na temat ceny za określony towar/usługę, albo innego dokumentu. W przypadku rozeznania rynku nie obowiązuje konieczność publikacji w bazie konkurencyjności. Nie można procedury rozeznania rynku zastępować procedurą zasady konkurencyjności, dlatego też baza konkurencyjności nie służy publikacji zapytań ofertowych kierowanych do wykonawców w ramach rozeznania rynku.

Natomiast w przypadku zamówień poniżej 20 000,00 zł netto Beneficjent powinien stosować wewnętrzne uregulowania i procedury, jeżeli obowiązują i tym samym zapewnić ze ponoszone w ramach projektu wydatki są racjonalne i efektywne tzn. ponoszone z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 19. Które procedury stosować w odniesieniu do stosowania zasady konkurencyjności w momencie kiedy umowa nie została podpisana? (beneficjent nie ma jeszcze możliwości zarejestrowania się w Bazie Konkurencyjności) (harmonogram wniosków o płatność zmusza do realizacji natychmiast po podpisaniu umowy, aby rozliczyć 70% zaliczki).
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Stosowanie zasady konkurencyjności nie jest uzależnione od faktu podpisania umowy o dofinansowanie projektu a od kwoty zamówienia jakie chcemy złożyć. Jeśli mówimy o zamówieniu powyżej 50 000,00 zł netto to należy zastosować zasadę konkurencyjności a tym samym ująć zamówienie w Bazie konkurencyjności. Obecnie Baza konkurencyjności umożliwia podmiotom, które nie mają jeszcze podpisanej umowy o dofinansowanie zarejestrować się w bazie jako wnioskodawcy i zamieszczać tam informację o zamówieniach.

Jednocześnie IZ nie widzi zależności między zasadą konkurencyjności a przygotowywaniem harmonogramu składania wniosków o płatność. Beneficjent owszem jest zobligowany rozliczyć co najmniej 70% środków dotychczas otrzymanych, ale jedynie w sytuacji gdy chce wnioskować o kolejną transzę dofinansowania.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 18. Czy postępowania przeprowadzone w oparciu o art. 138o ustawy PZP należy zaznaczyć jako ZGODNE Z PZP w rejestrze zamówień i dokumentów księgowych w LSI?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Tak, co do zasady każde postępowanie realizowane w oparciu o ustawę PZP jest zgodne z PZP w związku z czym należy zaznaczyć w LSI TAK przy pytaniu Czy postępowanie / zamówienie przeprowadzone zostało na podstawie ustawy Prawo Zamówień Publicznych?

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 17. Jak wpisywać do wniosku o płatność środek trwały, którego wartość od 01.01.2018 r. zmieniła się z 3500 zł na 10000 zł?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Zgodnie z „Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” środkiem trwałym w ramach projektu jest zakup sprzętu/urządzeń o wartości równej lub wyższej niż 3 500.00 zł netto.  We wniosku o płatność w części B.1 przy danej pozycji rozliczanego wydatku zaznaczamy kategorię limitowaną „środek trwały” jednocześnie w polu 1.6 Uwagi podajemy informację, iż np. wydatek ten nie jest zaksięgowany jako środek trwały zgodnie z polityką rachunkowości. Zatem na potrzeby ujmowania środków trwałych we wniosku o płatność zmiana dokonana w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, polegająca na podniesieniu wartości środków trwałych z 3 500 zł netto do 10 000 zł netto nie ma wpływu.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 16. Czy rejestr postępowań (zamówień publicznych) wypełnia tylko Lider Projektu (całość) czy partner również swoją część?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Rejestr jest narzędziem umożliwiającym gromadzenie wszelkich danych o prowadzonych postępowaniach i  umowach jakie Beneficjent zawarł z wykonawcami w ramach danego projektu oraz o sposobie w jaki wykonawcy zostali wybrani, a także wszelkich dokumentów jakie następnie rozliczane są we wnioskach o płatność. IZ nie wskazuje kto ma wprowadzać dane do rejestru natomiast zgodnie z instrukcją w rejestrze należy ująć wszystkie zamówienia i postępowania, które są w całości lub częściowo rozliczane w ramach projektu niezależnie od tego czy zamówienie dotyczy Lidera czy partnera projektu.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 15. Czy można wydłużyć okres rozliczeniowy czyli przesunąć termin składania wniosku o płatność?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Istnieje możliwość wydłużenia okresu rozliczeniowego czyli zmiany terminu złożenia wniosku o płatność. Jednakże zmiana ta wymaga zgody IZ. Należy mieć także na uwadze w szczególności art. 190 ustawy o finansach publicznych, który stanowi, iż przypadku gdy beneficjentem projektu finansowanego ze środków europejskich jest jednostka sektora finansów publicznych, każdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać ujęty we wniosku o płatność przekazywanym właściwej instytucji w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia.  Dodatkowo regulacje związane z procesem wprowadzania zmian do projektu (w tym także w zakresie harmonogramu składania wniosków o płatność) zostały ujęte w umowie o dofinansowanie.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 14. Czy można rozbudować LSI tak, by wniosek o płatność na PODSUMOWANIU wskazywał, w której pozycji części B.1 występuje błąd?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Wykonawca systemu LSI otrzymał zgłoszenie w tym zakresie i obecnie oczekujemy na jego realizację.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 13. Czy zachodzi konieczność kserowania dokumentacji projektowej (programy nauczycieli, diagnozy itd.) gdy projekt realizowany jest w partnerstwie lub przez realizatora?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Ogólny charakter pytania uniemożliwia szczegółową odpowiedź. Niemniej jednak należy zwrócić uwagę, iż na potrzeby rozliczenia wydatków czy ewentualnej kontroli na miejscu realizacji projektu Beneficjent nie musi kserować dokumentów. Forma elektroniczna (również w postaci skanów) zapisana na nośniku może być wystarczająca dla zabezpieczenia poszczególnych dokumentów.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 12. Czy reguła proporcjonalności dotyczy wydatków rozliczanych czy wydatków z wniosku o dofinansowanie?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Na etapie rozliczenia końcowego wniosku o płatność kwalifikowalność wydatków w projekcie oceniana jest w odniesieniu do stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu, co jest określane jako „reguła proporcjonalności”. Założenia merytoryczne projektu, mierzone są poprzez wskaźniki produktu i rezultatu bezpośredniego, określone we wniosku o dofinansowanie. Zgodnie z regułą proporcjonalności, w przypadku nieosiągnięcia założeń merytorycznych projektu właściwa instytucja będąca stroną umowy może uznać wszystkie lub odpowiednią część wydatków dotychczas rozliczonych w ramach projektu za niekwalifikowalne. Reguła proporcjonalności stosowana jest na końcowym etapie rozliczenia projektu tj. przy końcowym wniosku o płatność. Wówczas jeżeli Beneficjent nie osiągnął założeń/ wskaźników ujętych we wniosku o dofinasowanie, przeliczenie wydatków niekwalifikowalnych następuje na etapie weryfikacji końcowego wniosku o płatność i dotyczy wszystkich wydatków rozliczonych w ramach projektu.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 11. Uwagi do bazy personelu: wprowadzenie możliwości duplikowania zajęć w wybranym dniu tygodnia, np. tylko wtorki itp.
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Wykonawca systemu LSI otrzymał zgłoszenie w tym zakresie i obecnie oczekujemy na jego realizację.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 10. Uwagi do formularza PEFS: ograniczenie ilości informacji w wielu działaniach niepotrzebnych np. projekt miękki skierowany do uczniów i zbieranie informacji o mniejszości narodowej, sytuacji rodzinnej, mieszkaniowej itp.
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Zakres gromadzonych danych w ramach PEFS określony jest przez „Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020”, do których dostosowany jest moduł PEFS w systemie LSI.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 9. Czy przyznawane wsparcie musi być rozpisane na np. doradztwo zawodowe, psycholog? Czy można to zaznaczyć ogólnym pojęciem aktywna integracja o charakterze zawod./ społecznym?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Zgodnie z Instrukcją wypełniania PEFS w ramach Lokalnego Systemu Informatycznego 2014 dla Beneficjentów RPO WSL 2014‑2020 w części dotyczącej współfinansowania z EFS Beneficjent zobowiązany jest do podania w PEFS szczegółowych informacji o przyznanym wsparciu zatem należy wykazać, każde przyznane wsparcie.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 8. Jak zaznaczyć dni wolne w PEFS?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Ogólny charakter pytania uniemożliwia szczegółową odpowiedź. Niemniej jednak jeśli chodzi o wskazywanie okresu udzielania wsparcia to w PEFS należy zaznaczyć pierwszy i ostatni dzień udzielonego wsparcia co nie jest jednoznaczne z tym, że uczestnik każdego dnia w tym okresie był np. na szkoleniu.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 7. Czy % kosztów pośrednich liczymy od kosztów bezpośrednich- łącznie z wkładem własnym, czy bez wkładu własnego?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Koszty pośrednie rozliczane są z wykorzystaniem określonej stawki ryczałtowej zawartej w umowie o dofinansowanie i liczone są od wartości kosztów bezpośrednich (niezależnie od ich źródła finansowania).

