Serwis Regionalnego Programu
Nowe funkcjonalności w Lokalnym Systemie Informatycznym 2014
16 maja 2019 r. zaktualizowaliśmy Lokalny System Informatyczny (LSI 2014) o nowe rozwiązania, które ułatwią pracę w systemie zapewniając spójność, poprawność i aktualność danych.
Usprawnienia dotyczą modułów: wniosku o dofinasowanie, wniosku o płatność i rejestru postępowań / zamówień i dokumentów.
Weryfikacja daty płatności we wniosku o płatność (WNP)
Zabezpieczenie nie pozwala na rozliczenie dokumentu opłaconego po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Zależnie od odpowiedzi udzielonej na pytanie z sekcji A. Informacja o wniosku o płatność może pojawić się jeden z dwóch komunikatów:
- gdy pole A.2.5. jest oznaczone „NIE”:
Opis mechanizmu:
We wniosku o płatność nie mogą zostać rozliczone wydatki opłacone po okresie rozliczeniowym takiego wniosku. Jeżeli którakolwiek data zapłaty wskazana w części B.1. Wydatki rzeczywiście poniesione jest późniejsza od daty wskazanej w części A. Dane identyfikacyjne jako „Wniosek za okres do”, to w sekcji Podsumowanie pojawi się blokujący złożenie WNP komunikat wskazujący, którego dokumentu dotyczy błąd:
„Wniosek zawiera błędy konieczne do obsłużenia!
Błąd: w dokumencie [UMOWA 1/19] [Nr FV: fv002] w wydatkach, data zapłaty (2019-04-12) nie może być większa od daty zakończenia okresu rozliczanego wniosku (2019-04-01) w sekcji A.1. w pozycji „Wniosek za okres do”. Wszystkie daty zapłaty dokumentów rozliczanych w niniejszym WNP powinny mieścić się w jego okresie rozliczeniowym.”
Wizualizacja mechanizmu:
- gdy pole A.2.5. jest oznaczone „TAK”:
Opis mechanizmu:
W końcowym wniosku o płatność nie mogą zostać rozliczone wydatki opłacone później, niż 30 dni od daty zakończenia realizacji projektu. Jeżeli którakolwiek data zapłaty wskazana w części B.1. Wydatki rzeczywiście poniesione jest późniejsza niż 30 dni od daty wskazanej w części A. Dane identyfikacyjne jako „Wniosek za okres do”, to w sekcji Podsumowanie pojawi się blokujący złożenie WNP komunikat wskazujący, którego dokumentu dotyczy błąd:
„Wniosek zawiera błędy konieczne do obsłużenia!
Błąd: w dokumencie [UMOWA 1/19] [Nr FV: fv002] w wydatkach, dla wniosku o płatność końcową, data zapłaty (2019-05-10) nie może być większa od daty zakończenia realizacji projektu (2019-04-01) + 30 dni w sekcji A.1. w pozycji „Wniosek za okres do”. Wszystkie daty zapłaty dokumentów rozliczanych w końcowym WNP powinny mieścić się w okresie nie późniejszym niż 30 dni od daty zakończenia realizacji projektu.”
Wizualizacja mechanizmu:
Weryfikacja wersji wniosku o dofinansowanie powiązanej z wnioskiem o płatność
Walidacja sprawdza, czy numer wniosku o dofinansowanie (WND) powiązanego z wnioskiem o płatność (WNP) jest równy aktualnej i zatwierdzonej w LSI wersji WND. Aktualność powiązanego wniosku o dofinansowanie będzie weryfikowana przy składaniu każdej kolejnej wersji WNP.
Jeżeli wystąpi potrzeba aktualizacji wniosku o płatność do najnowszej wersji wniosku o dofinansowanie to w sekcji Podsumowanie pojawia się komunikat:
„Uwaga!
W Systemie LSI 2014 istnieje nowa wersja Wniosku o dofinansowanie zatwierdzona przez Instytucję, powiązana z najnowszym aneksem lub aktualizacją umowy o dofinansowanie. Przed złożeniem wniosku o płatność należy skontaktować się z Opiekunem projektu celem weryfikacji konieczności aktualizacji przedmiotowego wniosku o płatność do najnowszej wersji WND poprzez opcję „Aktualizuj teraz do najnowszej wersji” w sekcji START. Jeżeli wniosek o płatność nie zostanie zaktualizowany to będzie zawierał dane z poprzedniej zatwierdzonej wersji WND, a Instytucja w trakcie weryfikacji dokumentu może wezwać Beneficjenta do przedmiotowej aktualizacji.
Jeśli chcesz zaktualizować wniosek o płatność to przejdź na stronę START"
Wizualizacja:
Weryfikacja danych wprowadzanych do Rejestru postępowań / zamówień i dokumentów
Wprowadziliśmy dwie walidacje ostrzegające przy wprowadzaniu dokumentów w ramach modułów:
- Rejestr postępowań / zamówień i dokumentów
- Rejestr kontraktów / umów / dokumentów księgowych.
Walidacje sprawdzą i poinformują użytkownika, czy w ramach obsługiwanego projektu lub wszystkich projektów w LSI 2014 występuje już wprowadzany dokument lub gdy kwota brutto tego dokumentu jest inna niż dokumentu istniejącego w systemie.
Beneficjent samodzielnie weryfikuje poprawność danych przy użyciu przycisku „Sprawdź, czy dokument już wprowadzono do rejestru”. Bez uruchomienia tej opcji klawisz zapisu będzie niedostępny:
- przed weryfikacją przycisk „Zapisz i wyjdź” jest wygaszony
Wizualizacja:
- jeżeli wprowadzany przez beneficjenta dokument istnieje już w obsługiwanym projekcie, to przy weryfikacji wyświetli się okno z komunikatem:
„UWAGA! Potencjalny problem.
Jeśli dokument został już dodany do tego projektu to nie ma potrzeby jego ponownego rejestrowania – należy skorzystać z wcześniej dodanego.”
- jeżeli wprowadzany przez beneficjenta dokument istnieje już w LSI 2014, ale na inną kwotę brutto, to podczas weryfikacji wyświetli się okno z komunikatem:
„UWAGA! Potencjalny problem.
W systemie zarejestrowano już dokument o takim samym „numerze dokumentu” (lub „numerze księgowym/ewidencyjnym”), „identyfikatorze wykonawcy” oraz „dacie umowy/faktury” ale na inną „Wartość umowy/faktury [brutto]”, proszę zweryfikować czy podane dane we wskazanym zakresie są poprawne.”
Wizualizacja:
- jeżeli żadna z powyższych sytuacji nie wystąpi – komunikaty nie pojawią się, a użytkownik będzie mógł zapisać wprowadzone dane za pomocą opcji „Zapisz i wyjdź”.
Wizualizacja:
Podpowiedź i weryfikacja wydatków we wniosku o płatność
W sekcji 3.2. Stawka ryczałtowa wniosku o płatność pojawia się podpowiedź wyliczonej wartości wydatków kwalifikowalnych w zakresie kosztów pośrednich, którą należy wpisać w arkusz.
System oblicza wartość poprzez zsumowanie wydatków kwalifikowalnych z części B.1., B.2. i B.3. oraz uwzględniając „Stawkę ryczałtową (%)” z sekcji B.3.2. Podpowiedź wyświetla się pod uzupełnianą komórką.
Beneficjent może wpisać inną wartość niż wskazana w podpowiedzi, jeżeli występują ku temu merytoryczne przesłanki – system nie wykaże wówczas błędu.
Wizualizacja:
Beneficjent nie będzie mógł złożyć wniosku o płatność, jeżeli łączna suma kosztów pośrednich w sekcji 4. Postęp finansowy:
- wiersz „Stawka ryczałtowa kosztów pośrednich”,
- kolumna „kwota wydatków kwalifikowalnych objętych bieżącym wnioskiem o płatność”,
- kolumna „kwota wydatków kwalifikowalnych narastająco od początku realizacji”
przekroczy wartość procentową kosztów pośrednich określoną w zatwierdzonym WND i umowie o dofinansowanie, biorąc pod uwagę rozliczone do tej pory wydatki w złożonych wnioskach o płatność.
W takim przypadku w sekcji „Podsumowanie wniosku” pojawi się komunikat blokujący:
„Wniosek zawiera błędy konieczne do obsłużenia!
Błąd: Wartości sumy kosztów pośrednich w wierszu „Stawka ryczałtowa kosztów pośrednich” w kolumnach „kwota wydatków kwalifikowalnych objętych bieżącym wnioskiem o płatność” oraz „kwota wydatków kwalifikowalnych narastająco od początku realizacji” nie powinna przekroczyć procentu kosztów pośrednich określonych w ramach zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu i umowie o dofinansowanie.”
Wizualizacja:
