Serwis Regionalnego Programu
Województwa Śląskiego
RPO WSL 2014-2020

Pytanie 8. Obowiązki realizującego projekt EFS (refundacyjny) - złożony wniosek o dofinansowanie w trakcie oceny, a termin realizacji już biegnie. Konkurs 11.1.3, realizacja zajęć, doposażenie, dokształcenie kadry w nowo otwartym OWP. 
Odpowiedź, 20.11.2017 r.
Obowiązki beneficjentów realizujących projekty współfinansowane ze środków UE określa zawsze umowa o dofinansowanie. Ponosząc wydatki przed podpisaniem umowy należy mieć jednak na uwadze zapisy pkt 12 Podrozdziału 6.1. Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków, zgodnie z którym wydatki poniesione przed podpisaniem umowy o dofinansowanie mogą zostać uznane za kwalifikowalne wyłącznie w przypadku spełnienia warunków określonych w Wytycznych oraz w umowie o dofinansowanie. Zakres przyszłych wymagań wskazany jest zwykle w regulaminie konkursu. Z reguły dotyczy to obowiązku ponoszenia wydatków zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji, obowiązku zastosowania klauzul społecznych podczas realizacji zamówień publicznych określonego rodzaju w zakresie wskazanym przez beneficjenta we wniosku o dofinansowanie oraz innych wymagań i obowiązków, które zostaną następnie uwzględnione w treści umowy o dofinansowanie.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 7. Zatrudnienie nauczyciela jako koordynatora projektu - jaka umowa?
Odpowiedź, 3.11.2017 r.
Zgodnie z treścią podrozdziału 8.4 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków, koszty koordynatora projektu, w tym koszty jego wynagrodzenia, należą do katalogu kosztów pośrednich. W odniesieniu do takich kosztów nie mają zastosowania ograniczenia wynikające z sekcji 6.15.1 Wytycznych wprowadzające zakaz angażowania pracownika Beneficjenta do realizacji zadań w projekcie na podstawie stosunku cywilnoprawnego, w odniesieniu do takich kosztów - zgodnie z sekcją 6.6.2 Wytycznych – nie ma również obowiązku gromadzenia oraz opisywania dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków wykazywanych jako wydatki objęte uproszczoną metodą. Brak wymogu ewidencjonowania w projekcie kosztów pośrednich rozliczanych stawką ryczałtową oznacza, że wykazane we wniosku o płatność wydatki z nimi związane nie podlegają kontroli na miejscu. W związku z powyższym podjęcie decyzji, co do formy zatrudnienia personelu zarządzającego w ramach kosztów pośrednich leży po stronie Beneficjenta i jest uzależnione od jego charakteru działalności i ewentualnych ograniczeń z tym związanych, jeśli występują. Co do zasady zatem możliwe jest zatrudnienie nauczyciela jako koordynatora projektu na podstawie zawartej z nim umowy cywilnoprawnej, przy czym wybór wykonawcy powinien w takim przypadku nastąpić z zachowaniem odpowiedniego trybu konkurencyjnego. Ze względu na przejrzystość i obiektywizm w realizacji projektu powinno się jednak unikać sytuacji, w której osoby stanowiące kadrę zarządzającą projektu i pobierające z tego tytułu wynagrodzenie są jednocześnie trenerem oraz/lub odbiorcą wsparcia w tym samym projekcie.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 6. Jak prawidłowo zaksięgować i zaklasyfikować pomniejszenie wydatków z wniosku o płatność w bieżącym roku z roku poprzedniego?
Odpowiedź, 3.11.2017 r.
Zmniejszenie wydatków z wniosku o płatność wynikające z otrzymania przez beneficjenta faktury korygującej do faktury rozliczonej w poprzednim wniosku o płatność należy ująć w najbliższym wniosku o płatność wykazując ją w osobnym wierszu wydatków dla danego zadania ze znakiem ujemnym. W polu uwagi należy wskazać numer faktury pierwotnej, którego dotyczy dana korekta oraz numer wniosku, w którym została ujęta. Księgowanie faktury korygującej w księgach rachunkowych beneficjenta powinno być zgodne ze stosowaną przez niego polityką rachunkowości. W szczególności należy mieć na uwadze art. 54 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe i informacje te otrzymała przed zatwierdzeniem rocznego sprawozdania finansowego – to powinna odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy. Jeżeli natomiast informacje te uzyskała po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego – to ich skutki ujmuje w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 5. Czy weryfikacja wniosku o płatność może trwać dłużej niż termin wskazany w umowie o dofinansowanie - 20 dni lub być wstrzymana, jeśli Beneficjent oczekuje na ostateczną informację pokontrolną projektu?
Odpowiedź, 3.11.2017 r.
Zgodnie z treścią aktualnie obowiązującego wzoru Umowy o dofinansowanie, IZ dokonuje weryfikacji formalno-rachunkowej i merytorycznej wniosku o płatność w terminie 20 dni roboczych od daty otrzymania wniosku lub każdej jego kolejnej wersji. W określonych przypadkach jednak powyższy termin ulega przerwaniu i biegnie od nowa dopiero z chwilą usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Ma to miejsce w przypadku, gdy:
- w ramach projektu dokonywana jest kontrola i złożony został końcowy wniosek o płatność – termin weryfikacji wniosku ulega wówczas przerwaniu i biegnie na nowo od dnia przekazania do IZ informacji o wykonaniu/zaniechaniu wykonania zaleceń pokontrolnych (za wyjątkiem przypadku, gdy wyniki kontroli nie wskazują wystąpienia wydatków niekwalifikowalnych lub nieprawidłowości w projekcie bądź też nie mają wpływu na rozliczenie końcowe projektu),
- dokonywana jest przez IZ doraźna kontrola w projekcie – termin weryfikacji każdego złożonego wniosku o płatność ulega przerwaniu i biegnie od nowa, chyba że IZ ma możliwość wyłączenia z wniosku zakwestionowanych wydatków i zatwierdzenia pozostałych wydatków wykazanych w danym wniosku o płatność (nie dot. wniosku końcowego o płatność),
- dokonywana jest kontrola planowa i złożony został wniosek o płatność (nie dot. wniosku końcowego o płatność) – w takim przypadku weryfikacja dokonywana jest z możliwością wyłączenia wydatków niekwalifikowalnych lub nieprawidłowości w projekcie stwierdzonych podczas kontroli.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską
Pytanie 4. Skąd wiedzieć na etapie pisania wniosku, jaką zawrę umowę zlecenie, dzieło? Co z narzutami?
Odpowiedź, 3.11.2017 r.
Rodzaj umowy zawieranej z wykonawcą (umowa zlecenie, umowa o dzieło) powinien odpowiadać zakresowi czynności wykonywanych przez tego wykonawcę oraz być zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z przepisami Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tymi przepisami, przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia (art. 627 KC), przez umowę zlecenia natomiast przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej na rzecz dającego zlecenie (art. 734 KC). Co do zasady nie jest więc możliwe, aby na wykonanie czynności polegającej na dokonywaniu określonych czynności zawierać umowę o dzieło (umowa o dzieło nie może dotyczyć zadań wykonywanych w sposób ciągły), nie jest również możliwe aby na wykonanie czynności polegającej na opracowaniu dzieła zawierać umowę zlecenia. To jaką umowę zawrzeć powinno bowiem zależeć od charakteru zlecanej czynności, co Beneficjent co do zasady powinien wiedzieć na etapie formułowania założeń projektu we wniosku o dofinansowanie. Obowiązek wskazania formy rozliczenia z wykonawcą wynika również z Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków. Zgodnie z podrozdziałem 8.3 pkt 6 Wytycznych, we wniosku o dofinansowanie beneficjent zobowiązany jest wskazać: dla umów zlecenia – planowany czas realizacji zadań merytorycznych przez wykonawcę (liczba godzin), dla umów o dzieło natomiast – przewidywane rozliczenie wykonawcy na podstawie umowy o dzieło, co stanowi podstawę do oceny kwalifikowalności wydatków na etapie wyboru projektu oraz w trakcie jego realizacji.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 3. Zwrot nienależnie pobranego świadczenia przez uczestnika projektu (zakończonego) a zwrot kosztów pośrednich.
Odpowiedź, 3.11.2017 r.
Zwrot świadczenia nienależnie pobranego przez uczestnika projektu powodujący zmniejszenie wartości kosztów bezpośrednich projektu skutkuje proporcjonalnym zmniejszeniem wartości kosztów pośrednich. Kwestie odzyskania przez beneficjenta od uczestnika projektu środków w kwocie odpowiadającej wartości zmniejszenia kosztów pośrednich (oraz ewentualnych innych kosztów poniesionych przez Beneficjenta w związku z faktem nienależnie pobranego świadczenia przez uczestnika projektu) powinny zostać uregulowane w umowie pomiędzy beneficjentem a uczestnikiem projektu. 

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 2. Czy można przelać więcej z konta kosztów pośrednich na konto jednostki niż możliwość rozliczenia we wniosku w stosunku do kosztów bezpośrednich (rozliczanych we wniosku o płatność) i rozliczyć je w następnym wniosku?
Odpowiedź, 3.11.2017 r.
Powyższa kwestia nie została uregulowana na poziomie wytycznych krajowych. Zgodnie z treścią §5 ust. 3 aktualnego wzoru Umowy o dofinansowanie projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach RPO WSL 2014-2020 (odpowiednio §4 ust. 6 wzoru umowy dot. projektów rozliczanych kwotą ryczałtową), koszty pośrednie projektu rozliczane stawką ryczałtową stanowią uzgodniony w umowie procent poniesionych, udokumentowanych i zatwierdzonych w ramach projektu wydatków bezpośrednich. Po otrzymaniu transzy dofinansowania wynikającej z harmonogramu płatności, beneficjent może dokonać przelewu środków na rachunek bankowy, z którego ponosi wydatki zgodnie z katalogiem kosztów pośrednich, do wysokość procentu wynikającego z zapisów umowy o dofinansowanie.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 1. Czy wkład własny (finansowy) może być ponoszony z konta projektu czy konta jednostki?
Odpowiedź, 3.11.2017 r.
Wkład własny beneficjenta wniesiony do projektu współfinansowanego ze środków UE jest kwalifikowalny pod warunkiem spełnienia warunków kwalifikowalności wynikających z Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków oraz z zawartej przez beneficjenta umowy o dofinansowanie. Konieczność spełnienia ww. warunków dotyczy również wkładu własnego pieniężnego. Co do zasady wydatki dot. kosztów bezpośrednich w ramach projektu powinny być ponoszone z rachunku projektu, który został wskazany w umowie o dofinansowanie projektu.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską