Kwalifikowalność wydatków ponoszonych w ramach projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego

Poniżej przedstawiamy zestaw pytań i odpowiedzi w zakresie kwalifikowalności wydatków ponoszonych w ramach projektów współfinansowanych z EFS w ramach RPO WSL 2014-2020, wdrażanych przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego (IZ RPO WSL 2014-2020). Są to ogólne interpretacje Instytucji Zarządzającej, nie stanowiące wytycznych, które nie uwzględniają specyficznych uwarunkowań poszczególnych projektów realizowanych w ramach Programu.
Odpowiedzi zostały przygotowane na podstawie najczęściej kierowanych do Instytucji Zarządzającej pytań dotyczących interpretacji zapisów Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

Spis treści:

Zagadnienia ogólne.
Personel projektu.
Środki trwałe i cross-financing.
Koszty pośrednie.
Uproszczone metody rozliczania.
Wkład własny.
Zasada konkurencyjności.
Projekty partnerskie.

1. Zagadnienia ogólne.

Pytanie 54. Projekt planowany jest na 2 lata. Stawkę godzinową wynagrodzenia dla nauczycieli zaplanowałam dla stopnia naucz. dyplomowanego, bo tacy będą uczyć w projekcie. Jednak słyszy się o planowanych podwyżkach dla nauczycieli - czy mogę przyjąć kilkuzłotową rezerwę, np. zamiast 55 zł/h czy mogę wpisać do budżetu 60 zł?
Odpowiedź, 28.03.2017 r.
Projektodawca we wniosku aplikacyjnym określa stawkę za godzinę zajęć biorąc pod uwagę nie tylko kwotę brutto wynagrodzenia, ale również składki pracodawcy, uwzględniając stawki wynagrodzeń dla prowadzących zajęcia znajdujące się w Wykazie dopuszczalnych stawek dla towarów i usług „Taryfikator”. Wysokość wynagrodzenia wskazana we wniosku o dofinansowanie oceniana jest na etapie Komisji Oceny Projektów i po otrzymaniu dofinansowania, projekt powinien być realizowany zgodnie z założeniami.

Wynagrodzenie wskazane w szczegółowym budżecie projektu nie jest wynagrodzeniem, które Beneficjent musi we wskazanej kwocie ponieść. Możliwe jest poniesienie wartości niższej, jak i wyższej. Natomiast wzrost wynagrodzenia w trakcie realizacji projektu wymaga szczególnego uzasadnienia i analizy, a dokonywanie zwiększenia wynagrodzeń przez Beneficjenta zależy od charakteru zadania oraz powodu i poziomu zwiększenia.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 53. Czy w ramach umowy o dofinansowanie projektu rozliczanego w oparciu o kwoty ryczałtowe istnieje obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej?
Odpowiedż, 17.01.2017 r.
Wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki objęte uproszczoną metodą. Powyższe reguluje załącznik do umowy o dofinansowanie projektu Wymagania w odniesieniu do wyodrębnionej ewidencji księgowej.
Dokumenty księgowe dotyczące kosztów pośrednich rozliczanych metodą uproszczoną nie podlegają wymogom ewidencyjnym dotyczącym dokumentacji projektu, należy jednak pamiętać o obowiązku ewidencjonowania takich kosztów zgodnie z wewnętrzną polityką rachunkowości danego podmiotu i obowiązującymi przepisami krajowymi.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 52. Czy w ramach umowy o dofinansowanie projektu rozliczanego w oparciu o kwoty ryczałtowe Beneficjent jest zobowiązany do wypełnienia Rejestru Postępowań/ Zamówień w LSI?
Odpowiedź, 17.01.2017 r.
Zgodnie z umową o dofinansowanie w ramach projektów dotyczących kwot ryczałtowych Beneficjent nie jest zobowiązany do wypełniania rejestru Postępowań / Zamówień w ramach Lokalnego Systemu Informatycznego 2014 dla Beneficjentów RPO WSL 2014-2020 w części dotyczącej współfinansowania z EFS.
Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 51. Czy można wyposażyć stanowisko pracy, które będzie wykorzystywane przez różnych pracowników w jednym projekcie?
Odpowiedź, 29.12.2016 r.
Tak, niemniej należy mieć na uwadze, że koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu są kwalifikowalne w pełnej wysokości, wyłącznie w przypadku wyposażenia stanowiska pracy personelu projektu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu. W przypadku personelu projektu zaangażowanego na podstawie stosunku pracy w wymiarze poniżej ½ etatu lub na podstawie innych form zatrudnienia, koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu są niekwalifikowalne.
Wykorzystanie zakupionego w ramach projektu sprzętu, stanowiącego doposażenie stanowiska pracy personelu projektu przez innych pracowników zaangażowanych w jego realizację, będzie działaniem odpowiednim z punktu widzenia racjonalności i efektywności ponoszonych w projekcie wydatków.

Pytanie 50. Czy VAT od roku 2017 będzie kwalifikowalny w związku z centralizacją VAT?
Odpowiedź, 29.12.2016 r.
Instytucja Zarządzająca RPO WSL nie jest instytucją właściwą do interpretacji przepisów prawa krajowego. Jednocześnie jednostki samorządu terytorialnego są zobowiązane do stosowania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w tym przepisów Ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego.

Pytanie 49. Czy wydatek uznany za niekwalifikowalny na etapie negocjacji, może zostać uznany za kwalifikowalny po spełnieniu wszystkich warunków kwalifikowalności w związku ze zmianą realiów projektu?
Odpowiedź, 29.12.2016 r.
Projektodawca sporządzając wniosek o dofinansowanie projektu jest zobowiązany dokonać rzetelnego i racjonalnego szacowania kosztów znajdujących się w budżecie projektu, które następnie podlegają ocenie na etapie prac Komisji Oceny Projektów. Wydatki są badane pod kątem niezbędności, racjonalności i efektywności ich poniesienia w ramach projektu.
Jeżeli w wyniku oceny projekt zostanie wybrany do dofinansowania Beneficjent co do zasady jest zobowiązany do realizacji projektu zgodnie z pierwotnymi jego założeniami. Ewentualne zmiany są możliwe w zakresie jaki przewiduje umowa o dofinansowanie, a ich wprowadzenie musi przyjąć odpowiednią formę. Modyfikowanie wniosku o dofinansowanie, w zależności od charakteru zmian wymaga poinformowania o tym zamiarze Instytucję Zarządzającą i uzyskania zgody na ich wprowadzenie zgodnie z zapisami umowy.
Pytanie 48. Czy prezes firmy jako osoba upoważniona do podpisywania dokumentów, niezaangażowany w realizację projektu i niefinansowany w ramach kosztów pośrednich musi składać oświadczenie o niekaralności personelu, a nikt inny nie jest upoważniony do podejmowania zobowiązań w imieniu firmy?
Odpowiedź, 29.12.2016 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne) osoba upoważniona do dysponowania środkami dofinansowania projektu oraz podejmowania wiążących decyzji finansowych w imieniu Beneficjenta nie może być osobą prawomocnie skazaną za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe.
Oświadczenie o niekaralności powinno być składane przez każdą z osób stanowiących personel projektu w rozumieniu Wytycznych, która dysponuje środkami dofinansowania, przy czym personel projektu to osoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu, które wykonują osobiście. O tym czy dana osoba stanowi personel projektu świadczyć będzie osobisty charakter wykonywanych przez nią zadań na rzecz projektu, a nie fakt pobierania bądź niepobierania przez nią wynagrodzenia w ramach projektu. Lista osób dysponujących środkami zależy od projektu i tylko Beneficjent wie, kto w ramach jego instytucji posiada stosowne upoważnienia.

Osoby dysponujące środkami dofinansowania projektu są rozliczane w ramach ryczałtowych kosztów pośrednich (np. zarząd), tzn. nie podlega weryfikacji i kontroli ich forma zaangażowania, a także źródło finansowania ich wynagrodzenia, niemniej również te osoby rozliczane w ramach kosztów pośrednich spełniające definicję personelu projektu, zobowiązane są do złożenia oświadczenia o niekaralności.

Jeśli wystąpi w projekcie konieczność złożenia przez osobę upoważnioną do podejmowania wiążących decyzji finansowych w imieniu Beneficjenta oświadczenia o niekaralności, powinno to nastąpić najpóźniej w dniu, w którym osoba ta rozpoczęła dysponowanie środkami finansowymi projektu, bez względu na to, czy jej wynagrodzenie jest finansowane ze środków projektu czy też nie. Istotne jest, aby nie wystąpiła w projekcie sytuacja, w której dojdzie do faktycznego dysponowania środkami finansowymi przez osobę karaną.
Pytanie 47. Czy środki finansowe, które pozostały/nie zostały wydatkowane w projekcie ryczałtowym należy zwrócić czy pozostają w JST?
Odpowiedź, 29.12.2016 r.
Na zakończenie projektu rozliczanego ryczałtowo Beneficjent nie zwraca środków finansowych pozostałych na rachunku bankowym wyodrębnionym do obsługi projektu.
Pytanie 46. Jak interpretować wiek zwyczajowo przyjęty?
Odpowiedź, 29.12.2016 r.
W Lokalnym Systemie Informatycznym (LSI) w module PEFS w zakładce Dane osoby - Wykształcenie należy podać najwyższy stopień wykształcenia, który posiada uczestnik w chwili przystąpienia do projektu, tzn. w przypadku dziecka uczęszczającego do przedszkola oraz ucznia szkoły podstawowej należy wybrać z listy rozwijalnej – niższe niż podstawowe (ISCED 0), analogicznie dla ucznia uczącego się w gimnazjum – podstawowe (ISCED 1).
Pytanie 45. Czy można przesuwać środki między zadaniami w projektach ryczałtowych?
Odpowiedź, 29.12.2016 r.
Wydatki rozliczane metodą uproszczoną traktowane są jako wydatki poniesione, Beneficjent nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie ich poniesienia. Natomiast weryfikacja wydatków zadeklarowanych we wniosku o dofinansowanie dokonywana jest w oparciu o faktyczny postęp realizacji projektu i osiągnięte wskaźniki, przy czym w przypadku kwot ryczałtowych weryfikacja wydatków polega na sprawdzeniu, czy działania zadeklarowane przez Beneficjenta zostały zrealizowane, a określone w umowie o dofinansowanie wskaźniki produktu lub rezultatu osiągnięte.
Zgodnie z umową, określona dla danych zadań wysokość kwot ryczałtowych jest niezmienna, Beneficjent nie może przekroczyć łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych wynikającej z wniosku o dofinansowanie. Realizując projekt Beneficjent zobowiązuje się do przestrzegania limitów wydatków wykazanych w odniesieniu do każdego z zadań, z realizacji których jest rozliczany poprzez stopień osiągnięcia założonych wskaźników. Rozliczenie projektu ryczałtowego jest uzależnione od zrealizowania danego działania, ale może być również dokonywane w etapach w zależności od specyfiki projektu, np. gdy w ramach projektu zakłada się realizację różnych etapów działania, które mogłyby być objęte kilkoma kwotami ryczałtowymi.
W przypadku niezrealizowania w pełni wskaźników produktu lub rezultatu objętych kwotą ryczałtową, dana kwota jest uznana za niekwalifikowalną (rozliczenie w systemie „spełnia – nie spełnia”), nie ma możliwości zmiany w trakcie realizacji projektu sposobu rozliczania wydatków. Dotyczy to również przesunięć pomiędzy zadaniami oraz zwiększenia wartości kwot ryczałtowych.
Pytanie 44. Jak Ośrodki Pomocy Społecznej mają osiągnąć wskaźnik dotyczący uzyskania kwalifikacji skoro nie mogą zlecać kursów?
Odpowiedź, 29.12.2016 r.
Beneficjent nie może wdrażać samodzielnie usług aktywnej integracji o charakterze zawodowym. Wdrożenie tych usług w ramach projektów jest możliwe wyłącznie przez podmioty wyspecjalizowane w zakresie aktywizacji zawodowej, czyli przez PUP i inne instytucje rynku pracy, CIS i KIS, spółdzielnie socjalne, organizacje pozarządowe.
Usługi aktywnej integracji o charakterze zawodowym realizowane są przez partnerów OPS lub PCPR (w ramach projektów partnerskich), przez PUP (na podstawie porozumienia o realizacji Programu Aktywizacja i Integracja, o którym mowa w ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy i na zasadach określonych w tej ustawie), przez podmioty wybrane w ramach zlecenia zadania publicznego (na zasadach określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie), przez podmioty danej jednostki samorządu terytorialnego (wyspecjalizowane w zakresie reintegracji zawodowej).
Tym samym OPS-y i PCPR-y nie mogą samodzielnie wdrażać i realizować usług aktywnej integracji o charakterze zawodowym, gdyż zostały do tego powołane wyspecjalizowane w tym zakresie ww. podmioty. OPS czy PCPR nie jest jednostką ustawowo powołaną do tego, aby wdrażać ww. usługi w swoich projektach, wobec czego nie jest możliwym, aby OPS czy PCPR bezpośrednio zlecił wykonanie tych usług np. firmom szkoleniowym. Zlecenie przedmiotowych usług może nastąpić wyłącznie przez podmioty wymienione powyżej, za pośrednictwem których OPS czy PCPR wdraża usługi aktywizacji zawodowej.
Powyższe wymagania dotyczą usług aktywnej integracji o charakterze zawodowym. Tym samym OPS/PCPR może sam bezpośrednio zlecić wykonanie innym podmiotom instrumentów aktywnej integracji o charakterze edukacyjnym.
Należy bowiem mieć na uwadze, że decyzja o zakwalifikowaniu danego kursu do jednej z powyższych kategorii należy do Beneficjenta, gdyż jest uzależniona od indywidualnej ścieżki reintegracji danego uczestnika projektu. W ramach realizowanych projektów co do zasady do usług aktywnej integracji o charakterze edukacyjnym zalicza się kursy i szkolenia zawodowe. Natomiast do usług aktywnej integracji o charakterze zawodowym zalicza się m.in.: staże, praktyki, poradnictwo zawodowe, udział w zajęciach w CIS, KIS lub WTZ, prace społeczno-użyteczne, zatrudnienie wspomagane, wyposażenie lub doposażenie stanowiska pracy na potrzeby zatrudnienia osób z niepełnosprawnością czy też dostosowanie stanowiska pracy do potrzeb takich osób. Należy jednak mieć na uwadze, że w przypadku osób z III profilem w ramach usług aktywnej integracji o charakterze zawodowym można zastosować formy pomocy zgodne z ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Tym samym nie można im proponować staży czy też praktyk.
Ponadto, zgodnie z definicją wskaźnika liczba osób, które uzyskały kwalifikacje po opuszczeniu programu oraz wyjaśnieniami Komisji Europejskiej, przez uzyskanie kwalifikacji należy rozumieć formalny wynik oceny i walidacji, uzyskany w momencie potwierdzenia przez właściwy organ, że dana osoba osiągnęła efekty uczenia się spełniające określone standardy. Tym samym uczestnika można uwzględnić w ww. wskaźniku jeżeli zda formalny egzamin potwierdzający zdobyte kwalifikacje. Uczestnicy którzy po ukończeniu kursu otrzymają jedynie zaświadczenie o ukończeniu szkolenia nie będą mogły być ujmowane w powyższym wskaźniku. Ponadto egzamin musi zostać przeprowadzony przez uprawnioną do tego instytucję. Tym samym zdanie egzaminu wewnętrznego, przeprowadzonego przez organizatora i otrzymanie zaświadczenia o ukończeniu kursu, nie jest tożsame z uzyskaniem kwalifikacji.

Pytanie 43. W ramach przygotowywanych zajęć dla uczestników (min. 4h edukacyjne każde zajęcia) przygotowywany jest poczęstunek do zajęć z zakupywanych artykułów spożywczych przez Beneficjenta (kawa, herbata, suche ciasteczka, słodycze itp.). Proszę o informację, w jaki sposób należy wyliczać stawkę za każdego uczestnika. Czy stawka podana w taryfikatorze naliczana jest za zajęcia zrealizowane z uczestnikiem czy za przygotowanie się do zajęć przewidując ile uczestników ma na zajęcia dotrzeć? Dodać należy, że przed każdymi zajęciami Beneficjent z góry ma określoną liczbę skierowanych uczestników na zajęcia – nie mniej nie jest w stanie zagwarantować frekwencji.
Odpowiedż, 16.11.2016 r.
Sfinansowanie cateringu może być wydatkiem kwalifikowalnym, o ile jest to uzasadnione specyfiką i zakładanymi celami projektu. Jednocześnie wydatki te powinny zostać zaplanowane zgodnie z Wykazem dopuszczalnych stawek dla towarów i usług „Taryfikator”. Na etapie aplikowania o środki Projektodawca uzasadnia niezbędność sfinansowania cateringu, szacuje czas trwania zaplanowanych w ramach projektu zajęć, co pozwala na przyjęcie dopuszczalnej Taryfikatorem stawki oraz wskazuje liczbę uczestników zajęć. W oparciu o rzetelne uzasadnienie Projektodawca określa w szczegółowym budżecie projektu planowane wydatki w ramach cateringu, co jest weryfikowane są na etapie oceny wniosku o dofinansowanie.

