Serwis Regionalnego Programu
Województwa Śląskiego
RPO WSL 2014-2020

Pytanie 24. Czy ewidencja księgowa przekazanej dotacji na rachunek budżetu ma również być uwzględniona na wszystkich kontach budżetu, tj. 133, 223, 901 czy wystarczająca jest tylko ewidencja na kontach jednostki budżetowej z konta, z którego faktycznie realizuje się projekt?
Odpowiedź, 8.11.2017 r.
Ewidencja księgowa środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej w jednostce budżetowej uzależniona jest od sposobu przepływu tych środków, a także od sposobu dokonywania związanych z tym płatności. Ewidencja ta przebiegać może w różny sposób, przy czym należy mieć na uwadze, że beneficjentem środków pochodzących z budżetu UE jest jednostka samorządu terytorialnego, nie zaś jednostka budżetowa, jak również, że środki budżetu ze środków europejskich są dla jednostek samorządu terytorialnego dochodem budżetu. Ewidencja księgowa przekazanej dotacji powinna więc być uwzględniana na kontach 133, 223 i 901 budżetu.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 23. Co zrobić, gdy w projekcie konkursowym w danym okresie wystąpił przychód w jednostce budżetowej? Jak go ująć w księgach projektu, gdy jeszcze nie wpłynął?
Odpowiedź, 8.11.2017 r.
Zgodnie z treścią Wytycznych w zakresie zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód i projektów hybrydowych na lata 2014-2020, pod pojęciem przychodu rozumie się wpływy środków pieniężnych z bezpośrednich wpłat dokonywanych przez użytkowników za towary lub usługi zapewniane przez daną operację, jak np. opłaty ponoszone bezpośrednio przez użytkowników za użytkowanie infrastruktury, sprzedaż lub dzierżawę gruntu lub budynków lub opłaty za usługi. Powyższe oznacza, że w księgach projektu przychód powinien być ujmowany kasowo.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 22. Czy koszty kwalifikowalne w części pokryte wkładem własnym do projektu są kosztami uzyskania przychodu?
Odpowiedź, 8.11.2017 r.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 56 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (analogiczną regulację zawiera art. 16 ust. 1 pkt 58 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków i kosztów bezpośrednio sfinansowanych z dochodów (przychodów), o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 46, 47a, 47d, 116, 122, 129, 136 i 137 tej ustawy. Powyższe oznacza, że wydatki, które są związane z realizacją projektów unijnych, ale które ponoszone są w ramach tzw. wkładu własnego (tj. nie są finansowane z dotacji otrzymanych ze środków europejskich oraz ze środków budżetu państwa, lecz ze środków własnych beneficjenta), o ile będą spełniać będą przesłanki, o których mowa w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), będą stanowić koszty uzyskania przychodu.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 21. Kwalifikowalność kosztów amortyzacji zakupu tablicy interaktywnej dla szkoły i jej prawidłowe rozliczenie.
Odpowiedź, 8.11.2017 r.
Wydatki poniesione na zakup środków trwałych, których wartość netto jest równa lub wyższa niż 3.500 zł., a które nie są bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu, lecz są jedynie wykorzystywane w celu wspomagania procesu wdrażania projektu, mogą być kwalifikowalne wyłącznie w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym za okres, w którym były wykorzystywane na rzecz projektu. Jeśli w okresie tym środki trwałe wykorzystywane są wyłącznie dla potrzeb projektu, wydatki rozlicza się do wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym za ten okres. Jeśli jednak w danym okresie przedmiotowe środki trwałe są wykorzystywane także do innych zadań niż założone w projekcie, wydatki na ich zakup kwalifikują się do współfinansowania w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym dokonanym w okresie realizacji projektu, proporcjonalnie do ich wykorzystania w celu realizacji projektu. W obu przypadkach należy dodatkowo stosować procedury określone w sekcji 6.12.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 20. Czy wkład własny w ramach kosztów pośrednich ponoszony z odrębnego źródła jest refundowany na to konto z konta projektowego po wypracowaniu kosztów pośrednich?
Odpowiedź, 8.11.2017 r.
Koszty pośrednie rozliczane są z wykorzystaniem stawek ryczałtowych i stanowią określony w umowie o dofinansowanie procent kosztów bezpośrednich. Wkład własny może być wniesiony przez beneficjenta zarówno w ramach kosztów bezpośrednich jak i w ramach kosztów pośrednich. W przypadku wniesienia wkładu własnego w ramach kosztów pośrednich, kwota kosztów pośrednich przysługująca beneficjentowi w formie dofinansowania (refundacja na konto beneficjenta) zostanie odpowiednio pomniejszona. Instytucja Zarządzająca nie dokonuje refundacji kosztów pośrednich wniesionych przez beneficjenta w ramach wkładu własnego do projektu.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 19. Kary umowne a kwalifikowalność wydatku (potrącenie z faktury noty obciążeniowej - kara umowna za nieterminowe prace budowlane).
Odpowiedź, 8.11.2017 r.
Zgodnie z Podrozdziałem 6.4 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków, z zastrzeżeniem szczegółowych warunków i procedur ponoszenia wydatków określonych przez Instytucję Zarządzającą w SZOOP, regulaminie konkursu, dokumentacji dotyczącej wyboru projektów konkursowych lub w umowie o dofinansowanie, do współfinansowania kwalifikuje się wydatek, który został faktycznie poniesiony przez beneficjenta, przy czym pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego (obciążenie rachunku bankowego beneficjenta kwotą transakcji). Od zasady tej Wytyczne wprowadzają kilka wyjątków, z których jeden dotyczy potrącenia występującego w sytuacji, gdy dwie strony są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, zgodnie z art. 498-508 Kodeksu cywilnego. Jeśli zatem w danym przypadku można uznać, że takie potrącenie następuje (beneficjent jest dłużnikiem dostawcy w zakresie wartości prac budowlanych i jednocześnie wierzycielem w zakresie kwoty kary umownej), i jednocześnie spełnia ono warunki, o których mowa w ww. przepisach Kodeksu cywilnego, możliwe będzie uznanie za kwalifikowalny wydatku poniesionego na zakup usługi budowlanej w pełnej wysokości, tj. bez względu na fakt potrącenia kwoty kary umownej.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 18. Jak należy archiwizować dokumenty projektowe?
Odpowiedź, 17.10.2017 r.

