Serwis Regionalnego Programu
Województwa Śląskiego
RPO WSL 2014-2020

Pytanie 27. Czy udało się coś z Ministerstwem ustalić co z III profilem bezrobotnych (czy jest jakieś pismo w tej sprawie)?
W kwestii możliwości objęcia wsparciem w ramach projektu OWES w dalszym ciągu obowiązuje zasada z wytycznych mówiąca iż celem zapewnienia demarkacji pomiędzy CT 8 a CT 9 w zakresie wsparcia osób bezrobotnych, w ramach CT 9 wsparcie jest kierowane do osób, wobec których zastosowanie wyłącznie instrumentów i usług rynku pracy jest niewystarczająca i istnieje konieczność zastosowania w pierwszej kolejności usług aktywnej integracji o charakterze społecznym, w tym do osób zakwalifikowanych do III profilu pomocy i skierowanych do objęcia Programem Aktywizacja i Integracja w oparciu o ustawę z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. W związku z powyższym osoby bezrobotne zakwalifikowane do udziału w projekcie muszą posiadać III profil pomocy.

Pytanie 26. Kwestie związane ze wzorami dokumentów, które musimy stosować (oświadczenie o przetwarzaniu danych osobowych, kto jest administratorem danych, zakres zbieranych danych, inne formularze realizacyjne.
Regulacje dotyczące powierzenia i przetwarzania danych osobowych w projekcie zostały określone w § 30 umowy o dofinansowanie, której wzór minimalny znajduje się w ogłoszeniu o konkursie. Co do zakresu przewarzanych danych to będzie on zgodny z tym ujętym w Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej – załącznik nr 13. IZ w chwili obecnej opracowuje niezbędne wzory dokumentów, które będą przekazane Projektodawcom podczas podpisywania umowy o dofinansowanie. W przypadku wcześniejszego rozpoczęcia realizacji projektu, Projektodawca opracowuje własne wzory dokumentów w zakresie przetwarzania danych osobowych zgodnych z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

Pytanie 25. Współpraca z LGD (obecnie opracowywane są LSR i dobrze, aby działania OWES też z nimi były powiązane).
W odpowiedzi na zapytanie dotyczące możliwości organizacji spotkania przez IOK z przedstawicielami OWES-ów celem opracowania sposobów współpracy OWES z LGD, IOK nie planuje żadnych spotkań informacyjnych podczas trwania konkursu.
Jednocześnie IOK nie widzi przeszkód, ażeby OWES-y we własnym zakresie (np. przy współpracy z ROPS) rozpoczęły przygotowania odnośnie wypracowywania koncepcji realizacji wsparcia w ramach LSR i współpracy z LGD.

Pytanie 24. Kto kwalifikuje się do objęcia wsparciem, jako osoba pracująca w PES? prosimy o doprecyzowanie zapisów z wytycznych i FAQ'ów. Czy w definicji pracownika powinniśmy się kierować definicją zawarta w umowie o dofinansowaniu?
„pracownik” oznacza to:

a. osobę świadczącą pracę na podstawie stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnego,
b.   osobę fizyczną, która w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wykonuje wyłącznie osobiście, powierzone jej na podstawie umowy cywilnoprawnej zadania,
c. osobę współpracującą w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2015r. poz. 121),
d. osobę wykonującą świadczenia w formie wolontariatu w rozumieniu ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2014r. poz.1118, z późn. zm.),
e.   właściciela,
f. wspólnika, w tym Partnera prowadzącego regularną działalność w przedsiębiorstwie i czerpiącego z niego korzyści finansowe.
A jeśli tak, to pytanie dotyczy uczestnictwa członków zarządów, którzy nie koniecznie są pracownikami wg definicji, a niewątpliwie są kluczowymi osobami, które powinny móc skorzystać ze wsparcia projektu.
Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu za pracownika należy rozumieć wszystkie osoby wymienione w definicji w umowie o dofinansowanie.

Jeżeli chodzi Członków Zarządu PES, to mogą oni zostać objęci wsparciem w ramach projektu jeżeli jest ono konieczne, uzasadnione oraz świadczone na rzecz Podmiotu Ekonomii Społecznej. Należy pamiętać iż członkowie zarządu (o ile nie są osobami zagrożonymi wykluczeniem społecznym) nie stanowią grupy docelowej projektu zgodnie z Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowych. W związku z powyższym udzielane im wsparcie zawiera się we wsparciu świadczonym na rzecz PES np. w zakresie koniecznym i niezbędnym dla procesu jego ekonomizacji, w zakresie wprowadzenia zmiany jakościowej w jego funkcjonowaniu lub promowania zmiany organizacyjnej i innowacji w tej instytucji.

Pytanie 23. W dokumentacji konkursowej mowa jest, że: “pomocy w uzyskaniu stabilności finansowej poprzez oferowanie wsparcia pomostowego kierowanego wyłącznie do nowo utworzonych przedsiębiorstw społecznych”.  Jak definiowane jest nowo utworzone PS? Czy funkcjonujący podmiot, który ma zgłoszoną działalność gospodarczą może być nadal potraktowany jako nowo utworzone przedsiębiorstwo społeczne (warto dodać, że zazwyczaj PES’y mają tylko zarejestrowaną działalność, faktycznie jej nie prowadząc, a tym bardziej nie spełniają pełnej definicji przedsiębiorstwa społecznego).
Wsparcie pomostowe zgodnie z Regulaminem Konkursu dotyczy wyłącznie nowoutworzonych Przedsiębiorstw Społecznych. W przypadku istniejących PES które w ramach projektu podjęły się ekonomizacji za powstanie nowego Przedsiębiorstwa Społecznego przyjmuje się uzyskanie odpowiedniego wpisu do KRS. Uzyskanie wpisu jest traktowane jako formalne potwierdzenie przekształcenia PES w PS. Zatem w przypadku istniejących PES posiadających już odpowiedni wpis, nie ma możliwości objęcia ich wsparciem pomostowym. Takim PS należy zaproponować wsparcie w postaci wprowadzenia zmian jakościowych w celu poprawy jakości prowadzonej przez nich działalności gospodarczej.