Jednocześnie na etapie konstruowania budżetu projektu, w przypadku, gdy Projektodawca zamierza dokonać zakupu posiłku, którego standard odbiega od tego wskazanego w Taryfikatorze z uwagi na specyficzne potrzeby grupy docelowej wynikające np. z niepełnosprawności, Projektodawca może zaproponować we wniosku o dofinansowanie wyższy koszt, niemniej powinien to odpowiednio uzasadnić w szczegółowym budżecie projektu, w polu Opis, uzasadnienie, specyfikacja i parametry kosztu w danej kategorii, tak, aby nie było wątpliwości, że w celu osiągnięcia założeń projektu nie jest możliwy zakup cateringu w cenie wynikającej z Taryfikatora.

Projektodawca może zawrzeć w regulaminie uczestnictwa lub w zasadach rekrutacji zapis mówiący o tym, że uczestnicy projektu zobowiązani są każdorazowo do potwierdzenia swojej obecności na zajęciach. Potwierdzenie obecności następuje poprzez złożenie podpisu na liście obecności, co jednocześnie stanowi potwierdzenie skorzystania z cateringu.

Pytanie 42. Czy zakupione w ramach projektu wyposażenie (np. meble) muszą być oznaczone? Odpowiedź, 16.11.2016 r.
Beneficjenci korzystający z Funduszy Europejskich mają obowiązek informowania o otrzymanym wsparciu w trakcie realizacji projektu przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych, podejmowanych w związku z jego realizacją. Ponadto właściwemu oznakowaniu podlegają dokumenty przeznaczone do publikacji i dla uczestników projektów, miejsce realizacji projektu oraz strona internetową (jeśli istnieje). Informacje opisujące zasady promocji i oznakowania projektów zostały zawarte w Załączniku nr 14 do Umowy o dofinansowanie Obowiązki informacyjne Beneficjenta.

Ponadto obowiązki informacyjne i możliwości promocji realizowanego projektu zostały zawarte w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji, w którym wskazano, że w ramach dodatkowych działań informacyjnych i promocyjnych Beneficjent może podejmować działania (w pierwszej kolejności bezkosztowe i niskokosztowe), takie jak np. umieszczanie naklejek lub tabliczek na maszynach, urządzeniach i sprzęcie kupionym w ramach projektu.
Pytanie 41. Czy aby zawnioskować o kolejną transzę dofinansowania, należy rozliczyć 70% otrzymanych dotychczas transz?
Tak. Podstawowym warunkiem, pozwalającym na przekazanie kolejnej transzy, jest rozliczenie przez Beneficjenta co najmniej 70% dotychczas otrzymanych środków.
Pytanie 40. Jak zawnioskować o pierwszą transzę?
Zgodnie z Umową o dofinansowanie projektu, pierwsza transza dofinansowania przekazywana jest na podstawie złożonego wniosku o płatność w wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności, pod warunkiem wniesienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (jeśli dotyczy).
Pytanie 39. Czy jeżeli istnieje możliwość doskonalenia nauczycieli w zakresie zgodnym ze wsparciem udzielanym na rzecz ucznia, można potem zatrudnić ich do prowadzenia zajęć w ramach projektu bez ogłaszania konkursu?
Wnioskodawca podczas naboru personelu projektu jest zobligowany do stosowania prawa krajowego, w tym do przestrzegania zapisów Ustawy o systemie oświaty i Karty Nauczyciela, gdzie określono warunki, na których można zatrudniać nauczycieli do projektu. Wnioskodawca musi także przestrzegać zapisów zamieszczonych w wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
Pytanie 38. Jeżeli projekt kończy się zadaniem stricte merytorycznym, to kiedy będzie czas na jego rozliczenie? Przykład: Ostatnie zajęcia dla uczniów odbędą się 27 czerwca i wtedy też nastąpi koniec projektu. Co w takim przypadku z rozliczeniem projektu?
Zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie, końcowy wniosek o płatność składany jest w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu. Jednocześnie, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, możliwe jest ponoszenie wydatków po okresie kwalifikowalności wydatków określonym w umowie o dofinansowanie, pod warunkiem, że wydatki te odnoszą się do okresu realizacji projektu, zostaną poniesione do 31 grudnia 2023 r. oraz zostaną uwzględnione we wniosku o płatność końcową. W takim przypadku wydatki te mogą zostać uznane za kwalifikowalne, o ile spełniają pozostałe warunki kwalifikowalności określone w Wytycznych.

W związku z powyższym po zakończeniu realizacji projektu możliwe jest kwalifikowanie wydatków poniesionych po dniu wskazanym jako dzień zakończenia realizacji projektu, o ile wydatki te odnoszą się do zadań realizowanych w okresie wdrażania projektu oraz zostały poniesione przed złożeniem końcowego wniosku o płatność i w nim wykazane.
Pytanie 37. Czy jest możliwość objęcia wsparciem w projekcie adresowanym do uczniów młodszych innych grup docelowych, np. w roku 2016 i 2017?
Tak, jest to możliwe. Na przykład można udzielić wsparcia dla uczniów młodszych, którzy np.w roku 2016 będą w I klasie szkoły podstawowej, a w roku 2017 nie będą już mogli zostać objęci wsparciem jako uczniowie młodsi. W związku z tym Wnioskodawca będzie musiał w roku 2017 objąć wsparciem kolejną grupę docelową pierwszoklasistów. Diagnoza oraz opis grupy docelowej muszą obejmować cały okres realizacji projektu.
Pytanie 36. Czy jest możliwość otrzymania podobnego opisu, jak w przypadku konkursów prowadzonych przez NCBIR (Narodowe Centrum Badań i Rozwoju) ze wskazaniem jak otrzymane fundusze mogą być wydatkowane?
Do wydatków bezpośrednich nie został sporządzony katalog kosztów kwalifikowalnych, ponieważ nie ma możliwości zidentyfikowania wszystkich wydatków, jakie będą potrzebnei niezbędne do realizacji przedsięwzięć, które są bardzo zindywidualizowane ze względu na rodzaj wsparcia. Ocena kwalifikowalności wydatków jest wieloetapowym procesem, poczynając od oceny wniosku o dofinasowanie poprzez weryfikację wniosków o płatność,a kończąc na kontroli przez uprawnione do tego organy. Należy jednak pamiętać przy planowaniu wydatków we wniosku o dofinansowanie, że zaplanowany wydatek kwalifikowalny musi spełniać łącznie warunki określone w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
Pytanie 35. W jaki sposób należy traktować produkty wytworzone/opracowane w wyniku prac projektowych - czy jest dopuszczona/wymagana ich późniejsza komercjalizacja? Czy na etapie projektu i okresu trwałości ma powstać demonstrator technologii/prototyp itp.? Jak może wyglądać przekazanie prototypów dla partnera, którym jest na przykład szkoła?
Projekty innowacyjne w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego mogą być realizowane wyłącznie w Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój. Natomiast kwestie dotyczące praw autorskich do ww. utworów, zostały uregulowane zapisami zawartymi we wzorze Umowy o dofinansowanie projektu. Zgodnie z tymi zapisami Beneficjent zobowiązuje się do zawarcia z wykonawcą stosownej umowy o przeniesieniu autorskich praw majątkowych do utworu (w rozumieniu art. 1 ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych Dz. U. z 2006r., Nr 90, poz.631 z późn. zm.) wytworzonego w ramach projektu, aby następnie Beneficjent mógł w ramach odrębnej umowy przenieść te autorskie prawa majątkowe na IZ. IZ w ramach tej samej umowy udzieli jednocześnie (w zależności od potrzeby) Beneficjentowi, w tym również Partnerowi/Realizatorowi, licencji niewyłącznej do korzystania z ww. utworu. W świetle powyższego nie jest możliwa komercjalizacja produktów wytworzonych w trakcie realizacji projektu.
Pytanie 34. Jak jest liczony okres kwalifikowalności wydatków, czy są jakieś limity co do okresu od kiedy dany wydatek będzie traktowany jako kwalifikowalny?
Początkiem okresu kwalifikowalności jest 1 stycznia 2014 r., natomiast końcową datą kwalifikowalności wydatków jest 31 grudnia 2023 r. Okres kwalifikowalności wydatkóww ramach danego projektu określony jest w umowie o dofinansowanie, przy czym okres ten nie może wykraczać poza wskazane wyżej daty graniczne.
Pytanie 33. Na czym polega i jakiego rodzaju wydatki mogą być sfinansowane w ramach tzw. mechanizmu racjonalnych usprawnień?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020 mechanizm racjonalnym usprawnień polega na zapewnieniu osobom z niepełnosprawnościami (zarówno uczestnikom projektu jak i jego personelowi) możliwości korzystania z wszelkich przysługujących im praw, w tym w szczególności do umożliwienia im udziału w życiu społecznym na zasadzie równości z innymi osobami. Powyższe następuje poprzez realizację określonych działań w projekcie.

W ramach przykładowego katalogu kosztów racjonalnych usprawnień jest możliwe sfinansowanie:
a)        kosztów specjalistycznego transportu na miejsce realizacji wsparcia;
b)        dostosowania architektonicznego budynków niedostępnych (np. zmiana miejsca realizacji projektu; budowa tymczasowych podjazdów; montaż platform, wind, podnośników; właściwe oznakowanie budynków poprzez wprowadzanie elementów kontrastowych i wypukłych celem właściwego oznakowania dla osób niewidomych i słabowidzących itp.);
c)         dostosowania infrastruktury komputerowej (np. wynajęcie lub zakup i instalacja programów powiększających, mówiących, kamer do kontaktu z osobą posługującą się językiem migowym, drukarek materiałów w alfabecie Braille’a);
d)        dostosowania akustycznego (wynajęcie lub zakup i montaż systemów wspomagających słyszenie, np. pętli indukcyjnych, systemów FM);
e)        asystenta tłumaczącego na język łatwy;
f)         asystenta osoby z niepełnosprawnością;
g)        tłumacza języka migowego lub tłumacza-przewodnika;
h)        przewodnika dla osoby mającej trudności w widzeniu;
i)          alternatywnych form przygotowania materiałów projektowych (szkoleniowych, informacyjnych, np. wersje elektroniczne dokumentów, wersje w druku powiększonym, wersje pisane alfabetem Braille’a, wersje w języku łatwym, nagranie tłumaczenia na język migowy na nośniku elektronicznym, itp.);
j)          zmiany procedur;
k)        wydłużonego czasu wsparcia (wynikającego np. z konieczności wolniejszego tłumaczenia na język migowy, wolnego mówienia, odczytywania komunikatów z ust, stosowania języka łatwego itp.);
l)          dostosowania posiłków, uwzględniania specyficznych potrzeb żywieniowych wynikających z niepełnosprawności.
Pytanie 32. Czy w ramach projektu są możliwe do realizacji zajęcia pozaszkolne, np. wyjazdy edukacyjne powiązane z zajęciami stacjonarnymi realizowanymi w szkole w ramach planowanego projektu z EFS?
Tak, jeśli są one uzasadnione i niezbędne w ramach przewidzianego dla uczniów wsparcia określonego w oparciu o przeprowadzoną w szkole/placówce oświatowej diagnozę potrzeb.
Pytanie 31. Czy działania ukierunkowane na uczniów mogą być realizowane poza terenem woj. śląskiego – tzn. czy jeżeli planuje się realizację zajęć poza terenem szkoły (wyjazd edukacyjny do miejsc edukacji – centrum nauki, muzeum itp.) to można zaplanować taki wyjazd poza teren woj. śląskiego?
Tak, istnieje możliwość zaplanowania wyjazdu edukacyjnego poza teren woj. śląskiego o ile taki wyjazd jest uzasadniony i odpowiada na potrzeby uczniów, wspomaga ich rozwój.
Pytanie 30. Czy JST jest zobowiązane do zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie weksla in blanco?
Nie, IZ RPO WSL 2014-2020 nie wymaga od Beneficjentów, będących jednostką samorządu terytorialnego, składania zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w żadnej formie.
Pytanie 29. Czy Biuro projektu może funkcjonować na terenie województwa dopiero od dnia rozpoczęcia działań projektowych wskazanych we wniosku o dofinansowanie? Ewentualnie jaka data rozpoczęcia jego funkcjonowania jest wskazana, jeżeli firma nie posiada swojej siedziby w województwie?
Jeśli na potrzeby naboru wniosków aplikacyjnych IZ RPO WSL 2014-2020 określiła, jako jedno z ogólnych kryteriów merytorycznych, których ocena ma postać „0-1”, wymóg lokalizacji biura projektu w województwie śląskim w okresie realizacji projektu, wówczas, aby spełnić wskazane kryterium, biuro projektu winno być prowadzone w województwie śląskim przez cały wskazany we wniosku o dofinansowanie okres realizacji projektu
Pytanie 28. Czy na etapie realizacji projektu będą wymagane tablice zamontowane na budynek, gdzie udzielane jest wsparcie czy wystarczą jedynie plakaty?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Beneficjent ma obowiązek oznaczenia miejsca projektu plakatem informacyjnym. Niemniej w przypadku projektów dofinansowanych na ponad 500 tys. euro (dotyczących infrastruktury lub prac budowlanych albo zakupu środków trwałych) beneficjenci zamiast plakatów zobligowani są zamieścić tablice informacyjne i/lub tablice pamiątkowe. Plakaty albo tablice informacyjne umieszcza się w trakcie trwania projektu, a tablice pamiątkowe po jego zakończeniu.
Pytanie 27. Czy kosztem kwalifikowalnym będzie zakup ubrań ochronnych?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Tak, zakup ubrań ochronnych, będzie kosztem kwalifikowalnym, o ile wynika z przepisów wewnętrznych danej jednostki lub przepisów prawa i jest niezbędny dla prawidłowej realizacji projektu.
Pytanie 26. Fundacja wynajmuje pomieszczenia wraz wyposażeniem. Czy opłatę należy przeliczyć proporcjonalnie w stosunku do ilości dzieci czyli np. 1/3 kosztu za wynajem?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Tak. Wydatek może zostać uznany za kwalifikowalny jeśli spełnia m. in. warunek racjonalności i efektywności, w rozumieniu stosunku nakładów do rezultatu. Nie jest bowiem zasadne kwalifikowanie całości wydatku, jeśli jedynie w określonej części odnosi się on do grupy docelowej danego projektu.
Pytanie 25. Catering w projekcie obejmuje dwa dania ale bez napoju. Czy stawka powinna być przyjęta zgodnie z Taryfikatorem czy pomniejszona z uwagi na brak napoju? Czy dla dzieci obowiązuje inna stawka?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Dopuszczalna kwota lunchu/obiadu/kolacji została określona w Wykazie dopuszczalnych stawek dla towarów i usług „Taryfikator”, przy czym wskazano jednoznacznie, iż ww. kwota odnosi się do ściśle określonego standardu posiłku, na który składają się dwa dania: zupa, drugie danie oraz napój. W przypadku, gdy Projektodawca zamierza dokonać zakupu posiłku, którego standard odbiega od tego wskazanego w Taryfikatorze, wówczas należy mieć na uwadze, iż każdorazowo wydatek przedstawiony w budżecie projektu winien odpowiadać stawkom rynkowym.

Pytanie 24. W § 10 ust. 19 jest mowa o zgłoszeniu do 30 listopada br. do rejestru środków niewygasających kwot dotacji celowej, jaka nie zostanie wydatkowana do końca roku. W jaki sposób należy wypełnić te postanowienia w sytuacji, kiedy nie jest wiadome czy i w jakiej wysokości Beneficjent otrzyma dotację celową w tym roku?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Obowiązki, o których mowa w zapytaniu, nie występują, jeśli Beneficjent nie podpisał jeszcze Umowy o dofinansowanie lub nie otrzymał dofinansowania na realizację projektu zgodnie z § 2 Umowy. Dodatkowo, w odniesieniu do wysokości i terminu przekazania kwoty dotacji celowej, należy mieć na względzie fakt, iż kwotę dotacji celowej, o którą Beneficjent zamierza wnioskować, wyodrębnia się w harmonogramie składania wniosków o płatność.

Pytanie 23. Zgodnie z informacją zamieszczoną w części „Rozliczaj projekt” serwisu RPO Woj. Śląskiego wynika, że do wniosku o płatność należy załączyć „oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem” kopie dokumentów wymienionych w pkt. 1-5.

Czy w świetle powyższego występuje wymóg przedstawiania pełnej dokumentacji wraz z każdym wnioskiem o płatność? Ponadto nie jest zrozumiały zapis o załączaniu „oznaczonych datą i potwierdzonych za zgodność z oryginałem” kopii dokumentów. Wniosek o płatność i załączniki składane będą w wersji elektronicznej przez system LSI. Wypełnienie ww. obowiązku wiązać się będzie zatem z koniecznością skopiowania każdego dokumentu, umieszczenia na tej kopii daty oraz potwierdzenia zgodności z oryginałem, następnie zeskanowania tych dokumentów celem dołączenia do wniosku i przechowywania w dokumentacji kopii, z których przygotowano skany.
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020 weryfikacji podlega każdy złożony przez beneficjenta wniosek o płatność wraz z załącznikami, w tym dokumentami poświadczającymi prawidłowe poniesienie wydatków ujętych we wniosku. Dopuszcza się możliwość weryfikacji próby dokumentów poświadczających prawidłowość wydatków ujętych we wniosku o płatność. Na etapie rozliczania Instytucja Zarządzająca każdorazowo w odniesieniu do danego wniosku o płatność będzie wskazywała dokumenty konieczne do przekazania.

Jednocześnie, zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie projektu, dokumenty elektroniczne przedstawiane w ramach LSI, jako załączniki do wniosków, muszą stanowić oryginały dokumentów elektronicznych lub odwzorowanie cyfrowe (skany) oryginałów dokumentów sporządzonych w wersji papierowej. Niedopuszczalne jest przedstawianie odwzorowania cyfrowego (skanu) kopii dokumentów.
Pytanie 22. Czy wystarczy jeśli do wniosku o płatność dołączone zostaną wyciągi bankowe (są to dokumenty elektroniczne nie wymagające podpisu, więc bezzasadne jest tworzenie ich kopii). Czy konieczne będzie również dołączanie przelewów bankowych ?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Dostarczenie wyciągu bankowego jest wystarczające, bowiem wyciąg bankowy, który jest generowany elektronicznie, jest potwierdzeniem dokonania przelewu.
§11 ust. 8 projektu umowy o dofinansowanie projektu zapisano obowiązek każdorazowego informowania IZ o zaangażowaniu środków własnych. Czy angażowanie środków własnych wymagać będzie przelania środków na konto wyznaczone do obsługi projektu i uregulowanie z niego zobowiązań związanych z wydatkami projektu czy też możliwe będzie uregulowanie zobowiązania bezpośrednio z konta podstawowego Beneficjenta/Partnera, a po otrzymaniu transzy dokonanie refundacji z konta projektowego? (dodano w dniu 04.04.2016)ent2Wydatki w ramach projektu powinny być ponoszone z rachunku projektu, który został wskazany w Umowie o dofinansowanie projektu.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach istnieje jednak możliwość ponoszenia wydatków z innego niż wyodrębniony na cele projektu rachunku. W takim przypadku Beneficjent musi pamiętać o konieczności udokumentowania oraz udostępniania na potrzeby instytucji dokonujących oceny kwalifikowalności wydatków operacji bankowych dokonanychz innego rachunku aniżeli projektowy.

Natomiast w sytuacji braku środków finansowych na rachunku projektu i konieczności zaangażowania środków własnych, powinny być one przekazane na wyodrębniony rachunek bankowy projektu, z którego należy ponosić wydatki na rzecz projektu. W takiej sytuacji Beneficjent jest zobowiązany do refundacji poniesionych wydatków z przekazanych mu środków w części odpowiadającej dofinansowaniu.

Pytanie 21. Czy w przypadku podjęcia przez Zarząd Fundacji Uchwały dającej możliwości składania oświadczenia woli w imieniu Fundacji w zakresie realizowanego projektu w sposób nadający częściowe lub całkowite uprawnienia Prezesowi i częściowe lub całkowite uprawnienia W-ce prezesowi Zarządu do np. przeprowadzania procedury konkurencyjności, podpisywania umowy partnerskiej, podpisywania wskazanych umów cywilnoprawnych, rozliczania projektu itp. stanowi w świetle wytycznych prawidłową i dopuszczalna praktykę?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Podmioty realizujące projekty w ramach RPO WSL 2014-2020 winny je realizować zgodniez przepisami krajowymi oraz wspólnotowymi. Niniejsze oznacza m. in., iż dokumenty projektowe winny być podpisane przez osoby do tego uprawnione. Sposób i zakres udzielonego pełnomocnictwa musi być zgodny z przepisami krajowymi. Należy zwrócić uwagę, iż udzielający pełnomocnictwa może przekazać uprawnienia wyłącznie w zakresie posiadanych przez siebie pełnomocnictw.
Pytanie 20. Fundacja jest podmiotem prawnym, w ramach którego w skład Zarządu wchodzi Prezes i Wiceprezes Zarządu, będący jednocześnie Fundatorami. Z treści §15 ust.1 statutu Fundacji wynika, że oświadczenia woli w imieniu Fundacji, z zastrzeżeniem ust. 2, składają dwaj członkowie Zarządu działający łącznie. Ust. 2 §15 zaś wskazuje, że Zarząd Fundacji może składać oświadczenia woli w imieniu Fundacji osobno przez każdego z członków Zarządu w ustalonych okolicznościach, na podstawie podjętej w tym zakresie odrębnej Uchwały Zarządu. W roku bieżącym Fundacja na podstawie art. 33 Ustawy wdrożeniowej została wybrana w trybie konkursu jako partner do projektu realizowanego w ramach RPO WSL. Czy Wyłączenie Prezesa czy Wiceprezesa z trybu postępowania konkursowego w zakresie jego opracowania, przygotowania, ogłoszenia, przeprowadzenia i wyłonienia oferenta świadczącego usługę stanowi prawidłową przesłankę do uznania innego członków Zarządu składającego ofertę w takim postepowaniu jako nie powiązanego kapitałowo czy osobowo?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Mając na uwadze przedstawiony we wprowadzeniu sposób reprezentacji Fundacji powstaje zasadnicza wątpliwość co do prawidłowości ww. postępowania. Zgodnie bowiem z ww. informacjami zarówno Prezes, jak i Wiceprezes Fundacji są członkami jej Zarządu. Natomiast zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 za powiązanie osobowe lub kapitałowe rozumie się m. in. „pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika”. W świetle ww. zapisów zamówienie publiczne w trybie zasady konkurencyjności, nie może zostać udzielone członkom ww. organów.

Dodatkowo, zgodnie z Podrozdziałem 6.5.1, pkt 4) Wytycznych:
„Wszyscy wykonawcy mają taki sam dostęp do informacji dotyczących danego zamówienia publicznego i żaden wykonawca nie jest uprzywilejowany względem drugiego, a postępowanie przeprowadzone jest w sposób transparentny”. W świetle powyższego powstaje uzasadniona wątpliwość, czy udział osoby uprawnionej do reprezentowania Fundacji w zamówieniu publicznym spełni ww. warunek.

Pytanie 19. Czy dofinansowanie na realizację zadań Partnerów w projekcie należy przekazywać z wyodrębnionego rachunku bankowego transferowego?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Beneficjent zobowiązany jest do zawarcia pisemnej umowy/porozumienia pomiędzy partnerami, która winna określać m. in.: sposób przekazywania dofinansowania na pokrycie kosztów ponoszonych przez poszczególnych partnerów projektu umożliwiający określenie kwoty dofinansowania udzielonego każdemu z partnerów.
Jednocześnie, zgodnie ze wzorem umowy o dofinansowanie, rachunek bankowy transferowy dotyczy projektów, w ramach których transze są przekazywane za pośrednictwem rachunku transferowego jednostki samorządu terytorialnego. Transze dofinansowania mają być przekazywane bez zbędnej zwłoki na wyodrębniony rachunek bankowy projektu. Instytucja Zarządzająca dopuszcza możliwość przekazania środków z rachunku transferowego bezpośrednio na rachunek Partnerów, przy spełnieniu założenia, iż takie przekazanie środków nastąpi niezwłocznie.
Pytanie 18. CPR rozpoczęło realizację projektu od 01.11.2015r. Czy przekazując pierwszy wniosek o płatność (w terminie 7 dni roboczych od podpisania umowy o dofinansowanie) należy ująć w nim wydatki poniesione na realizację projektu od 01.11.2015r.?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Zgodnie z Umową o dofinansowanie projektu, pierwsza transza dofinansowania przekazywana jest na podstawie złożonego wniosku o płatność w wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności. W związku z powyższym, Instytucja Zarządzająca rekomenduje, w celu przyśpieszenia wypłacanej transzy, przedłożenie pierwszego wniosku o płatność, który będzie zawierał dwudniowy okres rozliczeniowy, tj. 1-2.11.2015 r., kwotę wnioskowaną i dane identyfikacyjne, natomiast nie będzie opisywał postępu rzeczowego i finansowego. Kolejny wniosek o płatność zgodnie z harmonogramem płatności powinien obejmować okres od 03.11.2015 r., jednocześnie data „do” winna być zgodna z zatwierdzonym harmonogramem płatności. Tym samym, w kolejnym wniosku o płatność należy uwzględnić wszystkie wydatki poniesione od początku okresu realizacji projektu, w tym również w dniach 1-2.11.2015 r.

Pytanie 17. Czy PCPR może kierować swoje uczestniczki i uczestników do KIS funkcjonującego w strukturach OPS, przy czym KIS kierowałby uczestniczki i uczestników projektu do udziału w formach wsparcia, których koszt pokrywałby bezpośrednio PCPR (brak przepływów finansowych między Liderem a Partnerem)?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, nie jest kwalifikowalne zlecenie usługi merytorycznej przez beneficjenta partnerom projektu i odwrotnie.
Należy podkreślić, iż KIS funkcjonuje jako element struktury wewnętrznej OPS, będącym jego podmiotem prowadzącym, na podstawie odrębnego regulaminu KIS. Dlatego Instytucja Zarządzająca dopuszcza sytuację, w której uczestnik projektu zgodnie z zaplanowaną ścieżką wsparcia będzie skierowany do KIS, który jest elementem wewnętrznej struktury OPS, pod warunkiem, że nie stoi to w sprzeczności z zapisami Umowy partnerskiej.
Pytanie 16. Uczelnia niepubliczna oferująca studia podyplomowe chce przeprowadzić studia podyplomowe dla nauczycieli przedszkoli biorących udział w projekcie ponieważ zgłoszone przez nich zapotrzebowanie jest zgodne z ofertą uczelni. W jaki sposób powinien być oszacowany koszt studiów na jednego uczestnika? Czy istnieje możliwość użycia ceny studiów widniejącej w ofercie uczelni? Czy jest inny sposób oszacowania tego kosztu?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Zgodnie zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, koszty bezpośrednie w ramach projektu winny odpowiadać stawkom rynkowym. Tym samym możliwe jest, aby w projekcie przyjęte zostały wartości zgodne z tymi, jakie obowiązują w uczelni poza realizowanym projektem.
Pytanie 15. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020,Rodziałem 6.2 pkt. 4) „(…) istnieje obowiązek dokonaniai udokumentowania rozeznania rynku co najmniej poprzez upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej beneficjenta (…)”. Wobec powyższego, jeżeli Beneficjentem projektu jest Miasto, a Partnerem np. Fundacja, która ponosi częściowo wydatki w ramach budżetu całościowego projektu, czy Partner powinien publikować rozeznania rynku na stronie Lidera, czy na swojej własnej stronie?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 ilekroć w Wytycznych jest mowa o beneficjencie, należy przez to rozumieć również partnera i podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków wskazany we wniosku o dofinansowanie projektu.
W związku z powyższym, w przypadku projektów partnerskich, ten podmiot publikuje zapytanie ofertowe na swojej stronie internetowej, który dokonuje rozeznania rynku.
Pytanie 14. Czy pracodawca oferujący w ramach projektu staże i praktyki zawodowe powinien zostać wyłoniony w postępowaniu konkurencyjnym/PZP?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Pracodawcy oferujący staże i praktyki zawodowe nie są wyłaniani w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z ustawą PZP oraz zasadą konkurencyjności, natomiast sposób i forma ich wyboru pozostają w gestii dyrektora szkoły.
Pytanie 13. W jaki sposób przedsiębiorca przyjmujący na staż uczniów powinien udokumentować Projektodawcy poniesione przez siebie koszty dotyczące wynagrodzenia opiekuna stażysty oraz wyposażenia stanowiska pracy (narzędzia, odzież robocza)?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 dowodem poniesienia wydatku jest zapłacona faktura, inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej (…) wraz z odpowiednim dokumentem potwierdzającym dokonanie płatności, o ile są one zgodne z przyjętą w jednostce polityką rachunkowości.
Pytanie 12. Zgodnie z „Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków(…)” za dochód nie uznaje się m. in. kar umownych, w tym kar za odstąpienie od umowy i kar za opóźnienie. Czy w sytuacji, w której wynagrodzenie wykonawcy prac dostosowawczych w projekcie zostało zgodnie z umową pomniejszone o koszt mediów zużytych podczas prac, powstałą różnicę traktować jako dochód? Czy ww. potrącenie może być w projekcie kwalifikowalne?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 dochody wygenerowane podczas realizacji projektu, nie uwzględnione we wniosku aplikacyjnym, pomniejszają wydatki kwalifikowalne projektu. Jednocześnie za dochód, w świetle Wytycznych, nie uznaje się m. in. wadium wpłaconego przez podmiot ubiegający się o realizację zamówienia publicznego na podstawie ustawy PZP, zatrzymanego w przypadku wycofania oferty, kar umownych (w tym kar za odstąpienie od umowy oraz kar za opóźnienie), zatrzymanych kaucji zwrotnych oraz ulg z tytułu terminowego odprowadzania składek do ZUS/US. Płatności otrzymane przez Beneficjenta w powyższych przypadkach nie pomniejszają wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu.

Istotne jest również, iż zgodnie z Podrozdziałem 6.4 Wytycznych potrącenia, o których mowa w art. 498 Kodeksu cywilnego traktowane są jako wydatek poniesiony.
Zgodnie z wymienionym przepisem:
„Art. 498. § 1. Gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym.
§ 2. Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej”.
Tym samym, w opinii Instytucji Zarządzającej, w opisanym stanie faktycznym doszło do sytuacji, o której mowa w art. 498 Kodeksu cywilnego, a więc do sytuacji, w której dwie osoby (dwa podmioty) są jednocześnie względem siebie wierzycielami. Mając zatem na uwadze zapisy Wytycznych, zgodnie z którymi potrącenia uznawane są za wydatek poniesiony, stwierdzić należy, iż stanowią one wydatek kwalifikowalny. Nie jest istotne, czy wynagrodzenie zostało wypłacone w pomniejszonej wysokości, czy też w pełnej, po czym nastąpił zwrot naliczonych wierzytelności.
Reasumując potrącenia, o których mowa w zapytaniu, nie stanowią dochodu w projekcie. Jednocześnie, jako że spełniają przesłanki określone w art. 498 Kodeksu cywilnego, mogą zostać uznane za wydatek kwalifikowalny w projekcie. Beneficjent zatem, przedstawiając właściwy dokument do rozliczenia we wniosku o płatność, może kwalifikować jego pełną wartość a więc nie pomniejszoną o dokonane potrącenia.
Pytanie 11. Czy podczas realizacji projektu można stosować stawki, określone wyłącznie w Taryfikatorze, który obowiązywał w naborze, w ramach którego projekt został wybrany do dofinansowania? Którą wersję Taryfikatora należy brać pod uwagę w sytuacji jego aktualizacji w trakcie trwania projektu?
Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, koszty w ramach projektu powinny być szacowane należycie z zastosowaniem warunków i procedur kwalifikowalności określonych w Wytycznych, w szczególności z uwzględnieniem stawek rynkowych. Dodatkowo umowa o dofinansowanie projektu zobowiązuje Beneficjenta do realizacji projektu z należytą starannością, w szczególności do ponoszenia wydatków celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów, zgodnie z obowiązującymi regułami, zasadami i postanowieniami wynikającymi z programu, uszczegółowienia, obowiązujących procedur, wytycznych oraz właściwych przepisów prawa krajowego oraz prawa unijnego.
Przy ponoszeniu wydatków w trakcie realizacji projektu należy zatem stosować aktualnie obowiązujący Wykaz dopuszczalnych stawek dla towarów i usług „Taryfikator”.

Pytanie 10. Czy jeśli realizacja projektu rozpocznie się od 01.08.2015, to podstawą do kwalifikowania wydatków będzie dzień 01.08.2015, czy też pierwszy dzień podpisania umowy partnerskiej? Czy w kontekście kwalifikowalności wydatków ma znaczenie, kiedy umowa partnerska będzie podpisana?
W świetle zapisów Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wydatki ponoszone przez poszczególnych członków partnerstwa przed podpisaniem umowy partnerskiej mogą być kwalifikowalne, o ile są zgodne z jej postanowieniami, w szczególności podziałem zadań oraz, co najważniejsze, dany projekt zostanie wybrany do dofinansowania i podpisana zostanie umowa o jego dofinansowanie.
Pytanie 9. Czy jeśli klub dziecięcy znajdować się będzie na 4 piętrze, a w budynku jest winda wymagająca remontu, remont może stanowić koszt kwalifikowany w ramach projektu?
Odpowiedź, 18.09.2015 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 każdy wydatek może zostać uznany za kwalifikowalny o ile spełnia łącznie warunki kwalifikowalności, w tym m. in. jest niezbędny do realizacji celów projektu i został poniesiony w związku z realizacją projektu. Tym samym jeśli remont windy warunkuje prawidłową jego realizację, wówczas może zostać uznany za kwalifikowalny. Niemniej jednak należy pamiętać, iż kolejnym czynnikiem warunkującym kwalifikowalność wydatku jest racjonalność. Tym samym istotne jest określenie proporcji, w jakiej remont mógłby zostać sfinansowany w ramach projektu mając na uwadze stopień jej użytkowania na rzecz realizowanego przedsięwzięcia.

Pytanie 8. Czy inne wydatki związane z placem zabaw, np. przygotowanie terenu, montaż urządzeń, będzie można ująć jako koszt kwalifikowany?
Odpowiedź, 18.09.2015 r.
Jeśli planowane wydatki będą spełniały łącznie warunki kwalifikowalności określone w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 tj. oraz będą wynikać z przeprowadzonej przez Wnioskodawcę diagnozy i przyczynią się do zrealizowania celów oraz wskaźników projektu oraz zostaną przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu we wniosku o dofinansowanie, wówczas będą stanowiły koszt kwalifikowalny.

Pytanie 7. Jak należy rozumieć finansowanie mechanizmu racjonalnych usprawnień w przypadku, gdy we wniosku nie przewidziano uczestnictwa dzieci niepełnosprawnych? Czy będzie możliwe ich sfinansowanie z ewentualnych powstałych oszczędności? Czy w przypadku braku oszczędności Beneficjent będzie zobligowany do zastosowania stosownych usprawnień z własnych środków? Czy wymagane będzie udokumentowanie wprowadzenia racjonalnych usprawnień – jeżeli tak – w jaki sposób?
Odpowiedź, 18.09.2015 r.
Wydatki odnoszące się do mechanizmu racjonalnych usprawnień kwalifikowalne będą jedynie w przypadku objęcia wsparciem projektowym osób z niepełnosprawnością, przy czym niniejsze dotyczyć też może personelu projektu.

Wnioskodawca w projektach ogólnodostępnych nie powinien zabezpieczać w ramach budżetu projektu środków na ewentualną konieczność sfinansowania racjonalnych usprawnień, ponieważ nie ma pewności, że w projekcie wystąpi udział osób z niepełnosprawnością. W przypadku projektów ogólnodostępnych mechanizm ten jest uruchamiany w momencie pojawienia się w projekcie osoby z niepełnosprawnością, a limit przewidziany na sfinansowanie ww. mechanizmu wynosi 12 000,00 PLN na osobę.

W przypadku projektów, które w swych założeniach nie były w całości dedykowane osobom z niepełnosprawnościami, ale w trakcie ich realizacji wystąpi konieczność uruchomienia mechanizmu racjonalnych usprawnień w związku z objęciem wsparciem osoby z niepełnosprawnością lub jej zaangażowania jako personel projektu, IZ RPO WSL 2014-2020 dopuszcza możliwość finansowania i kwalifikowania wydatków związanych z mechanizmem racjonalnych usprawnień poprzez elastyczność budżetu, tj. finansowanie wydatków np. w ramach powstałych w projekcie oszczędności. Niemniej zwrócić należy uwagę na ewentualność wystąpienia wydatków w ramach kategorii limitowanych, jak np. cross-financing i środki trwałe.

Kolejną możliwością jest ewentualne zwiększenie wartości projektu celem sfinansowania wydatków związanych z mechanizmem racjonalnych usprawnień, niemniej każdorazowo pierwszeństwo będzie miało wdrożenie pierwszego z wymienionych rozwiązań.

Jednocześnie Wytyczne w zakresie zasady równości szans i niedyskryminacji w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020 nie wprowadzają dodatkowego wymogu w zakresie dokumentowania kosztów racjonalnych usprawnień – w tym zakresie obowiązują zapisy Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, zgodnie z którymi dowodem poniesienia wydatku jest zapłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej.
Pytanie 6. Czy istnieje możliwość zlecania zadania merytorycznego zewnętrznym podmiotom?
Odpowiedź, 18.09.2015 r.
W perspektywie finansowej 2014-2020 nie funkcjonuje pojęcie zlecenia zadania merytorycznego. Natomiast zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatkóww ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 możliwe jest powierzenie zewnętrznym wykonawcom, nie będącym personelem projektu, realizacji działań merytorycznych przewidzianych w ramach danego projektu. Wówczas mowa jest o zleceniu usługi merytorycznej.

Jako zlecenia usługi merytorycznej nie należy rozumieć:
a) zakupu pojedynczych towarów lub usług np. cateringowych lub hotelowych, chyba że stanowią one część zleconej usługi merytorycznej,
b) angażowania personelu projektu.

Jednocześnie muszą zostać spełnione następujące warunki:
- konieczność ich wskazania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie,
- wartość wydatków związanych ze zlecaniem usług merytorycznych w ramach projektu nie przekracza 30% wartości projektu.

Niemniej jednak, jeśli jest to uzasadnione specyfiką projektu oraz zostało wykazane w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, wydatki związane ze zlecaniem usług merytorycznych mogą stanowić więcej niż 30% wartości projektu.

Istotne jest również, iż nie jest kwalifikowalne zlecenie usługi merytorycznej przez Beneficjenta partnerom projektu i odwrotnie.
Pytanie 5. Czy tworząc klub dziecięcy w ramach projektu można po godzinach pracy klubu, w jego pomieszczeniach prowadzić dodatkowe zajęcia komercyjne?
Odpowiedź, 18.09.2015 r.
Tak, istnieje taka możliwość. Niemniej jednak biorąc pod uwagę, iż będą to zajęcia komercyjne należy mieć na względzie zapisy dotyczące dochodu wygenerowanego podczas realizacji projektu zawarte w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Należy przy tym mieć na uwadze możliwość wystąpienia pomocy publicznej/ de minimis.
Pytanie 4. Czy koszt wynajmu, dzierżawy/użyczenia lokalu od np. spółdzielni mieszkaniowej, na działalność Centrum Usług Społecznych będzie stanowił koszt kwalifikowalny? Czy występują w tym zakresie ograniczenia?
Odpowiedź, 18.09.2015 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 jeżeli w utworzonym Centrum Usług Społecznych będzie realizowany projekt w ramach EFS, a pomieszczenia użytkowane będą w celach administracyjnych projektu, opłaty za użytkowanie lokalu będą stanowiły koszt kwalifikowalny. Koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) związanych z obsługą administracyjną projektu stanowią koszty pośrednie i są wydatkiem kwalifikowalnym.
Pytanie 3. Czy w projekcie o wartości do 100 000 euro wkładu publicznego dopuszczalne jest rozliczanie rzeczywiście poniesionymi wydatkami jeśli występują same postępowania PZP, które w ramach instytucji się sumują?
Odpowiedź, 18.09.2015 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 w przypadku, gdy wszystkie działania/zadania projektu realizowane są z zastosowaniem zasady konkurencyjności lub ustawy Pzp brak jest możliwości stosowania uproszczonych metod rozliczania wydatków. W związku z powyższym, możliwe jest tylko i wyłącznie rozliczanie projektu na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków.

Jeżeli jednak tylko część działań/zadań projektu realizowanych jest z zastosowaniem ww. procedur, wówczas w ramach projektu mogą być stosowane uproszczone metody rozliczania wydatków.
Pytanie 2. Czy wydatki w ramach projektu mogą być ponoszone z własnego konta?
Odpowiedź, 18.09.2015 r.
Wydatki w ramach projektu powinny być ponoszone z rachunku projektu, który został wskazany w Umowie o dofinansowanie projektu.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość ponoszenia wydatków z innego niż wyodrębniony na cele projektu rachunku. W takiej sytuacji Beneficjent musi pamiętać o konieczności udokumentowania oraz udostępniania na potrzeby instytucji dokonujących oceny kwalifikowalności wydatków operacji bankowych dokonanych z innego rachunku aniżeli projektowy.

Natomiast w sytuacji braku środków finansowych na rachunku projektu i konieczności zaangażowania środków własnych, środki powinny zostać przekazane na wyodrębniony rachunek bankowy projektu wskazany w umowie. W takiej sytuacji Beneficjent jest zobowiązany do refundacji poniesionych wydatków z przekazanych mu środków, w części odpowiadającej dofinansowaniu.

Pytanie 1. Czy subkonto dla projektu musi być ponownie utworzone, czy może to być konto, które służyło w projekcie realizowanym do 30.06.2015 r.?Jeżeli na rachunku projektu zakończone są wszystkie operacje finansowe związane z wcześniej realizowanym projektem, a tym samym nie mają miejsca już żadne przepływy finansowe, to nie ma przeciwwskazań do ponownego wykorzystania istniejącego rachunku na rzecz nowego projektu.

2. Personel projektu

Pytanie 17. Czy wolontariusz może wykonywać w projekcie ten sam zakres zadań co personel projektu dofinansowany w ramach projektu?Odpowiedź, 17.01.2017 r.
W Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków (…) z dnia 10.04.2015r. w Podrozdziale 6.10 Wkład niepieniężny pkt 6) widnieje zapis „ w ramach wolontariatu nie może być wykonywana nieodpłatna praca dotycząca zadań, które są realizowane przez personel projektu dofinansowany w ramach projektu”.

Z kolei Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków (…) z dnia 19 września 2016r. Podrozdział 6.10 Wkład niepieniężny pkt 7) nie zawierają już ww. zapisu. W związku z powyższym od 14.10.2016r. (data publikacji zmienionych Wytycznych) ww. zapis nie jest obowiązujący.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 16. W związku z możliwością wydatkowania środków w danym zadaniu i zmiany ich proporcji w zadaniu pomiędzy pozycjami, proszę o informacje, czy możliwe jest przeznaczenie części niewydatkowanych środków pierwotnie przeznaczonych na np. najem pomieszczeń na zwiększenie wynagrodzenia personelu etatowego w tym samym zadaniu, który został wykazany w zadaniu a zaplanowane środki na wynagrodzenia okazały się niewystarczające. Odpowiedź, 16.11.2016 r.
Wynagrodzenie wskazane w szczegółowym budżecie projektu nie jest wynagrodzeniem, które Beneficjent musi we wskazanej kwocie ponieść. Możliwe jest poniesienie wartości niższej, jak i wyższej. Natomiast wzrost wynagrodzenia personelu merytorycznego w trakcie realizacji projektu wymaga szczególnego uzasadnienia i analizy, a dokonywanie zwiększenia wynagrodzeń przez Beneficjenta zależy od charakteru zadania oraz powodu i poziomu zwiększenia.
Pytanie 15. Czy wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego tzw. „trzynastki” będzie kwalifikowalna?
Dodatkowe wynagrodzenie roczne personelu projektu jest kwalifikowalne wyłącznie, jeżeli wynika z przepisów prawa pracy i odpowiada proporcji, w której wynagrodzenie zasadnicze będące podstawą jego naliczenia jest rozliczane w ramach danego projektu.
Ponadto dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłaca się nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie.
Jednocześnie, należy pamiętać, iż wypłata „trzynastki” w trakcie roku kalendarzowego, za który przysługuje, co do zasady jest niekwalifikowalna, chyba, że została wypłacona w przypadku wystąpienia okoliczności przewidzianych w przepisach o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej tj. ustanie stosunku pracy w związku z likwidacją pracodawcy.
Pytanie 14. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach nowej perspektywy str. 70 Rozdział 6.16 Koszty personelu, punkt 13 wskazują, że „W przypadku projektów partnerskich nie jest dopuszczalne angażowanie jako personel projektu pracowników beneficjenta i odwrotnie”. Czy zatem Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej działający w imieniu Partnera projektu może zostać zatrudniony u Lidera projektu jako Koordynator Projektu finansowany z kosztów pośrednich, które nie są traktowane jako zadanie a tym samym nie obejmuje ich definicja „personelu projektu”.
Wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki objęte uproszczoną metodą.
Ponadto, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, do personelu projektu zaangażowanego w ramach działań/zadań rozliczanych za pomocą uproszczonych metod nie ma zastosowania podrozdział 6.16. Wytycznych.
Jednocześnie, w opinii IZ RPO w kontekście roli lidera wątpliwość budzi zaangażowanie jako koordynatora projektu pracownika partnera tj. kierownika ośrodka pomocy społecznej. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 w przypadku projektów partnerskich nie jest dopuszczalne angażowanie jako personel projektu pracowników partnerów przez Beneficjenta i odwrotnie.
Pytanie 13. Czy realizator może zatrudnić personel projektu (np. nauczycieli do zajęć wyrównawczych)? Realizator nie jest partnerem/Wnioskodawcą.
Realizator projektu przede wszystkim musi przestrzegać przepisów prawa krajowego. Jeżeli realizatorem projektu jest podmiot, który może zatrudniać pracowników i jest to zgodne z prawodawstwem krajowym to taki realizator może zatrudniać personel projektu.
Pytanie 12. Czy w kontekście zmian przepisów Ustawy o systemie oświaty (Dz. U. 2015 poz. 357) – art. 7e oraz Karty Nauczyciela – art. 30 pkt. 10b istnieje możliwość zatrudnienia nauczycieli do realizacji zajęć zaplanowanych w konkursie z wyłączeniem ustawy Pzp.
W myśl Art. 7e. 1 i 2 Ustawy o systemie oświaty istnieje możliwość zatrudnienia w szkole/placówce systemu oświaty nauczyciela, który nie realizuje w tej szkole/placówce tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, na zasadach określonych w Kodeksie pracy (umowa o pracę). W takim przypadku nie stosuje się ustawy PZP.
Pytanie 11. Czy koszty „utrzymania” wolontariuszy są kwalifikowalne (ubezpieczenie, delegacje, itp.)?
Koszty utrzymania wolontariuszy są kwalifikowalne na zasadach dotyczących personelu projektu.
Pytanie 10. Kogo uwzględnia się w bazie personelu, biorąc pod uwagę dane stanowisko, np. kierownik, koordynator projektu w lokalnym systemie informatycznym (LSI)?
W module baza personelu należy uwzględnić dane wyłącznie personelu zaangażowanego w kosztach bezpośrednich projektu z wyłączeniem osób zaangażowanych w realizację działań/zadań rozliczanych za pomocą uproszczonych metod.
Pytanie 9. Czy Partner projektu OWES musi przeprowadzić konkurs na stanowiska pracownicze w projekcie OWES? Partner Projektu ma obecnie 2 pracowników, którzy prowadzą Inkubator Społecznej Przedsiębiorczości, zatrudnionych na stanowiskach pomoc administracyjna, finansowanych z budżetu miasta (umowa o pracę). Pracownicy ISP mają zakres obowiązków tożsamy z zakresem z poprzedniego projektu (jeden z pracowników wykonuje zadania dot. doradcy kluczowego, drugi specjalisty ds. ekonomii społecznej). Czy Miasto będzie musiało dokonać wyboru pracowników OWES, którzy będą zatrudnieni w ramach projektu na zasadzie konkursu, czy jest możliwe przedłużenie umów obecnym pracownikom, którzy są zatrudnieni na stanowiskach pomoc administracyjna. Miasto zakłada, że w ramach OWES u Partnera projektu będą zatrudnione 2 osoby: doradca kluczowy oraz specjalista ds. ekonomii społecznej.
To Beneficjent winien rozstrzygnąć kwestię, czy zaangażowanie osób dotychczas stanowiących personel projektu realizowanego w perspektywie finansowej 2007-2013 wymagać będzie ogłoszenia konkursu w świetle przepisów odrębnych. W tym zakresie bowiem Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 nie zawierają szczegółowych uwarunkowań z zastrzeżeniem konieczności ponoszenia wydatków zgodnie z prawem wspólnotowym i krajowym.

