Serwis Regionalnego Programu
Województwa Śląskiego
RPO WSL 2014-2020

Pytanie 1. Czy zamawiający może przyjąć ofertę złożoną w pliku .xml? Wykonawca podpisując ofertę podpisem zaufanym otrzymuje plik .xml i przesyła go zamawiającemu.

Odpowiedź.

Podpis zaufany występuje w dwóch formatach: PAdES i XAdES. PAdES z reguły dedykowany do plików w formacie PDF (jednak można podpisać PDF formatem XAdES). XAdES dedykowany jest natomiast do plików edytowalnych. Jeśli jednak taki plik zostanie podpisany formatem podpisu XAdES, przekształci się on na plik XML. Nie oznacza to, że sam plik np. oferta została w takim pliku przygotowana. Oznacza to jednak, że w celu odczytania tego pliku tj. zapoznania się z pierwotnym plikiem edytowalnym Zamawiający musi posłużyć się odpowiednim narzędziem. XAdES zaufany oraz plik XML, który powstał w wyniku podpisania pliku edytowalnego, odczytujemy na stronie internetowej (Mój Gov - Podpisz dokument elektronicznie za pomocą podpisu zaufanego).
Na marginesie warto wskazać, że po wyodrębnieniu pliku podpisanego z XML plik będzie w formacie pierwotnym bez znacznika graficznego wskazującego na podpis. Nie oznacza to jednak, że nie został podpisany.

Opracowane przez panią Magdalenę Falkowską

Pytanie 2. Bardzo proszę o szczegółową interpretację art. 81 z podaniem przykładów.

Odpowiedź.

Zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm., dalej „ustawa PZP”): Zamawiający przekazuje Prezesowi Urzędu informację o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach, nie później niż w terminie 7 dni od dnia otwarcia odpowiednio ofert lub ofert dodatkowych albo ofert wstępnych lub ofert ostatecznych albo unieważnienia postępowania.

Wzór przekazywanej Prezesowi UZP informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach przygotowano jako „Formularz informacji o złożonych ofertach i wnioskach do Prezesa UZP”. Za pomocą tego formularza Zamawiający przekazuje odpowiednie informacje bezpośrednio na platformie e-Zamówienia (po uprzedniej rejestracji na platformie pod adresem e- Zamówienia elektroniczne zamówienia publiczne). Zamawiający powinien:

- zalogować się na platformie e-Zamówienia i z poziomu Portalu Dostępowego wejść w „Formularz informacji o złożonych ofertach i wnioskach do Prezesa UZP” – „W tym miejscu można przygotować i uzupełnić formularz na potrzeby przekazania informacji na potrzeby Prezesa UZP”,

- wypełnić formularz a po jego wypełnieniu kliknąć „Pobierz informację, w celu przesłania jej przez Platformę e-Zamówienia”,

- pobraną i zapisaną na dysku informację należy złożyć za pomocą formularza do komunikacji dostępnego w zakładce „Podgląd postępowania”,

- po uzupełnieniu formularza Informacji do Prezesa UZP i dołączeniu pliku należy kliknąć „Wyślij”,

- w prawym górnym rogu pojawi się komunikat „Wiadomość została wysłana”.

Obowiązek przekazywania informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach dotyczy wszystkich zamawiających w rozumieniu przepisów ustawy PZP, w zakresie wszystkich rodzajów zamówień, o wartości powyżej 130 000 zł.

Szczegóły w zakresie sposobu liczenia terminu przekazania tych informacji określono w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 21 grudnia 2020 r. w sprawie informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach przekazywanej Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2406).

Przepis ma charakter techniczny i określa obowiązki o charakterze sprawozdawczym, trudno zatem wskazać konkretne przykłady jego zastosowania. Ma on zastosowanie w każdym postępowaniu, w którym składane są oferty, wnioski, zawierana jest umowa ramowa. Przepis nie ma zastosowania do zamówienia z wolnej ręki. W ramach przykładu można wskazać, że w postępowaniu w trybie podstawowym prowadzonym na podstawie art. 275 pkt 2) ustawy PZP: Zamawiający składa taką informację dwukrotnie, raz po otwarciu ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie i po raz kolejny po otwarciu ofert dodatkowych.

Opracowane przez panią Magdalenę Falkowską

Pytanie 3. Czy formularz ofertowy powinien zawierać datę terminu związania ofertą (jeżeli w treści SWZ jest taka zawarta informacja)? Jeżeli zmieniam termin składania i otwarcia ofert i również termin związania ofertą, to czy Wykonawca również powinien ten termin poprawić w ofercie w formularzu ofertowym?

Odpowiedź.

Określenie wymaganego terminu związania ofertą należy od Zamawiającego. Jednak samo określenie terminu związania np. w SWZ nie oznacza, że Wykonawca per se jest związany swoją ofertą przez określony czas. Odpowiednie oświadczenie w tym zakresie powinno znaleźć się w ofercie.

Formularz oferty przygotowywany przez Zamawiającego stanowi jedynie wzór, z jakiego mogą skorzystać Wykonawcy przygotowując ofertę. Jeśli w toku postępowania dojdzie do zmiany terminu składania i otwarcia ofert oraz zmiany terminu związania ofertą (określanego wg. nowego PZP datą), Wykonawca powinien zmianę taką uwzględnić w formularzu oferty (nawet jeśli sam Zamawiający nie dokonał zmiany jego wzoru). Dokumentem wiążącym jest w tym wypadku SWZ, a sam wzór formularza należy traktować pomocniczo.

Opracowane przez panią Magdalenę Falkowską

Pytanie 4. Jak będzie wyglądać złożenie ofert elektronicznie w postępowaniu, kiedy będą wymagane próbki na potwierdzenie kryterium "Jakość"?

Odpowiedź.

Zgodnie z art. 68 ustawy PZP przekazywanie ofert, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zapewniających zachowanie integralności, autentyczności, nienaruszalności danych i ich poufności w ramach wymiany i przechowywania informacji, w tym zapewniających możliwość zapoznania się z ich treścią wyłącznie po upływie terminu na ich składanie.

Zgodnie z art. 65 ust. 1 pkt 4) ustawy PZP, Zamawiający może odstąpić od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej, jeżeli wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, których nie można przekazać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Na podstawie art. 65 ust. 2 ustawy PZP: W przypadku odstąpienia przez zamawiającego od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej, z uwagi na wystąpienie jednej z okoliczności, o której mowa w ust. 1, w szczególności w odniesieniu do oferty albo jej części, można je przekazać, zgodnie z wyborem zamawiającego, za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz.U. z 2020 r. poz. 1041), osobiście lub za pośrednictwem posłańca.

Oznacza to, że w razie żądania przedstawienia próbki np. w celu oceny jej w kryterium „Jakość”, Zamawiający ma obowiązek skorzystania z elektronicznych środków komunikacji w zakresie oferty, a odstąpienie od tej zasady dotyczy samej próbki. W związku z tym oferta będzie składana elektronicznie, a próbka zgodnie z wytycznymi Zamawiającego fizycznie (np. w jego siedzibie) przed upływem terminu składania ofert.

Opracowane przez panią Magdalenę Falkowską

Pytanie 5. Pytanie dotyczy usługi cateringowej.  Aktualnie prowadzimy postępowanie na usługę cateringową na obsługę dwóch spotkań (w związku z CoVID tylko do tych dwóch spotkań jesteśmy pewni  w zakresie realizacji). Czy jeżeli na miesiąc okaże się, że wracamy np. do organizacji szkoleń stacjonarnych i znowu będziemy potrzebować usługi cateringowej, to należy to zsumować z już zrealizowanymi w tym roku dwoma usługami cateringowymi? Z Pani wyjaśnienia wynikało, jak dobrze zrozumiałam, że należy zsumować tylko do przodu, a nie to co już zrealizowane?

Zamówienie o kwocie szacunkowej 40 tys. zł netto.

Odpowiedź.

Przedmiotem szkolenia był nowa ustawa PZP, która określa zasady postępowania w przypadku zamówień o wartości powyżej 130 000 zł. W związku z tym w kontekście ustawy PZP, w przypadku zamówień o wartości do 130 000 zł (w tym wypadku 40 000 zł) nie ma znaczenia, czy wartość zostało oszacowana łącznie czy nie, gdyż okoliczność ta nie wpływa na to, czy ustawa PZP znajdzie zastosowanie.

W kontekście zasad szacowania wartości zamówienia wynikających z PZP, warto przypomnieć, opinię zamieszczoną na stronach UZP pt. „Szacowanie wartości i udzielanie zamówień, w tym zamówień objętych projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej” gdzie wyjaśniono, że: Z udzielaniem zamówienia w częściach mamy do czynienia w sytuacji gdy zamawiający z góry przewiduje zakres całego zamówienia i możliwe jest jego jednorazowe udzielenie, lecz ze względów organizacyjnych, technicznych, gospodarczych podejmuje decyzję o dokonywaniu zakupów sukcesywnie. Podjęcie decyzji o udzielaniu zamówienia w częściach jest zawsze wynikiem wcześniejszego planu zamawiającego. Jeżeli zatem określone zamówienia mają charakter nieprzewidywalny, każde następne zamówienie o tym samym przedmiocie, należy potraktować jako zamówienie odrębne, a nie część zamówienia udzielonego wcześniej. Zamówienie udzielane w częściach przypomina świadczenia jednorazowe realizowane w ratach. Każda z tych części, składa się bowiem na pewną, z góry określoną całość. (…) W tym przypadku wartością zamówienia udzielanego w ramach odrębnego postępowania jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. Jeżeli więc zamawiający decyduje się udzielać zamówienia w częściach i organizuje odrębne postępowania, wówczas dla każdego odrębnego postępowania przyjmuje się wartość całego zamówienia. (…) W pierwszej kolejności przy szacowaniu wartości zamówień udzielanych w ramach przedmiotowego projektu współfinansowanego ze środków UE, konieczne jest wyodrębnienie tych zamówień, których zakres może być oszacowany z góry na cały okres realizacji projektu, i które mogą być udzielone jednorazowo w ramach jednego postępowania. W odniesieniu do tych zamówień ich szacunkowa wartość winna być ustalona z uwzględnieniem wszystkich dostaw, usług lub robót budowlanych przewidywanych do wykonania w całym okresie realizacji programu.

Ciężar wykazania nieprzewidywalności leży po stronie Zamawiającego. Jeśli zatem Zamawiający może dostatecznie wiarygodnie wskazać, że okoliczności związane z COVID spowodowały brak możliwości zaplanowania określonego wolumenu zamówienie „z góry”, a konieczność udzielania kolejnych zamówień wynikała z okoliczności, które ujawniły się później (np. tzw. luzowanie obostrzeń) – wówczas należy przyjąć, że zamówienie, którego konieczność udzielenia nastąpiła później, nie będzie szacowane łącznie z udzielonym już wcześniej zamówieniami o takim samym przedmiocie.

Opracowane przez panią Magdalenę Falkowską

Pytanie 6. Czy termin płatności w umowie z wykonawcą można określić do 60 dni od pozytywnego odbioru?

Odpowiedź.

Kwestię terminów zapłaty w transakcjach handlowych reguluje ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 424 ze zm.). Jej przepisy stosuje się do transakcji handlowych, których wyłącznymi stronami są przedsiębiorcy oraz zamawiający w rozumieniu ustawy PZP. Oznacza to, że ustawa znajdzie zastosowanie do umów w sprawie zamówienia publicznego.Zgodnie z art. 5 tej ustawy: Jeżeli strony transakcji handlowej, z wyłączeniem podmiotu publicznego będącego podmiotem leczniczym, przewidziały w umowie termin zapłaty dłuższy niż 30 dni, wierzyciel, który nie jest dużym przedsiębiorcą, może żądać odsetek ustawowych po upływie 30 dni, liczonych od dnia spełnienia swojego świadczenia i doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi, do dnia zapłaty, ale nie dłużej niż do dnia wymagalności świadczenia pieniężnego.

Powyższe oznacza, że Zamawiający nie może określić terminu zapłaty dłuższego niż 30 dni, a jeśli tak uczyni Wykonawca i tak może żądać odsetek po upływie 30 dni.

Opracowane przez panią Magdalenę Falkowską