Serwis Regionalnego Programu
Województwa Śląskiego
RPO WSL 2014-2020

Pytanie 21. Jakie są wymagania względem beneficjentów w związku z obowiązywaniem pakietu regulacji tzw. Tarczy antykryzysowej?

Odpowiedź, 08.06.2020 r.
W sytuacji gdy Beneficjent ubiega się o zwolnienie z opłacania składek to decyzja czy zastosować je również do wynagrodzeń personelu projektu leży w gestii Beneficjenta.
Jeżeli Beneficjent ma prawną możliwość skorzystania z pakietu ustaw, jakie daje tzw. Tarcza antykryzysowa wówczas przy składnym wniosku o płatność należy przedłożyć IZ informację z jakiej formy Beneficjent skorzystał oraz wskazać które wydatki we wniosku zostały pomniejszone z uwagi na zwolnienie z obowiązku opłacenia należności z tytułu składek ZUS.
We wniosku o płatność należy wykazywać tylko te wydatki dotyczące wynagrodzeń opłaconych przez Beneficjenta tj. bez dopłat przekazanych przez ministra właściwego do spraw Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz ds. Funduszy i Polityki Regionalnej czy jakichkolwiek zwolnień dotyczących składek ZUS.
W takim przypadku w ramach projektu powstaną oszczędności, które Beneficjent może zagospodarować w projekcie na inne wydatki zgodnie z § 33 umowy o dofinansowanie projektu lub dokonać ich zwrotu jako oszczędności powstałych na koniec realizacji projektu.
Jeżeli więc beneficjent realizujący projekt, uzyska dopłaty na wynagrodzenie pracowników projektu, nie będzie mógł rozliczyć wynagrodzeń w całości jako wydatki kwalifikowalne, a tylko w takiej wysokości w jakiej nie uzyskał dofinansowania ze środków krajowych.
Zgodnie bowiem z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 22 sierpnia 2019 r. rozdział 6.7 niedozwolone jest podwójne finansowanie tj. „całkowite lub częściowe, więcej niż jednokrotne poświadczenie, zrefundowanie lub rozliczenie tego samego wydatku w ramach dofinansowania lub wkładu własnego tego samego lub różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub FS lub/oraz dotacji z krajowych środków publicznych”.
Beneficjenci chcąc rozliczyć koszty wynagrodzenia w całości powinni we wniosku o płatność zawrzeć oświadczenie, że nie korzystają z w/w wsparcia.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 20. Jak beneficjent ma się zachować w obecnej sytuacji? Czy wynagrodzenia personelu projektu tj. opiekuna klubu seniora oraz wychowawców placówki należy wypłacić zgodnie z zawartymi umowami o pracę, czy wynagrodzenia te będą kwalifikowane? Ponadto jak będzie wyglądać sytuacja z pozostałymi wydatkami przewidzianymi w projekcie. Wiem, że sytuacja nie jest prosta i nie ma prostych decyzji jednak najbardziej istotne w tej chwili to kwestia wynagrodzenia personelu, który nie wykonuje pracy gdyż formy wsparcia nie mogą być realizowane z oczywistych względów.

Odpowiedź, 31.03.2020 r.
W przypadku kosztów związanych z wynagrodzeniami dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, zobowiązania takie należy regulować zgodnie z ustawą z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy. Jeśli pracownikowi etatowemu przysługuje prawo do wynagrodzenia, zgodnie z Kodeksem pracy, wydatki takie można uznać za kwalifikowalne. Kwestia kwalifikowalności pozostałych wydatków ponoszonych w projekcie będzie weryfikowana przez IZ na etapie weryfikacji wniosku o płatność, bądź w trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu. Sposób oceny racjonalności i zasadności dokonanych wydatków nie ulega zmianie i jak dotychczas stosowane są przepisy Wytycznych.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 19. W jaki sposób należy podejść do wypłaty stypendium stażowego w sytuacji, gdy staż ma miejsce w galerii handlowej, która celem przeciwdziałania rozprzestrzeniania się koronawirusa, została zamknięta?

Odpowiedź, 31.03.2020 r. 
W przypadku, gdy staż został przerwany w miesiącu marcu 2020 r., kwalifikowalna jest całość wynagrodzenia za ten miesiąc, pod warunkiem że beneficjent ma odpowiednio udokumentowane przyczyny przerwania stażu. W przypadku kiedy wskazany stan będzie się utrzymywał w miesiącach kolejnych, wówczas dany wydatek nie będzie kwalifikowalny.

Aktualizacja, 23.04.2020 r.
W przypadku staży zawodowych i praktyk zawodowych, które realizowane są na podstawie Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze edukacji na lata 2014-2020, stypendium może zostać wypłacone tylko za przepracowane godziny. Dlatego też w sytuacji kiedy staż/praktyka u pracodawcy lub przedsiębiorcy zostaną przerwane, stypendium nie przysługuje. W przypadku, gdy staż został przerwany w miesiącu marcu 2020 r., kwalifikowalna jest całość wynagrodzenia za ten miesiąc, pod warunkiem że beneficjent ma odpowiednio udokumentowane przyczyny przerwania stażu. W przypadku kiedy wskazany stan będzie się utrzymywał w miesiącach kolejnych, wówczas dany wydatek nie będzie kwalifikowalny.

Natomiast w przypadku staży zawodowych realizowanych w ramach Działania 9.1 tj. projektach realizowanych na podstawie Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze rynku pracy na lata 2014-2020, stypendium jest kwalifikowalne za cały okres przerwanego stażu z powodu zamknięcia zakładu pracy w którym ten staż się odbywał lub z powodu kwarantanny uczestnika.

Wynika to z zapisów ww. wytycznych zgodnie z którymi osoba zachowuje prawo do stypendium stażowego za okres udokumentowanej niezdolności do pracy, przypadający w okresie odbywania stażu. Zamknięcie zakładu pracy z powodu COVID-19 lub podleganie obowiązku kwarantanny jest usprawiedliwioną nieobecnością stażysty.

Stanowisko to potwierdza Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (MFiPR) w ramach pakietu rekomendacji tj. oświadczenia uczestników dotyczące między innymi konieczności opieki nad dzieckiem w wieku do lat 8, oświadczenia uczestników o zawieszeniu działalności przedsiębiorstwa, w którym odbywa się staż, oświadczenia uczestników o konieczności przebywania uczestnika w miejscu zamieszkania można uznać jako wystarczające potwierdzenie udokumentowanej niezdolności do wykonywania zadań.

Rekomendacje antykryzysowe dla projektów EFS

Aktualizacja 08.06.2020 r.
Dotyczy tylko projektów realizowanych w ramach poddziałania 9.1.
W związku z zawieszeniem przez MFIPR stosowania podrozdziału 3.5, sekcja 3.5.2 , pkt. 4 Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze rynku pracy na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne) mówiącego o długości stażu, możliwe jest czasowe zawieszenie stażu z powodu stanu epidemii COVID-19. W realizowanych projektach kwestie dotyczące okresu trwania i formy realizacji stażu (stacjonarnie czy zdalnie) powinny być ustalane indywidualnie i uzależnione od sytuacji epidemicznej w kraju, sytuacji stażysty oraz podmiotu przyjmującego na staż. W okresie zawieszenia stażu stażyście przysługuje stypendium stażowe za okres zawieszenia, tylko wówczas gdy staż zostanie wznowiony po okresie zawieszenia. Okres zawieszenia należy potraktować jako okres udokumentowanej niezdolności do odbywania stażu, przypadający w okresie jego trwania, który jest spowodowany siłą wyższą jaką jest pandemia COVID-19.

W związku z powyższym IZ zaleca, aby beneficjenci wstrzymali się z wypłacaniem stypendium w okresie zawieszenia i dopiero w sytuacji wznowienia stażu, przekazywali uczestnikom stypendia za okres zawieszenia.

Powyższe dotyczy także beneficjentów, których nie obowiązują Wytyczne tj. realizują staże na podstawie zasad określonych w Regulaminie konkursu.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego
Pytanie 18. Mam pytanie odnośnie wyliczenia wynagrodzenia za m-c marzec 2020 r. dla opiekuna Klubu Seniora, Kierownika Placówki Wsparcia Dziennego oraz opiekunów Świetlicy w związku z wstrzymaniem działań od dnia 12.03.2020 r. z uwagi na pojawienie się koronawirusa w Polsce. Czy wynagrodzenia naliczamy za cały miesiąc czy tylko do dnia 11.03.2020 r.

Odpowiedź, 31.03.2020 r.
W przypadku kosztów związanych z wynagrodzeniami dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, zobowiązania takie należy regulować zgodnie z ustawą z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy. Jeśli pracownikowi etatowemu przysługuje prawo do wynagrodzenia, zgodnie z Kodeksem pracy, wydatki takie można uznać za kwalifikowalne.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 17. Proszę o informację odnośnie stażysty - czy stażystka która ma dziecko do lat 7 może korzystać z opieki nad dzieckiem?

Odpowiedź, 31.03.2020 r. 
Z dodatkowego zasiłku opiekuńczego wprowadzonego w celu zapobiegania, przeciwdziałania i zwalczania COVID-19, mogą korzystać pracujący rodzice i prawni opiekunowie dzieci do lat 8, którzy są objęci ubezpieczeniem chorobowym i mają odprowadzane z tego tytułu składki chorobowe. Osoba będąca na stażu takiej składki nie ma odprowadzanej, w związku z powyższym w opinii IZ nie może skorzystać z tego rodzaju świadczenia. Zalecany kontakt z ZUS.