Pytanie 8. W Taryfikatorze jest określona stawka za godzinę opieki nad dzieckiem na poziomie 20 zł. Jeśli Beneficjent zatrudnia dziennego opiekuna na umowę o pracę to czy przelicza zaangażowanie pracownika 8h dziennie x 20 zł i ilość dni w miesiącu? Czy ustala wynagrodzenie o prace takie jakie posiadają inni opiekunowie?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Stawki określone w Taryfikatorze są stawkami dopuszczalnymi. Niemniej w przypadku ich przekroczenia Beneficjent zobowiązany jest do zawarcia we wniosku o dofinansowanie/wniosku o płatność uzasadnienia zaistniałej sytuacji.
Jednocześnie zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne pod warunkiem, że ich wysokość odpowiada stawkom faktycznie stosowanym u Beneficjenta poza projektem na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji.
Reasumując, dopuszczalne jest przekroczenie stawki wynagrodzenia ponad tą wskazaną w Taryfikatorze jedynie w przypadku spełnienia przesłanki wynikającej z Wytycznych. W takim przypadku we wniosku o dofinansowanie należy przedstawić informację uzasadniającą proponowaną stawkę wynagrodzenia, ponad tą wynikającą z Taryfikatora.
Pytanie 7. Czy w przypadku, w którym projekt zakłada zatrudnienie dwóch doradców biznesowych, przy czym jeden z doradców będzie zatrudniony na podstawie um. o pracę w wymiarze 160 h / m-c, a druga osoba będzie zatrudniona na um. zlecenie w wymiarze 40 h/m-c, istnieje konieczność ogłoszenia zamówienia publicznego na całą pozycję dot. doradców biznesowych, czy tylko na część właściwą dla umowy zlecenie?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
W przypadku zaangażowania osoby w projekcie na podstawie umowy o pracę, wówczas zamówienie publiczne, niezależnie od trybu (zgodnie z ustawą Pzp lub zasadą konkurencyjności) nie będzie miało zastosowania. Tym samym, w opinii IZ RPO WSL 2014-2020 w przypadku, gdy na danym stanowisku zaplanowano we wniosku o dofinansowanie zaangażowanie dwóch osób, z czego tylko jedna zaangażowana zostanie na podstawie umowy cywilnoprawnej, wówczas Beneficjent winien zastosować zamówienie publiczne, we właściwym dla siebie trybie, tylko na tą część wydatku, która odpowiada zaangażowaniu na podstawie umowy zlecenia.
Pytanie 6. Zgodnie z punktem 6.16.1. Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020:

„Umowa o pracę z osobą stanowiącą personel projektu obejmuje wszystkie zadania wykonywane przez tę osobę w ramach projektu lub projektów realizowanych przez beneficjenta, co jest odpowiednio udokumentowane zgodnie z pkt. 2 lit. c. Tym samym, nie jest możliwe angażowanie takiej osoby przez beneficjenta do realizacji żadnych zadań
w ramach tego lub innego projektu na podstawie stosunku cywilnoprawnego, z wyjątkiem umów, w wyniku których następuje wykonanie oznaczonego dzieła”.

W świetle powyższego, czy osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę może być jednocześnie zatrudniona na podstawie umowy wolontariackiej w tym samym projekcie wykonując inne zadania niż te wynikające ze stosunku pracy?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 w ramach wolontariatu nie może być wykonywana nieodpłatna praca dotycząca zadań, które są realizowane przez personel projektu dofinansowany w ramach projektu.
Jednocześnie wątpliwości IZ budzi ewentualne zaangażowanie pracownika już zatrudnionegow projekcie na podstawie umowy o pracę do realizacji innych rodzajowo czynności, w ramach wolontariatu. Zwrócić należy uwagę, iż zgodnie z Kodeksem pracy praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Wobec powyższego, w opinii IZ RPO WSL 2014-2020, nie jest możliwe wykonywanie czynności w ramach wolontariatu przez pracownika już zatrudnionego w projekcie na podstawie umowy o pracę.
Pytanie 5. Czy Partner projektu może powierzyć pełnienie określonej funkcji, przewidzianej w budżecie projektu z dniem 01.10.2015 r. (data rozpoczęcia realizacji projektu) jednocześnie informując pracownika, iż kwota dodatku z tego tytułu zostanie ustalona odrębnym dokumentem po zweryfikowaniu budżetu przez IZ oraz wypłacić skumulowany dodatek za okres dwóch lub trzech miesięcy? Czy skumulowany dodatek zostanie uznany za wydatek kwalifikowalny? Czy maksymalna wysokość dodatku nie przekraczająca 40% wynagrodzenia podstawowego zostanie zweryfikowana w ujęciu miesięcznym czy proporcjonalnie dla okresu, którego dotyczy (jeżeli za okres 3 miesięcy kwota skumulowanego dodatku zostanie podzielona przez 3 celem weryfikacji poziomu 40% wynagrodzenia podstawowego)?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Początkiem okresu kwalifikowalności jest 1 stycznia 2014 r., natomiast końcową datą kwalifikowalności wydatków jest 31 grudnia 2023 r. Okres kwalifikowalności wydatków w ramach danego projektu może przypadać na okres przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, przy czym okres nie może wykraczać poza wskazane wyżej daty graniczne i mogą zostać uznane za kwalifikowalne wyłącznie w przypadku spełnienia warunków kwalifikowalności określonych w Podrozdziale 6.2 i umowie o dofinansowanie.

Ponadto, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, w przypadku okresowego zwiększenia obowiązków służbowych danej osoby, wydatkami kwalifikowalnymi związanymi z wynagrodzeniem personelu mogą być również dodatki do wynagrodzeń, o ile zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, przy czym dodatek może być przyznany zarówno jako wyłączne wynagrodzenie za pracę w projekcie albo jako uzupełnienie wynagrodzenia personelu projektu rozliczanego w ramach projektu.

Każdy dodatek o charakterze stałym, jeśli jest on uregulowany w przepisach wewnątrz zakładowych, powinien być traktowany jako element wynagrodzenia. Skutkuje to koniecznością jego wypłacenia wraz z wynagrodzeniem na zasadach określonych w art. 85 Kodeksu pracy, czyli co miesiąc.

Pozostałe dodatki nie spełniające powyższego kryterium, tj. dodatki uznane za okolicznościowe, mogą być wypłacane po spełnieniu określonych wymogów przez pracownika i w ustalonym przez strony terminie. Kwestie te powinien regulować dokument wewnątrz zakładowy jak np. regulamin pracy.

Powyższa kwestia wypłacania dodatku do wynagradzania powinna zostać rozstrzygnięta przez Beneficjenta z zachowaniem zgodności z zawartą umową z pracownikiem, przepisami prawa krajowego, w tym z Kodeksem Pracy i wewnętrznymi regulaminami.
Pytanie 4. Beneficjent wprowadził Uchwałą Zarządu wewnętrzny regulamin wynagradzania pracowników, który zgodnie z zasadami kwalifikowania wydatków został wprowadzony co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie realizowanego projektu. Jeden z paragrafów ww. Regulaminu mówi, iż „pracownicy otrzymują wynagrodzenie zasadnicze określone stawką miesięczną lub godzinową. Stawki są zgodne z budżetami otrzymanymi od sponsorów lub uzyskanymi kwotami dofinansowań do realizowanych projektów”. Pozostałe paragrafy regulaminu wprowadzają również możliwość wynagradzania pracy pracowników poprzez premie, dodatki oraz nagrody bez określonych limitów.

W związku z powyższym, czy w ramach np. zryczałtowanego zadania „aktywna integracja” prawidłowym będzie wynagradzanie pracy poszczególnych pracowników zatrudnionych na umowę o pracę tzw. godzinową stawką wynagrodzenia w oparciu m.in. o Taryfikator stawek jednostkowych, a co za tym idzie wypłata pozostałych świadczeń w ramach nawiązanego stosunku pracy z pracownikiem świadczącym pracę w tym m.in. świadczenie urlopu
w przypadku braku możliwości jego wybrania, badań lekarskich oraz szkolenia BHP?. Zakłada się, że pracownik na stanowisku coacha wykona w ciągu 3 miesięcy warsztat 126h – 42h/ miesięcznie = ¼ etatu np. po stawce 150 zł/ 1h.
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne pod warunkiem, iż ich wysokość odpowiada stawkom faktycznie stosowanym u Beneficjenta poza projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych i FS na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji.

Ponadto, wypłata pozostałych świadczeń w ramach nawiązanego stosunku pracy z pracownikiem, będzie kosztem kwalifikowalnym, o ile wynika z przepisów wewnętrznych danej jednostki lub przepisów prawa i jest niezbędny dla prawidłowej realizacji projektu.
Pytanie 3. Czy w przypadku pracownika zatrudnionego na etacie u Beneficjenta prawidłowym będzie wypłacenie premii w wysokości stawki za godzinę pracy w ramach dodatkowego zadania realizowanego w projekcie? Dodać należy, że regulamin nie ogranicza kwotowo możliwości przyznania premii.
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Zgodnie z „Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” jednym z warunków kwalifikowalności wydatku jest jego racjonalność i efektywność. Ponadto Wytyczne wskazują, w przypadku wynagrodzeń, iż stawki stosowane w projekcie nie powinny odbiegać od tych stosowanych przez Beneficjenta w bieżącej działalności. Tym samym w ramach projektu Beneficjent powinien rozliczać premię w wysokości wynikającej z przyjętej przez Beneficjenta kalkulacji, obowiązującej poza projektem. Zaproponowane rozwiązanie wydaje się właściwe, niemniej istotne jest również spełnienie warunków, o których mowa powyżej.
Pytanie 2. Czy w stosunku do pracownika socjalnego, którego oddelegowano do realizacji kontraktów socjalnych w ramach projektu w wymiarze czasu pracy ½ etatu (zatrudnionego w jednostce na pełen etat) istnieje obowiązek potwierdzania wykonanych w ramach projektu zadań protokołem sporządzonym przez tego pracownika, wskazującym prawidłowe wykonanie zadań, liczbę oraz ewidencję godzin w danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonanie zadań w projekcie?

Czy podobny obowiązek istnieje w przypadku pracownika, którego współfinansowanie wynagrodzenia odbywa się poprzez przyznanie dodatku do wynagrodzenia oraz czy taki obowiązek istnieje w przypadku powierzenia czynności w projekcie w formach wskazanych powyższej osobie wynagradzanej w ramach kategorii kosztów pośrednich?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
W przypadku personelu projektu zatrudnianego na podstawie stosunku pracy lub oddelegowania nie jest wymagane sporządzanie przez pracownika protokołu wskazującego prawidłowe wykonanie zadań, liczbę oraz ewidencję godzin w danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonanie zadań w projekcie. Niemniej wskazanie wymiaru i zakresu zaangażowania danego pracownika w realizację projektu musi wynikać z umowy o pracę i/lub zakresu zadań pracownika.

Analogiczna sytuacja dotyczy pracownika, którego współfinansowanie wynagrodzenia odbywa się poprzez przyznanie dodatku do wynagrodzenia oraz w przypadku pracownika socjalnego, rozliczanego w zadaniu merytorycznym w ramach kosztów bezpośrednich. Natomiast koszty pośrednie w projektach finansowanych z EFS stanowią koszty administracyjne związane z obsługą projektu i rozliczane są wyłącznie z wykorzystaniem stawek ryczałtowych, w ramach których nie istnieje obowiązek gromadzenia i opisywania dokumentów na potrzeby realizowanego projektu.

Pytanie 1. Czy w ramach projektu można finansować wynagrodzenie następującego personelu zatrudnionego w Żłobku:

• personel kuchni,

• pielęgniarki,

• pokojowe,

• konserwator,

• magazynier.

Jeśli tak, przez jaki okres czasu można finansować koszty wynagrodzeń ww. personelu w ramach projektu (przez 12 miesięcy czy przez 24 miesiące)?
Odpowiedź, 18.09.2015 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wydatkiem kwalifikowalnym jest wydatek, który jest m. in. niezbędny do realizacji projektu i został poniesiony w związku z realizacją projektu. Jednocześnie okres kwalifikowalności wydatków w ramach danego projektu określony jest w umowie o dofinansowanie. Istotne jest również, iż koszty związane z wynagrodzeniem personelu mogą być kwalifikowalne w ramach projektu, o ile wynika to ze specyfiki projektu, na warunkach określonych w Wytycznych.

3. Środki trwałe i cross-financing.

Pytanie 12. Proszę o wskazanie konkretnych przykładów kiedy środek trwały może być uznany za bezpośrednio powiązany z projektem, a kiedy jest tylko wspomagający?
Odpowiedź, 29.12.2016 r.
Złożenie w odpowiedzi na konkurs wniosku aplikacyjnego powinno być poprzedzone wnikliwą analizą potrzeb i sytuacji w jednostce pod kątem zasadności zakupu środka trwałego. Zasadność zakupu zostanie ostatecznie zweryfikowana na etapie oceny wniosku o dofinansowanie. Ponadto Projektodawca uzasadnia we wniosku aplikacyjnym konieczność pozyskania środków niezbędnych do jego realizacji z zastosowaniem najbardziej efektywnej dla danego przypadku metody (zakup, amortyzacja, leasing itp.), przy czym wymóg uzasadnienia pozyskania dotyczy wyłącznie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych o wartości początkowej równej lub wyższej niż 3 500 PLN netto.
Wydatki poniesione na zakup środków trwałych, bezpośrednio powiązanych z przedmiotem projektu (np. wyposażenie pracowni komputerowych w szkole), a także koszty ich dostawy, montażu i uruchomienia, mogą być kwalifikowalne w całości lub części swojej wartości zgodnie ze wskazaniem Projektodawcy opartym o faktyczne wykorzystanie środka trwałego na potrzeby projektu. Natomiast wydatki poniesione na zakup środków trwałych, wykorzystywanych w celu wspomagania procesu wdrażania projektu (np. rzutnik na szkolenia), mogą być kwalifikowalne wyłącznie w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym za okres, w którym były one wykorzystywane na rzecz projektu.
W sytuacji, gdy Projektodawca posiada niezbędny potencjał do realizacji projektu (sale wykładowe, sprzęt bądź oprogramowanie) zakup dodatkowego sprzętu czy wynajem sali wzbudzi wątpliwości, co do jego zasadności.Biorąc pod uwagę powyższe, wskazanie konkretnych przykładów, kiedy środek trwały może być uznany za bezpośrednio powiązany z projektem, a kiedy jest tylko wspomagający nie jest możliwe z uwagi, iż w praktyce każdy przypadek musi być analizowany jednostkowo w kontekście realiów danego projektu i sytuacji Projektodawcy, uwzględniając przedmiot i cel projektu.

Pytanie 11. Czy jeśli dokonano zakupu wyposażenia pracowni w kwocie mniejszej niż 3 500 zł netto, to we wniosku o płatność nie wykazuję tego jako środek trwały, pomimo że we wniosku o dofinansowanie był to środek trwały?
Odpowiedź, 29.12.2016 r.
Tak, wydatek nie będzie wykazany we wniosku o płatność jako środek trwały o ile nie został zakupiony przed datą wejścia w życie znowelizowanych Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 19 września 2016 r. (dalej: Wytyczne) tj. przed 14 października 2016 r.Do oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków stosuje się wersję Wytycznych obowiązującą w dniu poniesienia wydatku, przy czym do oceny prawidłowości umów zawartych w ramach realizacji projektu w wyniku przeprowadzonych postępowań, stosuje się wersję Wytycznych obowiązującą w dniu wszczęcia postępowania, które zakończyło się zawarciem danej umowy.

Pytanie 10. Jak interpretować wydatki objęte kategorią limitowaną - środki trwałe. Odpowiedź, 16.11.2016 r.
Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne) definiują środki trwałe zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.) z zastrzeżeniem inwestycji, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 17 przywołanej ustawy, jako rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki organizacyjnej.

Wydatki związane z zakupem środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych kwalifikują się do współfinansowania pod warunkiem, że wartości te będą ujęte w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, czyli wyodrębnionej dla projektu ewidencji, której zasady zostały opisane w Polityce Rachunkowości lub dokumencie równoważnym regulującym zasady rachunkowości obowiązujące Beneficjenta, prowadzoną w oparciu o ustawę o rachunkowości (księgi rachunkowe), krajowe przepisy podatkowe (księgi podatkowe), a w przypadku beneficjentów nie podlegających reżimowi tych ustaw – w oparciu o wytyczne IZ PO.

Środki trwałe, ze względu na sposób ich wykorzystania w ramach i na rzecz projektu, dzielą się na:
1) Środki trwałe bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu (np. wyposażenie pracowni komputerowych w szkole),Wydatki poniesione na zakup przedmiotowych środków mogą być uznane za kwalifikowalne pod warunkiem ich bezpośredniego wskazania we wniosku o dofinansowanie wraz z uzasadnieniem dla konieczności ich zakupu.W ramach projektów współfinansowanych z EFS, dopuszczalny procentowy poziom wartości wydatków na zakup środków trwałych o wartości jednostkowej równej i wyższej niż 3 500,00 PLN netto w ramach kosztów bezpośrednich projektu oraz wydatków w ramach cross-financingu określany jest w Regulaminie konkursu/naboru. Wydatki poniesione na zakup środków trwałych oraz cross-financing powyżej dopuszczalnej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są niekwalifikowalne.O zakwalifikowaniu konkretnego wydatku do kategorii kosztów limitowanych w rozumieniu Wytycznych (środki trwałe i cross-financing) decyduje Projektodawca na etapie konstruowania budżetu projektu, zaznaczając odpowiedni check-box w składanym na konkurs wniosku aplikacyjnym.
2) Środki trwałe wykorzystywane w celu wspomagania procesu wdrażania projektu (np. rzutnik na szkolenia). Należy mieć na uwadze, że wydatki poniesione na zakup wskazanych środków trwałych, mogą być kwalifikowalne wyłącznie w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym dokonanym proporcjonalnie za okres, w którym były one wykorzystywane na rzecz projektu. Koszty amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, kwalifikują się do współfinansowania, jeżeli spełnione są łącznie warunki określone w punkcie 6.12.2 Wytycznych. Jednocześnie koszt amortyzacji środków trwałych nie wlicza się do limitu wydatków poniesionych na zakup środków trwałych, o którym mowa w Wytycznych.

Pytanie 9. Jak udokumentować zakup środka trwałego w kosztach pośrednich rozliczanych ryczałtem?
Wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki objęte uproszczoną metodą. Wydatki poniesione w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem nie są wykazywane we wniosku o płatność, tym samym nie wliczają się do limitu określonego dla środków trwałych oraz cross-financingu.
Pytanie 8. Czy zakup komputera jest wydatkiem poniesionym w ramach cross-financingu?
Nie, zakup komputera jest wydatkiem poniesionym w ramach środków trwałych. Należy ponadto pamiętać, że wydatki ponoszone na zakup środków trwałych powyżej dopuszczalnej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są niekwalifikowalne.
Pytanie 7. Czy zakup sprzętu uzupełniającego działania projektowe jest kwalifikowalny? Jeśli tak, to w jakiej wysokości?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 środki trwałe, ze względu na sposób ich wykorzystania w ramach i na rzecz projektu, dzielą się na: środki trwałe bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu (np. wyposażenie pracowni komputerowych w szkole) i środki trwałe wykorzystywane w celu wspomagania procesu wdrażania projektu (np. rzutnik na szkolenia). Tym samym sprzęt wspomagający jest kwalifikowalny, niemniej wyłącznie w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym za okres, w którym były one wykorzystywane na rzecz projektu.
Reasumując, w przypadku zakupienia środka trwałego, stanowiącego jedynie uzupełnienie działań projektowych, nie zaś bezpośrednio powiązanego z przedmiotem projektu, kwalifikowalne w ramach projektu są odpisy amortyzacyjne ww. środka, odnoszące się do okresu, w którym taki sprzęt był w projekcie wykorzystywany.
Pytanie 6. Czy można doposażyć stanowisko pracy dla pracownika socjalnego? Jeśli tak to w ramach jakiego zadania?
Koszty stanowiska pracy personelu projektu, tj. pracowników zatrudnionych w ramach zadań merytorycznych są kwalifikowalne w pełnej wysokości, wyłącznie w przypadku zatrudnienia na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu. W przypadku personelu projektu zaangażowanego na podstawie stosunku pracy poniżej ½ etatu lub na podstawie innych form zatrudnienia, koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu są niekwalifikowalne. Jednocześnie określenie zadania, w ramach którego doposażone ma zostać stanowisko pracownika socjalnego należy do Beneficjenta.
Pytanie 5. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności rozdział 6.12 pkt. 1 i instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie należy uzasadnić konieczność pozyskania środków trwałych z zastosowaniem najbardziej efektywnej dla danego przypadku metody (zakup, amortyzacja, leasing itp.). Czy w tym zakresie ważny jest wybór właściwego sposobu pozyskania środka trwałego i tylko zakup (jako jeden ze sposobów pozyskania) jest limitowany (wykazywany we wniosku jako pozycja limitowana i wobec tego wliczająca się w określony procent dla cross-financingu i środków trwałych)? Czy w tym przypadku amortyzacja nie jest wliczana do limitów? Czy też może w przypadku amortyzacji/leasingu również należy zaznaczyć kategorię kosztów limitowanych „środki trwałe”?
Koszt amortyzacji środków trwałych nie wlicza się do limitu wydatków poniesionych na zakup środków trwałych, o którym mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

Pytanie 4. Czy w zależności od rodzaju realizowanego projektu dopuszcza się zakup nieruchomości z budynkiem w celu utworzenia np. żłobka ?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Zgodnie z Wytycznymi w przypadku projektów współfinansowanych z EFS cross-financing może dotyczyć wyłącznie:a) zakupu nieruchomości,b) zakupu infrastruktury, przy czym poprzez infrastrukturę rozumie się elementy nieprzenośne, na stałe przytwierdzone do nieruchomości, np. wykonanie podjazdu do budynku, zainstalowanie windy w budynku,c) dostosowania lub adaptacji (prace remontowo-wykończeniowe) budynków i pomieszczeń.
Tym samym w ramach realizowanego projektu możliwe jest zakupienie nieruchomości, celem uruchomienia w niej żłobka.Niemniej jednak, należy mieć na względzie, iż w ramach projektów współfinansowanych z EFS wartość wydatków poniesionych na zakup środków trwałych o wartości jednostkowej równej i wyższej niż 350 PLN netto w ramach kosztów bezpośrednich projektu oraz wydatków w ramach cross-financingu nie może łącznie przekroczyć 10% wydatków projektu, chyba że inny limit wskazano dla danego typu projektów w Programie Operacyjnym lub w Szczegółowym Opisie Osi Priorytetowych. Wydatki ponoszone na zakup środków trwałych oraz cross-financing powyżej dopuszczalnej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są niekwalifikowalne.
Pytanie 3. Czy w ramach remontu placówki w przypadku utworzenia nowych miejsc żłobkowych należy proporcjonalnie wyliczyć koszty remontu pomieszczeń? Placówka opiekuje się 30 dziećmi. Planuje się utworzenie 8-9 nowych miejsc, na co pozwalają warunki lokalowe. Żłobek należałoby jednak odmalować, położyć glazurę w części kuchni. 8 nowych miejsc stanowi nową grupę (na tę grupę przypada 1 opiekun), ale dzieci będą korzystać w dużej mierze ze wspólnej powierzchni z pozostałymi dziećmi w żłobku. Czy przy zaplanowanym w projekcie remoncie można odmalować cały żłobek? Czy należy wyliczać koszt remontu proporcjonalnie do ilości nowych miejsc 8/30? W przybliżeniu 1/4 wydatków na remont można pokryć z dotacji.
W związku z tym, że żłobek ma duże sale i faktycznie nowoprzyjęte dzieci będą razem z pozostałymi dziećmi to czy jest konieczność dzielenia kosztów remontu? Podobna sytuacja będzie z założeniem monitoringu na palcu zabaw - jeśli zostanie odpowiednio uzasadniony to czy również należy jego koszt dzielić proporcjonalnie do ilości nowoutworzonych miejsc?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wydatkiem kwalifikowalnym jest wydatek, który m. in. jest niezbędny do realizacji celów projektu oraz został dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
Biorąc pod uwagę powyższe, wydatki poniesione na rzecz nowoutworzonej grupy w żłobku, tj. koszty remontu pomieszczeń oraz koszty monitoringu, powinny zostać rozliczone proporcjonalnie w stosunku do nowoutworzonych miejsc w żłobku.
Jednocześnie należy mieć na względzie, iż w świetle zapisów Wytycznych, wydatki związane z adaptacją pomieszczeń (prace remontowo-wykończeniowe) na potrzeby projektu objęte są regułami cross-financingu, a więc są kosztem limitowanym. W tym kontekście istotne jest, iż zgodnie z ww. Wytycznymi w ramach projektów współfinansowanych z EFS wartość wydatków poniesionych na zakup środków trwałych o wartości jednostkowej równej i wyższej niż 350 PLN netto w ramach kosztów bezpośrednich projektu oraz wydatków w ramach cross-financingu nie może łącznie przekroczyć 10% wydatków projektu, chyba że inny limit wskazano dla danego typu projektów w Programie Operacyjnym lub w Szczegółowym Opisie Osi Priorytetowych. Wydatki ponoszone na zakup środków trwałych oraz cross-financing powyżej dopuszczalnej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są niekwalifikowalne
Pytanie 2. Czy można sfinansować w ramach cross-financingu monitoring zewnętrzny w przedszkolu? Jeśli tak, to czy należy go ująć w budżecie w ramach kosztów bezpośrednich?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wydatkiem kwalifikowalnym jest wydatek, który m. in. jest niezbędny do realizacji celów projektu. Tym samym, jeśli Beneficjent wykaże niezbędność niniejszego wydatku dla prawidłowej realizacji projektu, wówczas może on stanowić wydatek kwalifikowalny.
Niemniej jednak należy pamiętać, iż jest to zakup w ramach środków trwałych, a zgodnie z zapisami Wytycznych środki trwałe, ze względu na sposób ich wykorzystania w ramach i na rzecz projektu, dzielą się na:
a) środki trwałe bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu (np. wyposażenie pracowni komputerowych w szkole),
b) środki trwałe wykorzystywane w celu wspomagania procesu wdrażania projektu (np. rzutnik na szkolenia), przy czym, w tym przypadku należy mieć na uwadze fakt, iż wydatki poniesione na zakup wskazanych środków trwałych, mogą być kwalifikowalne wyłącznie w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym za okres, w którym były one wykorzystywane na rzecz projektu.
Ponadto, w ramach projektów współfinansowanych z EFS wartość wydatków poniesionych na zakup środków trwałych o wartości jednostkowej równej i wyższej niż 350 PLN netto w ramach kosztów bezpośrednich projektu oraz wydatków w ramach cross-financingu nie może łącznie przekroczyć 10% wydatków projektu, chyba że inny limit wskazano dla danego typu projektów w PO lub SZOOP. Wydatki ponoszone na zakup środków trwałych oraz cross-financing powyżej dopuszczalnej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są niekwalifikowalne.

Pytanie 1. Wydatki związane z zakupem środków trwałych, określone w Wytycznych, stanowią nie więcej niż 20 % wydatków projektu z włączeniem wydatków w ramach cross-financingu. W sytuacji gdy w wyniku oszczędności w projekcie zmniejszą się wydatki projektu (a zostanie wykorzystany limit na środki trwałe tj. ich wydatkowanie będzie zgodne z założeniami budżetu w ramach wniosku o dofinansowanie projektu) wartość procentowego udziału środków trwałych i cross-financingu w całościowych wydatkach projektu będzie wyższa niż możliwe 20%. Jak zostanie potraktowana taka sytuacja na etapie już rozliczania projektu? Czy ten poziom będzie dopuszczalny (z uwagi na zgodność z wnioskiem o dofinansowanie)?
Odpowiedź, 18.09.2015 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 Beneficjent jest zobligowany do ponoszenia wydatków w ramach środków trwałych oraz cross-financingu do kwoty wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie. Tym samym dopuszcza się sytuację, w której, w trakcie realizacji projektu udział procentowy środków trwałych zostanie przekroczony, przy nieprzekroczonym limicie kwotowym.

4. Koszty pośrednie.

Pytanie 12. Czy dyrektor szkoły może być też kierownikiem projektu? - ma doświadczenie w pracy z podobnymi projektami, doświadczenie w zarządzaniu, dobre kontakty z personelem merytorycznym i technicznym, co zapewni sprawne i prawidłowe zarządzanie projektem?
Odpowiedź, 28.03.2017 r.
Projektodawca aplikując o środki unijne tworzy zespół projektowy odpowiedzialny za prowadzenie projektu. Określając obowiązki i decydując o jego składzie powinien kierować się przede wszystkim wiedzą, umiejętnościami oraz doświadczeniem poszczególnych jego członków, niezbędnymi do zapewnia prawidłowego wykonania zaplanowanych zadań. W składanym na konkurs wniosku aplikacyjnym, w sytuacji, gdy jest to możliwe, Projektodawca powinien wskazać konkretne osoby (z imienia i nazwiska), które będą odpowiedzialne za zarządzanie projektem.
Wynagrodzenie personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem, w tym kierownika projektu może być kwalifikowalne wyłącznie w ramach kosztów pośrednich.
Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 11. Czy koszty pośrednie mogą być mniejsze od ustalonego procentu? Czy muszą wynosić % zgodnie z umową i Wytycznymi? A jeżeli mogą być mniejsze od ustalonego poziomu to co z niewykorzystanymi środkami?
Odpowiedź, 29.12.2016 r.
Koszty pośrednie to koszty niezbędne do realizacji projektu, stanowiące koszty administracyjne związane z jego obsługą. Wyliczane są wyłącznie z wykorzystaniem stawek ryczałtowych określonych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne).Stawka ryczałtowa i kwota kosztów pośrednich w ramach projektu ustalane są na etapie aplikowania o środki. Projektodawca we wniosku o dofinansowanie przy wyliczaniu wysokości kosztów pośrednich wybiera odpowiednią wysokość zryczałtowanej stawki kosztów pośrednich zgodnie z Wytycznymi w zależności od wartości kosztów bezpośrednich projektu, a całkowita wartość kosztów pośrednich zostanie wyliczona automatycznie.
Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem traktowane są jako wydatki poniesione. W trakcie realizacji i rozliczania projektu Beneficjent nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych na potwierdzenie poniesienia wydatków w ramach kosztów pośrednich. Ponadto na zakończenie realizacji projektu Beneficjent nie zwraca środków finansowych pozostałych na rachunku bankowym wyodrębnionym do obsługi projektu wynikających z rozliczenia kosztów pośrednich.Zgodnie z Wytycznymi, IZ RPO WSL może obniżyć stawkę ryczałtową kosztów pośrednich w przypadkach rażącego naruszenia przez Beneficjenta zapisów umowy o dofinansowanie w zakresie zarządzania projektem.