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 6. Gdzie można pobrać wersję szkoleniową (testową) LSI, PEFS?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
System LSI działa on-line i nie ma możliwości pobrania go na komputer czy też urządzenie mobilne. Wersja szkoleniowa systemu LSI jest dostępna pod adresem lsi-szkol.slaskie.pl.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 5. Od kiedy jest liczona trwałość projektu?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Jeśli w ramach rozliczenia końcowego beneficjent otrzymał refundację środków to datą od której rozpoczyna się trwałość projektu jest dzień dokonania przelewu tych środków na rachunek bankowy beneficjenta. W pozostałych przypadkach za datę rozpoczęcia trwałości uznaje się datę zatwierdzenia wniosku o płatność końcową.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 4. Jak traktować dużą rozbieżność wykonywanie usługi z postępowania, gdy przekracza znacznie cenę za usługę z np. taryfikatora?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Stawki ujęte w „Wykazie dopuszczalnych stawek dla towarów i usług „Taryfikator”" są stawkami dopuszczalnymi (uwzględniającymi wartość brutto wydatku), co jednak nie oznacza automatycznego akceptowania przez oceniających stawek założonych w budżecie. Przyjęcie dopuszczalnej stawki nie oznacza również, że będzie akceptowana w każdym budżecie – przy ocenie będą brane pod uwagę takie czynniki jak: specyfika projektu, stopień złożoności projektu, wielkość grupy docelowej, miejsce realizacji. W przypadku przekroczenia ww. stawki beneficjent jest zobowiązany do zawarcia we wniosku o dofinansowanie / wniosku o płatność uzasadnienia zaistniałej sytuacji.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 3. Moduł zamówienia. Prośba, by system nie wracał użytkownika na pierwszą stronę po wprowadzeniu dokumentów. Podobnie jest w PEFS- jest to dezorientujące.
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
IZ RPO WSL  prowadzi szeroko zakrojone prace nad rozbudową LSI, mające na celu ułatwienie zarówno Beneficjentom jak i operatorom użytkowanie systemu. Uwaga zostanie zgłoszona do wykonawcy.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 2. Jak właściwie oszacować wartość różnych form wsparcia, tj. kursy poradnictwo zawodowe?- i jaki zastosować tryb zamówienia?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Należy oszacować zgodnie z dyspozycją pkt. 11 i 12 rozdziału 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 19 lipca 2017 r.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 1. Środki pozyskane w projekcie, a rozliczanie w KPiR- czy powinny być wykazywane w księgach?
Odpowiedź, 11.06.2018 r.
Dotacja celowa – jako jeden z rodzajów dotacji, o których mowa w art. 127 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych – jest wolna od podatku dochodowego od osób prawnych oraz od podatku dochodowego od osób fizycznych – na podstawie art. 21 ust.1 pkt 129 o podatku dochodowym od osób fizycznych. W efekcie powyższego, dotacja nie stanowi przychodu Beneficjenta, a wydatek z niej poniesiony nie stanowi kosztu uzyskania przychodu przez tego Beneficjenta. Otrzymane środki z tytułu dotacji nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie należy ich ujmować w księdze przychodów i rozchodów. Jednocześnie poniesione wydatki do wysokości otrzymanego wsparcia nie są kosztem uzyskania przychodów i również nie należy ich ujmować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

 

 

Pomóż nam poprawić serwis




Anuluj
Czy treść na tej stronie była pomocna? Zgłoś