Aktualizacja, 23.04.2020 r.
Z dodatkowego zasiłku opiekuńczego wprowadzonego w celu zapobiegania, przeciwdziałania i zwalczania COVID-19, mogą korzystać pracujący rodzice i prawni opiekunowie dzieci do lat 8, którzy są objęci ubezpieczeniem chorobowym i mają odprowadzane z tego tytułu składki chorobowe. Osoba będąca na stażu takiej składki nie ma odprowadzanej, w związku z powyższym w opinii IZ nie może skorzystać z tego rodzaju świadczenia. Zalecany kontakt z ZUS.

Nieobecność osoby na stażu realizowanego na podstawie Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze rynku pracy na lata 2014-2020 z powodu konieczności opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 jest uznawana za usprawiedliwioną nieobecność, a uczestnik zachowuje prawo do stypendium stażowego. Ważne aby uczestnik przedstawił oświadczenie potwierdzające udokumentowanie niezdolności do wykonywania zadań. Patrz odpowiedź do Pytania 2.

Aktualizacja 08.06.2020 r.
Dotyczy tylko projektów realizowanych w ramach poddziałania 9.1.
W związku z zawieszeniem przez MFIPR stosowania podrozdziału 3.5, sekcja 3.5.2, pkt. 4 Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze rynku pracy na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne) mówiącego o długości stażu, możliwe jest czasowe zawieszenie stażu z powodu stanu epidemii COVID-19. W realizowanych projektach kwestie dotyczące okresu trwania i formy realizacji stażu (stacjonarnie czy zdalnie) powinny być ustalane indywidualnie i uzależnione od sytuacji epidemicznej w kraju, sytuacji stażysty oraz podmiotu przyjmującego na staż. W okresie zawieszenia stażu stażyście przysługuje stypendium stażowe za okres zawieszenia, tylko wówczas gdy staż zostanie wznowiony po okresie zawieszenia. Okres zawieszenia należy potraktować jako okres udokumentowanej niezdolności do odbywania stażu, przypadający w okresie jego trwania, który jest spowodowany siłą wyższą jaką jest pandemia COVID-19.

W związku z powyższym IZ zaleca, aby beneficjenci wstrzymali się z wypłacaniem stypendium w okresie zawieszenia i dopiero w sytuacji wznowienia stażu, przekazywali uczestnikom stypendia za okres zawieszenia.

Powyższe dotyczy także beneficjentów, których nie obowiązują Wytyczne tj. realizują staże na podstawie zasad określonych w Regulaminie konkursu.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 16. W nawiązaniu do panującej sytuacji związanej z koronawirusem proponujemy następujące rozwiązanie, co do realizacji zajęć w ramach szkoły rodzenia:

- zajęcie będą odbywać się online za pomocą skype, messengera, WhatsApp i innych komunikatorów ,
- prowadzący będą potwierdzali realizację zajęć na liście obecności,
- uczestnicy będą formularz rekrutacyjny wysyłali na maila w formie skanu lub zdjęcia,
- uczestnicy będą pisali oświadczenie mailem, że wyrażają zgodę na uczestnictwo w zajęciach online oraz po zakończeniu cyklu zajęć będą pisali maila z oświadczenie, że uczestniczyli w zajęciach od do w godzinach od-do,
- będą wysyłali skanem podpisaną listę obecności,
- i zobowiążą się do dostarczenia oryginału w możliwym czasie.

Proszę o informację czy wyrażacie Państwo zgodę na takie rozwiązanie.

Odpowiedź, 31.03.2020 r.
Istnieje możliwość prowadzenia zajęć w ramach projektu w formie online. Niemniej należy dołożyć wszelkich starań, aby zebrać wszelką dokumentację, która będzie stanowić potwierdzenie ich realizacji.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 15. Bardzo proszę o informację, czy jeżeli nauczyciele są w stanie prowadzić zajęcia w ramach projektu na tych samych zasadach, jak zajęcia lekcyjne z podstawy programowej, to czy mogą to robić? Poszczególne szkoły korzystają z różnego typu platform edukacyjnych, utworzyły sobie również na swoich szkolnych stronach internetowych zakładki, w których mogą przekazywać informacje. Bardzo proszę o info czy prowadzenie w taki sposób zajęć jest możliwe?

