Serwis Regionalnego Programu
Województwa Śląskiego
RPO WSL 2014-2020

Pytanie 29. Sprawy związane ze zlecaniem organizacjom pozarządowym zadań zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Odpowiedź, 6.07.2017 r.

a. proszę o doprecyzowanie co Państwo rozumieją jako “wydatek poniesiony”  i jak należy go rozliczać.

Zgodnie z obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta. Istnieją także wyjątki od powyższej reguły (np. wkład niepieniężny, koszty amortyzacji) , które zostały opisane w podrozdziale 6.4. w/w Wytycznych.

Natomiast rozliczenie wydatku następuje poprzez ujęcie go we wniosku o płatność za okres, w którym został poniesiony.

b. z jakich środków organizacja pozarządowa powinna zorganizować kampanię promocyjno-informacyjną oraz pokrycie ewentualnych kosztów obsługi księgowej i administracyjnej – czy z kosztów pośrednich, które wynikają z k. bezpośrednich tego zadania czy też działania te mogą być finansowane z kwoty, która został ujęta we wniosku jako ta przeznaczona na realizację danego działania.

Obowiązek stosowania zapisów Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków (…) dotyczy Beneficjenta, Partnera (w przypadku projektów partnerskich) oraz podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków wskazany we wniosku o dofinansowanie projektu.
Podmiot wybrany na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie  rozlicza się z operatorem projektu na zasadach określonych  w w/w ustawie. Tym samym, w odniesieniu do wydatków poniesionych przez ww. podmiot, podział wydatków na koszty pośrednie i bezpośrednie nie występuje.

c. zlecenie zadania wieloletniego np. od 1.01.2018r. do 30.09.2019r. Zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu Wnioskodawca zobowiązany jest do zwrotu środków pochodzących z budżetu państwa do końca danego roku. Natomiast zgodnie z ww. ustawą organizacja pozarządowa składa sprawozdanie 30 dni po zakończeniu danego roku. To oznacza, że może realizować zadanie do 31 grudnia a rozliczyć do 30 stycznia roku następnego i dopiero wtedy wiadomo jak wygląda rozliczenie danego roku i wtedy też wiemy jaką kwotę z budżetu państwa należy zwrócić.

Zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu Wnioskodawca jest zobowiązany do zwrotu środków pochodzących z budżetu Państwa do końca danego roku. Dlatego też Beneficjent może w pierwszej kolejności ponosić koszty z dotacji celowej, aby do końca danego roku kalendarzowego dotacja ta została wydatkowana w całości. W tej sytuacji nie będzie zachodziła konieczność dokonania przedmiotowego zwrotu środków. Zaznaczyć również należy, iż zadaniem Beneficjenta jest przyjęcie takich rozwiązań organizacyjnych, aby projekt realizowany był zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującymi oraz zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie.

d. końcowe rozliczenie projektu: zgodnie z umową o dofinansowanie wniosek o płatność końcową należy złożyć do 30 dni od zakończenia Projektu. Mając na uwadze realizację zadania z org. pozarządową gdzie termin zakończenia realizacji Projektu i zadania wyznaczony jest na ten sam dzień proszę o informację w jaki sposób ująć to we wniosku o płatność, mając na względzie, że termin sprawozdania przez org. pozarządowa z realizacji tego zadania wynosi 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania.

Postanowienia umowy o dofinansowanie wskazują jednoznacznie na obowiązek złożenia końcowego wniosku o płatność i konieczność dokonania zwrotu niewykorzystanych transz dofinansowania  w terminie do 30 dni  kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu.  Beneficjent podpisując umowę o dofinansowanie zobowiązał się do zrealizowania powyższego obowiązku. W tym przypadku należy zastanowić się nad  przyjęciem takich rozwiązań organizacyjnych, które z jednej strony będą zgodne z przepisami odrębnymi a z drugiej będą czynić zadość zapisom umowy o dofinansowanie., lub rozważyć możliwość ewentualnego wprowadzenia zmiany do projektu w zakresie okresu realizacji projektu.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

