Serwis Regionalnego Programu
Województwa Śląskiego
RPO WSL 2014-2020

Pytanie 1. Czy karty czasu pracy należy prowadzić w wersji papierowej? Jak to wygląda z pracownikami na pełen etat w projekcie a jak dla pracowników na część etatu? Czy nie wystarczy jedynie wprowadzenie, zaimplementowanie z wykazu czasu pracy z exela do systemu np. SL 2014?

Odpowiedź.

Jeśli Beneficjent prowadzi karty czasu pracy powinny one być prowadzone pisemnie i opatrzone podpisem pracownika oraz pracodawcy/przełożonego potwierdzającego wykonanie powierzonych czynności. Tak jak każdy inny dokument projektowy powinny też zwierać stosowne logotypy, a ponadto nazwę projektu i nazwę stanowiska w projekcie. To na podstawie zapisów w karcie czasu pracy raportowany jest czas pracy dla potrzeb rozliczenia projektu.

Jeśli Beneficjent prowadzi elektroniczny system ewidencji czasu pracy w projekcie, może on zastąpić prowadzenie kart czasu pracy w wersji papierowej – wówczas z systemu można wygenerować zarówno godziny pracy poświęcone na pracę przy projekcie zaraportowane przez pracownika, jak i akceptację przełożonych. Mowa jednak o systemie elektronicznej ewidencji czasu pracy z możliwością elektronicznej akceptacji, nie zaś o pliku excel.

Karty czasu pracy muszą wypełniać pracownicy, z których dokumentów zaangażowania nie wynika w jakich godzinach świadczą pracę dla projektu. A zatem jeśli pracownik został zaangażowany na pełen etat tylko do projektu, co potwierdza jego zakres czynności, oraz wskazane są w umowie godziny pracy lub Regulamin pracy je wskazuje, wówczas taka osoba nie musi wypełniać karty czasu pracy, choć jej wypełnienie, jeśli dodatkowo zostaną wskazane wykonywane czynności, ułatwi potwierdzenie prawidłowej realizacji projektu w przyszłości.

Osoba zaangażowana na kawałek etatu, jeśli z jej dokumentów zaangażowania (umowa, zakres czynności) nie wynika w jakich godzinach świadczy pracę dla projektu lub ten czas jest ruchomy, jest zobowiązana do wypełniania kart czasu pracy, gdyż tylko na podstawie jej oświadczenia w formie podpisanej karty czasu pracy, można zaraportować faktyczny czas pracy dla potrzeb rozliczenia projektu.

Opracowane przez panią Ingrid Szrajer