Serwis Regionalnego Programu
Województwa Śląskiego
RPO WSL 2014-2020

Pytanie 1. Jak powinien wyglądać kod księgowy w JST na dokumentach po zamknięciu ksiąg rachunkowych jeśli jakiś wydatek został uznany za niekwalifikowalny lub jego część? Czy można prosić o podanie przykładów?

Pytanie 2. A jeśli projekt jest zakończony i księgi rachunkowe zamknięte to jeśli przeksięguję np. z paragrafów z końcówkami 7 i 9 na 0 to w sprawozdaniu na paragrafach z 7 i 9 wyjdzie mi minus. 

Zbiorcza odpowiedź na pytanie nr 1 i 2.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Ten zapis ustawy stwarza problemy Beneficjentom, którym umowa pozwala na zaliczenie do wydatków kwalifikowanych wydatków poniesionych w latach poprzednich. Wielu beneficjentów może w związku z tym występować o pokrycie wydatków poniesionych w latach 2017 - 2019 roku na podstawie umowy podpisywanej w 2020 r. Biorąc jednak pod uwagę zapisy ustawy o rachunkowości Beneficjent nie ma w takiej sytuacji żadnej prawnej, ani technicznej możliwości aby wyodrębnić zapisy księgowe dotyczące wydatków z lat poprzednich. Lata 2017 i 2018 są już na pewno nieodwracalnie zamknięte. Rok 2019 w wielu przypadkach również. Powstaje zatem pytanie jak Beneficjent ma spełnić warunek wyodrębnienia księgowego wydatków. Z pewnością nie może otworzyć ksiąg i dokonać korygujących zapisów księgowych. Z wytycznych wynika, że nie mogąc dokonywać przeksięgowań, Beneficjent może zastosować odpowiedni kod księgowy, czyli odpowiednio oznaczyć dokumenty oraz sporządzić ich zestawienie w określonej formie. Fakturę trzeba opisać zgodnie z wymaganiami programu operacyjnego oraz umieścić na niej dodatkowo numer przyporządkowany jej w zestawieniu. W aneksie do polityki rachunkowości opisującym zasady ewidencji wydatków z danego projektu należy umieścić odpowiednią adnotację o kodzie nadanym wydatkom w realizowanym projekcie, dotyczącym lat poprzednich, np.: „Operacjom gospodarczym, które miały miejsce w latach 2017 – 2019 zostaje przyporządkowany kod XXXXX, którym zostaną oznaczone dokumenty potwierdzające poniesione wydatki kwalifikowane w projekcie”. Wydatki te zostaną ujęte w odrębnym zestawieniu.Problemy z wyodrębnioną ewidencją mogą się pojawiać również w innych sytuacjach. Jeżeli kontrola zakwestionuje pewne wydatki jako niezwiązane z projektem, może powstać potrzeba wyksięgowania tych wydatków z kont księgowych przyporządkowanych do projektu. W takiej sytuacji należy przeanalizować możliwość dokonania zmian w ewidencji księgowej na zasadach opisanych powyżej. Jeżeli dotyczy to lat zatwierdzonych – należy zastosować pozaksięgowy wyodrębniony kod. Jeśli dotyczy to roku bieżącego lub niezatwierdzonego – należy dokonać stosownych przeksięgowań.

Konto – 133 –„ Rachunek budżetu”

Konto 133 służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na bankowych rachunkach budżetu. Zapisy na koncie 133 są dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić zgodność zapisów między jednostką a bankiem. W razie stwierdzenia błędu w dokumencie bankowym sumy księguje się zgodnie z wyciągiem, natomiast różnicę wynikającą z błędu odnosi się na konto 240, jako „sumy do wyjaśnienia”. Różnicę tę wyksięgowuje się na podstawie dokumentu bankowego zawierającego prostowanie błędu.Na stronie Wn. Konta 133 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunek budżetu.
W ewidencji szczegółowej na stronie Wn konta 133 w korespondencji z kontem 901 ujmuje się:
- otrzymane środki pochodzące ze źródeł zagranicznych nie podlegających zwrotowi, środki te ujmuje się z oznaczeniem paragrafu czwartej cyfry- „1”,
- otrzymane środki na współfinansowanie programów realizowanych ze środków bezzwrotnych pochodzących z Unii Europejskiej, środki te ujmuje się z oznaczeniem czwartej cyfry– „2”
- otrzymane środki na realizację PROJEKTÓW w zakresie budżetu środków europejskich środki te ujmuje się z oznaczeniem paragrafu czwartej cyfry- „7’
- otrzymane środki pochodzące z budżetu Państwa na realizację PROJEKTÓW, środki te ujmuje się z oznaczeniem paragrafu czwartej cyfry - „9’.
Na stronie Ma konta 133 ujmuje się wypłaty z rachunku budżetu (w tym: przekazanie środków na realizację wydatków do jednostek budżetowych, zwroty niewykorzystanych środków przekazanych na realizację projektów).Saldo Wn konta 133 oznacza stan środków pieniężnych na rachunku budżetu, saldo Ma konta 133 – kwotę wykorzystanego kredytu bankowego na rachunku budżetu.

Konto- 223 – „Rozliczenia wydatków budżetowych”

Konto 223 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu dokonanych przez te jednostki wydatków budżetowych. Na stronie Wn konta 223 ujmuje się środki przekazane z rachunku budżetu na pokrycie wydatków (realizowanego PROJEKTU z oznaczeniem odpowiednio czwartej cyfry paragrafu przekazanych środków), w korespondencji z kontem 133. Na stronie Ma konta 223 ujmuje się wydatki dokonane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek, w korespondencji z kontem 902. Ewidencję szczegółową do konta 223 prowadzi się w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu przekazanych na ich rachunki środków pieniężnych przeznaczonych na pokrycie realizowanych przez nie wydatków budżetowych. Saldo Wn konta 223 oznacza stan przekazanych i niewykorzystanych na wydatki środków na rachunkach bieżących jednostek budżetowych.

Konto 901 – „Dochody budżetu”

Konto 901 służy do ewidencji dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Na stronie Wn konta 901 ujmuje się przeniesienie, w końcu roku, sumy dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego na konto 961. Na stronie Ma konta 901 ujmuje się dochody budżetu. W ewidencji szczegółowej na stronie Ma konta 901 w korespondencji z kontem 133 ujmuje się:
- otrzymane środki pochodzące ze źródeł zagranicznych nie podlegających zwrotowi, środki te ujmuje się z oznaczeniem czwartej cyfry paragrafu „1”,
- otrzymane środki na współfinansowanie programów realizowanych ze środków bezzwrotnych pochodzących z Unii Europejskiej, środki te ujmuje się z oznaczeniem czwartej cyfry – „2”
- otrzymane środki na realizację PROJEKTÓW w zakresie budżetu środków europejskich, środki te ujmuje się z oznaczeniem czwartej cyfry paragrafu - „7’
- otrzymane środki pochodzące z budżetu Państwa na realizację PROJEKTÓW, środki te ujmuje się z oznaczeniem czwartej cyfry paragrafu - „9”.
Na kontach analitycznych konta 901 ujmuje się dochody budżetu według podziałek klasyfikacji budżetowej. Saldo ma konta 901 oznacza sumę osiągniętych dochodów budżetu za dany rok obrotowy. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 901 przenosi się na konto 961. Dochody zaewidencjonowane na koncie 901 i koncie 133 pod datą ostatniego dnia roku ujmuje się w księgach jednostki budżetowej – Urząd Miasta. Konto 902 służy do ewidencji dokonanych wydatków budżetowych. Na stronie Wn konta 902 ujmuje się w szczególności wydatki:
1/ jednostek budżetowych na podstawie ich sprawozdań finansowych, w korespondencji z kontem 223.
2/ realizowane z kredytu uruchomionego w formie realizacji zleceń płatniczych, w korespondencji z kontem 134
3/ ORGANU w korespondencji z kontem 133. Na kontach analitycznych wydatków ORGANU ujmuje się wydatki realizowane z konta budżetu (odsetki od kredytów i pożyczek, wydatki związane z obsługą kredytu, zwroty dotacji z lat ubiegłych) według podziałek klasyfikacji budżetowej. Pod datą ostatniego dnia roku w celu prawidłowej ewidencji wydatki ORGANU ujmowane są w księgach jednostki budżetowej – Urzędu Miasta. Na stronie Ma konta 902 ujmuje się przeniesienie na koniec roku sumy wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego na konto 961. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 902 umożliwia ustalenie stanu poszczególnych wydatków budżetu według podziałek klasyfikacji budżetowej. Saldo Wn konta 902 oznacza sumę wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego za dany rok. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 902 przenosi się na konto 961.

Konto 960 – „ Skumulowane wyniki budżetu”

Konto 960 służy do ewidencji stanu skumulowanych wyników budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Konto 960 w ciągu roku jest przeznaczone do ewidencji operacji dotyczących zmniejszenia lub zwiększenia skumulowanych wyników budżetu jednostki samorządu terytorialnego. W szczególności po stronie Wn lub Ma konta 960 ujmuje się, pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu, odpowiednio przeniesienia sald kont 961 i 962. Saldo Wn konta 960 oznacza stan skumulowanego deficytu budżetu, a saldo Ma konta 960 – stan skumulowanej nadwyżki budżetu.

Konto – 961 „Wynik wykonania budżetu”

Konto 961 służy do ewidencji wyniku wykonania budżetu, czyli deficytu lub nadwyżki. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Wn konto 961 ujmuje się przeniesienie poniesionych w ciągu roku wydatków budżetu, odpowiednio w korespondencji z kontem 902 oraz niewykonanych wydatków w korespondencji z kontem 903.Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Ma konta 961 ujmuje się przeniesienie zrealizowanych w ciągu roku dochodów budżetu, odpowiednio w korespondencji z kontem 901.W ewidencji szczegółowej do konta 961 wyodrębnia się źródła zwiększeń i rodzaje zmniejszeń wyniku wykonania budżetu, stosownie do potrzeb sprawozdawczości. Na koniec roku konto 961 może wykazywać saldo Wn lub saldo Ma. Saldo Wn oznacza stan deficytu budżetu, a saldo Ma stan nadwyżki.W roku następnym, pod datą zatwierdzenia budżetu, saldo konta 961 przenosi się na konto 960.

Zgodnie z ROZPORZĄDZENIEM MINISTRA ROZWOJU I FINANSÓW z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej

Korekty sprawozdań

§ 27.
1. Korekty danych dotyczących poprzednich okresów sprawozdawczych uwzględnia się odpowiednio w sprawozdaniach sporządzanych za bieżący okres sprawozdawczy, z uwzględnieniem § 9 ust. 6 rozporządzenia.
2. Sprawozdania za IV kwartały i łączne sprawozdania roczne mogą być korygowane w terminie do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku budżetowym. Przekazując korektę sprawozdania należy dołączyć wyjaśnienie przyczyny dokonywania korekty.

Sprawozdanie Rb-28UE z wykonania planu wydatków budżetu środków europejskich, z wyłączeniem wydatków na realizację Wspólnej Polityki Rolnej

§ 7.
1. Korekty danych dotyczących poprzednich okresów sprawozdawczych uwzględnia się odpowiednio w sprawozdaniach sporządzanych za bieżący okres sprawozdawczy, z uwzględnieniem § 9 ust. 6 rozporządzenia.
2. Łączne sprawozdania roczne mogą być korygowane w terminie do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku budżetowym. Przekazując korektę sprawozdania należy dołączyć wyjaśnienie przyczyny dokonywania korekty.

Opracowane przez panią Gabrielę Suski-Borek