 Pytanie 28. Proszę o informację co należy zrobić końcem roku z niewydatkowanymi kosztami pośrednimi.
Odpowiedź, 6.07.2017 r.
Zgodnie z umową o dofinansowanie kwota dotacji celowej niewydatkowana i niezgłoszona podlega zwrotowi w terminie do dnia 31 grudnia danego roku budżetowego na rachunek IZ. Oznacza to, iż środki, jakie pozostają w dyspozycji Beneficjenta w dniu 31 grudnia, a które pochodzą z dotacji celowej, winny zostać zwrócone do IZ.  

Jednocześnie należy pamiętać, iż zgodnie z zapisami umowy o dofinasowanie koszty pośrednie są rozliczane stawką ryczałtową i stanowią określony % poniesionych, udokumentowanych i zatwierdzonych w ramach projektu wydatków bezpośrednich. Zatem jeśli Beneficjent nie poniósł wydatków bezpośrednich tym samym nie ma podstawy do wyliczenia kosztów pośrednich. W tej sytuacji wszystkie niewykorzystane środki dotacji celowej będą podlegać zwrotowi z końcem roku.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 27. Planowane działania w naszym Projekcie będą realizowane poprzez zlecenie zadania organizacji pożytku publicznego z zastosowaniem ustawy z 24.04.2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie  – udzielenie dotacji. Jak wynika z przepisów wydatki na finansowanie zadań zleconych prowadzonych przez podmiot spoza sektora finansów publicznych, kwalifikowane są jako dotacje celowe, na podstawie art. 249 ust. 4 ustawy o finansach publicznych .Wnioskodawca jakim jest Miasto na prawach powiatu wyznaczył Ośrodek Pomocy Społecznej jako Realizatora Projektu. Ośrodek Pomocy Społecznej prowadzi gospodarkę finansową jako jednostka budżetowa – w rozumieniu art. 11 ustawy z 27.8.2009 r. o finansach publicznych .