Pytanie 22. Prosimy o wyjaśnienie kwestii związanej z potwierdzaniem statusu OZWSiU (str. 37 i 38 regulaminu). Czasem jest mowa, że wystarczy zaświadczenie lub oświadczenie, a czasem wymagane jest to i to. Czy faktycznie w przypadku, jeśli ktoś składa oświadczenie wymagane jest jeszcze zaświadczenie?
Zgodnie z treścią Regulaminu status OZWSiU jako uczestnika projektu jest potwierdzany odpowiednim dokumentem. Wskazane w definicji wskaźnika dokumenty dla każdego z omawianych przypadków w postaci oświadczeń lub zaświadczeń należy rozumieć w sposób zamienny. I tak np. w przypadku osoby lub rodziny korzystających ze świadczeń pomocy społecznej ich status należy potwierdzić zaświadczeniem z ośrodka pomocy społecznej lub oświadczeniem uczestnika. W przypadku osób o których mowa w art. 1 ust. 2 ustawy o zatrudnieniu socjalnym status ten jest również potwierdzany zaświadczeniem z właściwej instytucji lub oświadczeniem uczestnika. W przypadku osób przebywających w pieczy zastępczej lub opuszczających pieczę zastępczą, rodzin przeżywające trudności w pełnieniu funkcji opiekuńczo-wychowawczych status ten należy potwierdzić zaświadczeniem z właściwej instytucji, zaświadczeniem od kuratora, wyrokiem sądu, lub oświadczeniem uczestnika. I tak np. w zależności od omawianego przypadku należy dobrać odpowiedni dokumenty z określonego wyżej katalogu, np. w przypadku osób przebywających w pieczy zastępczej będzie to któreś z wymienionych zaświadczeń lub wyrok sadu o umieszczeniu takiej osoby w placówce (osoba niepełnoletnia nie posiadającej pełnej zdolności do czynności prawnych nie może składania oświadczeń). Natomiast w przypadku rodzin przeżywające trudności w pełnieniu funkcji opiekuńczo-wychowawczych może to być albo któreś z ww. zaświadczeń, albo oświadczenie. W pozostałych przypadkach zasadę stosuje się w sposób analogiczny.
Istotą jest potwierdzenie faktycznego statusu uczestnika składające się na zagrożenie wykluczeniem społecznym i kwalifikujące go do objęcia wsparciem w projekcie.

Pytanie 21. Czy OWES może świadczyć usługi doradcze na rzecz PES z zakresu zamykania/wyrejestrowywania podmiotu?
Co do zasady wparcie tego typu wsparcie nie jest zabronione, jednocześnie na OWES-ie będzie ciążyła konieczność udowodnienia jego niezbędności dla PES oraz niezbędności dla osiągnięcia celu projektu.

Pytanie 20. Jednym z naszych partnerów jest Miasto. Czy w związku z tym, iż są partnerem w projekcie,  Lider projektu może udzielić dotacji na utworzenie spółdzielni socjalnej osób prawnych gdzie członkiem jest  Miasto?
Zgłoszona sytuacja jest przedmiotem wewnętrznych konsultacji. IOK zajmie stanowisko w przedmiotowej kwestii w późniejszym terminie.

Pytanie 19. Pracownik projektu jest jednocześnie członkiem zarządu organizacji „X”. Organizacja „X” jest zainteresowana uruchomieniem spółdzielni socjalnej osób prawnych i skorzystania z dotacji OWES. Czy w Państwa opinii w tym przypadku istnieją jakieś przeciwskazania/ konflikt interesów?
Jeżeli pracownik ma dostęp do informacji mogących warunkować przyznanie dotacji, bierze udział w działaniach mających na celu ich udzielanie, ma pośrednią lub bezpośrednia styczność z osobami dokonującymi oceny wniosków może budzić to wątpliwości co do bezstronności. OWES- na podstawie standardów i regulaminu sam dokonuje oceny czy zachodzą przesłanki konfliktu interesów. Każdą z takich sytuacji należy rozpatrywać indywidualnie.

Pytanie 18. Prosimy o doprecyzowanie grupy docelowej:

- osoby korzystające z Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 - oświadczenie uczestnika (z pouczeniem o odpowiedzialności za składanie oświadczeń niezgodnych z prawdą). - czy za osobę korzystającą uważa się członka rodziny odbierającego pomoc żywnościową, czy też jego całą rodzinę?
Zgodnie z zapisami Regulaminu Konkursu przez osoby korzystające z Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 rozumie się osoby które korzystają z ww. programu, a ich status weryfikowany jest na podstawie oświadczenia.

Pytanie 17. Zgodnie z definicjami przedsiębiorstwa społecznego z KPRES, regulaminu akredytacji OWES oraz wytycznymi dla EFS i EFRR na lata 2014-2020 przedsiębiorstwem społecznym w najbardziej minimalnym wariancie jest fundacja prowadząca działalność gospodarczą i zatrudniająca na umowę o pracę 1 osobę zagrożoną ubóstwem lub wykluczeniem społecznym, zysk przeznaczająca na cele pożytku publicznego i posiadająca ciało konsultacyjno-doradcze w skład, którego wejdzie np. 3-osobowy zarząd + 1 pracownik należący do w/w grupy. Czy taki model spełnia wg Państwa definicję przedsiębiorstwa społecznego.
Na podstawie opisanej sytuacji nie ma możliwości udzielenia jednoznacznej odpowiedzi. Przedsiębiorstwo społeczne należy rozumieć zgodnie z zapisami Regulaminu Konkursu, tj. gdy spełni ono wszystkie wskazane w definicji warunki w sposób łączny:
- jest podmiotem prowadzącym działalność celem integracji społecznej i zawodowej określonej odpowiednim poziomem zatrudnienia osób wskazanych w Regulaminie, lub realizuje usługi wskazane w definicji przy jednoczesnej realizacji celów prozatrudnieniowych,
- jest podmiotem, który nie dystrybuuje zysku/nadwyżki, ale przeznacza go na wzmocnienie potencjału przedsiębiorstwa oraz na reintegrację zawodową i społeczną lub na działalność pożytku publicznego prowadzoną na rzecz społeczności lokalnej, w której działa przedsiębiorstwo;
- jest zarządzany na zasadach demokratycznych (w przypadku spółdzielni) albo  co najmniej posiada ciało konsultacyjno-doradcze z udziałem pracowników lub innych interesariuszy, zaś wynagrodzenia kadry zarządzającej są ograniczone limitami;

Istotna jest informacja dotycząca liczby osób zatrudnionych w fundacji. Jeżeli osoby pełniące rolę członków zarządu są w niej zatrudnione (zatrudnienie rozumie się zgodnie z definicją pracownika zawartą w umowie o dofinansowanie) to fundująca ta może zdaniem IOK być PS jedynie w przypadku, gdy realizuje ona usługi wskazane w definicji przy jednoczesnej realizacji celów prozatrudnieniowych (min. zatrudnia 20% osób wskazanych w definicji, tj. niepełnosprawnych, bądź bezrobotnych w ramach III profilu określonego w ustawie). Należy mieć przy tym na uwadze iż do wskaźnika Liczba miejsc pracy utworzonych w przedsiębiorstwach społecznych wlicza się jedynie miejsca pracy wynikające z przystąpienia do przedsiębiorstwa społecznego. Natomiast w przypadku zatrudnienia w przedsiębiorstwie społecznym, utworzenie miejsca pracy potwierdza podpisanie umowy o pracę, w tym spółdzielczej umowy o pracę. O zakwalifikowaniu danego PES jako PS każdorazowo decyduje OWES.

Pytanie 16. W Regulaminie RPO 9.3.1. w woj. śląskim wskazane jest, aby miejsce pracy rozumieć jako stosunek pracy na podstawie umowy o pracę. Czy w przypadku, gdy mamy do czynienia z modelem z pkt 1 (pytanie 11) a jednocześnie zatrudnieniem 3 osób na umowy zlecenie, z których żadna z osób nie jest z grupy zagrożonej ubóstwem lub wykluczeniem, to czy taki podmiot jest przedsiębiorstwem społecznym?
Analogicznie do odpowiedzi udzielonej w pytaniu nr 8 samo zatrudnienie należy rozumieć zgodnie z definicją pracownika zawartą w umowie o dofinansowanie, jednocześnie mając na uwadze zawężenie form zatrudnienia zgodnie z definicja wskaźnika.

Pytanie 15. Patrząc na punkt 2 (pytanie 9) – czy fundacja prowadząca działalność gospodarczą i zatrudniająca osoby na umowy zlecenie / dzieło (nie posiadająca pracowników etatowych), zysk przeznaczająca na cele pożytku publicznego i posiadająca ciało konsultacyjno-doradcze, która zamierza zatrudnić na etat pracownika będącego osobą zagrożoną ubóstwem lub wykluczeniem społecznym jest z tego tyłu podmiotem kwalifikowanym do otrzymania dotacji w ramach pkt 2.1.10 a Regulaminu konkursu RPSL.09.03.01-IŻ.01-24-013/15, tj. „Dotacja jest przeznaczana na pokrycie wydatków niezbędnych do rozpoczęcia lub prowadzenia działalności w ramach podmiotu ekonomii społecznej w związku z przekształceniem podmiotu w przedsiębiorstw o społeczne i utworzeniem w tym przedsiębiorstwie miejsca pracy dla osób, o których mowa w punkcie 2.1.1 lit. a.” w chwili kiedy wciąż trwa zatrudnienie osób na umowach zlecenie, które to nie są osobami zagrożonymi ubóstwem lub wykluczeniem społecznym?
Jeżeli fundacja spełni wymogi wynikające z definicji zwartej w Regulaminie (tj. będzie zatrudniać odpowiednią liczbę osób zagrożonych wykluczeniem społecznym o których mowa w definicji PS w stosunku do reszty pracowników – zgodnie z definicja pracownika zawartą w umowie o dofinansowanie) to będzie ona podmiotem kwalifikującym się do otrzymania dotacji. Jednocześnie IOK zaleca ostrożność i nie stosowanie wariantów minimalnych z uwagi na ryzyko polegające na przerwaniu uczestnictwa w projekcie.

Pytanie 14. Chodzi o konkretne przypadki osób, które do nas przychodzą z pytaniami, czy kwalifikować się będą do objęcia wsparciem, jako osoby zagrożone wykluczeniem społecznym i ubóstwem:

1. Osoba pracująca na ¼ etatu, która dodatkowo pobiera świadczenie rodzinne z MOPS’u.
2. Rencista w wieku produkcyjnym, członek zarządu spółdzielni mieszkaniowej pobierający z tego tytułu ok. 300zł/mies.
3. Osoba w wieku poprodukcyjnym, nie mająca emerytury (artysta, pracujący całe życie na umowach o dzieło). Korzysta ze świadczeń MOPS’u ze względu na ubóstwo.

Czy w obecnym okresie finansowania obowiązują jakieś zasady dot. wieku lub statusu na rynku pracy, warunkujące udział w projekcie w priorytecie 9-tym?
Zgodnie z Regulaminem Konkursu do grupy docelowej projektów w ramach konkursu zalicza m.in. osoby zagrożone ubóstwem lub wykluczeniem społecznym. Katalog osób został określony w definicji Osoby lub rodziny zagrożonej ubóstwem lub wykluczeniem społecznym, zawartej w Regulaminie.
Zatem każda osoba która spełnia warunki w niej określone jest osobą kwalifikująca się do objęcia wsparciem w projekcie.

W przytoczonych wypadkach IOK nie jest w stanie jednoznacznie stwierdzić czy ww. osoby będą kwalifikować się do objęcia wsparciem.

W przypadku nr 1 nie wiadomo jakie konkretnie świadczenia rodzinne pobiera ta osoba, i z jakiego powodu miałby zostałaby zakwalifikowana jako zagrożona wykluczeniem lub ubóstwem.
Podobnie wygląda sytuacja w punkcie nr 2, nie wiadomo jaki dochód osiąga gospodarstwo domowe osoby której przysługują świadczenia rentowe i z jakiego powodu zostały jej one przyznane.
W przypadku nr 3 można na podstawie przedstawionych informacji domniemywać iż osoba ta spełnia przesłankę osoby lub rodziny korzystające ze świadczeń z pomocy społecznej zgodnie z ustawą, zatem będzie co do zasady kwalifikować się do objęcia wsparciem. Ocena zasadności zatrudniania osób w wieku poprodukcyjnym jak również ocena kwalifikowalności poszczególnych uczestników spoczywa na OWES-ie.

Pytanie 13. Zapisy umowy o dofinansowanie
1.1 W § 7. Projektu umowy o dofinansowanie w ust. 1 wskazany jest okres realizacji projektu jako zgodny z okresem wskazanym we wniosku. W ust. 2 tego samego paragrafu wskazane jest miejsce do wypełnienia definiujące okres kwalifikowalności wydatków.
Realizacja jakichkolwiek zadań w projekcie (co definiuje okres realizacji projektu) pociąga za sobą konieczność poniesienia wydatków, które powinny zostać uznane za kwalifikowalne.
Czy w przypadku OWES, zgodnie z dokumentacją konkursową okres kwalifikowalności wydatków będzie tożsamy z okresem realizacji projektu we wniosku o dofinansowanie?
Początkiem okresu kwalifikowalności jest 1 stycznia 2014 r., natomiast końcową datą kwalifikowalności wydatków jest 31 grudnia 2023 r. Okres kwalifikowalności wydatków w ramach danego projektu określony jest w umowie o dofinansowanie, przy czym okres ten nie może wykraczać poza wskazane wyżej daty graniczne.
Zgodnie z Umową o dofinansowanie projektu okres realizacji projektu jest zgodny z okresem wskazanym we wniosku i dotyczy realizacji zadań w ramach projektu. Powyższe oznacza, iż okres kwalifikowalności wydatków jest tożsamy z okresem realizacji projektu określonym we wniosku o dofinansowanie. Jednocześnie należy mieć na względzie zapisy § 7 ust. 3, iż wydatki poniesione w ramach projektu mogą być uznane za kwalifikowalne jeśli zostały poniesione przez beneficjenta lub podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków z dniem rozpoczęcia realizacji projektu, ale nie wcześniej niż 1 stycznia 2014 r. i nie później niż do terminu zakończenia realizacji projektu określonego we wniosku z zastrzeżeniem 30 dniowego terminu zawartego w § 12 ust. 2 Umowy.

1.2. W § 10 ust. 19 jest mowa o zgłoszeniu do 30 listopada br. do rejestru środków niewygasających kwot dotacji celowej, jaka nie zostanie wydatkowana do końca roku. W jaki sposób należy wypełnić te postanowienia w sytuacji, kiedy nie wiemy czy i w jakiej wysokości otrzymamy dotację celową w tym roku?
Każdorazowo zapisy Umowy o dofinansowanie zaczynają obowiązywać z dniem jej podpisania. Zgodnie z § 10 ust. 19 kwota dotacji celowej przekazana Beneficjentowi, która nie zostanie wydatkowana do końca danego roku, podlega zwrotowi n a rachunek IZ w terminie do dnia 30 listopada tego roku. Beneficjent zobowiązuje się poinformować IZ na jej prośbę i w terminie przez nią określonym o powyższej kwocie.
Niemniej jednak, należy mieć na względzie zapisy § 10 ust. 21, iż kwota dotacji celowej niewydatkowana i niezgłoszona zgodnie z ust. 19 podlega zwrotowi w terminie do dnia 31 grudnia danego roku budżetowego na rachunek IZ. W przypadku braku powyższego zwrotu mają zastosowanie zapisy art. 168 ust. 3 UFP.
Powyższe nie dotyczy, jeśli Beneficjent nie podpisał jeszcze Umowy o dofinansowanie oraz nie otrzymał dofinansowania na realizację projektu zgodnie z § 2 Umowy.
Pytanie 12. Wniosek o płatność
2.1 Czy można prosić o przesłanie wzoru wniosku o płatność? Informacje te będą pomocne w przygotowaniu dokumentów wewnętrznych służących rozliczeniom i sprawozdawczości między partnerami projektu?
Minimalny zakres danych koniecznych do wprowadzenia do SL2014 w zakresie wniosku o płatność na potrzeby certyfikacji dla projektów współfinansowanych ze środków EFS został wskazany w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020.
Jednocześnie, Instytucja Zarządzająca informuje, iż w dniu 15.10.2015 r. został udostępniony na stronie internetowej www.rpo.slaskie.pl wzór wniosku o płatność składanego poza systemem LSI wraz z instrukcją jego wypełniania, obowiązujący do czasu uruchomienia wniosku w LSI.
Niemniej jednak, należy zaznaczyć, iż wniosek o płatność w systemie LSI, może być odmienny w stosunku do tego, który został zamieszczony na stronie internetowej.

2.2 Zgodnie z informacją zamieszczoną w części „Rozliczaj projekt” serwisu RPO Woj. Śląskiego wynika, że do wniosku o płatność należy załączyć „oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem” kopie dokumentów wymienionych w pkt. 1-5.
Prosimy o potwierdzenie (bądź zaprzeczenie), że – w przeciwieństwie do projektów realizowanych w ramach poprzedniej perspektywy - następuje powrót do praktyki przedstawiania pełnej dokumentacji wraz z każdym wnioskiem o płatność. Ponadto – nie jest dla nas zrozumiały zapis o załączaniu „oznaczonych datą i potwierdzonych za zgodność z oryginałem” kopii dokumentów. Wniosek o płatność i załączniki składane będą w wersji elektronicznej przez system LSI. Wypełnienie ww. obowiązku wiązać się będzie zatem z koniecznością skopiowania każdego dokumentu, umieszczenia na tej kopii daty oraz potwierdzenia zgodności z oryginałem, następnie zeskanowania tych dokumentów celem dołączenia do wniosku i przechowywania w dokumentacji kopii, z których przygotowano skany. Jeśli konieczne jest przedstawianie pełnej dokumentacji – czy mogą Państwo rozważyć możliwość przesyłania skanów oryginałów dokumentów (przygotowywanych przez każdego z Partnerów, a gromadzonych i przekazywanych przez Lidera do IZ)?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020 Podrozdział 5.1 weryfikacji podlega każdy złożony przez beneficjenta wniosek o płatność wraz z załącznikami, w tym dokumentami poświadczającymi prawidłowe poniesienie wydatków ujętych we wniosku. Dopuszcza się możliwość weryfikacji próby dokumentów poświadczających prawidłowość wydatków ujętych we wniosku o płatność. Na etapie rozliczania Instytucja Zarządzająca każdorazowo w odniesieniu do danego wniosku o płatność będzie wskazywała dokumenty konieczne do przekazania. Jednocześnie, zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie projektu § 29 ust. 4 dokumenty elektroniczne przedstawiane w ramach LSI, jako załączniki do wniosków, muszą stanowić oryginały dokumentów elektronicznych lub odwzorowanie cyfrowe (skany) oryginałów dokumentów sporządzonych w wersji papierowej. Niedopuszczalne jest przedstawianie odwzorowania cyfrowego (skanu) kopii dokumentów.

2.3 Czy wystarczy jeśli do wniosku o płatność dołączone zostaną wyciągi bankowe (są to dokumenty elektroniczne nie wymagające podpisu, więc bezzasadne jest tworzenie ich kopii). Czy konieczne będzie również dołączanie przelewów bankowych?
Zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie projektu § 11 ust. 7 na wezwanie Instytucji Zarządzającej Beneficjent przedkłada dokumenty związane z realizacją projektu, w tym w szczególności wyciągi z rachunku bankowego lub historii z tego rachunku bankowego oraz wyciągi bankowe z innych rachunków bankowych potwierdzające poniesienie wydatków ujętych we wniosku o płatność, a w przypadku płatności gotówkowych oryginały raportów kasowych (bez załączników) lub podpisanych przez Beneficjenta zestawień płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność.
Zgodnie z powyższym, wyciąg bankowy, który jest generowany elektronicznie, jest potwierdzeniem dokonania przelewu.

Pytanie 11. Angażowanie środków własnych
3.1 W §11 ust. 8 projektu umowy o dofinansowanie projektu zapisano obowiązek każdorazowego informowania IZ o zaangażowaniu środków własnych. Prosimy o doprecyzowanie procedury – czy angażowanie środków własnych wymagać będzie przelania środków na konto wyznaczone do obsługi projektu i uregulowanie z niego zobowiązań związanych z wydatkami projektu czy też możliwe będzie uregulowanie zobowiązania bezpośrednio z konta podstawowego Beneficjenta/Partnera, a po otrzymaniu transzy dokonanie refundacji z konta projektowego?
Wydatki w ramach projektu powinny być ponoszone z rachunku projektu, który został wskazany w Umowie o dofinansowanie projektu.
Niemniej jednak, w szczególnie uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość ponoszenia wydatków z innego niż wyodrębniony na cele projektu rachunku. W takim przypadku Beneficjent musi pamiętać o konieczności udokumentowania oraz udostępniania na potrzeby instytucji dokonujących oceny kwalifikowalności wydatków operacji bankowych dokonanych z innego rachunku aniżeli projektowy.
Natomiast w sytuacji braku środków finansowych na rachunku projektu i konieczności zaangażowania środków własnych, powinny być one przekazane na wyodrębniony rachunek bankowy projektu z którego należy ponosić wydatki na rzecz projektu. W takiej sytuacji Beneficjent jest zobowiązany do refundacji poniesionych wydatków z przekazanych mu środków w części odpowiadającej dofinansowaniu.

