Serwis Regionalnego Programu
Województwa Śląskiego
RPO WSL 2014-2020

Pytanie 1. Czy kontrola może zakwestionować wydatki poniesione zgodnie z ustalonymi w przedsiębiorstwie we własnym zakresie zmianami w projekcie rozliczanym ryczałtowo? (Nie dokonano formalnych zmian, nie powiadomiono opiekuna itd.)

Odpowiedź.

Kontrola nie może odnieść się do dokumentów finansowych potwierdzających wydatki w projekcie z kwotami ryczałtowymi. Może sprawdzić jedynie te dokumenty, które są wymienione w umowie o dofinansowanie. Tym samym nie można zakwestionować poziomu wydatków, zmian finansowych pomiędzy poszczególnymi zadaniami. Istnieje możliwość zakwestionowania całej kwoty ryczałtowej (wydatków na zadanie), jeśli beneficjent nie przedstawi dokumentów wpisanych do umowy, które mają być udostępniane kontrolerom. Ponadto kontroli podlegają dokumenty związane z kwalifikowalnością uczestników, gdyż beneficjent wprowadzał na bieżąco dane do systemu SL2014 do zakładki Monitoring uczestników projektu. Kontrolerzy mają prawo porównać dane z SL2014 z dokumentacją źródłową.

Opracowane przez panią Małgorzatę Rulińską

Pytanie 2. Jakie zmiany powinien zgłaszać Beneficjent w projekcie ryczałtowym?

Odpowiedź.

W projekcie ryczałtowym zasadniczo beneficjent nie powinien wprowadzać żadnych zmian. Umowa o dofinansowanie jest kontraktem, w ramach którego beneficjent zobowiązał się do osiągnięcia określonego celu mierzonego wskaźnikami a instytucja udzielić dofinansowanie na ten cel. Beneficjent powinien skoncentrować się na osiągnięciu wskaźników. W wyjątkowej sytuacji np. zmiana przepisów, wpływ pandemii COVID-19 na możliwość osiągnięcia wskaźników, wycofanie się partnera z projektu, może zwrócić się z prośbą do Instytucji o indywidualne podejście i zgodę na niezbędne zmiany umożliwiające osiągnięcie celu.

Opracowane przez panią Małgorzatę Rulińską

Pytanie 3. Dlaczego podmioty powiązane (spowinowacone) z beneficjentem projektu nie mogą składać ofert czy też świadczyć usługi na poczet realizacji projektu? Okazuje się, że podmioty spowinowacone z beneficjentem często oferują najbardziej ekonomiczne oferty cenowe idące w parze z wysoką jakością swoich usług, a mimo tego nie mogą być wybrane do realizacji zadania.

Przykład: Dostawa i przygotowanie cateringu dla instytucji zajmujących się opieką dzienną nad dziećmi do lat 3.

Średnia cena rynkowa dostawców cateringowych to w obecnej chwili 14-18zł/ za dzienne wyżywienie na jedno dziecko. Przy czym firma spowinowacona z beneficjentem zajmująca się produkcją żywności, w tym dostarczaniem cateringu jest w stanie wykonać taką usługę na wysokich jakościowo produktach za kwotę 10-12 zł za dziecko za dzień.

Osobiście uważam, iż wnioskodawca, który finalnie szczęśliwie zostanie beneficjentem danego programu unijnego powinien mieć pełną możliwość do realizacji zadania w sposób najbardziej ekonomicznie uzasadniony bez kategoryzowania firm na spowinowacone i te są z automatu odrzucane i na niezwiązane z beneficjentem (które to często gęsto) sprawdzają czy dane zapytanie nadsyłane jest przez uczestnika projektu unijnego i wtedy jest inny cennik czy jest to zapytanie indywidualne i wtedy też jest inny cennik. Jako beneficjent danego projektu biorąc na siebie odpowiedzialność z realizacji ale i trwałości projektu powinien mieć prawo do wewnętrznego samopoczucia, że nie ma "bzdurnych" ograniczeń jak to np. opisane powyżej.

Podsumowując : Czy istnieje rozwiązanie, artykuł prawny, przepis który dopuszczałby możliwość współpracy z podmiotami spowinowaconymi z beneficjentem oczywiście przedstawiając szereg dokumentów, na to iż wybór takiego podmiotu przebiegł zgodnie ze wszystkimi przepisami i warunkami prawnymi.

Odpowiedź.

Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, 6.5.2. Zasada konkurencyjności, podpunkt 2 napisano, iż wyjątkowo w przypadku, w którym umożliwienie podmiotowi powiązanemu wzięcia udziału w postępowaniu jest uzasadnione ze względu na specyfikę projektu lub typ beneficjenta, a wybór wykonawcy będącego podmiotem
powiązanym będzie dokonany zgodnie z procedurą, IZ PO może wyrazić zgodę na wyłączenie zakazu w odniesieniu do danego postępowania przed jego przeprowadzeniem. Zasada konkurencyjności nie jest regulowana przepisami prawa a Wytycznymi, więc nie ma przepisu, który by regulował te aspekty w inny sposób w odniesieniu do beneficjentów z sektora biznesu i organizacji pozarządowych ( III sektor). Jeśli usługi cateringowe w projekcie będą stanowiły kwotę poniżej 50.000 PLN netto a powyżej 20.000 PLN stosuje się rozeznanie rynku a w tej procedurze nie stosuje się wyłączenia podmiotów powiązanych z beneficjentem. Ponadto rozeznania rynku nie przeprowadza się dla najczęściej finansowanych towarów i usług, dla których IZ PO określiła wymagania dotyczące standardu oraz cen rynkowych a często są to właśnie usługi cateringowe, jak w przytoczonym w pytaniu przykładzie.
Reasumując, wyłączenie z kręgu wykonawców podmiotów powiązanych ma miejsce wyłącznie w przypadku zamówień powyżej 50.000 PLN netto a i wówczas jest możliwość na uzyskanie zgody na odstąpienie od tego warunku, jeśli zajdą uzasadnione okoliczności.


Opracowane przez  panią Małgorzatę Rulińską

Pytanie 4. Czy w przypadku jednostek, które nie mają możliwości odliczania VAT wartość środka trwałego powyżej 10.000 zł. będzie brana wartość netto czy brutto np. zakupiono rzecz, której wartość jednostkowa wynosi 9.000 zł. netto plus VAT, przy założeniu że VAT wyniesie 23% to wartość brutto wyniesie 11.070 zł. – czy w takiej sytuacji będziemy traktować zakup jako środek trwały i będziemy patrzeć się na wartość brutto, czy trzeba patrzeć się na każdorazowo wartość netto?

Odpowiedź.

W przypadku zakupu środków trwałych powyżej kwoty 10.000 PLN netto należy wydatek taki zmieścić w limicie przewidzianym na zakup środków trwałych. Nie zależy to od faktu, czy beneficjent jest czynnym płatnikiem podatku VAT i ma możliwość jego odzyskania. Zawsze bierze się pod uwagę wartość netto tj. bez VAT. W podanym powyżej przykładzie, gdy wartość danego środka trwałego wynosi 9.000 PLN netto nie będzie on uwzględniany w limicie ani nie będzie odznaczany we wniosku o dofinansowanie w rubryce „środki trwałe”. Takie podejście obowiązuje od 9 września 2019 r. tj. o wejścia w życie ostatniej nowelizacji Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Przed nowelizacją do limitu ujmowano środki trwałe o wartości powyżej 3.500 PLN netto.

Ponadto należy wspomnieć o udogodnieniach w okresie pandemii COVID-19. W związku z zawieszeniem wyżej wymienionych Wytycznych na okres od 1.02.2020 r. do 31.12.2020 r., jest możliwość przekroczenia limitu przeznaczonego na środki trwałe. Jednak w tej sprawie należy się kontaktować z opiekunem projektu, który rozstrzygnie czy zwolnienie to będzie miało zastosowanie do konkretnego projektu.


Opracowane przez  panią Małgorzatę Rulińską

Pytanie 5. Czy istnieje możliwość zakupu z kosztów pośrednich komputera/laptopa dla osoby uczestniczącej w projekcie zatrudnionej na umowę zlecenie. Czy można dokonać zakupu sprzętu komputerowego z kosztów pośrednich dla pracownika jednostki zatrudnionego na umowę o pracę, biorącego udział w projekcie?

Odpowiedź.

Istnieje taka możliwość, ale należy zmieścić się w limicie środków. Ponadto komputer powinien służyć celom administrowania/zarządzania projektem. Można również kupić sprzęt dla innych osób np. osoby księgującej czy pomagającej w przygotowaniu dokumentacji związanej z wyborem wykonawców.

Opracowane przez panią Małgorzatę Rulińską

Pytanie 6. Czy w projekcie, który trwa np. do 31.12.2022 r. można w ostatnim dniu projektu wypłacić dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2022 r.
Sytuacja dotyczy pracownika samorządowego.

Odpowiedź.

Nie ma potrzeby dokonywania wypłaty w grudniu. Jeśli wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2022 r. nastąpi do 30 stycznia 2023 r., będzie to wydatek kwalifikowany pod warunkiem, że będzie on wpisany do końcowego wniosku o płatność. Wypłata 31.12.2022 r. raczej nie będzie zgodna z regulaminem wewnętrznym.

Opracowane przez panią Małgorzatę Rulińską

Pytanie 7. Czy w przypadku, gdy projekt zaczyna się np. od 1 września 2020 r., czy za 2020 r. będzie przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie roczne dla pracownika biorącego udział w projekcie, zatrudnionego w jednostce na czas nieokreślony (jako pracownik przepracuje co najmniej 6 miesięcy jako pracownik, lecz w projekcie nie przepracuje 6 miesięcy)? Czy czas brania udziału w projekcie będzie determinował prawo do „13-tki” – np. nauczyciel, który udzielał zajęć doradztwa zawodowego?

Odpowiedź na I część pytania.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne może być wypłacone z budżetu projektu w proporcji odpowiadającej zaangażowaniu w prace projektowe tj. jeśli ktoś będzie oddelegowany na cały etat od września danego roku po jego zakończeniu może otrzymać 1/3 „13-tki”. Jeśli ta osoba będzie oddelegowana jedynie na pół etatu to ½ z 1/3 tj. 1/6 wynagrodzenia dodatkowego.

Opracowane przez panią Małgorzatę Rulińską.

Odpowiedź na II część pytania.

Nauczyciel już zatrudniony w danej szkole może być zaangażowany do zajęć projektowych w ramach swojej umowy o pracę a za godziny projektowe będzie mieć zapłacone, jak za godziny ponadwymiarowe. Nie są to jednak godziny ponadwymiarowe, więc wynagrodzenie to nie wchodzi do podstawy naliczenia „13-tki”. Nauczyciel taki otrzyma dodatkowe wynagrodzenie roczne z tytułu zatrudnienia w szkole poza projektem.Jeśli będzie to nowy nauczyciel specjalnie zatrudniony do projektu, to otrzyma „13-tkę” z tytułu takiego zatrudnienia naliczoną zgodne z regulaminem wewnętrznym od jego wynagrodzenia, ponieważ praca w projekcie nie stanowi dla niego dodatkowych godzin.

Opracowane przez panią Małgorzatę Rulińską.

Pytanie 8. Czy od wynagrodzeń wypłaconych w projekcie będą odprowadzane składki na pracownicze plany kapitałowe?

Odpowiedź.

Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, rozdział 6.15 Koszty związane z angażowaniem personelu projektu, podpunkt 4: W ramach wynagrodzenia personelu projektu niekwalifikowalne są:

-koszty składek i opłat fakultatywnych, niewymaganych obowiązującymi przepisami prawa krajowego, chyba że:

i. zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy oraz

ii. zostały wprowadzone w danej instytucji co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu, oraz

iii. potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady ich odprowadzania/przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników beneficjenta.

Podsumowując, jeśli spełnione są trzy powyższe warunki można odprowadzać składki na pracownicze plany kapitałowe.

Opracowane przez panią Małgorzatę Rulińską.

Pytanie 9. Tak na ludzki język co to jest ten „cross-financing” – czy chodzi o inwestycje majątkowe?

Odpowiedź.

Wyrażenie „cross-financing” przetłumaczone na język polski oznacza „finansowanie krzyżowe” tj. projekty współfinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego mogą komplementarnie dobrać określone limitem środki z funduszu inwestycyjnego, czyli Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i odwrotnie niektóre projekty inwestycyjne ( określone w Szczegółowych Opisach Osi Priorytetowych programów) mogą wydatkować środki na szkolenia i doradztwo np. związane z zakupem maszyn i ich obsługą.

W odniesieniu do projektów współfinansowanych z EFS Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 zawężają wydatki w ramach cross-financingu do:

a) zakupu nieruchomości ( ale maksymalnie można przeznaczyć 10-15% wydatków kwalifikowanych);

b) zakupu infrastruktury, przy czym poprzez infrastrukturę rozumie się elementy nieprzenośne, na stałe przytwierdzone do nieruchomości, np. wykonanie podjazdu do budynku, zainstalowanie windy w budynku,

c) dostosowania lub adaptacji (prace remontowo-wykończeniowe) budynków i pomieszczeń, w tym wydatków niezbędnych do przeprowadzenia tych prac i wchodzących w ich zakres.

Z powyższego zapisu wynika, że nie wszystkie środki trwałe są cross-financingiem np. zakupiony samochód do przewozu osób z niepełnosprawnościami nie będzie należał do tej kategorii wydatków, bo nie jest na stałe przytwierdzony do nieruchomości. Schodołaz na stałe zamontowany na ścianie jest cross-financinegiem a model schodołazu przenośny (składany) już nim nie jest.

Opracowane przez panią Małgorzatę Rulińską.