Czy w związku z tym dotacja, o której mowa może być ujęta w planie finansowym  Realizatora jakim jest Ośrodek Pomocy Społecznej ,  a co za tym idzie  zapłacona z konta Realizatora?
Odpowiedź, 6.07.2017 r.
IZ RPO WSL 2014-2020 nie jest właściwa do interpretowania przepisów prawa dotyczących gospodarki finansowej. Zgodnie z art. 62 ustawy o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 roku - kontrolę gospodarki finansowej gmin i związków sprawują regionalne izby obrachunkowe.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 26. Jakie koszty można rozliczać z 20% przeznaczonych na Zarząd? Czy umowy o pracę można zmienić na umowę zlecenie? Czy taka zmiana może zawierać zmiany nominalne? Czy w części dotyczącej zarządzania można deklarowane umowy o pracę zmienić na umowy zlecenie?
Odpowiedź, 6.07.2017 r.
W przypadku finansowania kosztów osobowych w ramach kosztów pośrednich sposób zaangażowania personelu nie podlega weryfikacji i kontroli na miejscu realizacji projektu przez IZ. Dodatkowo, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, obowiązki w zakresie personelu projektu nie dotyczą wydatków rozliczanych metodami uproszczonymi, a za taką formę należy uznać wydatki w ramach kosztów pośrednich, rozliczanych stawką ryczałtową.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 25. Czy w ramach zadania można przenosić środki finansowe z określonego kosztu na inny?
Odpowiedź, 6.07.2017 r.
Wydatki ponoszone przez Beneficjenta nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu. Powyższe  nie oznacza jednak, że każda oszczędność w projekcie podlega „zagospodarowaniu” przez Beneficjenta. Projektodawca ma prawo do dokonywania takich modyfikacji, których wprowadzenie jest konieczne w toku realizacji projektu. W takim przypadku wydatki nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu zawartym w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu. Katalog zmian wymagających bezwzględnego uzyskania pisemnej zgody Instytucji Zarządzającej został wskazany umowie o dofinansowanie projektu.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 24. W jakiej formie składane będzie oświadczenie o rozliczeniu 70% dotychczas otrzymanych środków oraz czy będzie ono składane razem z wnioskiem o płatność czy w odrębnej korespondencji?
Odpowiedź, 6.07.2017 r.
W stosunku do projektów rozliczanych poprzez kwoty ryczałtowe oświadczenie o rozliczeniu 70 % będzie składane wraz z wnioskiem o płatność za dany okres rozliczeniowy. Umieszczone może zostać w samym wniosku o płatność w postępie rzeczowym, albo też w piśmie przewodnim do danego wniosku o płatność.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 23. Czy jest możliwość zaoszczędzenia w ramach jednego wydatku i zwiększenie innego wydatku?
Odpowiedź, 6.07.2017 r.
Odpowiedź na pytanie zawarta jest w pkt. 5.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 22. Rozliczanie wkładu rzeczowego w formie wolontariatu?
Odpowiedź, 6.07.2017 r.
Wolontariat świadczony w ramach wkładu własnego w projekcie jest wkładem niepieniężnym. Należy rozliczać go zgodnie z metodologią wyliczeń, która została przyjęta we wniosku o dofinansowanie danego projektu.  Każdorazowo rozliczenie danego wydatku następuje poprzez przedstawienie we wniosku o płatność dokumentu księgowego, na podstawie którego wydatek został poniesiony / wniesiony (w przypadku wkładu niepieniężnego). W sytuacji zaangażowania wolontariusza Beneficjent winien przedstawić dokument będący dowodem księgowym w rozumieniu przepisów o rachunkowości. Załącznikiem do ww. dokumentu może być zestawienie zaangażowania wolontariusza w realizację projektu w danym czasookresie celem potwierdzenia rozliczanej wartości wydatku.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 21. Czy zmiany dot. zarządzania projektem, biura projektu wymagają zatwierdzenia IZ?
Odpowiedź, 6.07.2017 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków (…) sprawy dotyczące zarządzania projektem znajdują się w katalogu kosztów pośrednich. Jednocześnie wydatki poniesione w ramach ww. kategorii nie podlegają weryfikacji oraz kontroli na miejscu realizacji projektu przez IZ. Niemniej jednak, w odniesieniu do biura projektu, zmiana jego miejsca jest istotna, ze względu na konieczność gromadzenia dokumentacji projektowej. Ponadto, na etapie naboru projektów jako kryterium dostępu wskazywano wymóg prowadzenia biura projektu w województwie śląskim. Zatem wszelkie zmiany w tym zakresie winny być zgłoszone do IZ, niemniej nie wymagają one, co do zasady, zmiany wniosku o dofinansowanie oraz sporządzenia aneksu do umowy.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 20. Czy zmiana sposobu zatrudnienia osoby w ramach wyd. bezpośrednich (projekt rozliczany ryczałtowo) wymaga poinformowania i zmiany w proj. (aneksu?)
Odpowiedź, 6.07.2017 r.
Sposób zatrudniania w ramach wydatków bezpośrednich w projektach ryczałtowych jest weryfikowany przez IZ na etapie wniosku o dofinansowanie. Późniejsza zmiana w tym zakresie nie wymaga zgłoszenia do IZ i dokonywania zmian w projekcie.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 19. Konkretne kwestie dot. ryczałtu. Skoro nie wykazujemy żadnych dokumentów księgowych, jakie są wymogi ewidencji księgowej i jak prowadzić wydatki na rachunku bankowym?
Odpowiedź, 6.07.2017 r.
W przypadku kosztów pośrednich i kosztów bezpośrednich rozliczanych kwotą ryczałtową na potrzeby realizowanego projektu nie ma obowiązku prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków oraz opisywania dokumentów księgowych.

Niemniej jednak Beneficjent musi mieć na uwadze, iż realizując każdy projekt nawet ryczałtowy musi zawsze postępować zgodne z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i swoją polityką rachunkowości.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 18. Dokument: Miesięczny harmonogram form wsparcia

Co mamy do niego wpisywać, nasza praca polega na interwencjach w domu pacjenta z chorobą lub zaburzeniami psychicznymi, czy mamy wpisywać nazwiska osób które planujemy odwiedzić. Dziennie planujemy około 4-5 wizyt środowiskowych.

Ponadto zobowiązaniu jesteśmy w umowie do zgłaszania zmian Harmonogramu. W naszym przypadku on może się zmieniać codziennie, ponieważ może wypaść nagła interwencja u innego pacjenta, mogą się przedłużyć pobyty ze względu na stan pacjenta, rodzina może zgłosić że woli przyjechać do nas itp. Czy za każdym razem musimy zgłaszać zmianę Harmonogramu?
Odpowiedź, 6.07.2017 r.
Zgodnie z umową o dofinansowanie Beneficjent zobowiązany jest do przesyłania w formie elektronicznej miesięcznych  harmonogramów udzielanych w ramach projektu form wsparcia, w szczególności: szkoleń, kursów, staży, usług doradczych, poradnictwa, warsztatów, seminariów, studiów wyższych i podyplomowych na adres efs.kontrola@slaskie.pl. Zgodnie ze wzorem harmonogramu form wsparcia Beneficjent uzupełnia następujące dane: data/ termin, miejsce (tj. dokładny adres, nr sali), godzinę, tytuł/ rodzaj realizowanego wsparcia, ilość uczestników.

W przypadku wsparcia polegającego również na doraźnych interwencjach należy taką informację wpisać w treść harmonogramu, np.:  * w ramach działania mogą wystąpić niezaplanowane interwencje.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 17. Oświadczenie dotyczące średniej stawki wynagradzania dla osób na podobnym stanowisku. Ani nasz szpital ani nikt inny w regionie nie prowadzi terapii środowiskowej dzieci z zaburzeniami lub chorobami psychicznymi. Specyfika tej pracy polega na wyjeżdżaniu do domów, w których często całe rodziny są zaburzone. Mało kto chce się zdecydować na taki rodzaj pracy w związku z czym musimy zaproponować wyższe stawki niż przy pracy stacjonarnej. Co w związku z tym mamy wpisać do oświadczenia?
Odpowiedź, 6.07.2017 r.
W ramach wzorów formularzy do umowy o dofinansowanie projektu współfinansowanego ze środków EFS w ramach RPO WSL na lata 2014-2020 nie obowiązuje Oświadczenie dotyczące średniej stawki wynagradzania dla osób na podobnym stanowisku.

Jednakże należy mieć na uwadze, że wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne pod warunkiem, że ich wysokość odpowiada stawkom faktycznie stosowanym u beneficjenta poza projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych i FS na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji. Dotyczy to również pozostałych składników wynagrodzenia personelu, w tym nagród i premii.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 16. Dane uczestników projektu

Sytuacja społeczna i rodzinna, stan zdrowia – jak obszerne mają być te informacje. To są informacje które można rozpisać na 30 stron albo na 3 linijki.
Odpowiedź, 6.07.2017 r. 
Dokument „Dane uczestników projektów RPO WSL 2014-2020” oznacza, iż Instytucja Zarządzająca powierza Beneficjentowi do przetwarzania zbiór danych osobowych w zakresie dofinansowanego projektu zawierający określone kategorie danych osobowych, w tym m.in. sytuację społeczną i rodzinną oraz stan zdrowia. Powierzenie przetwarzania danych osobowych następuje w celu umożliwienia realizacji projektu, tj. np na potrzeby rekrutacji uczestników projektu. Charakter pozyskiwanych informacji/ stopień szczegółowości zależy od kryteriów rekrutacji, jakie Beneficjent określił we wniosku o dofinansowanie, regulaminie rekrutacji.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 15. Wzór oświadczenia uczestnika projektu

W naszym przypadku w projekcie będą brać udział osoby między 14 a 18 rokiem życia, czyli osoby niepełnoletnie według KC nie mające pełnej zdolności do czynności prawnej.
Odpowiedź, 6.07.2017 r.
Zgodnie ze wzorem oświadczenia uczestnika projektu i informacji tam zamieszczonej w przypadku deklaracji uczestnictwa osoby małoletniej oświadczenie powinno zostać podpisane przez jej prawnego opiekuna.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 14. Wypełnianie wniosków o płatność 
Odpowiedź, 6.07.2017 r. 

Informacje zawarte w prezentacji ze spotkania informacyjnego.

Pytanie 13. Zasady rozliczania projektu 
Odpowiedź, 6.07.2017 r.

Informacje zawarte w prezentacji ze spotkania informacyjnego.

Pytanie 12. Jak należy ujmować wskaźniki produktu i rezultatu bezpośredniego, kumulatywnie czy po zakończeniu całego zadania objętego kwotą ryczałtową?
Odpowiedź, 6.07.2017 r.
Wskaźniki określone pod kwotami ryczałtowymi wykazuje się po zrealizowaniu w całości zadania objętego kwotą ryczałtową. Natomiast wskaźniki ujęte w części F wniosku o płatność powinny wynikać ze sposobu monitorowania określonego przez Beneficjenta we wniosku o dofinansowanie.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 11. Czy prawidłową jest interpretacja zapisów Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, iż do wydatków rozliczanych metodami uproszczonymi ponoszonych przez podmiot nie wskazany w art. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych nie stosuje się Rozeznania rynku oraz Zasady konkurencyjności?
Odpowiedź, 6.07.2017 r.
Procedur określonych w podrozdziale 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków nie stosuje się do wydatków rozliczanych metodami uproszczonymi, o których mowa w podrozdziale 6.6 i 8.5 niniejszych Wytycznych, co nie zwalnia Beneficjenta ze stosowania obowiązujących go przepisów prawa krajowego i wewnętrznych uregulowań w tym zakresie.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 10. Koszty pośrednie

Czy muszą być płacone z konta wyodrębnionego do projektu, czy możemy przesyłać na swoje podstawowe. Na co mogą być wydane – wynagrodzenia pracownika biurowego, księgowej, kierownika projektu, materiały biurowe. Jaka ma być sprawozdawczość tych kosztów.
Odpowiedź, 6.07.2017 r.
Wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki objęte uproszczoną metodą. Powyższe reguluje załącznik do umowy o dofinansowanie projektu Wymagania w odniesieniu do wyodrębnionej ewidencji księgowej.

Dokumenty księgowe dotyczące kosztów pośrednich rozliczanych metodą uproszczoną nie podlegają wymogom ewidencyjnym dotyczącym dokumentacji projektu, należy jednak pamiętać o obowiązku ewidencjonowania takich kosztów zgodnie z wewnętrzną polityką rachunkowości danego podmiotu i obowiązującymi przepisami krajowymi.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 9. Zatrudnienie personelu medycznego

Największy koszt projektu to wynagrodzenia personelu, w tym medycznego pielęgniarek i psychologów 900 tys. zł w całym okresie trwania projektu. W jakiej procedurze zakupowej  mamy wyłaniać te osoby ? W drodze przetargu z UZP, konkursu ofert, inne?
Odpowiedź, 6.07.2017 r.
Sposób w jaki zostanie wyłoniony  personel projektu zależy od statusu prawnego Beneficjenta. Jeżeli Beneficjent jest zobowiązany do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych, zatrudnia pracowników zgodnie z zapisami tej ustawy. Jeżeli Beneficjent  nie jest zobowiązany do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych w pierwszej kolejności zobowiązany jest do stosowania krajowych aktów prawnych w tym zakresie oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020,  zgodnie z Rozdziałem 6.5 Zamówienia udzielane w ramach projektów. Ponadto, w trakcie realizacji projektu, Beneficjent jest zobowiązany do bieżącego zamieszczania informacji o rozstrzygniętych zamówieniach/postępowaniach w projekcie w systemie LSI 2014-2020 w module Rejestr postępowań / zamówień.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 8. Zatrudnienie personelu

Czy w przypadku personelu projektu (pracowników TZM, lekarza możemy zatrudnić więcej osób za mniejsze pieniądze jednostkowe wychodząc w sumie na kwotę z projektu?

Odpowiedź, 6.07.2017 r. 

Tak. 

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 7. Zakupy materiałów

Czy w przypadku materiałów do terapii zajęciowej (głownie materiały biurowe) można kupić zapas na ½ roku czy musimy mieć fakturę co miesiąc?
Odpowiedź, 6.07.2017 r.
Beneficjent jest rozliczany ze zrealizowanych zadań w ramach projektu, a realizując projekt nie może przekroczyć łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. Beneficjenta obowiązują limity wydatków wykazanych w odniesieniu do każdego zadania, z zastrzeżeniem możliwości dokonywania przesunięć określonych w umowie o dofinansowanie projektu. W zależności od potrzeb na danym etapie realizacji projektu Beneficjent może dokonać zakupu większej ilości potrzebnych materiałów.  Nie ma obowiązku wystawiania faktury co miesiąc.  

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 6. Przesunięcia w kosztach

W Projekcie zakładamy wykonanie 162 konsultacji specjalistycznych po 160 zł, czy jeśli uda nam się taniej to możemy zrealizować większą ilość konsultacji po niższej cenie?
Odpowiedź, 6.07.2017 r. 
Zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, Beneficjent może dokonywać przesunięć w budżecie projektu określonym we wniosku o dofinansowanie projektu do 10% wartości środków w odniesieniu do zadania, z którego  przesuwane są środki jak i do zadania, na które przesuwane są środki w stosunku do zatwierdzonego wniosku bez konieczności informowania IZ RPO o planowanej zmianie. Jednocześnie należy pamiętać o w ograniczeniach w dokonywaniu zmian w projekcie określonych w umowie o dofinansowanie.

Jeżeli w wyniku przeprowadzonego postępowania na wykonanie usługi Beneficjent uzyska cenę niższą niż została określona w budżecie projektu oraz zaistnieje potrzeba udzielenia większej ilości konsultacji, istnieje możliwość zrealizowania większej ilości konsultacji.   

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 5. Jak należy dokumentować i rozliczać zużyty na potrzeby usługi materiał

a. czy jeśli we wniosku wskazano pakiet np. opatrunków do określonej kwoty czy pakiet materiału opatrunkowego  będzie zasadne rozliczanie ilości zużytych pakietów (wykaz całościowego materiału zużytego podczas wszystkich świadczeń), czy należy przygotować do rozliczenia każdy użyty jednorazowo materiał ( np.: jednorazowo użyto 2/10 paczki Jelonetu, 1/3 opakowania maści/żelu,  1 opatrunek pianki poliuretanowej 10x10, 5 gazików, 20 ml, Octaniseptu, 1 gazę metrową, 2 bandaże, 15 cm siatki elastycznej)

Oczywiście dla potrzeb obserwacji procesów leczenia i ewentualnej kontroli zastosowanie określonych opatrunków specjalistycznych jest przedmiotem monitorowania i przewidziane jest jego dokumentowanie)
Odpowiedź, 6.07.2017 r. 
Jeżeli we wniosku o dofinansowanie wykazano pakiet opatrunków, to rozliczenie we wniosku o płatność również powinno dotyczyć pakietu opatrunków.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 4. Proszę o propozycję jakie umowy z pracownikami realizującymi zadania w projekcie będą kwalifikowane

a. dla realizujących zadania sporadycznie występujące w trakcie projektu jak np.: wykonanie badania USG czy konsultacji lekarskiej specjalistycznej, które nie występuje systematycznie i powtarzalnie w każdym miesiącu trwania projektu (możliwe realizowanie konsultacji czy badania np. co dwa miesiące) - czy możliwa umowa o pracę na wykonanie określonych zadań lub umowa zlecenie wykonania usługi. Do tej pory usługi te wykonywali lekarze zatrudnieni na kontrakcie.

b.  jakie formy umowy najlepiej zastosować dla samozatrudnionych pracowników medycznych- czy można zastosować wybór realizatora na podstawie konkursu czy tylko umowy o pracę (w tym dla usług dotychczas nie realizowane przez zatrudnionego)

c. jaka forma umowy dla usługi zleconej np. porada psychologa
Odpowiedź, 6.07.2017 r. 
Sposób i forma wynagradzania oraz zatrudniania pracowników Instytucja Zarządzająca pozostawia w gestii realizatora projektu. Niemniej należy pamiętać, że sposób wynagradzania oraz zatrudniania powinien być zgodny z przepisami prawa krajowego oraz z Państwa regulaminem zatrudnienia.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 3. Proszę o podanie zasad rozliczania dojazdu do pacjenta

1. czy jeśli we wniosku całkowity koszt usługi zawiera koszt dotarcia należy dodatkowo dokumentować dojazd (zapis mówi: koszt usługi uwzględnia dojazd do pacjenta)
2. jak udokumentować i rozliczyć dojazd jeśli we wniosku przyjęto kwotę ryczałtu za dojazd środkiem własnym w wysokości np. 10 zł

Pytanie 2. Proszę o podanie sposobu prawidłowego dokumentowania przewozu pacjenta transportem własnym wnioskodawcy czy wystarczy założenie karty przeprowadzonych usług transportowych (trasa i czas usługi, osoby realizujące) i poświadczenie wykonania usługi przez beneficjenta  we wniosku podano kwotę za usługę  (najniższa stawka oferowaną przez firmy organizujące transport sanitarny)

Odpowiedź, 6.07.2017 r. do pyt. 2 - 3

Rozliczenie dojazdu do pacjenta powinno odbywać się zgodnie z regulaminem wewnętrznym Beneficjenta, tak jak podczas bieżącej działalności podmiotu realizującego projekt. Jeśli rozliczenie dojazdu dotyczy personelu zatrudnionego na umowę o pracę jako dokument można przedstawić np. polecenie wyjazdu służbowego z załączonym potwierdzeniem przejechanych kilometrów  oraz stawką za kilometr.  

Jeśli rozliczenie dojazdu zawiera się w ramach umowy cywilnoprawnej to koszt przejazdu powinien zawierać się w stawce wynikającej z treści zawartej umowy.  Zleceniobiorca powinien przedstawić rachunek do umowy zlecenia.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 1. Jak rozliczyć i udokumentować  koszt użyczenia sali konferencyjnej we wniosku ustalono kwotę 50 zł za godzinę użyczenia Sali
Odpowiedź, 6.07.2017 r.
Wkład własny w postaci użyczenia sal/pomieszczeń wykorzystywanych do realizacji projektu wnoszony przez Beneficjenta powinien zostać rozliczony w oparciu o metodologię wskazaną we wniosku o dofinansowanie projektu.  Zgodnie z zapisem w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020  w Rozdziale 6.1 Wkład niepieniężny wartość wkładu własnego powinna zostać potwierdzona dokumentami o wartości dowodowej równoważnej fakturom. Rozliczając we wniosku o płatność wydatek na wkład własny Beneficjent powinien np. przedstawić liczbę godzin wynajmu przemnożoną przez stawkę za 1 godzinę wykorzystania sali. W dokumentacji projektowej powinien również znaleźć się dokument potwierdzający faktyczną liczbę godzin korzystania z sali konferencyjnej na rzecz uczestników projektu.  

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego