Serwis Regionalnego Programu
Województwa Śląskiego
RPO WSL 2014-2020

Pytanie 1. W jaki sposób należy rozliczyć w projekcie koszty personelu projektu (księgowa, woźna, nauczyciel), które były założone we wniosku o dofinansowanie w kosztach bezpośrednich (dotyczy projektu przedszkolnego i nowoutworzonych oddziałów - ZIT)?
Odpowiedź, 10.10.2017 r.
W kosztach bezpośrednich rozlicza się wyłącznie koszty personelu merytorycznego zaangażowanego do realizacji wsparcia bezpośredniego na rzecz uczestników projektu, koszty personelu obsługowego będące kosztami administracyjnymi związanymi z obsługą projektu natomiast rozliczane są ryczałtem w kosztach pośrednich. W budżecie szczegółowym projektu nie można wykazywać kosztów pośrednich z katalogu wskazanego w pkt 2 podrozdziału 8.4 Wytycznych. Nie można uzasadniać poniesienia w ramach kosztów bezpośrednich (za koszty bezpośrednie uznaje się koszty personelu merytorycznego), żadnych kosztów personelu administracyjnego zajmującego się obsługą projektu. Koszty zaangażowania koordynatora czy kierownika projektu, osób zajmujących się rozliczaniem, monitorowaniem projektu lub prowadzeniem innych działań administracyjnych w projekcie oraz koszty zarządu i personelu obsługowego (kadry, finanse, księgowość, administracja, sekretariat, kancelaria, dział prawny, w tym organizacja zamówień publicznych) rozliczane są wyłącznie w kosztach pośrednich ryczałtem i nie mogą być ujmowane w kosztach bezpośrednich.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską
Pytanie 2. Co w praktyce oznacza przy zachowaniu trwałości w projektach EFS zapewnienie świadczenia usług o podobnej jakości i zbliżonym zakresie?
Odpowiedź, 10.10.2017 r.
Obowiązek zapewnienia przez beneficjenta świadczenia w okresie trwałości projektu usług o podobnej jakości i zbliżonym zakresie oznacza, że w okresie tym beneficjent będzie świadczył usługi, których zakres i jakość nie będą się istotnie różniły od zakresu i jakości usług świadczonych w trakcie jego realizacji. Przykładowo, przypadek, w którym beneficjent w okresie realizacji projektu świadczył dwa rodzaje usług (np. opieka domowa nad jedną grupą osób oraz organizacja zajęć dla innej grupy osób), w okresie trwałości projektu natomiast świadczyć będzie tylko jeden z nich (np. będzie jedynie organizować zajęcia dla drugiej grupy osób) nie będzie uznawany za świadczenie usług o zbliżonym zakresie i podobnej jakości. 

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską
Pytanie 3. Czy zapytania ofertowe odnoszą się do wartości projektu czy poszczególnych wartości zamówień?
Odpowiedź, 10.10.2017 r.
Zapytania ofertowe odnoszą się do wartości poszczególnych zamówień. Zgodnie z podrozdziałem 6.5 Wytycznych, postępowania o udzielenie zamówienia o wartości szacunkowej przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT) powinny być prowadzone w sposób zapewniający przejrzystość oraz zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, co następuje w drodze zastosowania ustawy Prawo zamówień publicznych albo zasady konkurencyjności, a w przypadku zamówień o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie – w drodze przeprowadzenia i udokumentowania rozeznania rynku.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską
Pytanie 4. Jak wypłacić "13" po rozliczeniu projektu? Zakończenie projektu VI 2017. Co z "13" w roku 2018?
Pytanie 5. Czy można wypłacić "13" w ramach projektu, który kończy się w połowie roku?
Pytanie 6. Czy możemy wypłacić ZUS w lipcu, jeżeli projekt kończy się w czerwcu?
Pytanie 7. Jakie dokumenty potwierdzające wykonanie wydatków PDOF i ZUS np. wyciąg bankowy.
Odpowiedź wspólna do pyt. 4-7, 10.10.2017 r. Tzw. 13-tka (dodatkowe wynagrodzenie roczne) oraz składniki wynagrodzenia takie jak składki na ubezpieczenia społeczne, mogą zostać rozliczone dopiero po ich faktycznym wypłaceniu i muszą dotyczyć okresu realizacji projektu. Rozliczenie wydatku powinno nastąpić w okresie sprawozdawczym, za który składany jest wniosek o płatność, w którym wydatek został poniesiony (np. wynagrodzenie za marzec wypłacone w kwietniu rozliczane we wniosku o płatność za II a nie I kwartał), a w przypadku zakończenia projektu - przed złożeniem wniosku o płatność końcową. Dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku w postaci zapłaty zaliczki na PDOF oraz/lub składek na ZUS jest wyciąg bankowy.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską
Pytanie 8. W przypadku oszczędności powyżej 10% wartości zadania w ramach postępowań prowadzonych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych - czy sumujemy cząstkowe oszczędności z kilku różnych postępowań na różne szkolenia, czy te 10% miałoby się pojawić w jednym dużym postępowaniu?
Odpowiedź, 03.10.2017 r.
Zgodnie ze wzorem umowy o dofinansowanie, w przypadku wystąpienia oszczędności w projekcie powstałych w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub zasady konkurencyjności, przekraczających 10% środków alokowanych na dane zadanie, mogą one być wykorzystane przez Beneficjenta wyłącznie za pisemną zgodą IZ pod warunkiem, że będzie się to wiązało ze zwiększeniem wartości wskaźników odnoszących się do celów projektu określonych we wniosku przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, chyba że Beneficjent wykaże konieczność przeznaczenia oszczędności na pokrycie wydatków poniesionych w wyższej wysokości niż zaplanowana w wyniku znaczącego wzrostu cen. Limit 10% odnosi się do wartości środków alokowanych na dane zadanie, nie zaś do wartości poszczególnych postępowań, jego przekroczenie może więc nastąpić zarówno w przypadku gdy suma cząstkowych oszczędności z kilku różnych postępowań prowadzonych w ramach danego zadania przekroczy 10% wartości środków alokowanych na to zadanie, jak również w przypadku, gdy oszczędności takie zostaną wygenerowane w związku z jednym dużym postępowaniem.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską
Pytanie 9. Czy podrozdział 6.13 "Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków" dotyczy beneficjentów rozumianych jako projektodawcy/ podmiot, z którymi są podpisywane umowy o dofinansowanie realizacji projekty EFS, czy również dotyczy uczestników projektu, którzy otrzymują pomoc de minimis np. dotacje na założenie firmy? (x2)
Odpowiedź, 03.10.2017 r.
Problem sygnalizowany w ramach odpowiedzi na pytania do szkolenia nt. „Ewidencja księgowa projektów współfinansowanych ze środków EFRR i EFS”. W tym zakresie poprosiłabym o ew. Państwa stanowisko. Osoba, która zadała to pytanie twierdziła, że posiada już odpowiedź – z tego co mówiła udzieloną pocztą elektroniczną przez przedstawiciela Ministerstwa Rozwoju – że w takim przypadku podrozdziału 6.13 nie stosuje się, jeśli chodzi natomiast o same Wytyczne to faktycznie jest w tej kwestii istotna wątpliwość ponieważ Wytyczne odwołują się w tym zakresie do punktów i postanowień, których w nowej wersji Wytycznych już nie ma.

Zgodnie z pkt 6 Rozdziału 4 Wytycznych:„Wytyczne nie mają zastosowania do wydatków ponoszonych przez uczestników projektów i ostatecznych odbiorców, z zastrzeżeniem podrozdziału 6.20 Wytycznych”.

Nowa wersja Wytycznych nie zawiera podrozdziału 6.20. W poprzedniej wersji podrozdział 6.20 regulował kwestie związane z projektami grantowymi, czyli kwestie opisane obecnie w podrozdziale 6.19 Wytycznych. Zakładając, że jest to pomyłka i de facto chodziło o podrozdział 6.19 nowych Wytycznych, należałoby stwierdzić, że nowe Wytyczne mają zastosowanie do projektów grantowych.

Zgodnie z pkt 8 podrozdziału 6.13 Wytycznych, w przypadku instrumentów finansowych zastosowanie ma sekcja 6.18.1 pkt 6. Zgodnie z postanowieniami tej sekcji (pkt 6):

• nie jest brany pod uwagę do celów określania kwalifikowalności wydatków w ramach instrumentów finansowych sposób traktowania VAT na poziomie inwestycji ostatecznego odbiorcy, tzn. nie podlega rozpatrzeniu możliwość odzyskania przez niego podatku VAT,

• niemniej w przypadku określonym w pkt 1 lit. b sekcji 6.19.2 do dotacji stosuje się podrozdział 6.13.

I tu podobna sytuacja – obecny podrozdział 6.19 Wytycznych nie zawiera sekcji, nie zawiera więc sekcji 16.9.2, do której referuje się w pkt 6 podrozdziału 6.18.1. Jeśli by uznać, że „przypadek określony w pkt 1 lit. b sekcji 6.19.2” nowych Wytycznych to przypadek, o którym była mowa w pkt 1 lit. b sekcji 6.18.2 poprzedniej wersji Wytycznych, to w świetle nowego podejścia do zasad kwalifikowania podatku VAT moim zdaniem – do Państwa weryfikacji – postanowienia podrozdziału 6.13 należałoby stosować tzn. należałoby badać możliwość odliczenia podatku VAT przez podmiot otrzymujący np. dotację na założenie działalności gospodarczej.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską
Pytanie 10. Jeżeli uczestnik projektu miał wyznaczone badania przed szkoleniem i nie wstawił się z przyczyn niezależnych od beneficjenta, ale badanie odbył 5 dni później, po rozpoczęciu szkolenia, to czy jest to uznane przez IP?
Odpowiedź, 03.10.2017 r.
Jeżeli skierowanie wydaliśmy wcześniej przed szkoleniem?Zgodnie z podrozdziałem 8.2 Wytycznych horyzontalnych, warunkiem kwalifikowalności uczestnika projektu jest spełnienie przez niego kryteriów kwalifikowalności uprawniających do udziału w projekcie, przy czym kwalifikowalność uczestnika projektu potwierdzana jest co do zasady bezpośrednio przed udzieleniem mu pierwszej formy wsparcia. Jeżeli charakter wsparcia uzasadnia prowadzenie rekrutacji na wcześniejszym etapie realizacji projektu, kwalifikowalność uczestnika projektu potwierdzana może być na etapie rekrutacji do projektu, Wytyczne nie przewidują jednak uznania za spełnione warunków kwalifikowalności projektu w przypadku, gdy warunki te zostały spełnione po udzieleniu pierwszej formy wsparcia. Jeśli zatem posiadanie przez uczestnika badań lekarskich było warunkiem zakwalifikowania uczestnika do projektu, a uczestnik przed udzieleniem mu pierwszej formy wsparcia badań tych nie posiadał, uczestnik taki co do zasady nie spełnia warunków kwalifikowalności do projektu. Każdy przypadek będzie jednak rozpatrywany indywidualnie.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską
Pytanie 11. "Koszty zaangażowania personelu" – nowa interpretacja na przykładach.
Pytanie 12. Procedura obliczania wskaźników – wszelkich – na koniec projektu. Oparta na przykładach.
Pytanie 13. Jak zatrudnić nauczyciela do projektu "SOWA"? Czy w ramach nadgodzin czy umowa zlecenie?
Pytanie 14. W jaki sposób zatrudnić nauczyciela zgodnie z Kartą Nauczyciela na dodatkowe godziny w ramach projektu "SOWA"?
Pytanie 15. Jak zatrudnić nauczyciela do projektu?
Pytanie 16. Zasady zatrudnienia i opłacania nauczycieli w projektach zgodnie z Kartą Nauczyciela oraz tworzenie arkuszy organizacyjnych szkół na tej podstawie?
Pytanie 17. Spółka realizuje projekt 9.1.5. W ramach działalności komercyjnej prowadzi szkolenia, które są przewidziane dla uczestników projektu (opiekunka w żłobku). Jak wykazać we wniosku o płatność koszt związany z uczestnictwem 1 osoby w szkoleniu przeprowadzonym przez spółkę. W szkoleniu brało udział łącznie 8 osób (1 projekt + 7 komercyjnie). Jak udokumentować, wycenić, wykazać w kosztach projektu staż odbywany przez ww. osobę w żłobku, który jest prowadzony przez spółkę?
Odpowiedź wspólna do pytań 11-17, 03.10.2017 r.
Pytania 11-17 moim zdaniem sugerują bardziej potrzebę wydania materiałów informacyjnych z podanymi konkretnymi przykładami rozwiązań i rozliczeń lub przeprowadzenia odrębnego szkolenia na ten temat. Proszę o informację jeśli jednak życzą sobie Państwo aby na któreś z tych pytań odpowiedzieć w ramach pytań do tego szkolenia.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 18. Jeżeli wiem, że nie złożymy wniosku końcowego zgodnie z montażem finansowym, to czy w tym celu mogę w ostatnim wniosku rozliczeniowym "nie posyłać" kosztów pośrednich w wys. 10% przekroczonego wkładu własnego, a w końcowym wniosku "zminusować" wkład własny w przekroczonej wysokości?
Odpowiedź, 03.10.2017 r.
Na to pytanie wolałabym nie odpowiadać. Osoba je zadająca w trakcie szkolenia przedstawiała bardzo specyficzną, myślę, że dość skomplikowaną sytuację, która w pisemnym pytaniu została opisana bardzo skrótowo. Obawiam się, że bez znajomości szczegółów i dokumentacji moglibyśmy udzielić odpowiedzi, która mogłaby okazać się błędna. W mojej ocenie jest to przypadek do indywidualnej konsultacji z opiekunem projektu/beneficjenta. Sprawa dot. Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską
Pytanie 19. Czy zobowiązania publiczne takie jak ZUS czy podatek mogą być zapłacone z rachunku firmowego, a następnie zrefundowane z rachunku bankowego UE (koszty bezpośrednie)?
Pytanie 20. Czy po otrzymaniu zaliczki na rachunek bankowy projektu można przeksięgować środki na rachunek firmowy na koszty pośrednie tylko rzeczywiście poniesione (np. raz w miesiącu), czy też całą wartość procentową otrzymanej zaliczki, czy też adekwatnie do wydatkowanych rzeczywiście kosztów bezpośrednich?
Odpowiedź wspólna do pytań 19 i 20, 03.10.2017 r.
W przypadku projektów współfinansowanych z EFS co do zasady nie ma obowiązku ponoszenia wydatków bezpośrednio z rachunku bankowego projektu. Możliwa jest więc sytuacja, w której beneficjent ponosi wydatki zw. z realizacją zobowiązań publicznoprawnych takie jak składki ZUS czy zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzeń rozliczanych w ramach kosztów bezpośrednich z rachunku bankowego „firmowego” a następnie dokonuje ich refundacji ze środków zgromadzonych na rachunku bankowym projektu. Koszty pośrednie projektu mogą zostać przeksięgowane z rachunku bankowego projektu na rachunek bankowy „firmowy” w pełnej wysokości otrzymanej zaliczki. Należy jednak pamiętać, że nieuznanie za kwalifikowalne określonej kwoty kosztów bezpośrednich wiąże się automatycznie z odpowiednią korektą kwoty kosztów pośrednich.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską
Pytanie 21. Księgowanie wkładu niepieniężnego. Czy konto pozabilansowe? Dokument nota?
Odpowiedź, 03.10.2017 r.
Wkład niepieniężny do projektu może być księgowany na koncie pozabilansowym o ile taki sposób księgowania spełni ogólne wymogi stawiane ewidencji księgowej projektów finansowanych ze środków UE, tj. beneficjent zapewni, że ewidencja będzie prowadzona w sposób przejrzysty i pozwalający na uzyskanie informacji wymaganych w zakresie rozliczania i kontroli projektu. Wniesienie wkładu niepieniężnego dokumentuje się notą księgową. Wartość wkładu niepieniężnego powinna być należycie potwierdzona dokumentami o wartości dowodowej równoważnej fakturom lub innymi dokumentami pod warunkiem, że przewidują to zasady programu operacyjnego oraz z zastrzeżeniem spełnienia wszystkich warunków kwalifikowalności wkładu niepieniężnego.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską