Serwis Regionalnego Programu
Województwa Śląskiego
RPO WSL 2014-2020

Pytanie 1. Jak należy dokumentować przeprowadzone szacowanie? Czy wystarczy notatka, protokół? Czy jeszcze inne dokumenty, jeśli tak- jakie?

 Odpowiedź.
Zgodnie z Wytycznymi szacowanie jest dokumentowane w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu. W praktyce oznacza to, że należy sporządzać notatki z szacowania wartości zamówienia przed dokonaniem wyboru właściwego trybu prowadzenia postępowania (Pzp, zasada konkurencyjności, rozeznanie rynku czy brak trybu). Notatka ta powinna być sporządzona w momencie, kiedy beneficjent jest w stanie oszacować wartość przedmiotu zamówienia z należytą starannością na podstawie określonego już opisu przedmiotu zamówienia. Powinna być aktualna, więc co do zasady sporządzana nie wcześniej niż na 3 miesiące przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, którego przedmiotem są dostawy lub usługi, zaś nie wcześniej niż 6 miesięcy, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. Powinna także wskazywać proces szacowania wartości zamówienia (np. ceny rynkowe towarów i usług wyszukane na stronach internetowych potencjalnych wykonawców, oferty potencjalnych wykonawców), a nie tylko jego wynik – szacowaną wartość zamówienia. Wytyczne nie wskazują, jak powinna być sporządzona taka notatka, w szczególności na jakich (i na ilu) dokumentach źródłowych powinna się opierać. Decyzja w tym zakresie należy do beneficjenta.

W ustawie p.z.p. przyjęto zasadę podziału metod ustalania wartości zamówienia na trzy podstawowe grupy wg kryterium przedmiotu zamówienia.

Roboty budowlane (art. 33 p.z.p.).

Jeżeli przedmiotem zamówienia publicznego są roboty budowlane, wartość zamówienia ustala się na podstawie:

- kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane;
- planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane.Zasady sporządzania kosztorysu inwestorskiego oraz planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym. Wartość kosztorysowa robót obejmuje wartość wszystkich materiałów, urządzeń i konstrukcji potrzebnych do zrealizowania przedmiotu zamówienia. Podstawę do sporządzania kosztorysu inwestorskiego stanowią: dokumentacja projektowa; specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych; założenia wyjściowe do kosztorysowania; ceny jednostkowe robót podstawowych. Kosztorys inwestorski powinien obejmować: stronę tytułową (zawierającą nazwę obiektu lub robót budowlanych z uwzględnieniem nazw i kodów Wspólnego Słownika Zamówień i podaniem lokalizacji, nazwę i adres zamawiającego, nazwę i adres jednostki opracowującej kosztorys, imiona i nazwiska, z określeniem funkcji osób opracowujących kosztorys, a także ich podpisy, wartość kosztorysową robót, datę opracowania kosztorysu inwestorskiego); ogólną charakterystykę obiektu lub robót (zawierającą krótki opis techniczny wraz z istotnymi parametrami, które określają wielkość obiektu lub robót; przedmiar robót); kalkulację uproszczoną; tabelę wartości elementów scalonych (sporządzoną w postaci sumarycznego zestawienia wartości robót określonych przedmiarem robót, łącznie z narzutami kosztów pośrednich i zysku, odniesionych do elementu obiektu lub zbiorczych rodzajów robót); następujące załączniki: założenia wyjściowe do kosztorysowania oraz kalkulacje szczegółowe cen jednostkowych, analizy indywidualne nakładów rzeczowych oraz analizy własne cen czynników produkcji i wskaźników narzutów kosztów pośrednich i zysku. Wartość kosztorysowa robót wskazana w kosztorysie inwestorskim jest w zasadzie tożsama z wartością zamówienia na te roboty budowlane. Wartość kosztorysowa robót jest podawana bez podatku od towarów i usług. Planowane koszty robót budowlanych i prac projektowych oblicza się z wykorzystaniem programu funkcjonalno-użytkowego oraz odpowiednich wskaźników opisanych w powołanym rozporządzeniu. Jeżeli zamawiający przekazuje wykonawcy robót budowlanych jakiekolwiek materiały, jest zobowiązany wliczyć do wartości zamówienia wartość tych materiałów (zgodnie z art. 33 ust. 2 p.z.p., przy obliczaniu wartości zamówienia na roboty budowlane uwzględnia się także wartość dostaw związanych z wykonywaniem robót budowlanych oddanych przez zamawiającego do dyspozycji wykonawcy). Tzw. wkład własny zamawiającego powinien zostać wyceniony z należytą starannością, a jego wartość uwzględniona w wartości zamówienia na roboty budowlane.Aktualność ustalonej wartości zamówienia w przypadku robót budowlanych wynosi 6 miesięcy (art. 35 ust. 1 p.z.p.) od dnia ustalenia wartości zamówienia. W tym czasie należy wszcząć postępowanie. Jeżeli po dokonaniu czynności ustalenia wartości zamówienia na roboty budowlane nie uda się w przeciągu 6 miesięcy wszcząć postępowania, należy ponowić czynność szacowania wartości zamówienia.

Dostawy i usługi powtarzające się okresowo (art. 34 p.z.p.).

Ustawa p.z.p. nie definiuje pojęcia dostaw i usług powtarzających się okresowo. W doktrynie podkreśla się, że nie można tej grupy dostaw i usług utożsamiać z zamówieniami, których przedmiotem są świadczenia okresowe w rozumieniu prawa cywilnego[1]. Dostawy i usługi powtarzające się okresowo można zdefiniować jako zamówienia, których przedmiotem są powtarzające się świadczenia wykonawcy lub świadczenia realizowane przez niego w sposób ciągły, a ich najważniejszą cechą jest – wynikający istoty tych świadczeń – brak możliwości zrealizowania ich przez jednorazowe zachowanie się wykonawcy. A contrario, gdyby jakieś świadczenie, hipotetycznie możliwe do zrealizowania przez jednorazowe zachowanie się wykonawcy, było realizowane przez kilka świadczeń składowych, wówczas nie może zostać zaliczone do grupy dostaw lub usług powtarzających się okresowo w rozumieniu p.z.p. Do grupy dostaw i usług powtarzających się okresowo zalicza się np. dostawy energii, usługi pocztowe, usługi ochrony, usługi sprzątania, usługi ubezpieczeniowe, dostawy żywności do stołówek itp. Sposób ustalenia wartości zamówienia na dostawy lub usługi powtarzające się okresowo zależy od tego, czy zamawiający już wcześniej zamawiał tego rodzaju przedmiot zamówienia. Jeżeli zamawiający realizuje podobne zamówienia corocznie, powinien zastosować się do przepisów art. 34 ust. 1 pt 1 p.z.p., zgodnie z którymi podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem. Zamawiający stosując tą metodę ustalania wartości zamówienia powinien wykonać następujące czynności:
- ustalić wartość zamówień tego samego rodzaju udzielonych w ostatnim roku (bez podatku od towarów i usług), przy czym należy pamiętać, że pod uwagę bierze się wartość udzielonych zamówień a nie kwotę zrealizowanych wydatków (te dwie wartości nie zawsze będą ze sobą równe np. na skutek niezrealizowania całego zakresu zawartych w roku poprzednim umów);
-        ustalić średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem;
-        zwiększyć wartość udzielonych w roku poprzednim zamówień tego samego rodzaju o średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych
-        ustalić zakres zmian ilościowych w zakresie przedmiotu zamówienia w roku bazowym w stosunku do roku poprzedniego i uwzględnić to podczas czynności ustalenia wartości zamówienia.
Przy ustalaniu wartości zamówienia na dostawy lub usługi powtarzające się okresowo należy także uwzględnić okres, na jaki podpisywana jest umowa.

Pozostałe dostawy i usługi (art. 32 ust. 1 p.z.p.).

Ustawodawca nie określił w p.z.p. konkretnej metody ustalania wartości zamówienia dostaw i usług nie mających charakteru powtarzających się okresowo. Zastosowanie znajdzie tutaj ogólna zasada wyrażona w przepisach art. 32 ust. 1 p.z.p. nakazująca ustalenie wartości zamówienia z należytą starannością. Jedną z najczęściej stosowanych przez zamawiających metod jest zwrócenie się do wykonawców działających na rynku z prośbą o wycenę przedmiotu zamówienia. Prezes Urzędu Zamówień Publicznych w jednej z opinii prawnych dotyczących czynności ustalania wartości zamówienia podkreślił, że zasada oszacowania wartości przedmiotu zamówienia z należytą starannością dopuszcza możliwość, iż zamawiający, nie mogąc we własnym zakresie oszacować wartości przedmiotu zamówienia, ma prawo zwrócić się do podmiotów profesjonalnie zajmujących się prowadzeniem określonej działalności o dokonanie wstępnej kalkulacji kosztów wynagrodzenia należnego wykonawcy zamówienia publicznego. W konsekwencji zamawiający może przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wystąpić do podmiotów legitymujących się konieczną wiedzą i doświadczeniem o przeprowadzenie oceny ryzyka ubezpieczenia oraz podanie wstępnej kalkulacji kosztów ubezpieczenia. Zdaniem Prezesa UZP czynność oszacowania wartości przedmiotu zamówienia należy do zadań zamawiającego i nie jest on związany kalkulacjami przedstawionymi przez podmioty, do których o ich sporządzenie się zwrócił. Kalkulacje te mają charakter informacyjny i mogą służyć jedynie rozpoznaniu cen na rynku ubezpieczeniowym w zakresie przedmiotu zamówienia. W oparciu o nie zamawiający we własnym zakresie dokonuje czynności oszacowania wartości przedmiotu zamówienia. Brak możliwości zwrócenie się przez zamawiającego o przedstawienie wstępnej kalkulacji kosztów ubezpieczenia do podmiotów profesjonalnie zajmujących się działalnością w zakresie objętym przedmiotem zamówienia, oznaczałby, że zamawiający pozbawiony zostałby jednej z możliwości pozyskania niezbędnych informacji, koniecznych do oszacowania wartości przedmiotu zamówienia z - wymaganą przez p.z.p. - należytą starannością[2].

Pomocna na pewno będzie publikacja: http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/57058/zamowienia_udzielane_w_ramach_projektow.pdf

[1]  Red. Tomasz Czajkowski; Prawo zamówień publicznych Komentarz; Wydanie III, UZP Warszawa 2007, str. 164. Podobnie: W. Dzierżanowski, J. Jerzykowski, M.Stachowiak „Prawo zamówień publicznych. Komentarz”  wydanie IV; LEX el.
[2] Opinia prawna Urzędu Zamówień Publicznych „Dopuszczalność zwracania się do wykonawców o przedstawienie cen zamawianych usług jako podstawa sposobu szacowania wartości zamówienia” www.uzp.gov.pl

Opracowane przez pana Krzysztofa Puchacza

Pytanie 2. Jak należy postąpić, jeśli w ramach szacowania wartości zamówienia pojawi się tylko jedna wycena? Czy należy brać tylko ją pod uwagę? Co jeśli w ramach zapytania ofertowego także wpłynie tylko jedna oferta (rozeznanie rynku) i nie ma żadnych perspektyw, że uzyskamy drugą, ważna ofertę?

Odpowiedź.
Dokonanie szacowania wartości  zamówienia na podstawie jednej wyceny może być uznane za nieprawidłowe, w szczególności gdy ceny uzyskane w procedurze zastosowanej w efekcie ustalenia wartości zamówienia będą się znacząco różniły od dokonanej wyceny. Kluczowym ryzykiem  są objęte sytuacje, gdy szacowanie wartości na podstawie jednej wyceny powoduje wybór niższego trybu wyboru wykonawcy, zaś oferty są na poziomie uzasadniającym zastosowanie procedury wyższej. Np. ustalona wartość zamówienia na podstawie jednej wyceny wynosi  48.000 zł netto i beneficjent nie stosuje Zasady Konkurencyjności, zaś w efekcie zastosowanie procedury Rozeznania Rynku wpływają do niego oferty o wartościach przekraczających 50.000 zł netto.
Pomocna na pewno będzie publikacja:
http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/57058/zamowienia_udzielane_w_ramach_projektow.pdf

Opracowane przez pana Krzysztofa Puchacza

Pytanie 3. Co w przypadku, gdy wysłano zapytania do 3 podmiotów i otrzymano tylko 1 ofertę? Pomimo ponownego wysłania zapytania do innych podmiotów też nie wpłynęła oferta i mamy nadal tylko jedną, można z niej skorzystać i podpisać umowę? Wartość szacunkowa wyniosła 22 000.

Odpowiedź.
Celem przeprowadzenia i udokumentowania Rozeznania Rynku /procedura właściwa dla zamówień o wartości 20.000 – 50.000 zł netto/ jest ustalenie ceny rynkowej. Cena rynkowa to cena określona na podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem ich miejsca położenia, stanu i stopnia zużycia etc. Beneficjent powinien się upewnić się, czy cena, którą chce zapłacić, nie jest wyższa niż cena, którą za takie samo zamówienie, zapłaciłbyś u innych wykonawców. Ponadto musi zebrać dokumenty, które przedstawi do kontroli.
Udokumentowanie obejmuje wszystkie otrzymane oferty. Pamiętać należy, że muszą być to oferty ważne, tj. odpowiadające opisowi przedmiotu zamówienia z zapytania ofertowego. Minimalna liczba ofert, jaką musi zebrać beneficjent, to dwie. Gdy w wyniku publikacji zapytania ofertowego lub wysłania go bezpośrednio do wykonawców beneficjent nie otrzyma ofert lub otrzyma jedną ważną ofertę, niezbędne będzie przedstawienie np. wydruków stron internetowych z opisem towaru/usługi i ceną, wydruków e–mail z informacją na temat ceny za określony towar/usługę. Może być to inny dokument, który zawiera informację na temat ceny za określone zamówienia. O to, jaki to może być dokument, należy zapytać instytucję, która jest stroną umowy o dofinansowanie.
Przy rozeznaniu rynku liczy się efekt – wydatek poniesiony musi mieć cenę rynkową. Rozeznanie rynku należy przeprowadzić przed podpisaniem umowy z wykonawcą, bowiem z założenia należy starać się uzyskać cenę jak najbardziej korzystną ekonomicznie. Jeśli w momencie kontroli beneficjent nie przedstawi odpowiedniej dokumentacji, to od instytucji będzie zależało, czy dopuści możliwość ich uzupełnienia poprzez przedstawienie dokumentów potwierdzających, że w momencie popisywania umowy jej wartość była wartością rynkową. Trudności dowodowe mogą powstać w przypadku, gdy wartość umowy w sposób obiektywny przekracza znacznie wartość rynkową, a beneficjent nie będzie posiadać dokumentacji lub przedstawiane w trakcie kontroli dokumenty będą wątpliwe pod względem dowodowym. Instytucja będzie mogła zakwestionować wydatek pozostawiając jednak możliwość częściowej kwalifikacji wydatku.
Pomocna na pewno będzie publikacja:
http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/57058/zamowienia_udzielane_w_ramach_projektow.pdf

Opracowane przez pana Krzysztofa Puchacza

Pytanie 4. Czy są przeciwskazania do podpisania umowy na dostawy ciągłe na 9 miesięcy, a tym samym szacowanie z 9 miesięcy poprzednich (czy z 12 i podzieleniem na 9)?

Odpowiedź.
Należy przeprowadzić szacowanie wartości wg obu ww. metod i zastosować procedury właściwe dla wartości wyższej.
Pomocna na pewno będzie publikacja:
http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/57058/zamowienia_udzielane_w_ramach_projektow.pdf

Opracowane przez pana Krzysztofa Puchacza

Pytanie 5. Procedura udzielania zamówień publicznych do 30 000 euro.

Odpowiedź.
Pytanie jest zbyt ogólne, jednak uważam, że wszystkie niezbędne informacje pytający znajdzie w publikacji:
http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/57058/zamowienia_udzielane_w_ramach_projektow.pdf

Opracowane przez pana Krzysztofa Puchacza

Pytanie 6. Proszę o interpretację art. 144 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych, który umożliwia wprowadzanie zmian w zakresie umowy to jest: „łączna wartość zmian jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ogłoszenia dotyczące zamówień ust. 8 i jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie w przypadku zamówień na usługi lub dostawy albo, w przypadku zamówień na roboty budowlane – jest mniejsza od 15% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie.” Interpretacja dotyczy dokonywanych zmian w umowie o łącznej wartości zmian nie mniejszej od 10% wartości zamówienia w przypadku zamówień na usługi lub dostawy. Czy użycie słowa „zmiana” w cytowanej treści artykułu oznacza, że dotyczy ona zarówno zwiększenia jak i zmniejszenia wartości zamówienia, a co za tym idzie dokonywania zmian w umowie? Pytanie to nasuwa się w związku z licznymi przykładami, gdzie zmiany w umowach z zastosowaniem art. 144 pkt. 6 dokonywane są tylko przy „zwiększeniu” wartości zamówienia.

Odpowiedź.
Zastosowanie art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień jest możliwe zarówno zakresie zmniejszenia jak i zwiększenia wartości umowy z wykonawcą o wskaźniki procentowe wskazane w powołanym przepisie. Ustawodawca posługuję się pojęciem "zmiany" a nie "zwiększenia". Zmiana oznacza możliwość podwyższenia lub obniżenia wynagrodzenia umownego.

Opracowane przez pana Krzysztofa Puchacza