Odpowiedź, 31.03.2020 r. 
Istnieje możliwość prowadzenia zajęć online w ramach projektu w zaistniałej sytuacji, jedynie muszą mieć Państwo potwierdzenie, że te zajęcia zostały zrealizowane.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 14. Zwracam się z zapytaniem dotyczącym kwalifikowalności wydatków związanych z realizacją projektu, w części dot. funkcjonowania świetlicy dla dzieci i młodzieży oraz w części dot. pracy streetworkerów. W/w wymienionym okresie zgodnie z poleceniem Wojewody Śląskiego świetlica będzie czasowo zamknięta dla małoletnich uczestników/czek projektu (dzieci i młodzieży), jednak pedagodzy (animatorzy, opiekunowie) w świetlicy pracować będą w tym czasie zgodnie z harmonogramem (jak w okresie ferii i wakacji, tj. od 9.00 do 13.00) wykonując czynności związane z przygotowaniem i porządkowaniem materiałów dydaktycznych, gier, zajęć tematycznych, zajęć z wykorzystaniem tablicy interaktywnej, przeglądem komputerów pod kątem oprogramowania i usunięciem zbędnych plików, zabezpieczeń, itp. W związku z funkcjonowaniem świetlicy zostały, także zamówione i dostarczone produkty spożywcze, które miały posłużyć do przygotowania posiłków dla podopiecznych świetlicy. Z uwagi na zaistniałą wyjątkową sytuację związaną z rozprzestrzenianiem się koronawirusa, wydanym ww. poleceniem Wojewody Śląskiego oraz zbliżającym się kolejnym terminem rozliczeniowym zwracam się z prośbą o udzielenie informacji odnośnie kwalifikowalności wydatków związanych z wynagrodzeniem pedagogów (animatorów, opiekunów) w świetlicy, streetworkerów oraz kosztów zakupionych art. spożywczych, z których miały być przygotowane posiłki dla uczestników/czek świetlicy w okresie od dnia 12 marca 2020 r. do dnia 25 marca 2020 r.

Odpowiedź, 31.03.2020 r.
Beneficjent jest zobowiązany do kontynuowania realizacji projektu w takim zakresie, w jakim jest to możliwe. Kwalifikowalne w ramach projektu będą koszty stałe funkcjonowania miejsc opieki (w tym koszty personelu), które muszą być ponoszone pomimo braku dzieci w placówce.
Odnośnie kwestii zatrudnieniowych, przypominam, że sposób i forma wynagradzania oraz zatrudniania pracowników leży w gestii beneficjenta. Proszę pamiętać, że sposób wynagradzania oraz zatrudniania powinien być zgodny z przepisami prawa krajowego, z Państwa regulaminem zatrudnienia oraz wewnętrznymi regulacjami w Państwa instytucji wynikającymi z sytuacji epidemiologicznej w kraju.
Równocześnie jeżeli okres realizacji projektu umożliwi wszelkie zaplanowane zajęcia w części dot. funkcjonowania świetlicy dla dzieci i młodzieży oraz w części dot. pracy streetworkerów powinny być zrealizowane w późniejszym terminie. Wówczas można wykorzystać produkty spożywcze do przygotowania posiłków dla podopiecznych świetlicy jeżeli umożliwi to data ich przydatności do spożycia.
Wszelkie problemy, opóźnienia lub brak możliwości realizacji zajęć/ wsparcia dla uczestników w projekcie należy opisać również kolejnym wniosku o płatność w polu D.2. Problemy napotkane w trakcie realizacji projektu oraz podjęte środki zaradcze.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie. 13. W związku z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa osobom niepełnosprawnym, którzy są uczestnikami projektu ww. osoby przestały korzystać ze wsparcia w postaci pobytu w mieszkaniach chronionych do czasu ustabilizowania się sytuacji z SARS-COV-2. Z uwagi na zalecenia zachowania kwarantanny działania są ograniczone. W związku z aktualną sytuacją z rozprzestrzeniającym się wirusem mieszkania dla niepełnosprawnych nie będą użytkowane. Czy w tym przypadku istnieje możliwość czasowego przeznaczenia w/w mieszkań na mieszkania dla osób objętych kwarantanną? Mieszkania przed ponownym użytkowaniem przez osoby niepełnosprawne byłoby odkażone oraz zachowane zostałyby wszelkie środki ostrożności. W beneficjenta aktualnej sytuacji stanu epidemicznego i zaleceniem podejmowania działań zapobiegawczych, czasowe wykorzystanie mieszkań chronionych jako miejsca kwarantanny jest działaniem uzasadnionym w celu ograniczenia rozprzestrzeniania się wirusa.

Odpowiedź, 31.03.2020 r. 
Instytucja Zarządzająca przyjmuje do wiadomości, że mieszkania przeznaczone w projekcie dla osób niepełnosprawnych, które na chwilę obecną nie są wykorzystywane z uwagi na aktualną sytuację związaną z rozprzestrzeniającym się koronawirusem i bezpieczeństwo osób objętych projektem, jeżeli zajdzie taka potrzeba będą czasowo przeznaczone na mieszkania dla osób objętych kwarantanną.
Zaproponowane rozwiązanie jest adekwatną odpowiedzią na aktualną sytuację związaną z pandemią koronawirusa i prowadzi do zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikom projektu. Działania są zgodne z Rekomendacjami Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 16.03.2020 r. dotyczącymi działań możliwych do podjęcia w celu łagodzenia wpływu pandemii koronawirusa na realizację projektów współfinansowanych z EFS.

Wszelkie problemy, opóźnienia lub brak możliwości realizacji zajęć/ wsparcia dla uczestników w projekcie należy opisać również kolejnym wniosku o płatność w polu D.2. Problemy napotkane w trakcie realizacji projektu oraz podjęte środki zaradcze.
Zgłoszona zmiana nie wymaga wprowadzenia zmian do wniosku o dofinansowanie.  

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 12. Z uwagi na zaistniałą sytuację działalność Strefy dla Seniora jest zawieszona. Personel projektu jest w stałym kontakcie (telefonicznym) z uczestnikami, część osób to osoby samotne, ich głównym problemem jest zrozumiała obawa przed wyjściem z domu i brak możliwości zrobienia zakupów. W związku z tym zwracamy się do Państwa z pytaniem czy istniałaby możliwość dostarczania przez firmę cateringową obiadów oraz napoi i drobnych przekąsek bezpośrednio pod drzwi uczestników projektu. Uważamy, iż jest to niezbędna pomoc dla uczestników (seniorów) wpisująca się w założenia projektu.

Odpowiedź, 31.03.2020 r. 
Instytucja Zarządzająca wyraża zgodę na proponowane przez Państwa zmiany we wniosku o dofinansowanie w zakresie usługi cateringowej bezpośrednio do domów osób objętych projektem.

Zaproponowane rozwiązanie jest adekwatną odpowiedzią na aktualną sytuację związaną z pandemią koronawirusa i prowadzi do zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikom projektu. Działania są zgodne z Rekomendacjami Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 16.03.2020 r. dotyczącymi działań możliwych do podjęcia w celu łagodzenia wpływu pandemii koronawirusa na realizację projektów współfinansowanych z EFS.

Wszelkie problemy, opóźnienia lub brak możliwości realizacji zajęć/ wsparcia dla uczestników w projekcie należy opisać również kolejnym wniosku o płatność w polu D.2. Problemy napotkane w trakcie realizacji projektu oraz podjęte środki zaradcze.
Zgłoszona zmiana nie wymaga wprowadzenia zmian do Wniosku o dofinansowanie.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 11. W projekcie odwołane zostały wszystkie terapie pacjentów oraz wizyty lekarskie. W związku z powyższym proszę o wskazanie sposobu rozliczenia umów zawartych w ramach projektu ze Zleceniobiorcami (umowy na transport pacjentów oraz umowy z lekarzami). Wynagrodzenie w umowach jest ustalone jako miesięczna stawka ryczałtowa. Czy w związku z zaistniałą sytuacją wynagrodzenie powinno zostać pomniejszone proporcjonalnie do czasu zawieszenia realizacji projektu? Czy jesteśmy zobowiązani do zapłaty wynagrodzenia zgodnie z zawartymi umowami? W takim wypadku jakie wydatki zostaną uznane za kwalifikowalne?

Odpowiedź, 31.03.2020 r.
W celu zapobiegania rozprzestrzeniania się choroby zakaźnej COVID-19, beneficjent jest zobligowany do przestrzegania zaleceń Państwowej Inspekcji Sanitarnej i stosowania się do wytycznych służb sanitarnych w zakresie kwarantanny i zasad higieny. Rozliczane stawką ryczałtową koszty związane z transportem pacjentów oraz rozliczane ryczałtem wynagrodzenie, należy kwalifikować w zależności od zapisów zawartych przez Państwa umów z Wykonawcą.
Jeżeli zapisy umów pozwalają na kwalifikowanie ich proporcjonalnie, to takie koszty winny być wykazane proporcjonalnie do czasu zawieszenia realizacji projektu. Jeżeli zaś nie ma takiej możliwości, to za miesiąc marzec, zgodnie z Rekomendacjami Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 16.03.2020 r. dotyczącymi działań możliwych do podjęcia w celu łagodzenia wpływu pandemii koronawirusa na realizację projektów współfinansowanych z EFS, takie koszty mogą zostać kwalifikowane w całości o ile nastąpi udokumentowanie przez beneficjenta braku możliwości odzyskania środków oraz wskazania, że zobowiązanie zostało zaciągnięte przed 11.03.2020 r.
W takiej sytuacji należałoby wykazać podjęte przez Państwa w tym zakresie działania, poparte konkretnymi zapisami zawartych przez Państwa umów. Odnośnie kwestii zatrudnieniowych, przypominam, że sposób i forma wynagradzania oraz zatrudniania pracowników leży w gestii Beneficjenta.
Proszę pamiętać, że sposób wynagradzania oraz zatrudniania powinien być zgodny z przepisami prawa krajowego, z Państwa regulaminem zatrudnienia oraz wewnętrznymi regulacjami w Państwa instytucji wynikającymi z sytuacji epidemiologicznej w kraju. Wszelkie problemy, opóźnienia lub brak możliwości realizacji zajęć/ wsparcia dla uczestników w projekcie należy opisać również w kolejnym wniosku o płatność w polu D.2. Problemy napotkane w trakcie realizacji projektu oraz podjęte środki zaradcze.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 10. Żłobek - czy można ponosić wydatki związane z personelem, czynszem, opłatami z konta projektu?

Odpowiedź, 31.03.2020 r. 
Mając na uwadze ograniczenia związane z pandemią koronawirusa, koszty stałe funkcjonowania miejsc opieki nad dziećmi do lat 3 (w tym koszty personelu), które muszą być ponoszone pomimo braku dzieci w żłobku, będą kwalifikowalne. Jednocześnie informuję, że zastosowanie ww. rozwiązania stanowiącego odstępstwo od przyjętych reguł wdrażania funduszy unijnych, spowodowane jest wystąpieniem siły wyższej, jaką w tym przypadku stanowi pandemia koronawirusa. Niemniej, jeżeli obecna sytuacja związana z występowaniem ryzyka epidemicznego będzie się utrzymywała i uniemożliwiała realizację Państwa projektu zgodnie z założeniami informuję, że istnieje możliwość wydłużenia okresu realizacji projektu, zgodnie z zapisami regulaminu konkursu, na który składany był przedmiotowy projekt.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 9. Żłobek - czy można ponosić wydatki związane z personelem, czynszem, opłatami z konta projektu? - ryczałt

Odpowiedź, 31.03.2020 r.
Wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków rozliczanych uproszczoną metodą (w tym również wyciągów bankowych z konta projektu). Zatem weryfikacja wydatków w przypadku kwot ryczałtowych polega na sprawdzeniu, czy działania zadeklarowane przez Beneficjenta zostały zrealizowane, a określone w umowie o dofinansowanie projektu wskaźniki produktu lub rezultatu osiągnięte.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 8. Czy zajęcia dodatkowe przewidziane w projekcie (logorytmika, gimnastyka korekcyjna, zajęcia kształtujące kompetencje emocjonalno- społeczne oraz zajęcia indywidualne dla dziecka z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego) mogą również być realizowane na zasadzie kształcenia na odległość?

Odpowiedź, 31.03.2020 r. 
Należy przeprowadzać wszelkie zajęcia, które da się przeprowadzić na odległość. Jednocześnie w przypadku pozostałych należy podjąć próbę odrobienia zajęć po przerwie w działalności placówki. Przy rozliczeniu kwot ryczałtowych można się powołać na siłę wyższą.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 7. Nauczanie zdalne technik weterynarii - problem ponieważ zajęcia odbywają się głównie przy użyciu specjalistycznego sprzętu i w przychodniach weterynaryjnych.

Odpowiedź, 31.03.2020 r.
Należy przeprowadzać wszelkie zajęcia, które da się przeprowadzić na odległość. Jednocześnie w przypadku pozostałych należy podjąć próbę odrobienia zajęć po przerwie w działalności placówki bądź miejsc zajęć praktycznych. Należy również rozważyć przeprowadzenie zajęć w miesiącach wakacyjnych.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 6. Beneficjent nie ma możliwości prowadzenia zajęć na żywo. Firma, która ma przeprowadzić zajęcia dodatkowe ma możliwość ich przeprowadzenia online, czy koszty kwalifikowalne będą taka samo rozliczane czy są wymagane dodatkowe wyjaśnienia, zmiany w WND - w zakresie charakteru i przebiegu takich zajęć? Czy tego typu rozwiązania zostaną uznane za kwalifikowalne?

Odpowiedź, 31.03.2020 r.
W przypadku możliwości przeprowadzenia zajęć online należy o tym fakcie poinformować IZ, wskazać czy zmiana charakteru zajęć powoduje zmianę w wysokości wydatków zadeklarowanych w WND.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 5. Zgodnie z ustawą z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych pozwala ona pracodawcy na polecenie pracy zdalnej pracownikowi w miejscu zamieszkania. Uczestniczki ww. projektu jednocześnie chcą korzystać ze świadczenia usługi opiekuńczej przez nianie, która jest w 85% refundowana w ramach przedmiotowego projektu. Proszę o informację czy w zaistniałej sytuacji, refundacja kosztów świadczonych usług opiekuńczych przez nianie będzie kosztem kwalifikowanym w ramach przedmiotowego projektu.