Zasady przechowywania dokumentacji projektowej reguluje umowa o dofinansowanie. Zgodnie z jej zapisami, Beneficjent zobowiązuje się przechowywać dokumentację projektową:

a) w zakresie projektów finansowanych z EFRR - przez okres 2 lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków do Komisji Europejskiej, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończenia projektu (informację o dacie rozpoczęcia tego okresu Beneficjent otrzyma od IZ; obowiązkowi przechowywania podlega m.in. umowa wraz z załącznikami, wnioski o płatność i dokumentacja księgowa związana ze zrealizowanym projektem oraz dokumentacja związana z udzieleniem zamówień publicznych). Dokumenty dotyczące trwałości projektu (m.in. dokumenty potwierdzające utrzymanie wskaźników i celów projektu) Beneficjent przechowuje, udostępnia i archiwizuje przez okres 5 lat (lub 3 lat w przypadkach dotyczących utrzymania inwestycji lub miejsc pracy stworzonych przez MŚP) od dnia dokonania płatności końcowej na rzecz Beneficjenta lub przez okres obowiązujący zgodnie z zasadami pomocy państwa, 

b) w zakresie projektów finansowanych z EFS – przez okres 5 lat począwszy od dnia zakończenia projektu, przy czym IZ może przedłużyć ten termin na dalszy czas oznaczony informując Beneficjenta o tym fakcie odrębnym pismem,

c) w każdym z ww. sytuacji:
- w przypadku projektów objętych pomocą publiczną okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat począwszy od dnia, w którym przekazano pomoc,
- mogą wystąpić sytuacje uzasadniające konieczność przedłużenia ww. terminów, w takim jednak przypadku IZ powiadamia pisemnie Beneficjenta o tym fakcie przed ich upływem.

Dokumenty należy przechowywać w siedzibie Beneficjenta. W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentów albo zawieszenia lub zaprzestania działalności w ww. terminach, istnieje obowiązek poinformowania IZ o adresie nowego miejsca przechowywania dokumentacji projektowej. Dokumentacja projektowa powinna być przechowywana w oryginalnej formie.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 17. W jednostce przyjęto zasadę, że do ewidencji środków trwałych wprowadzić to, co ma wartość wyższą niż 3.500,00; we wniosku o dofinansowanie przewidziano zakup mebli o wartości poniżej 3.500,00, czy będzie to koszt kwalifikowalny? Wniosek dotyczący 10.1 infrastruktura ochrony zdrowia.
Odpowiedź, 17.10.2017 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków, wydatki poniesione na zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w celu wspomagania procesu wdrażania projektu o wartości początkowej równej lub wyższej niż 3.500 zł netto mogą być kwalifikowalne wyłącznie w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym za okres, w którym były one wykorzystywane na potrzeby projektu. Powyższe a contrario oznacza, że – przy założeniu spełnienia pozostałych warunków kwalifikowalności oraz o ile jest to zgodne z obowiązującą u Beneficjenta polityką rachunkowości – wydatki na zakup środków trwałych o wartości niższej niż 3.500 zł netto mogą być uznane za wydatki kwalifikowalne w pełnej wysokości.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 16. Czy Beneficjent może z kosztów pośrednich sfinansować zakup doposażenia stanowiska pracy np. nowy komputer, meble, w sytuacji kiedy personel jest wynagradzany dodatkiem z tytułu obsługi projektu?
Odpowiedź, 17.10.2017 r.
Zgodnie z pkt 2 podrozdziału 8.4 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków, koszty pośrednie w projektach finansowanych z EFS stanowią koszty administracyjne związane z obsługą projektu (koszty koordynatora lub kierownika projektu oraz innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie, rozliczanie, monitorowanie projektu lub prowadzenie innych działań administracyjnych, koszty personelu obsługowego, koszty obsługi księgowej, itd.). W ramach kosztów pośrednich nie wykazuje się zatem kosztów związanych z zaangażowaniem personelu projektu. Jeśli chodzi o wyposażenie stanowiska pracy personelu projektu natomiast, to zgodnie z treścią Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków, koszty takie są kwalifikowalne wyłącznie w przypadku personelu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej pół etatu. W przypadku personelu projektu zaangażowanego na podstawie stosunku pracy w wymiarze poniżej pół etatu lub na podstawie innych form zaangażowania, koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy są niekwalifikowalne.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 15. Czy można z kosztów pośrednich zrefundować część dodatkowego wynagrodzenia rocznego, która wynika z dodatku dla pracownika, który otrzymywał za projekt?
Odpowiedź, 17.10.2017 r.
Zgodnie z pkt 2 podrozdziału 8.4 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków, koszty pośrednie w projektach finansowanych z EFS stanowią koszty administracyjne związane z obsługą projektu. W ramach kosztów pośrednich nie wykazuje się zatem kosztów zaangażowania personelu projektu. Dodatkowe wynagrodzenie roczne personelu projektu może być kwalifikowalne w ramach kosztów bezpośrednich pod warunkiem, że wynika z przepisów prawa pracy oraz odpowiada proporcji, w której wynagrodzenie zasadnicze będące podstawą jego naliczenia jest rozliczane w ramach projektu.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 14. Czy wynagrodzenie w ramach kosztów pośrednich musi być dokumentowane?
Odpowiedź, 17.10.2017 r.
Wynagrodzenie wypłacane przez Beneficjenta w ramach kosztów pośrednich powinno być dokumentowane zgodnie z zasadami obowiązującymi u Beneficjenta oraz w zależności od stosowanej przez niego formy prowadzenia ewidencji księgowej (pełna księgowość, podatkowa księga przychodów i rozchodów, itd.). Zgodnie z treścią Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków (sekcja 6.6.2 pkt 2) oraz treścią „Wymagań w odniesieniu do wyodrębnionej ewidencji księgowej” stanowiących załącznik do wzoru Umowy o dofinansowanie projektu współfinansowanego ze środków EFS w ramach RPO WSL na lata 2014-2020, w przypadku kosztów pośrednich nie ma obowiązku prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków ani też gromadzenia oraz opisywania dokumentów księgowych na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki objęte uproszczoną metodą rozliczeń. Zapis ten jednak dotyczy i reguluje jedynie obowiązki Beneficjenta względem IZ, nie zwalnia natomiast Beneficjenta z żadnych innych obowiązków dokumentacyjnych nałożonych na niego mocą odrębnych przepisów.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 13. Czy w danym okresie (3 miesiące) we wniosku można wykazać więcej kosztów pośrednich niż procent z umowy?
Odpowiedź, 17.10.2017 r.
Zgodnie z podrozdziałem 6.6.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków, wydatki rozliczane metodą uproszczoną traktowane są jako wydatki poniesione, a ich weryfikacja polega na sprawdzeniu czy beneficjent prawidłowo zastosował określoną wysokość stawki ryczałtowej wynikającą z umowy o dofinansowanie oraz czy prawidłowo wykazał kwotę wydatków będących podstawą do wyliczenia stawek ryczałtowych. Z powyższego wynika, że Beneficjent rozliczając projekt w danym wniosku o płatność posługuje się zawsze wartością procentową kosztów pośrednich zawartą w umowie o dofinansowanie. A podstawą do zatwierdzenia kosztów pośrednich wykazywanych we wniosku o płatność w danej wysokości jest wartość zatwierdzonych w tym wniosku wydatków bezpośrednich. Powyższe oznacza, że wartość kosztów pośrednich zależy od wartości rozliczanych kosztów bezpośrednich i nie ma możliwości rozliczenia tego rodzaju kosztów w wysokości wyższej niż odpowiadająca procentowi rozliczonych kosztów bezpośrednich.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 12. Czy dotacje otrzymane na koszty winny być uwzględniane w mianowniku do wyliczenia współczynnika do odliczania VAT?
Odpowiedź, 17.10.2017 r.
Zasady dokonywania częściowego odliczenia podatku VAT regulują przepisy art. 86 ust. 2a-2h oraz art. 90-91 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tymi przepisami, w przypadku nabycia towarów i usług wykorzystywanych zarówno do celów działalności gospodarczej jak i do celów innych niż działalność gospodarcza, gdy przypisanie tych towarów i usług w całości do działalności gospodarczej nie jest możliwe, kwotę podatku VAT naliczonego przypadającego do odliczenia oblicza się zgodnie ze sposobem określenia zakresu wykorzystania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej zwanym sposobem określenia proporcji. Sposób określenia proporcji powinien najbardziej odpowiadać specyfice prowadzonej przez podatnika działalności oraz dokonywanych przez niego nabyć, co ma miejsce wtedy gdy sposób ten zapewnia dokonanie odliczenia podatku naliczonego wyłącznie w odniesieniu do części kwoty podatku naliczonego proporcjonalnie przypadającej na wykonywane w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowane oraz obiektywnie odzwierciedla część wydatków przypadającą na działalność gospodarczą oraz cele inne niż działalność gospodarcza. Ustawa o VAT nie zawiera żadnych konkretnych wzorów wyliczenia współczynnika, a jedynie przepis, wskazujący przykładowe dane jakie podatnik może wykorzystać przy wyborze sposobu określenia proporcji. Zgodnie z art. 86 ust. 2c pkt 3 ustawy o VAT, przy wyborze sposobu określenia proporcji podatnik może wykorzystać m.in. roczny obrót z działalności gospodarczej w rocznym obrocie podatnika z działalności gospodarczej powiększonym o otrzymane przychody z innej działalności, w tym wartość dotacji, subwencji oraz innych dopłat o podobnym charakterze, otrzymanych na sfinansowanie wykonywanej przez tego podatnika działalności innej niż gospodarcza. W przypadku zatem, gdy dotacje, o których mowa w pytaniu powinny być uznane za dotacje otrzymane przez podatnika na sfinansowanie wykonywania przez niego działalności innej niż działalność gospodarcza (co należy ustalić indywidualnie w oparciu o analizę prowadzonej przez Beneficjenta działalności), dotacje takie co do zasady mogą/powinny mieć wpływ na wyliczenie współczynnika częściowego odliczenia podatku VAT naliczonego. W odniesieniu do Beneficjentów będących jednostkami samorządu terytorialnego, samorządowymi lub państwowymi instytucjami kultury oraz uczelniami publicznymi i instytutami badawczymi należy mieć na uwadze również regulacje Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2015 r. w sprawie sposobu określania zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej w przypadku niektórych podatników (Dz.U. z 2015 r., poz. 2193). 

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską 
Pytanie 11. Zamieszczenie wzorów dokumentów dla kosztów personelu (protokół, umowa zlecenie, karta czasu pracy).
Odpowiedź, 17.10.2017 r.
Nie istnieje żaden obowiązujący wzór dokumentów dla potrzeb rozliczania kosztów personelu. Dokumenty takie każdy Beneficjent opracowuje we własnym zakresie uwzględniając specyfikę prowadzonej przez siebie działalności oraz specyfikę realizowanego projektu i zakres wymagań z tym związanych.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską

Pytanie 10. Czy opis dokumentu księgowego może zostać umieszczony w załączniku, jeśli na ww. dokumencie zostanie umieszczona adnotacja o nim, nawet w przypadku, gdy obszar dokumentu nie został maksymalnie zapełniony, ale na ww. dokumencie są już inne opisy? Czy też załącznik opisujący dokument księgowy może być stosowany tylko w przypadku maksymalnego wykorzystania obszaru ww. dokumentu? To w takim przypadku proszę określić  maks. wykorzystania obszaru dokumentu do opisu. I czy do faktur można każdorazowo załączać opis do faktur na osobnej kartce, żeby nie skreślać kilkanaście razy na fakturę zapisów? - utrudnia to ostateczną weryfikację oraz weryfikację przez inne organy (np. Urząd Skarbowy).

Odpowiedź, 12.10.2017 r. 

Stanowisko Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
Informacje dotyczące opisu faktury zawierają następujące dokumenty:

1)            „Instrukcja wypełniania wniosku o płatność dla projektu dofinansowanego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego”,
2)            „Przewodnik dla beneficjentów EFRR RPO WSL 2014-2020”,
3)            Umowa o dofinansowanie.

Zgodnie z § 6 ust. 10 pkt. 2 umowy o dofinansowanie, Beneficjent zobowiązany jest m.in. do stosowania zasad określonych w Przewodniku dla beneficjentów EFRR RPO WSL 2014-2020, zgodnie z którym stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

Natomiast Przewodnik dla beneficjentów EFRR RPO WSL 2014-2020 jasno informuje: „Na oryginale każdej faktury lub dokumencie o równoważnej wartości dowodowej należy umieścić opis zgodnie z wzorem opisu faktury będącym załącznikiem do Instrukcji wypełniania wniosku o płatność (…) W przypadku, gdy dokument księgowy nie zawiera wystarczająco miejsca na kompletny opis, dopuszczalne jest umieszczenie części opisu na dodatkowej kartce złączonej w trwały sposób z oryginałem dokumentu. W takim przypadku na oryginale dokumentu należy umieścić odpowiednią adnotację, np.: „opis do faktury w załączniku” (…) UWAGA! W sytuacji gdy opis dowodu księgowego wykonany przez beneficjenta wymaga poprawy, nie należy używać korektorów lub podobnych materiałów piśmienniczych, a poprawy dokonać poprzez skreślenie nieprawidłowego zapisu, wskazanie prawidłowego, i zaparafowanie przez osobę upoważnioną wraz ze wskazaniem daty modyfikacji. W przypadku korygowania błędów na dokumentach - należy do systemu LSI załączyć skorygowaną wersję danego dokumentu bez usuwania wersji podstawowej. Należy więc pamiętać, że niedopuszczalne jest usuwanie z systemu LSI wcześniej załączonych dokumentów, które w związku z koniecznością uzupełnienia lub korekty zapisów zostały zmienione”.

Beneficjent realizujący projekt w ramach RPO WSL 2014-2020 jest zobowiązany do jego realizacji z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wytycznymi Instytucji Zarządzającej. Dotyczy to również opisu faktury, który musi być jasny, czytelny oraz zgodny z ww. dokumentami. Instytucja Zarządzająca nie może określić maksymalnego wykorzystania obszaru faktury, dlatego Beneficjent, mając powyższe na uwadze, podejmuje ostateczną decyzję. Jeżeli uzna, że miejsce na dokumencie księgowym nie jest wystraczające na ewentualne poprawki, może zgodnie z powyżej zacytowanymi dokumentami, umieścić opis na dodatkowej kartce złączonej w trwały sposób z oryginałem dokumentu, z zastrzeżeniem, że pierwotne załączniki nie zostaną usunięte z systemu LSI.

Stanowisko przedstawione w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego odnosi się do załącznika do umowy pn. „Wymagania w odniesieniu do wyodrębnionej ewidencji księgowej” i należy zakładać, że w interesującym nas zakresie mówi, że:

„W przypadku braku wystarczającej ilości miejsca na dokumencie finansowym zaleca się zamieścić wszystkie niezbędne informacje na dodatkowej kartce papieru oznaczając jako załącznik do dokumentu finansowego nr…., a na dokumencie głównym zapis o treści: „opis niniejszego dokumentu zamieszczono na załączniku”. Obie kartki (dokument i załącznik) należy trwale spiąć.”

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego
Pytanie 9. Czy podrozdział 6.13 "Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków (…)" dotyczy również Beneficjentów rozumianych jako Uczestników projektu, którzy otrzymują pomoc de minimis np. dotacje na założenie działalności gospodarczej?
Odpowiedź, 18.09.2017 r.
Zgodnie z pkt 6 Rozdziału 4 Wytycznych:Zgodnie z pkt 6 Rozdziału 4 Wytycznych:
„Wytyczne nie mają zastosowania do wydatków ponoszonych przez uczestników projektów i ostatecznych odbiorców, z zastrzeżeniem podrozdziału 6.20 Wytycznych”.

Problem polega na tym, że nowa wersja Wytycznych nie zawiera podrozdziału 6.20. W poprzedniej wersji podrozdział 6.20 regulował kwestie związane z projektami grantowymi, czyli kwestie opisane obecnie w podrozdziale 6.19 Wytycznych. Zakładając, że jest to pomyłka i de facto chodziło o podrozdział 6.19 nowych Wytycznych, należałoby stwierdzić, że nowe Wytyczne mają zastosowanie do projektów grantowych. Zgodnie z pkt 8 podrozdziału 6.13 Wytycznych, w przypadku instrumentów finansowych zastosowanie ma sekcja 6.18.1 pkt 6. Zgodnie z postanowieniami tej sekcji (pkt 6):

• nie jest brany pod uwagę do celów określania kwalifikowalności wydatków w ramach instrumentów finansowych sposób traktowania VAT na poziomie inwestycji ostatecznego odbiorcy, tzn. nie podlega rozpatrzeniu możliwość odzyskania przez niego podatku VAT,
• niemniej w przypadku określonym w pkt 1 lit. b sekcji 6.19.2 do dotacji stosuje się podrozdział 6.13.

I tu podobna sytuacja – obecny podrozdział 6.19 Wytycznych nie zawiera sekcji, nie zawiera więc sekcji 16.9.2, do której referuje się w pkt 6 podrozdziału 6.18.1. Jeśli by uznać, że „przypadek określony w pkt 1 lit. b sekcji 6.19.2” nowych Wytycznych to przypadek, o którym była mowa w pkt 1 lit. b sekcji 6.18.2 poprzedniej wersji Wytycznych, to w świetle nowego podejścia do zasad kwalifikowania podatku VAT moim zdaniem – do Państwa weryfikacji – postanowienia podrozdziału 6.13 należałoby stosować tzn. należałoby badać możliwość odliczenia podatku VAT przez podmiot otrzymujący np. dotację na założenie działalności gospodarczej.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską.

Pytanie 8. Czy prowizja podatku za terminowy przelew pomniejsza wydatki kwalifikowalne (umowa o dofinansowanie została podpisana w listopadzie 2016, a prowizja rozliczona w marcu 2014)?
Odpowiedź, 18.09.2017 r.
Zgodnie z pkt 6.9 Wytycznych horyzontalnych, ulg z tytułu terminowego odprowadzania składek do ZUS/US nie uznaje się za dochód pomniejszający kwotę wydatków kwalifikowalnych w projekcie. 

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską.

Pytanie 7. W projekcie ponoszone są koszty pośrednie i bezpośrednie. Wydatki bezpośrednie płacone są z konta projektu, natomiast pośrednie z konta podstawowego (ponieważ nie zostały jeszcze zatwierdzone k. bezpośrednie). Czy takie rozwiązanie jest dopuszczalne (prawidłowe)?
Pytanie 6. Czy wydatki niekwalifikowalne powinny być regulowane z wyodrębnionego konta dla projektu?
Odpowiedź wspólna do pyt. 6 i 7, 18.09.2017 r.
Zgodnie z pkt 4.1. Przewodnika dla Beneficjentów EFRR RPO WSL 2014-2020 (wersja 4), każdy beneficjent jest zobowiązany do posiadania wyodrębnionego rachunku bankowego/subkonta/rachunku pomocniczego przeznaczonego do obsługi projektu, a po podpisaniu umowy o dofinansowanie zobowiązany jest do ponoszenia wszystkich wydatków w ramach projektu z ww. wyodrębnionego rachunku bankowego/subkonta/rachunku pomocniczego przeznaczonego do obsługi projektu. Oznacza to, że z wyodrębnionego dla projektu rachunku bankowego powinny być ponoszone wszystkie wydatki zw. z tym projektem, tj. zarówno wydatki kwalifikowalne jak i niekwalifikowalne oraz wydatki stanowiące zarówno koszty bezpośrednie jak i koszty pośrednie.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską.

Pytanie 5. Polityka rachunkowości do projektu -> aneks czy odrębne zarządzenie?
Odpowiedź, 18.09.2017 r.
Szczegółowość polityki.6. Polityka rachunkowości do projektu aneks czy odrębne zarządzenie? Szczegółowość polityki.Polityka rachunkowości powinna zostać opracowana tak, aby odpowiadała wymogom wynikającym z ustawy o rachunkowości. Również sposób aktualizacji polityki rachunkowości w celu jej dostosowania do wymogów ewidencji księgowej dla projektu powinien zostać przeprowadzony zgodnie z ustawą o rachunkowości, a także zgodnie z innymi zasadami obowiązującymi w danej jednostce, tj. jeśli polityka rachunkowości została wprowadzona zarządzeniem kierownika jednostki, to jej zmiana/aktualizacja również co do zasady powinna zostać wprowadzona zarządzeniem (zarządzenie ws. zmiany polityki rachunkowości). 

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską.

Pytanie 4. Dodatek dla personelu (40%) - czy w tych 40% są ujęte pochodne (ZUS Pracodawcy, FP), np. 1.200 zł to 40% dochodu, czy w tej kwocie są ww. pochodne?
Odpowiedź, 18.09.2017 r.
Zgodnie z regulacjami sekcji 6.15.1 Wytycznych horyzontalnych, w przypadku okresowego zwiększenia obowiązków służbowych danej osoby, wydatkami kwalifikowalnymi związanymi z wynagrodzeniem personelu mogą być również dodatki do wynagrodzeń, o ile zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Dodatki są kwalifikowalne do wysokości 40% wynagrodzenia podstawowego (czyli wynagrodzenia - zgodnie z regulaminem wynagrodzeń danej instytucji) wraz ze składnikami, o których mowa w podrozdziale 6.15 pkt 3 (czyli składkami pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, składkami na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, odpisami na ZFŚS oraz wydatkami ponoszonymi na Pracowniczy Program Emerytalny zgodnie z ustawą o pracowniczych programach emerytalnych).

Na przykład – jeśli koszt zatrudnienia pracownika to 3.600 zł z czego 3.000 to wynagrodzenie podstawowe brutto pracownika a 600 zł to tzw. pochodne (składki, odpisy, itd.), to dodatek może stanowić wydatek kwalifikowalny do wysokości 1.440 zł (1.200 zł  jako 40% wynagrodzenia podstawowego brutto plus 240 zł jako 40% pochodnych od tego wynagrodzenia).

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską.

Pytanie 3. Czy ryczałtowe koszty pośrednie muszą być ponoszone przez Beneficjenta - Gmina (Urząd) czy przez Beneficjenta - Gmina (żłobek) - obecnego realizatora projektu?
Odpowiedź, 18.09.2017 r.
Koszty pośrednie muszą być ponoszone przez Beneficjenta – stronę umowy o dofinansowanie, czyli Gminę jako osobę prawną. Nie ma znaczenia w jaki sposób koszty te zostaną rozliczone w ramach Gminy jako osoby prawnej, tj. czy zostaną one poniesione z budżetu Gminy czy w ramach środków przydzielonych w planie finansowym gminnej jednostce budżetowej.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską.
Pytanie 2. Czy koszty można księgować tylko na "5" ? Np.. "4" wynagrodzenie - nie ma osobnego konta dla projektu, "wyciągam" wg klucza koszty pracownika i "wrzucam" na "5" - projekt?
Odpowiedź, 18.09.2017 r.
Beneficjenci ewidencjonujący koszty w układzie rodzajowym oraz kalkulacyjnym (według typów działalności) zobowiązani są dostosować ewidencję w obu układach, tj. zarówno konta zespołu „4” jak i konta zespołu „5”.

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską.
Pytanie 1. Czy cło jest wydatkiem kwalifikowalnym (podnosi wartość środka trwałego wg ustawy o rachunkowości, tak jak i transport)?
Odpowiedź, 18.09.2017 r.
Zgodnie z treścią podrozdziału 6.13 Wytycznych horyzontalnych (pkt 4) podatki i inne opłaty poniesione w związku z nabyciem towaru lub usługi mogą być uznane za wydatki kwalifikowalne gdy brak jest prawnej możliwości ich odzyskania na mocy prawodawstwa krajowego. Ponieważ w odniesieniu do należności celnych z tytułu importu towarów przepisy krajowe nie przewidują możliwości ich odzyskania, opłaty te stanowią wydatek kwalifikowalny (pod warunkiem oczywiście, że poniesione zostały w związku z wydatkiem, który sam w sobie został uznany za kwalifikowalny). 

Opracowane przez panią Agnieszkę Bieńkowską.