3.2 Odnosząc się do poprzedniego punktu – od kiedy ww. obowiązek o informowaniu o zaangażowaniu środków własnych ciąży na Beneficjencie ? Czy od momentu otrzymania pisma potwierdzającego przyznanie środków? Od momentu podpisania umowy o dofinansowanie projektu?
Wszystkie zapisy zawarte w Umowie o dofinansowanie zaczynają obowiązywać od dnia jej podpisania.
Pytanie 10. Zwracam się z uprzejmą prośbą o sprostowanie treści załącznika nr 9 do Wzoru umowy o dofinansowanie projektu w części IV Trwałość Projektu. Zostały tam niezmienione zapisy dot. konieczności zapewnienia przez Beneficjenta funkcjonowania podmiotów utworzonych w ramach projektu przez okres równy okresowi realizacji projektu. Z obecnego zapisu nie wynika że zapis ten dotyczy jednie podmiotów reintegracyjnych. Taką interpretację upubliczniliście Państwo w FAQ w lipcu br.
Zgodnie z zacytowaną przez Państwa odpowiedzią IOK zapis ten będzie wykreślony z załącznika. IOK dokona modyfikacji w odpowiednim dla przebiegu konkursu terminie.
Pytanie 9. We wzorze umowy o dofinansowanie w par. 19 ust. 1 pkt. 2 wprowadzony jest zapis mówiący o obowiązku przekazywania przez Beneficjenta tzw. kwartalnego harmonogramu form wsparcia począwszy od daty podpisania umowy / rozpoczęcia realizacji projektu (a w przypisie wskazujecie Państwo, że należy brać pod uwagę zdarzenie, które nastąpi wcześniej). Realizacja projektów OWES się rozpoczęła, stąd też – jak rozumiemy – mamy obowiązek przekazywania harmonogramów. Jednocześnie wskazujecie Państwo, że powinniśmy ujmować w nim również takie formy wsparcia jak poradnictwo / doradztwo. Standard AKES nakłada na nas obowiązek rozpoczęcia świadczenia wsparcia w ciągu 3 dni od zgłoszenia zapotrzebowania przez zainteresowaną osobę/podmiot. W związku z tym zaistniałaby konieczność regularnej aktualizacji harmonogramów (biorąc pod uwagę fakt, że usługi realizowane są zarówno przez Beneficjenta, jak i jego Partnerów – będzie to skutkować praktycznie codzienną aktualizacją). Stąd też proponujemy, że obowiązkiem tym będą objęte pozostałe formy wsparcia, oprócz doradztwa – które często organizowane jest ad hoc (bo na tym między innymi polega wysoka jakość pracy OWES, podlegająca ocenie w AKSES). Druga kwestia związana z tą sprawą – prosimy o wskazanie adresu mail’owego, na który powinniśmy przesyłać harmonogramy, jak i terminu, w jakim pierwotny kwartalny harmonogram powinien być przesłany.
Odpowiedź zostanie udzielona w późniejszym terminie.
Pytanie 8. Jedną z kluczowych dla nas kwestii jest zdefiniowanie osób kwalifikowalnych do objęcia wsparciem w ramach tworzenia miejsc pracy. Czy mówimy tu o osobach z definicji osób zagrożonych wykluczeniem społecznym i ubóstwem czy też wyłącznie o osobach pojawiających się w definicji przedsiębiorstwa społecznego?
Przy tworzeniu miejsc pracy w PS należy kierować się definicją zwartą w Regulaminie i Wytycznych. Zgodnie z ww. za PS uważa się podmiot który m.in. spełnia warunek mówiący iż celem jego działalności jest integracja społeczna i zawodowa określonych kategorii osób wyrażona poziomem zatrudnienia. W katalogu osób definicja wskazuje:
• osoby bezrobotne, w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instrumentach rynku pracy;
• osoby, o których mowa w art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 13 czerwca 2003r. o zatrudnieniu socjalnym;
• osoby o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
Proszę zwrócić uwagę iż definicja precyzuje iż w dwóch przypadkach mają to być osoby stricte w rozumieniu ustawy tj. spełniać wszystkie wymogi określone poszczególnych zapisach ustawowych.
Pytanie 7. Czy w przypadku, w którym projekt zakłada zatrudnienie dwóch doradców biznesowych, przy czym jeden z doradców będzie zatrudniony na podstawie um. o pracę w wymiarze 160 h / m-c, a druga osoba będzie zatrudniona na um. zlecenie w wymiarze 40 h/m-c, istnieje konieczność ogłoszenia zamówienia publicznego na całą pozycję dot. doradców biznesowych, czy tylko na część właściwą dla umowy zlecenie?
Zgodnie z Podrozdziałem 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, zamówienie publiczne następuje zgodnie z:
a) ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (dalej: ustawa Pzp) – w przypadku Beneficjenta będącego podmiotem zobowiązanym do jej stosowania,
b) zasadą konkurencyjności, w przypadku:
i) Beneficjenta nie będącego podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy Pzp w przypadku zamówień publicznych przekraczających wartość 50 000,00 PLN netto (bez VAT);
ii) Beneficjenta, o którym mowa w lit a):
• w przypadku zamówień publicznych o wartości niższej od kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 000,00 PLN netto (bez VAT), lub,
• w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej od kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 000,00 PLN netto (bez VAT).
Jednocześnie, zgodnie z ustawą Pzp, nie ma ona zastosowania do umów z zakresu prawa pracy. Tym samym w przypadku zaangażowania osoby w projekcie na podstawie umowy o pracę, wówczas zamówienie publiczne, niezależnie od trybu (zgodnie z ustawą Pzp lub zasadą konkurencyjności) nie będzie miało zastosowania. Tym samym, w opinii IZ RPO WSL 2014-2020 w przypadku, gdy na danym stanowisku zaplanowano we wniosku o dofinansowanie zaangażowanie dwóch osób, z czego tylko jedna zaangażowana zostanie na podstawie umowy cywilnoprawnej, wówczas Beneficjent winien zastosować zamówienie publiczne, we właściwym dla siebie trybie, tylko na tą część wydatku, która odpowiada zaangażowaniu na podstawie umowy zlecenia.

Pytanie 6. Zgodnie z punktem 6.16.1. Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020:
„Umowa o pracę z osobą stanowiącą personel projektu obejmuje wszystkie zadania wykonywane przez tę osobę w ramach projektu lub projektów realizowanych przez beneficjenta, co jest odpowiednio udokumentowane zgodnie z pkt. 2 lit. c. Tym samym, nie jest możliwe angażowanie takiej osoby przez beneficjenta do realizacji żadnych zadań w ramach tego lub innego projektu na podstawie stosunku cywilnoprawnego, z wyjątkiem umów, w wyniku których następuje wykonanie oznaczonego dzieła”.
W świetle powyższego, czy osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę może być jednocześnie zatrudniona na podstawie umowy wolontariackiej w tym samym projekcie wykonując inne zadania niż te wynikające ze stosunku pracy?
Zgodnie z pkt. 6.10 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne) „w ramach wolontariatu nie może być wykonywana nieodpłatna praca dotycząca zadań, które są realizowane przez personel projektu dofinansowany w ramach projektu”. Jednocześnie wątpliwości IZ budzi ewentualne zaangażowanie pracownika już zatrudnionego w projekcie na podstawie umowy o pracę do realizacji innych rodzajowo czynności, w ramach wolontariatu. Zwrócić należy uwagę, iż zgodnie z Kodeksem pracy praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Dodatkowo, zgodnie z Podrozdziałem 6.16.1 pkt 1) Wytycznych, umowa o pracę z osobą stanowiącą personel projektu obejmuje wszystkie zadania wykonywane przez tę osobę w ramach projektu lub projektów realizowanych przez Beneficjenta. Wobec powyższego, w opinii IZ RPO WSL 2014-2020, nie jest możliwe wykonywanie czynności w ramach wolontariatu przez pracownika już zatrudnionego w projekcie na podstawie umowy o pracę.

Pytanie 5. Jednym z najważniejszych elementów podlegających ocenie podczas procesu akredytacji OWES była kadra kluczowa oraz kadra kierownicza OWES. W związku z powyższym, czy w przypadku zatrudniania osób wchodzących w skład kadry kluczowej oraz kadry kierowniczej OWES na umowy cywilnoprawne organizacja pozarządowa jest zobowiązana do stosowania zasady konkurencyjności?
W przypadku konieczności zastosowania zasady konkurencyjności istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, iż do pracy w projekcie będą musiały zostać zatrudnione nowe, nieakredytowane osoby. Powyższe rozwiązanie będzie niezgodne z procesem akredytacji, a tym samym może skutkować negatywnymi konsekwencjami w zakresie możliwości utrzymania akredytacji ośrodka OWES.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne), Podrozdziałem 6.5 pkt 2) udzielanie zamówienia publicznego w ramach projektu, w przypadku Beneficjenta nie będącego podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2013.907 z późn. zm., dalej: ustawa), następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności w przypadku zamówień publicznych przekraczających wartość 50 tys. PLN netto.
Tym samym będzie miała ona zastosowanie do zamówień przekraczających wskazaną powyżej kwotę, niezależnie, czy dotyczyć one będą zadań wykonywanych przez personel projektu, z którym Beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły i powtarzalny.

Zwrócić należy przy tym uwagę, iż zgodnie z zapisami podsekcji 6.5.3 pkt 5) Wytycznych zapytanie ofertowe winno zawierać co najmniej:
- „opis przedmiotu zamówienia publicznego, który nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia publicznego i został określony zakres równoważności (…),
- warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków nie jest obowiązkowe,
- kryteria oceny oferty,
- informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty,
- opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty(…)”.
W świetle powyższego Beneficjent, przy ogłoszeniu zamówienia publicznego, ma możliwość takiego sformułowania zapytania ofertowego, na podstawie którego wybrani zostaną wykonawcy spełniający wymogi wynikające z akredytacji OWES.

Pytanie 4. Po dyskusji z Partnerami naszego projektu planujemy rozpocząć realizację projektu od 01.08.2015. Czy w związku z powyższym podstawą do kwalifikowania wydatków będzie dzień 01.08.2015, czy też pierwszy dzień podpisania umowy partnerskiej?
Czy w kontekście kwalifikowalności wydatków ma znaczenie, kiedy umowa partnerska będzie podpisana?
Zgodnie z Podrozdziałem 6.1, pkt 7) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne) „Okres kwalifikowalności wydatków w ramach danego projektu określony jest w umowie o dofinansowanie(…)”. Jednocześnie załącznikiem do umowy o dofinansowanie jest umowa partnerska (jeśli projekt realizowany jest w partnerstwie). Powyższe implikuje konieczność podpisania umowy partnerskiej przed umową o dofinansowanie.
W świetle zatem przywołanych zapisów Wytycznych wydatki ponoszone przez poszczególnych aktorów partnerstwa przed podpisaniem umowy partnerskiej mogą być kwalifikowalne, o ile są zgodne z jej postanowieniami, w szczególności podziałem zadań oraz, co najważniejsze, dany projekt zostanie wybrany do dofinansowania i podpisana zostanie umowa o jego dofinansowanie.

Pytanie 3. Czy Partner projektu OWES musi przeprowadzić konkurs na stanowiska pracownicze w projekcie OWES? Poniżej opis dot. sytuacji obecnej.
Partner Projektu ma obecnie 2 pracowników, którzy prowadzą Inkubator Społecznej Przedsiębiorczości, zatrudnionych na stanowiskach pomoc administracyjna, finansowanych z budżetu miasta (umowa o pracę). Pracownicy ISP mają zakres obowiązków tożsamy z zakresem z poprzedniego projektu (jeden z pracowników wykonuje zadania dot. doradcy kluczowego, drugi specjalisty ds. ekonomii społecznej). Czy Miasto będzie musiało dokonać wyboru pracowników OWES, którzy będą zatrudnieni w ramach projektu dofinansowanego z Poddziałania 9.3.1 na zasadzie konkursu, czy jest możliwe przedłużenie umów obecnym pracownikom, którzy są zatrudnieni na stanowiskach pomoc administracyjna. Miasto zakłada, że w ramach OWES u Partnera projektu będą zatrudnione 2 osoby: doradca kluczowy oraz specjalista ds. ekonomii społecznej.
Zgodnie z Podrozdziałem 6.2 pkt 1) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne) „ocena kwalifikowalności wydatku polega na analizie jego poniesienia z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i prawa krajowego”. Dalej Wytyczne, w podsekcji 6.16.1 pkt 2) wskazują, iż wynagrodzenie pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę jest kwalifikowalne jeśli m. in. pracownik jest zatrudniony lub oddelegowany w celu realizacji zadań związanych bezpośrednio z realizacją projektu. Powyższe powoduje konieczność udokumentowania zatrudnienia w projekcie postanowieniami umowy o pracę lub zakresem czynności pracownika lub opisem stanowiska pracy.
Z uwagi na powyższe to Beneficjent winien rozstrzygnąć kwestię, czy zaangażowanie osób dotychczas stanowiących personel projektu realizowanego w perspektywie finansowej 2007-2013 wymagać będzie ogłoszenia konkursu w świetle przepisów odrębnych. W tym zakresie bowiem Wytyczne nie zawierają szczegółowych uwarunkowań z zastrzeżeniem konieczności ponoszenia wydatków zgodnie z prawem wspólnotowym i krajowym.

Pytanie 2. Czy w kosztach bezpośrednich można uwzględnić koszty czynszu i mediów dot. powierzchni OWES, która jest wykorzystywana na potrzeby projektu jako sale szkoleniowe, salki na doradztwo? Czy można całość kosztów związanych z czynszem i mediami podzielić proporcjonalnie w zależności jaką powierzchnię zajmują biura (to będą koszty pośrednie) oraz część, która jest wykorzystywana na spotkania, szkolenia itp. (to będą koszty bezpośrednie).
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne), Podrozdziałem 8.3 pkt 1), koszty projektu przedstawiane są we wniosku w formie budżetu zadaniowego. Dalej ten sam dokument wskazuje, w pkt 2), iż budżet zadaniowy oznacza przedstawienie kosztów kwalifikowalnych projektu w podziale na zadania merytoryczne w ramach kosztów bezpośrednich oraz koszty pośrednie. Jednocześnie w Podrozdziale 8.4 Wytycznych wskazano jednoznacznie, iż koszty pośrednie stanowią koszty administracyjne związane z obsługą projektu. Wytyczne również zawierają katalog wydatków zaszeregowanych do kategorii kosztów pośrednich, które nie mogą zostać wykazane jako koszty bezpośrednie.
Definicja kosztów pośrednich zawarta w Wytycznych obejmuje wszystkie koszty administracyjne związane z obsługą projektu, których szczegółowy, choć otwarty katalog został wskazany w Wytycznych. Wydatki objęte tą definicją nie mogą zostać wykazane w ramach kosztów bezpośrednich. Koszty pośrednie obejmują m.in. koszty personelu zaangażowanego w zarządzanie i obsługę projektu. W praktyce dotyczy to czynności takich jak np.:
• Koordynowanie i nadzorowanie projektu,
• Rozliczanie, w tym monitorowanie,
• Organizacja wparcia w ramach projektu, w tym organizacja szkoleń i doradztwa (ale nie prowadzenie szkoleń i doradztwa),
• Prowadzenie rekrutacji w ramach projektu, w szczególności wyszukiwanie i informowanie uczestników projektu i prowadzenie spotkań informacyjnych o projekcie oraz koszt ogłoszeń rekrutacyjnych w mediach, na plakatach i ulotkach (ale nie koszt personelu udzielającego wsparcia i identyfikującego potrzeby grupy docelowej przy rekrutacji, np. psychologa, o ile w ogóle koszt taki jest uzasadniony specyfiką danego projektu),
• Informowanie o projekcie i jego promocja, w tym prowadzenie strony internetowej o projekcie oraz prawidłowe oznakowanie projektu,
• Obsługa kadrowa, księgowa i finansowa,
• Obsługa sekretariatu i kancelarii,
• Obsługa prawna, w tym w zakresie prowadzenia procedury zamówień publicznych.

Pytanie 1. Czy jest potrzeba dodatkowego podpisywania z przedstawicielami organizacji pozarządowych, którzy będą brali udział w projekcie tzw. porozumień infrastrukturalnych dot. nieodpłatnego użyczenia/wynajęcia sal?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne), Podrozdziałem 6.10, pkt 2):
„Wkład niepieniężny powinien być wnoszony przez Beneficjenta ze składników jego majątku lub majątku innych podmiotów, jeżeli możliwość taka wynika z przepisów prawa oraz zostanie to ujęte w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie(…)”. Dalej Wytyczne wskazują na:
- konieczność należytego potwierdzenia wartości wkładu niepieniężnego dokumentami o wartości dowodowej równoważnej fakturom;
- fakt, iż wartość wkładu niepieniężnego nie może przekraczać stawek rynkowym.
Powyższe warunki muszą być spełnione w celu właściwego wniesienia do projektu wkładu niepieniężnego. Natomiast w gestii Beneficjenta pozostaje sposób wywiązania się z powyższych wymogów.