Serwis Regionalnego Programu
Województwa Śląskiego
RPO WSL 2014-2020

Pytanie 1. Czy przy wymogu formy pisemnej w postępowaniu o zamówienie publiczne dopuszczalne jest złożenie wyjaśnień dot. np. rażąco niskiej ceny lub pytań do SIWZ w treści maila? Jeżeli nie, to jakie czynności winien podjąć zamawiający, gdy już to nastąpi?

Odpowiedź.

- Zgodnie z art. 9 PZP  Postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej.  Jako że PZP nie definiuje formy pisemnej, należy posłużyć się definicją z KC (na mocy odesłania z art. 14 PZP). Zgodnie z art. 78 KC  do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.  Z formą pisemną zrównana jest forma elektroniczna opatrzona podpisem elektronicznym (art. 78 (1) KC. Forma dokumentowa (art. 77(2) KC) nie jest zrównana z formą pisemną (wymaganą w art. 9 PZP). 

- Aby zrozumieć komentowane przepisy musimy odróżnić czynność sporządzenia od czynności złożenia dokumentu. Dokumenty powinny być sporządzane w formie pisemnej (własnoręczny podpis) a potem mogą być w postępowaniu o wartości poniżej progów UE  składane w postaci oryginału za pośrednictwem poczty lub kuriera, a także osobiście (sposoby komunikacji dopuszczone w SIWZ).  Mogą być także składane w postaci skanu tj. kopii dokumentu sporządzonego w formie pisemnej za pośrednictwem poczty elektronicznej (także dopuszczonej w SIWZ). Tutaj dokument będzie miał wymaganą formę pisemną, zaś zamawiający otrzyma jego obraz /skan/, co nie jest zakazane w PZP, gdyż PZP nie wymaga w tym przypadku oryginału dokumentu.  Jedynym dokumentem, dla którego wymagane jest nie tylko sporządzenie, ale i złożenie w formie pisemnej, jest  oferta. Zgodnie z  art. 18 pkt 4 ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego składa się (a więc nie tylko sporządza) pod rygorem nieważności w formie pisemnej albo - za zgodą zamawiającego - w postaci elektronicznej, podpisane odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

- Wysłanie za pośrednictwem poczty elektronicznej dokumentu nieopatrzonego podpisem oznacza że nie jest to ani oryginał, ani kopia oryginału sporządzonego w formie pisemnej (znając adres mailowy z którego otrzymaliśmy pismo możemy jedynie przyznać jej charakter formy dokumentowej). 
To oznacza, że dokument taki nigdy w formie pisemnej nie powstał - nie jest przez to zachowana forma pisemna wymagana w art. 9 PZP.
Nic nie sprzeciwia się wezwaniu wykonawcy do złożenia dokumentu z zachowaniem formy pisemnej - przy czym może to być oryginał lub kopia dokumentu sporządzonego w formie pisemnej przekazana za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Opracowane przez pana Krzysztofa Puchacza