Serwis Regionalnego Programu
Zamykanie projektów współfinansowanych z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 (rozliczanie końcowe projektu, trwałość projektu) - szkolenie 10.07.2020 r.
Pytanie 1. Jesteśmy organizacją pozarządową, partnerem w projekcie partnerskim. Wnosimy wkład własny niefinansowy - praca wolontariuszy.
Zdecydowaliśmy się na wypracowanie "na zapas" wkładu własnego. Decyzja wynika z przewidywania ryzyka tj. ewentualnego nierozliczenia już wypracowanego wkładu własnego. Lider zwrócił uwagę, że nie powinniśmy wykazywać kolejnych wypracowanych godzin przez wolontariuszy.
Obawiamy się, że jeżeli protokoły czasu pracy wolontariuszy nie będą wykazywane w sprawozdaniach – nie będzie ich można w późniejszym czasie dołączyć tzn. po zakwestionowaniu innego protokołu w czasie kontroli projektu.
Zwracamy się z uprzejmą prośbą o wskazanie możliwości zabezpieczenia się na ewentualność zakwestionowania jakiegoś protokołu czasu pracy wolontariusza.
Odpowiedź.
Wkład własny niepieniężny powinien być wnoszony zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie. Lider prawidłowo poinformował, że nie należy wykazywać kolejnych godzin pracy wolontariuszy. Byłby to wkład własny niekwalifikowany, gdyż przewyższający zaplanowane pozycje budżetowe projektu. Niesłuszne są obawy, co do ewentualnego braku rozliczenia wypracowanego wkładu. Jeśli dokumentacja związana z personelem jest prawidłowo prowadzona, nie ma problemów z jest zakwalifikowaniem.
Dokumentacja taka powinna się składać z porozumienia z wolontariuszem sporządzonego zgodnie z przepisami ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, miesięcznej ewidencji czasu pracy, oświadczenia o możliwości efektywnego wykonania zadań i mieszczeniu się w limicie 276 godzin/m-c złożonego przed podjęciem prac. W porozumieniu musi być wyszczególniony zakres zadań oraz czas ich wykonania. Ponadto powinna być wskazana stawka za godzinę pracy, która służy do rozliczania wkładu własnego. Stawka musi być zgodna z odpowiednią pozycją z budżetu szczegółowego wniosku o dofinansowanie. Dobrze jest mieć w posiadaniu dodatkowe dowody, że pracę zostały wykonane należycie. Mogą to być krótkie miesięczne raporty np. w przypadku doradcy zawodowego czy moderatora grup wsparcia. Aby uprościć dodatkową dokumentację można opracować wersję tabelaryczną do wypełnienia przez wolontariusza np. posiadającą poniższe informacje:
- raport za miesiąc
- imię i nazwisko wolontariusza,
- daty i czas trwania spotkań,
- grupa docelowa objęta wsparciem i jej liczebność,
-uwagi do koordynatora m.in. związane z realizacją wskaźników.
Taki dokument podpisany przez wolontariusza i koordynatora/przełożonego byłby dowodem na prawidłowe wykonanie prac zawartych w porozumieniu a także potwierdzeniem liczby godzin wykazanych w miesięcznej ewidencji czasu pracy.
Opracowane przez panią Małgorzatę Rulińską
Pytanie 2. Jak wykazać wskaźniki efektywności społeczno-zatrudnieniowej, jeśli rozliczymy projekt przed upływem 3 m-cy?
Odpowiedź.
Wskaźniki efektywności społeczno-zatrudnieniowej wykazywane są w ostatnim wniosku o płatność a monitorowane na bieżąco tj. po opuszczeniu projektu przez każdego z uczestników. Końcowy wniosek o płatność należy złożyć zgodnie z umową o dofinansowanie tj. do 30 dni kalendarzowych po zakończeniu projektu wraz ze zwrotem środków pozostałych do rozliczenia. Data zakończenia projektu wynika z umowy o dofinansowanie oraz ostatniej zatwierdzonej wersji wniosku o dofinansowanie.
Beneficjent będzie nadal posiadał uprawnienia do korzystania z systemu teleinformatycznego lsi, by uzupełnić informacje o wskaźnikach. Jeśli projekt wiąże się z trwałością rezultatów i/lub trwałością z art.71 Rozporządzenia ogólnego Beneficjent będzie miał dostęp do lsi jeszcze dłużej tj. przez okres trwałości, by wypełnić i wysłać coroczne sprawozdanie.
Reasumując, beneficjent składa końcowy wniosek rozliczający wydatki projektu do 30 dni po jego zakończeniu, a informacje o wskaźnikach efektywności społeczno-zatrudnieniowej uzupełni, gdy miną 3 miesiące od zakończenia korzystania ze wsparcia przez ostatniego uczestnika opuszczającego projekt. Dokonuje wówczas korekty złożonego wniosku o płatność w zakresie uzupełnienia wskaźników efektywności. Wskaźniki te stanowią kryterium dostępu, więc informacja o ich spełnieniu powinna również znaleźć się w części opisowej wniosku o płatność.
Data zakończenia udziału we wsparciu powinna być każdorazowo na bieżąco zamieszczana w systemie pefs, który służy monitorowaniu uczestników projektu, form wsparcia i pomocniczo wskaźników. W razie wątpliwości zaleca się kontakt z opiekunem projektu w celu indywidualnej oceny sytuacji.
Opracowane przez panią Małgorzatę Rulińską