Odpowiedź, 31.03.2020 r.
Projekt przewiduje m.in. świadczenie usług opiekuńczych przez nianie. Grupę docelową projektu stanowią osoby zatrudnione, powracające na rynek pracy po urlopie macierzyńskim/rodzicielskim bądź podejmujące nowe zatrudnienie bezpośrednio po przerwie związanej z urodzeniem/wychowaniem dziecka.
Zapisy wniosku precyzują, że wymiar opieki dostosowany jest do godzin pracy rodziców z opcją świadczenia jej w weekendy oraz w godzinach nocnych, zaś sprawowanie opieki odbywa się w miejscu zamieszkania dziecka, do dziesięciu godzin dziennie. Jednocześnie w związku z zagrożeniem epidemicznym w Polsce, w dniu 2 marca 2020 roku przyjęto Ustawę o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. 2020 poz. 374). Zgodnie z jej zapisami pracodawca może zlecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
Z uwagi na powyższe może zdarzyć się, że uczestnik projektu korzystający dotychczas ze wsparcia w postaci świadczenia opieki nad dzieckiem przez nianię, zostanie zgodnie z przywołaną Ustawą oddelegowany przez swojego pracodawcę do pracy zdalnej. Niemniej należy zauważyć, że taki pracownik niezależnie od miejsca wykonywania swoich obowiązków nadal formalne jest w pracy i w godzinach jej trwania nie może sprawować bezpośredniej opieki nad dzieckiem.
Instytucja Zarządzająca stoi zatem na stanowisku, że koszt świadczonych usług opiekuńczych przez nianie w czasie oddelegowania uczestnika do pracy zdalnej, będzie kosztem kwalifikowanym w ramach przedmiotowego projektu.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 4. Ze względu na epidemię i przerwę w realizacji zajęć, jest obawa nieosiągnięcia założonych wskaźników.

Odpowiedź, 31.03.2020 r.
Realizacja zajęć po przerwie związanej z epidemią na tyle ile jest to możliwe. Możliwe jest również wydłużenie okresu realizacji projektu. Zalecane jest też ewentualne wprowadzenie zmian do WND w zakresie wartości wskaźników celem aneksowania umowy o dofinansowanie.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 3.  W związku z epidemią koronawirusa od dnia 12 marca 2020 r. do odwołania wszystkie działania w projekcie zostały zawieszone. Wszyscy uczestnicy projektu pozostają w swoich domach, natomiast pracownicy zatrudnieni na umowy o pracę są do dyspozycji pracodawcy. Pracownicy pełnią dyżur pod telefonem służbowym, w przypadku wystąpienia jakiejkolwiek pomocy ze strony uczestników projektu udzielone zostanie im wsparcie, m.in. w postaci opiekuńczej, pielęgnacyjnej, edukacyjnej, czy też zrobienia niezbędnych zakupów. W związku z wystąpieniem siły wyższej jakim jest epidemia koronawirusa, Beneficjent nie może prowadzić działań w ramach Dziennego Domu Opieki, natomiast nadal jest zobowiązany przepisami prawa, aby regulować wynagrodzenie z tytułu zawartych umów o pracę z powyższymi pracownikami. Fundacja nadal będzie wypłacać wynagrodzenia pracownikom z konta projektu. Zwracamy się z prośbą o ustosunkowanie się do problemu: Czy wynagrodzenie wypłacane pracownikom w trakcie zawieszenia działalności projektu będzie wydatkiem kwalifikowalnym i czy może być nadal regulowane z konta projektu?
Jednocześnie informujemy, że Beneficjent bierze pod uwagę możliwość wydłużenia terminu realizacji projektu, aby móc zrealizować założone wskaźniki oraz wydatki zaplanowane w budżecie projektu.

Odpowiedź, 31.03.2020 r. 
W przypadku kosztów funkcjonowania placówek, których utworzenie zostało sfinansowane ze środków EFS, możliwe jest kwalifikowanie kosztów stałych funkcjonowania miejsc opieki, które muszą być ponoszone pomimo braku uczestników w placówce. Do kosztów stałych związanych z funkcjonowaniem miejsc opieki zaliczyć również można koszty personelu. Ponadto w przypadku kosztów związanych z wynagrodzeniem dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, zobowiązania takie należy regulować zgodnie z ustawą z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy. Jeśli pracownikowi etatowemu przysługuje prawo do wynagrodzenia, zgodnie z Kodeksem pracy, wydatki takie można uznać za kwalifikowalne.

Jednocześnie IZ RPO WSL informuje, że w przypadku, w którym obecna sytuacja epidemiologiczna związana z przeciwdziałaniem COVID-19 (koronawirusowi) uniemożliwia realizację projektu, IZ RPO WSL dopuszcza możliwość wprowadzenia stosownych zmian, w trybie określonym w Umowie o dofinansowanie projektu. W przypadku, gdy okres realizacji będzie dobiegał końca, a nie zostaną zrealizowane wszystkie zaplanowane działania w projekcie, istnieje możliwość wydłużenia czasu realizacji projektu na okres umożliwiający jego pełną realizację.
IZ RPO WSL zaleca bieżące monitorowanie sytuacji w projekcie oraz zintensyfikowanie działań kiedy sytuacja wróci do normy.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 2. W świetle ustawy o szczegółowych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, a także poleceniem nr 10/2020 Wojewody Śląskiego z dnia 11.03.2020 r.,  informuję, że Fundacja zawiesza działalność Centrum Integracji Społecznej. Dodatkowo w związku zawieszeniem działalności CIS, a tym samym brakiem możliwości realizacji projektu zwracam się z prośbą o udzielenie informacji: 1) Czy w przypadku osób zatrudnionych do projektów na podstawie umów o pracę  (np. wynagrodzenia instruktorów zawodu, dodatki dla pracowników socjalnych), którzy będą w dyspozycji pracodawcy, ale bez uczestników, będzie im przysługiwało wynagrodzenie, a jeżeli tak to w jakiej wysokości? Czy wynagrodzenie będzie kosztem kwalifikowanym?
2) Czy będzie możliwe wypłacenie motywacyjnej premii integracyjnej dla uczestników. Premia wypłacana jest do wysokości 50% świadczenia integracyjnego?

Odpowiedź, 31.03.2020 r. 
W przypadku kosztów związanych z wynagrodzeniami dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, zobowiązania takie należy regulować zgodnie z ustawą z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy.
Jeśli pracownikowi etatowemu przysługuje prawo do wynagrodzenia, zgodnie z Kodeksem Pracy, wydatki takie można uznać za kwalifikowalne.
Odnosząc się do ewentualnej kwalifikowalności dodatku specjalnego do wynagrodzenia pracownika socjalnego informuję, że zasady przyznawania i wypłacania dodatków specjalnych reguluje pracodawca w stosownym regulaminie, jak również są one określone w przepisach prawa powszechnie obowiązującego.
Należy zatem w pierwszej kolejności rozstrzygnąć, czy w związku z zawieszeniem działalności Centrum Integracji Społecznej ww. świadczenie pracownikowi przysługuje. W związku z zawieszeniem funkcjonowania CIS należy dokonać analizy czy przesłanki uzasadniające przyznanie dodatku specjalnego, tj. okresowego zwiększenia obowiązków lub powierzenia dodatkowych zadań w dalszym ciągu występują.
Rozstrzygnięcie w tej materii powinno być dokonane przez pracodawcę przyznającego dodatek specjalny. Z kolei decyzję w sprawie przyznania motywacyjnej premii integracyjnej uczestnikom zajęć organizowanych przez CIS podejmuje kierownik Centrum, biorąc pod uwagę aktywną postawę i postępy w integracji zawodowej i społecznej. Jej przyznanie musi być zgodne z zasadami ujętymi w regulaminie CIS.
W przypadku zawieszenia działalności Centrum- osoby nie uczestniczą w zajęciach, zatem w opinii IZ RPO WSL nie ma podstaw do uznania takich wydatków za kwalifikowalne.
Jednocześnie IZ RPO WSL informuje, że w przypadku, w którym obecna sytuacja związana z wprowadzonym stanem epidemii uniemożliwia realizację projektu, IZ RPO WSL dopuszcza możliwość wprowadzenia stosownych zmian, w trybie określonym w umowie o dofinansowanie projektu. W przypadku, gdy okres realizacji będzie dobiegał końca, a nie zostaną zrealizowane wszystkie zaplanowane działania w projekcie, istnieje możliwość wydłużenia czasu realizacji projektu na okres umożliwiający jego pełną realizację, o ile taka możliwość wynika z regulaminu konkursu.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 1. Z uwagi na przedłużający się okres zawieszenia działalności od 23.03.2020 r. jeden z pracowników DDP został oddelegowany do pracy w innym miejscu (podstawa prawna: art. 21 Ustawy o pracownikach samorządowych oraz art. 42 § 4 Kodeksu Pracy). Z uwagi na niemożność świadczenia pracy w ramach DDP oraz konieczność podjęcia działań związanych zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 beneficjent wnosi o uznanie wynagrodzenia tego pracownika za okres oddelegowania za wydatek kwalifikowany w ramach projektu.

Odpowiedź, 31.03.2020 r.
W przypadku oddelegowania pracownika do innej pracy - nie związanej z realizacją przedmiotowego projektu, na podstawie art. 21 Ustawy o pracownikach samorządowych oraz art. 42 § 4 Kodeksu Pracy, źródło finansowania przedmiotowego wydatku powinno pochodzić ze środków własnych Beneficjenta.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego