Serwis Regionalnego Programu
Nowe funkcjonalności w Lokalnym Systemie Informatycznym 2014 – wniosek o płatność
W związku ze zmianami dotyczącymi rozliczania wydatków we wnioskach o płatność dla beneficjentów EFS, zaktualizowaliśmy Lokalny System Informatyczny (LSI 2014) o nowe rozwiązania.
1. Nowy algorytm próby losowej
Opis mechanizmu:
Dostosowaliśmy mechanizm działania próby losowej do:
- zapisów Rocznego Planu Kontroli na rok obrachunkowy od 1 lipca 2019 r. do 30 czerwca 2020 r.,
- nowej pogłębionej analizy kwalifikowalności ponoszonych wydatków w ramach RPO WSL 2014-2020 w części dotyczącej współfinansowania z EFS.
Próba losowa stanowi 2% dokumentów, jednak nie więcej niż 5. Dokumenty losowane są w systemie LSI 2014 z wyłączeniem wydatków związanych z zamówieniami publicznymi przeprowadzonymi na podstawie ustawy PZP lub zasady konkurencyjności. W próbie dokumentów nie są brane pod uwagę duplikaty.
Po losowaniu i złożeniu wniosku o płatność (WNP) system wyświetli wylosowane dokumenty wraz z przypomnieniem o konieczności sprawdzenia, czy zamieszczone zostały wszystkie skany mające związek z poniesionymi wydatkami.
Treść przypomnienia:
„Instytucja Zarządzająca informuje, że dokumenty z poniższej listy będą podlegać weryfikacji i Beneficjent powinien upewnić się, czy zamieścił wszystkie skany mające związek z poniesionymi wydatkami, co niewątpliwie przyspieszy zatwierdzenie wniosku o płatność.”
Wizualizacja mechanizmu:
Obraz 1. Podgląd na wyniki losowania i alerty informacyjne dotyczące zamieszczania skanów dokumentów.
2. Walidacja wymuszająca dodanie skanów dokumentów związanych z rozliczanymi wydatkami
Opis mechanizmu:
Wprowadziliśmy mechanizm uniemożliwiający pobranie dokumentu do wniosku o płatność z Rejestru kontraktów/umów/dokumentów księgowych, jeżeli dokument nie posiada przynajmniej jednego załącznika w Rejestrze kontraktów/umów/dokumentów księgowych.
Walidacja blokuje możliwość pobrania dokumentu do wniosku o płatność do czasu uzupełnienia załącznika.
Treść komunikatu:
„Uwaga: Brak możliwości powiązania dokumentu z WNP. Należy w "Rejestrze postępowań/zamówień i dokumentów" dla danego dokumentu dodać wymagane załączniki, aby umożliwić powiązanie z WNP.”
W przypadku dokumentów dotyczących przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy PZP lub na podstawie zasady konkurencyjności – wymagane jest dodanie przynajmniej jednego załącznika do zamówienia w Rejestrze postępowań/zamówień i dokumentów. W przeciwnym wypadku walidacja również będzie blokować możliwość pobrania dokumentu.
Treść komunikatu:
„Uwaga: Brak możliwości powiązania dokumentu z WNP. Należy w "Rejestrze postępowań / zamówień i dokumentów" dla zamówienia/postępowania nr ….. dodać wymagane załączniki, aby umożliwić powiązanie z WNP.”
Wizualizacja mechanizmu:
Obraz 2. Podgląd okna z sekcją do pobierania dokumentu do wniosku o płatność z Rejestru postępowań / zamówień i dokumentów.
1 to przykład właściwie uzupełnionych załączników,
2 to przykład z brakującym załącznikiem dla dokumentu,
3 to przykład z brakującym załącznikiem do zamówienia,
4 to przykład z brakującymi załącznikami do dokumentu i do zamówienia.
Sposób dodawania załączników do dokumentów oraz postępowań/zamówień nie zmienił się i działa na dotychczasowych zasadach.
Wizualizacja mechanizmu:
Obraz 3. Podgląd na Rejestr kontraktów / umów / dokumentów księgowych z przyciskiem dodawania załącznika.
Obraz 4. Podgląd na Rejestr postępowań / zamówień i dokumentów z przyciskiem dodawania załącznika.
3. Zabezpieczenie przed dodawaniem załączników bezpośrednio do wniosku o płatność
Opis mechanizmu:
Zablokowaliśmy możliwość dodawania załączników bezpośrednio do wniosku o płatność poprzez usunięcie klawisza załącznika z listy projektów oraz z sekcji F wniosku o płatność. Pozwoli to uniknąć błędów wynikających z umieszczania skanów w niewłaściwym miejscu oraz zagwarantuje przejrzysty i jednolity system gromadzenia dokumentów dla wszystkich beneficjentów.
Załączniki związane z rozliczanymi wydatkami powinny być dodawane wyłącznie w module Rejestr postępowań/zamówień i dokumentów.
Wizualizacja mechanizmu:
Obraz 5. Podgląd listy wniosków o płatność, ze wskazaniem usuniętego klawisza dodawania załącznika do wniosku o płatność.
Obraz 6. Podgląd formularza wniosku o płatność EFS, sekcja „Załączniki do wniosku” ze wskazaniem usuniętego klawisza dodawania załącznika do wniosku o płatność o nazwie „chcę teraz zarządzać załącznikami”.