Pytanie 10. Gdzie ująć koszty związane z działaniami służącymi promocji przedsiębiorstw społecznych i podmiotów ekonomii społecznej?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 działania informacyjno-promocyjne projektu mieszczą się w katalogu kosztów pośrednich. Jednakże dotyczą one wydatków związanych z działaniami informacyjno – promocyjnymi samego projektu (tj. utworzenia i utrzymania strony, ogłoszeń prasowych prezentujących zarys, zakres i cel projektu). Promocja PS i/lub PES służąc rozwojowi ich samych jak również całego sektora ekonomii społecznej, umożliwiająca dotarcie tych podmiotów do większej liczby potencjalnych kontrahentów ze swoją ofertą nie stanowi działań informacyjno – promocyjnych projektu w rozumieniu wytycznych i jest traktowana jako działanie merytoryczne. W związku z powyższym koszty związane z działaniami promocyjnymi dla PS/PES należy ująć w ramach kosztów bezpośrednich poprzez przypisanie ich do konkretnych zadań merytorycznych. Jednocześnie ocena zasadności będzie dokonywana na etapie oceny merytorycznej.
Pytanie 9. Wydatki związane z organizacją i przygotowaniem szkoleń stanowić będą koszty pośrednie czy koszty bezpośrednie?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 koszty pośrednie stanowią koszty administracyjne związane z obsługą projektu w szczególności:
a) koszty koordynatora lub kierownika projektu oraz innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczanie,
b) koszty zarządu,
c) koszty personelu obsługowego na potrzeby funkcjonowania jednostki.
Tym samym wydatki związane z administracyjną organizacją szkolenia (np. wynagrodzenie osoby której zakres czynności w projekcie polega na organizacji miejsca przeprowadzenia szkolenia, organizacji transportu, wyposażeniu szkoleń w materiały szkoleniowe, etc.) będą stanowić wydatek w ramach kosztów pośrednich.W ramach tych kosztów nie wskazuje się wydatków związanych z merytoryczną częścią organizacji szkoleń, tj. angażu prelegentów, wykładowców, egzaminatorów opracowywaniu zakresu merytorycznego szkolenia oraz materiałów, wynajęcie sal etc.)
Pytanie 8. Czy w przypadku kosztów pośrednich można wpisać jedną kwotę za całe koszty pośrednie, tj. jeśli wartość projektu wynosi 500 tys. PLN., to zostanie wpisana kwota 125 000 PLN bez podawania kwot cząstkowych np. na koordynatora projektu, biuro projektu itp.?
Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem wyliczają się we wniosku o dofinansowanie automatycznie. Koszty dotyczące koordynatora projektu, biura projektu nie będą wykazywane jako pozycje budżetowe, ponieważ zawierają się one w kosztach pośrednich.
Pytanie 7. Do jakiego wydatku należy zakwalifikować broszury, czy do kosztów pośrednich czy bezpośrednich, gdyż problemem jest klasyfikacja materiałów informacyjno-promocyjnych?
Broszury należy traktować jako koszty pośrednie. Ponadto koszt ogłoszeń w mediach, plakatów i ulotek oraz mailingu (w tym ogłoszenie rekrutacyjne, ogłoszenie informujące o projekcie i jego wynikach) również stanowią koszty pośrednie.
Pytanie 6. Czy materiały szkoleniowe, które zawierają logo są traktowane jako promocja czy rekrutacja uczestników, jak wobec tego należy sklasyfikować niniejszy wydatek?
Materiały szkoleniowe, tj. takie, które są wykorzystywane w trakcie szkoleń, traktowane są jako wydatki merytoryczne, a więc bezpośrednie. Natomiast zwrócić należy uwagę, iż zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 do kosztów pośrednich należą wydatki związane z działaniami informacyjno-promocyjnymi. Jednocześnie należy pamiętać, iż to Beneficjent określa charakter wytwarzanych w ramach projektu dokumentów, a więc odpowiada za właściwe ich zaszeregowanie w budżecie i ich rozliczanie.
Pytanie 5. Czy koszty obsługi księgowej czy koszty wynagrodzenia kierownika projektu mogą stanowić koszt bezpośredni w projekcie?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 koszty projektu przedstawiane są we wniosku w formie budżetu zadaniowego, w podziale na zadania merytoryczne w ramach kosztów bezpośrednich oraz koszty pośrednie. Jednocześnie koszty pośrednie stanowią koszty administracyjne związane z obsługą projektu. Wytyczne również zawierają katalog wydatków zaszeregowanych do kategorii kosztów pośrednich, które nie mogą zostać wykazane jako koszty bezpośrednie. Koszty pośrednie obejmują zatem m. in. koszty personelu zaangażowanego w zarządzanie i obsługę projektu. W praktyce dotyczy to czynności takich jak np.:
- koordynowanie i nadzorowanie projektu,
- obsługa kadrowa, księgowa i finansowa. Co więcej, dotyczy to ww. czynności bez względu na fakt, kto i w jakiej formie je wykonuje. Wobec powyższego wszelkie koszty związane z obsługą administracyjną projektu powinny być obligatoryjnie rozliczane w kosztach pośrednich. Tym samym wydatki związane z wynagrodzeniem kierownika projektu oraz jego obsługi księgowej mogą być kwalifikowalne wyłącznie w ramach kosztów pośrednich projektu.
Pytanie 4. Czy można wyposażyć stanowisko pracy w kosztach pośrednich? (dodano w dniu 18.09.2015).
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 istnieje możliwość sfinansowania wyposażenia stanowiska pracy w ramach kosztów pośrednich. Jednocześnie należy mieć na uwadze, iż wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki objęte uproszczoną metodą. Wydatki poniesione w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem nie są wykazywane we wniosku o płatność, tym samym nie wliczają się do limitu określonego dla środków trwałych oraz cross-financingu.
Pytanie 3. Do jakiego katalogu kosztów: pośrednich czy bezpośrednich należy zakwalifikować wynagrodzenie kierownika jednostki, w tym wypadku żłobka, tworzonego w ramach projektu? Nadmienić należy, iż jego stanowisko nie uprawnia do reprezentowania na zewnątrz jednostki realizującej projekt, a zadania jakie będą mu powierzone do realizacji ograniczać się będą jedynie do zadań typowo merytorycznych, ale związanych z wewnętrznym funkcjonowaniem żłobka. (dodano w dniu 04.04.2016)
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 koszty pośrednie stanowią koszty administracyjne związane z obsługą projektu. Wytyczne również zawierają katalog wydatków zaszeregowanych do kategorii kosztów pośrednich, które nie mogą zostać wykazane jako koszty bezpośrednie. Koszty pośrednie obejmują zatem m. in. koszty personelu zaangażowanego w zarządzanie i obsługę projektu. Natomiast rozstrzygnięcie, czy w omawianym przypadku wynagrodzenie kierownika żłobka może być rozliczane wyłącznie w kosztach pośrednich wymaga analizy konkretnego przypadku, w tym w szczególności stwierdzenia, kto jest faktycznym realizatorem projektu (a więc kto ponosi administracyjne koszty związane z realizowanym projektem) oraz gdzie jest umiejscowione biuro projektu. W uzasadnionych bowiem przypadkach, wynikających ze specyfiki realizowanego projektu, dopuszczalne jest, aby wynagrodzenie kierownika jednostki, która jest tworzona w ramach projektu i/lub udziela w projekcie wsparcia, było rozliczane w kosztach bezpośrednich. Niemniej wobec braku szczegółowych informacji IZ RPO WSL 2014-2020 nie ma możliwości zajęcia jednoznacznego stanowiska w przedstawionym przypadku.
Pytanie 2. Czy kosztem kwalifikowalnym będzie ubezpieczenie majątkowe (np. od kradzieży sprzętu zakupionego w ramach projektu) i ubezpieczenie dzieci? (dodano w dniu 04.04.2016)
Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wydatkiem kwalifikowalnym jest wydatek, który m. in. jest niezbędny do realizacji celów projektu. Jednocześnie, należy mieć na względzie, iż zgodnie z Wytycznymi koszty ubezpieczeń majątkowych mieszczą się w katalogu kosztów pośrednich, natomiast koszt ubezpieczeń dzieci winien być uwzględniony w ramach zadań merytorycznych, tj. w kosztach bezpośrednich. Ponadto, każdy wydatek poniesiony w ramach projektu musi być zgodny z przepisami prawa krajowego i unijnego. Jeśli zatem wydatek spełnia warunki kwalifikowalności, określone w Wytycznych, wówczas będzie mógł zostać uznany za kwalifikowalny w projekcie.
Pytanie 1. W ramach kosztów pośrednich (rozliczanych ryczałtem) zaplanowano zatrudnienie na umowę cywilno- prawną koordynatora projektu oraz specjalistę ds. rozliczenia, których wynagrodzenie (łącznie w okresie 3 lat) mieścić się będzie w przedziale: 22-36 tys. PLN netto/osobę. Czy w tym przypadku regulamin w/w konkursu nakłada obowiązek przeprowadzenia rozeznania rynku i zamieszczenia zapytania ofertowego na stronie beneficjenta? (dodano w dniu 04.04.2016)
Wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki objęte uproszczoną metodą.Ponadto, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, do personelu projektu zaangażowanego w ramach działań/zadań rozliczanych za pomocą uproszczonych metod nie ma zastosowania podrozdział 6.16. Wytycznych.
Dodatkowo sposób wyboru wykonawcy usług oraz rodzaj zawieranej z nimi umowy leży w gestii wnioskodawcy, natomiast co do zasady powinien zostać przeprowadzony z zachowaniem przepisów prawa krajowego i wspólnotowego.

5. Uproszczone metody rozliczania.

Pytanie 4. Czy w przypadku kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem, które nie podlegają ocenie i kontroli ze względu na ich ryczałtowy charakter (następuje bowiem tutaj refundacja procentowa w stosunku do kosztów bezpośrednich), Lider projektu którym jest jednostka budżetowa ma prawo ingerować w sposób ich wydatkowania przez Partnera w przypadku kiedy ich wydatkowanie mieści się w katalogu kosztów kwalifikowanych?
Ingerencja Lidera projektu w wydatki ponoszone w ramach kosztów pośrednich przez Partnera jest kwestią pomiędzy członkami partnerstwa i powinna być uregulowana w umowie partnerskiej. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 w żaden sposób nie regulują powyższej kwestii.
Pytanie 3. Jakie jest postępowanie w przypadku gdy w projekcie, który pierwotnie przekraczał wartość 100 000 euro i był rozliczany według wydatków rzeczywiście poniesionych, w wyniku korekty budżetu jego wartość spadnie poniżej kwoty 423 560 zł stanowiącej próg, poniżej którego istnieje obowiązek rozliczenia projektu ryczałtem?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 od momentu zawarcia umowy o dofinansowanie nie ma możliwości zmiany sposobu rozliczania wydatków uproszczoną metodą na rozliczenie na podstawie faktycznie poniesionych wydatków i odwrotnie. Ponadto nie jest możliwa zmiana metody rozliczania z jednej uproszczonej metody na inną.
Pytanie 2. Jak zapisy mówiące o przypadku, gdy wszystkie działania/zadania projektu realizowane są z zastosowaniem trybu konkurencyjnego (zasada konkurencyjności lub PZP) stosowanie uproszczonych metod jest zakazane, mają się do obowiązku rozliczania projektu przy użyciu uproszczonych metod rozliczania projektu do 100 000,00 euro?
W przypadku, gdy wszystkie działania/zadania projektu są realizowane z zastosowaniem trybu konkurencyjnego (zasada konkurencyjności lub Pzp), realizacja projektu o wartości do 100 000 EUR następuje na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków w przypadku kosztów bezpośrednich oraz stawką ryczałtową w przypadku kosztów pośrednich.
W sytuacji, kiedy tylko część działań/zadań projektu jest realizowana z zastosowaniem ww. trybu, istnieje możliwość stosowania uproszczonych metod rozliczania wydatków.
Pytanie 1. W projekcie wybranym do dofinansowania JST jest Wnioskodawcą i jednocześnie realizatorem projektu. Projekt rozliczany jest ryczałtowo. Wątpliwości budzi sposób rozliczania z oddziałem przedszkolnym (funkcjonującym w ramach szkoły podstawowej) wydatków związanych z bieżącym funkcjonowaniem grupy przedszkolnej (m.in. koszty energii elektrycznej, ciepła, wody, pomocy oddziałowej itp.). Czy JST jako realizator projektu może przekazywać środki na ten cel bezpośrednio do szkoły/oddziału przedszkolnego i jeśli tak to na jakiej zasadzie? Czy w ramach otrzymywanych zaliczek JST może refundować poniesione przez przedszkole wydatki na podstawie noty obciążeniowej? Czy szkoła/oddział przedszkolny musi mieć wyodrębniony rachunek bankowy celem rozliczeń projektu z JST? Analogiczna sytuacja dotyczy zatrudnienia nauczycieli przedszkolnych w projekcie.
Wydatki rozliczane metodą uproszczoną traktowane są jako wydatki poniesione, Beneficjent nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków objętych metodą uproszczoną. Natomiast weryfikacja wydatków polega na sprawdzeniu, czy działania zadeklarowane i określone w umowie o dofinansowanie zostały zrealizowane przez Beneficjenta, a wskaźniki produktu lub rezultatu osiągnięte.
Uwzględniając specyfikę projektów rozliczanych kwotami ryczałtowymi, sposób rozliczania wydatków miedzy realizatorami/partnerami, jak również sposób przekazywania środków „wewnątrz” projektu oraz dokumentowanie dokonywanych transakcji leży w wyłącznej gestii Beneficjenta i nie podlega kontroli IZ RPO WSL.

6. Wkład własny.

Pytanie 26. Jak wpisać do zadań wkład własny rzeczowy, jeśli planujemy uwzględnić wartość użyczonych na zajęcia sal - szkoła wycenia te wartości wg stawek wprowadzonych kilka lat temu zarządzeniem Dyrektora Szkoły, ale po przemnożeniu przez ilość godzin zajęć wychodzi znacznie większa kwota niż potrzeba - już przy drugim zadaniu na 4 wyczerpuje się możliwy limit - czy mogę wpisać łączną kwotę max. dofinansowania (tylko nie wiem, jaką jednostkę wybrać z listy) czy zastosować jakąś inną metodę? Oczywiście w pozostałych zadaniach sale lekcyjne będą udostępnione.

Odpowiedź, 28.03.2017 r.
Wszystkie wydatki planowane jako wkład własny rzeczowy należy uwzględnić w ramach poszczególnych zadań merytorycznych, wskazując w polu Opis, uzasadnienie, specyfikacja i parametry kosztu w danej kategorii sposób, w jaki dokonano jego wyceny wybierając odpowiednią jednostkę miary. Przy określaniu wysokości stawki należy uwzględnić stawki brutto obowiązujące przy wynajmie sal znajdujące się w Wykazie dopuszczalnych stawek dla towarów i usług „Taryfikator”. W przypadku sal będących w dyspozycji Projektodawcy, koszt ich utrzymania jest kwalifikowany w oparciu o przedstawioną we wniosku o dofinansowanie metodologię wyliczenia ponoszonych kosztów.

Ponadto w sytuacji wnoszenia wkładu rzeczowego w postaci kosztów użytkowania sal, w ramach poszczególnych zadań merytorycznych należy wskazać planowaną liczbę zajęć, wybierając w polu j.m. odpowiednią jednostkę miary np. moduł, godzinę lekcyjną lub godzinę, uwzględniając jednocześnie czas ich trwania, np. 30, 45 lub 60 minut oraz stawkę za wynajem. Kwota wniesionego wkładu rzeczowego w ramach poszczególnych zadań merytorycznych powinna stanowić iloczyn liczby zajęć oraz stawki.

Opracowane przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 25. Czy system monitoringowy w żłobkach jest kosztem kwalifikowalnym i czy może być wkładem własnym?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wydatkiem kwalifikowalnym jest wydatek, który m. in. jest niezbędny do realizacji celów projektu. Tym samym, jeśli Beneficjent wykaże niezbędność niniejszego wydatku dla prawidłowej realizacji projektu, wówczas może on stanowić wydatek kwalifikowalny. Jednocześnie, mając na uwadze, iż wydatki ponoszone w ramach wkładu własnego muszą spełniać te same warunki kwalifikowalności jak te ponoszone z dofinansowania, taki wydatek, jeśli jest kwalifikowalny, może stanowić wkład własny Beneficjenta.
Pytanie 24. W jaki sposób środki finansowe z programu MALUCH, moduł 2 mogą stanowić wkład własny jeśli jest to dofinasowanie na utrzymanie utworzonych we wcześniejszej edycji programu miejsc, a w ramach 8.1.3 planujemy realizację 2 typu projektu, czyli utworzenie nowych miejsc opieki dla kolejnej grupy dzieci. Tym samym są to dwie różne grupy docelowe. Czy na pewno w tym przypadku, dotacja z MALUCHA może być wkładem własnym i jak ją wtedy należy wykazać w projekcie? Czy nie będzie to podwójne finansowanie tych samych zadań?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Zgodnie z „Resortowym programem rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „MALUCH” – edycja 2015”, (dalej: resortowy program) moduł 2 oznacza zapewnienie funkcjonowania miejsc opieki tworzonych przez gminy do dnia 31.12.2014 z udziałem programu „MALUCH”. Ponadto wskazano, iż koszty (wydatki) bieżące na zapewnienie funkcjonowania miejsc opieki dotyczą wszystkich kosztów (wydatków) związanych z funkcjonowaniem miejsc. Tym samym, w świetle założeń resortowego programu gmina, aplikując o środki programu „MALUCH” w edycji z roku 2015, w ramach modułu 2, we wcześniejszych edycjach musiała utworzyć nowe miejsca w instytucjach opieki, przy czym pierwsza edycja programu „MALUCH” miała miejsce w roku 2011. W świetle powyższego istnieje możliwość, iż gmina w ramach ww. programu poniosła wydatki na tworzenie nowych miejsc opieki tj. budowę, zakup, remont nieruchomości, w tym jej adaptację, nabycie pierwszego wyposażenia (zgodnie z ww. programem). Natomiast Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne) wskazują, że niedozwolone jest podwójne finansowanie, za które uznaje się sytuację, w której Beneficjent jako wkład własny wnosi do projektu wkład niepieniężny, który w ciągu 7 poprzednich lat (10 lat dla nieruchomości) był współfinansowany ze środków unijnych lub/oraz dotacji z krajowych środków publicznych.
Jednocześnie, w przypadku wniesienia środków finansowych z programu MALUCH w formie pieniężnej powstaje wątpliwość co do kwalifikowalności tych środków mając na uwadze fakt, iż grupa docelowa projektu w ramach RPO WSL 2014-2020 nie jest tożsama z tą, na którą gmina otrzymała środki w ramach programu MALUCH. Tym samym nie został spełniony warunek określony w Wytycznych, zgodnie z którym wydatek może być uznany za kwalifikowalny, jeśli jest niezbędny dla realizacji celów projektu. Jednocześnie podstawowe warunki kwalifikowalności wydatków, określone w Wytycznych, są tożsame dla tych poniesionych z dofinansowania oraz tych finansowanych (lub wnoszonych) w ramach wkładu własnego. Wobec zatem faktu, iż środki finansowe z programu MALUCH przeznaczone są na wsparcie innej grupy docelowej, niż ta, którą Projektodawca zamierza wesprzeć w ramach RPO WSL 2014-2020, w opinii Instytucji Zarządzającej środki te nie mogą stanowić wkładu własnego w projekcie, bowiem nie są niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu w ramach RPO WSL 2014-2020.
Pytanie 23. Czy koszt składek ZUS niani, opłacanych w ramach umowy uaktywniającej przez ZUS z budżetu państwa (od kwoty wynagrodzenia minimalnego) może być uznany za część wkładu własnego? (Czy jako wkład własny do projektu można traktować finansowanie składek na ubezpieczenie emerytalne, społeczne i wypadkowe oraz ubezpieczenie zdrowotne niani, które z tytułu Umowy Uaktywniającej obliczane na podstawie nie wyższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę pokrywane jest przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych?)
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Tak, przy czym powyższe występuje wówczas, gdy w projekcie założono pokrycie kosztów wynagrodzenia opiekuna dziennego w części odpowiadającej kosztom opieki nad dzieckiem skierowanym w ramach projektu. Zgodnie bowiem z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wkład własny rozumie się jako środki finansowe lub wkład niepieniężny zabezpieczone przez beneficjenta, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowalnych i nie zostaną beneficjentowi przekazane w formie dofinansowania (różnica między kwotą wydatków kwalifikowalnych a kwotą dofinansowania przekazaną beneficjentowi, zgodnie ze stopą dofinansowania dla projektu). Jednocześnie zgodnie z Wytycznymi przez podwójne finansowanie rozumie się m. in. poświadczenie, zrefundowanie lub rozliczenie tego samego wydatku w ramach różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub FS lub/oraz dotacji z krajowych środków publicznych. W świetle powyższego, jeśli wydatki finansowane przez ZUS nie są jednocześnie finansowane ze środków projektu, wówczas taki wydatek może stanowić wkład własny w projekcie.
Pytanie 22. Czy uczestniczka/uczestnik projektu objęty wsparciem przez PCPR może otrzymać zasiłek od OPS będącego Partnerem w projekcie oraz czy taki zasiłek może stanowić wkład własny OPS wypłacającego świadczenie?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Wkład własny Wnioskodawcy jest wykazywany we wniosku o dofinansowanie, przy czym to Wnioskodawca określa formę wniesienia wkładu własnego. Wkładem własnym w projektach pozakonkursowych w ramach aktywnej integracji może być wsparcie dochodowe stanowiące zarówno zasiłek celowy, zasiłek okresowy, jak również wszystkie inne wydatki służące wsparciu osoby w ramach zadań własnych jednostki samorządu terytorialnego. Wsparciem dochodowym może być również dofinansowanie ze środków PFRON, o którym mowa w art. 35, ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
Ponadto, należy mieć na uwadze, iż kwestia określenia wkładu własnego pozostaje w gestii Wnioskodawcy, dlatego też poziom/wysokość wkładu własnego wnoszonego przez poszczególnych Partnerów oraz to, który Partner wnosi lub nie wnosi tego wkładu, wynika z ustaleń wewnątrz partnerskich. Należy mieć na uwadze, że wkład własny jest określany w odniesieniu do poszczególnych zadań, za realizację których jest odpowiedzialny dany Partner i nie może przekroczyć kwoty jaka została na to zadanie zaplanowana.
Pytanie 21. Czy w przypadku rozliczania jako wkład własny częściowo kosztów personelu projektu wykazywanego w kosztach pośrednich np. koordynator projektu/ praca wolontariusza konieczne jest uzasadnienie metodologii wyliczenia kwoty wynagrodzeń ww. osób jako wkład własny czy wystarczy informacja, że kwota odpowiadająca 7% wysokości budżetu finansowana będzie w ramach kosztów pośrednich?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem, zgodnie z obowiązującą stawką ryczałtową wskazaną w Umowie o dofinansowanie, wykazanie wkładu własnego polega na potrąceniu odpowiedniej części kwoty przeznaczonej na koszty pośrednie, którą Beneficjent poniesie ze środków własnych. Stosowna informacja, tj. na temat poziomu ww. przewidzianego w ramach kosztów pośrednich wkładu własnego, winna znaleźć się we wniosku o dofinansowanie.
Ponadto, wkład własny musi zostać zapewniony na etapie aplikowania o środki unijne. Wnioskodawca jest zobowiązany do wniesienia wkładu własnego na poziomie wymaganym w dokumentacji konkursowej. Na Wnioskodawcy spoczywa obowiązek prawidłowego oszacowania wkładu własnego. Sposób wyliczenia wkładu własnego jest określony w Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach EFS.
Pytanie 20. Czy kwalifikowalny będzie wkład własny w postaci sal szkolnych na potrzeby realizacji zajęć projektowych w ramach EFS, jeżeli Wnioskodawca w ramach projektu finansowanego z EFRR planuje niewielki remont (malowanie ścian) tych sal?
Odpowiedź, 04.04.2016 r.
Wniesienie wkładu własnego np. w postaci wynajmu sal lekcyjnych na potrzeby realizacji zajęć projektowych w ramach EFS w budynku, w którym wcześniej dokonano prac remontowo-budowlanych finansowanych z EFRR, co do zasady nie będzie stanowiło podwójnego finansowania jeżeli dokonane roboty remontowo-budowlane (finansowane z EFRR) przeprowadzane były w innych celach aniżeli cele wynikające ze specyfiki projektów EFS. Istotne jest również, aby wartość wnoszonego wkładu w postaci sal nie była wyższa od tej obowiązującej przed remontem. Jeżeli zatem nie zachodzi zrefundowanie/poświadczenie czy rozliczenie tego samego wydatku w ramach różnych projektów współfinansowanych ze środków unijnych lub/oraz dotacji z krajowych środków publicznych to nie zachodzi tym samym podwójne finansowanie wydatków.

Pytanie 19. Czy wkład własny może dotyczyć kosztów pośrednich i jeśli np. będzie to koszt związany z działalnością jednostki (opłata za gaz, prąd, czynsz) to jak powinien być dokumentowany, gdy nie dotyczy całej wartości faktury w danym miesiącu?Tak, wkład własny może być wnoszony w ramach kosztów pośrednich. Projektodawca w składanym wniosku aplikacyjnym zawiera informacje dotyczące wysokości wkładu własnego oraz sposobu jego wyliczenia, formę wniesienia wkładu a także, czy jest on wnoszony w ramach kosztów bezpośrednich czy pośrednich, a jeśli z obu źródeł to w jakiej wysokości z każdego. Informacja, czy wkład własny jest wnoszony w ramach kosztów pośrednich jest niezbędna do właściwego wyliczenia dofinansowania w ramach kosztów pośrednich. W takim przypadku na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie do umowy wpisuje się kwotę kosztów pośrednich pomniejszoną o wkład własny.

W ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem kwalifikowalne są opłaty związane z utrzymaniem nieruchomości tj. opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługą administracyjną projektu. Niemniej wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione, Beneficjent nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków objętych uproszczoną metodą.

Pytanie 18. Jaki jest obowiązujący w RPO WSL 2014-2020 montaż finansowy?
Każdorazowo montaż finansowy, a więc poziom dofinansowania oraz wkładu własnego w projekcie, określony jest w dokumentacji konkursowej, w tym w szczególności w Regulaminie konkursu.
Pytanie 17. Czy wkład własny może być pokryty w ramach kosztów pośrednich?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wkład własny oznacza środki finansowe lub wkład niepieniężny zabezpieczone przez Beneficjenta, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowanych i nie zostaną Beneficjentowi przekazane w formie dofinansowania. Wobec powyższego wkład własny może być ponoszony w ramach kosztów pośrednich.
Pytanie 16. Jak ująć wkład własny w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem?
W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem, zgodnie z obowiązującą stawką ryczałtową wskazaną w Umowie o dofinansowanie, wykazanie wkładu własnego polega na potrąceniu odpowiedniej części kwoty przeznaczonej na koszty pośrednie, którą Beneficjent poniósł ze środków własnych.
Pytanie 15. Czy koszt utrzymania wychowanka w Placówkach Opiekuńczo - Wychowawczych może być kosztem własnym Beneficjenta? Jak dokumentować ww. koszt?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wkład własny stanowią środki finansowe lub wkład niepieniężny zabezpieczone przez Beneficjenta, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowalnych i nie zostaną Beneficjentowi przekazane w formie dofinansowania. Tym samym jeśli koszt utrzymania wychowanka w Placówkach Opiekuńczo – Wychowawczych jest wydatkiem koniecznym dla prawidłowej realizacji projektu, wówczas jest wydatkiem kwalifikowalnym, który może zostać sfinansowany w ramach wkładu własnego. Jednocześnie, zgodnie z Wytycznymi, dowodem poniesienia wydatku jest zapłacona faktura, inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej, lub, w przypadku wkładu niepieniężnego, dokumenty, o których mowa w Wytycznych. IZ RPO WSL 2014-2020 nie ma wiedzy, jakiego rodzaju dokumenty są gromadzone w ramach bieżącej działalności celem oszacowania ww. kosztów – w tym zakresie to Beneficjent winien określić dokumenty, jakie potwierdzają fakt poniesienia wydatków, mając na uwadze wymóg, iż muszą być to faktury lub dokumenty księgowe o wartości dowodowej równoważnej fakturom (lub, jeśli dotyczy, dokumenty właściwe dla wkładu niepieniężnego).
Pytanie 14. Czy wartość wnoszonego do projektu wkładu własnego musi być liczona proporcjonalnie do wartości wydatków w danym roku budżetowym, czy też możliwym jest, aby wartość wkładu własnego w różnych latach realizacji projektu była na różnym poziomie i na zakończenie projektu odpowiadała założonemu w dokumentacji konkursowej poziomowi?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wkład własny wnoszony jest zgodnie ze stopą dofinansowania dla projektu, rozumianą jako procent dofinansowania wydatków kwalifikowalnych. Powyższe oznacza zatem, iż założony poziom wkładu własnego musi zostać osiągnięty na zakończenie projektu.
Pytanie 13. Czy wkład własny może być wnoszony w postaci pracy woluntarystycznej kadry zaangażowanej w realizację projektu z założeniem, że np. doradca biznesowy, animator, szkoleniowiec czy też pracownik ds. rekrutacji albo koordynator wsparcia szkoleniowo-doradczego będzie zatrudniony np. w wymiarze 100 godzin miesięcznie, z czego np. 20 godzin przepracuje, jako wolontariusz?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 w ramach wolontariatu nie może być wykonywana nieodpłatna praca dotycząca zadań, które są realizowane przez personel projektu dofinansowany w ramach projektu.
Pytanie 12. Czy wkład własny musi być wnoszony we wszystkich zadaniach przewidzianych w ramach budżetu projektu, czy też wkład własny można zapewnić, wybierając niektóre zadania (np. cały wkład własny zostanie wniesiony poprzez realizację prac woluntarystycznych doradców, animatorów oraz personelu administracyjnego)?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wkład własny nie musi być wniesiony we wszystkich zadaniach przewidzianych w ramach budżetu projektu, natomiast decyzja co do formy wniesienia wkładu własnego leży po stronie Beneficjenta.
Pytanie 11. Czy w ramach wkładu własnego można wnieść środki z Funduszu Pracy oraz środków wnoszonych przez stronę trzecią?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wkład własny to środki finansowe lub wkład niepieniężny zabezpieczone przez Wnioskodawcę, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowalnych i nie zostaną wnioskodawcy przekazane w formie dofinansowania. Wytyczne nie ograniczają formy, źródła i sposobu jego wnoszenia. Wkład własny pochodzić może nie tylko ze środków własnych Projektodawcy, ale także m.in. z innych programów/funduszy, z których beneficjent otrzymał środki (o ile programy te nie zabraniają „łączenia” środków), z opłat od uczestników, z dotacji samorządowych. Jeżeli uwzględnione w budżecie projektu koszty finansowane z Funduszu Pracy będą odpowiednio uzasadnione (Wnioskodawca wskaże, iż przyczynią się one do osiągnięcia celów projektu i nie występuje podwójne finansowanie) a zasadność takiego wydatku nie zostanie zakwestionowana na etapie oceny merytorycznej, wówczas wkład własny pochodzący z Funduszu Pracy i/lub innych źródeł będzie wydatkiem kwalifikowalnym. Jednocześnie należy zwrócić uwagę na konieczność odpowiedniego udokumentowania sposobu wnoszenia wkładu własnego do projektu.
Pytanie 10. Czy wkład własny jest rozłożony pomiędzy wszystkich partnerów proporcjonalnie do przyznanych dla nich środków (przypisanych kosztów kwalifikowanych) czy też może on zostać wniesiony przez wybranych partnerów?
W przypadku projektów partnerskich, wysokość wkładu własnego wnoszonego przez poszczególnych partnerów oraz to, przez którego Partnera jest on wnoszony, wynika z ustaleń wewnątrz partnerskich. Uregulowania w tym zakresie w całości pozostają w gestii partnerów, a szczegółowe postanowienia w tym obszarze powinny znaleźć się w umowie partnerskiej oraz winny znaleźć odzwierciedlenie we wniosku o dofinansowanie projektu.
Pytanie 9. Na jakim etapie Wnioskodawca powinien zabezpieczyć wkład własny i jak prawidłowo należy oszacować jego wartość?
Wkład własny musi zostać zapewniony na etapie aplikowania o środki unijne. Wnioskodawca jest zobowiązany do wniesienia wkładu własnego na poziomie wymaganym w dokumentacji konkursowej. Na Wnioskodawcy spoczywa obowiązek prawidłowego oszacowania wkładu własnego. Sposób wyliczenia w prawidłowy sposób wkładu własnego jest określonyw Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach EFS.
Pytanie 8. Fundacja zamierza realizować projekt we współpracy z zespołem szkół. W ramach wkładu własnego szkoła chce wnieść sale szkoleniowe przeznaczone na realizację zajęć. Czy taki wkład może być wniesiony, jeśli szkoła podlega jednostce samorządu terytorialnego i czy nie istnieje tu zagrożenie podwójnym finansowaniem.
Tak, istnieje możliwość wniesienia wkładu własnego w postaci sal szkoleniowych przez szkoły, których uczniowie są adresatami wsparcia w projekcie, jeśli obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
W odniesieniu do kwestii podwójnego finansowania, należy zwrócić uwagę na zapisy Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, zgodnie z którymi z podwójnym finansowaniem mamy do czynienia w sytuacji, w której Beneficjent jako wkład własny wnosi do projektu wkład niepieniężny, który w ciągu 7 poprzednich lat (10 lat dla nieruchomości) był współfinansowany ze środków unijnych lub/oraz dotacji z krajowych środków publicznych. Przepis ten obowiązuje również podmiot wnoszący dany wkład własny, a więc w tym przypadku szkoły. Jeśli ww. okoliczności nie występują w tym przypadku, wówczas nie mamy do czynienia z podwójnym finansowaniem.
Pytanie 7. Co może stanowić wkład własny niepieniężny?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020„wkład niepieniężny polega na wniesieniu (wykorzystaniu na rzecz projektu) nieruchomości, urządzeń, materiałów (surowców), wartości niematerialnych i prawnych, ekspertyz lub nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariusza (…)”. Tym samym katalog kosztów stanowiących wkład niepieniężny nie jest katalogiem zamkniętym. Istotne jest, iż wkład niepieniężny powinien być wnoszony ze składników majątku Beneficjenta lub innych podmiotów, jeżeli taka możliwość wynika z przepisów prawa. Mogą to być np. sale szkolne, niezbędne narzędzia lub urządzenia etc.

Pytanie 6. Czy wydatek związany z wyceną wkładu niepieniężnego będzie kosztem kwalifikowalnym?
Odpowiedź, 18.09.2015 r.
Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wydatkiem kwalifikowalnym jest wydatek, który m. in. jest niezbędny do realizacji celów projektu. Ponadto, w świetle Wytycznych, okres kwalifikowalności wydatków w ramach danego projektu określony jest w umowie o dofinansowanie. Tym samym, w świetle powyższego, wydatek związany z wyceną wkładu niepieniężnego (np. wynagrodzenie rzeczoznawcy) może być kwalifikowalny, o ile jest on konieczny dla prawidłowej realizacji projektu oraz zostanie poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków wskazanym w umowie o dofinansowanie projektu.
Pytanie 5. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 „Dochody wygenerowane podczas realizacji projektu, które nie zostały wzięte pod uwagę w czasie jego zatwierdzania, wykazuje się nie później niż w momencie złożenia wniosku o płatność końcową. Dochody te pomniejszają wydatki kwalifikowalne projektu (…)”. Czy w świetle ww. zapisu można opłaty stałe, wnoszone przez rodziców za pobyt dziecka w żłobku, wnieść do projektu w postaci wkładu własnego (tzn. rodzic uiszcza opłatę, miasto kwalifikuje ją jako wkład własny w projekcie)? Czy, jeśli można je zakwalifikować w ramach projektu i będzie to wykazane we wniosku o dofinansowanie, nie będą one pomniejszać wydatków kwalifikowalnych projektu, a zarazem nie będą pomniejszać dofinansowania, które wynosi 88% wartości projektu?
Odpowiedź, 18.09.2015 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wkład własny oznacza środki finansowe lub wkład niepieniężny zabezpieczone przez Beneficjenta, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowalnych i nie zostaną Beneficjentowi przekazane w formie dofinansowania. Z kolei, w odniesieniu do dochodu, Wytyczne wskazują, iż w przypadku, gdy uzyskany dochód w projekcie nie został przewidziany i wykazany we wniosku aplikacyjnym, wówczas zachodzi konieczność jego wykazania we wniosku o płatność. Jednocześnie IZ RPO WSL 2014-2020 przyjęła rozwiązanie, iż w powyższym przypadku Beneficjent zobligowany jest do zwrotu kwoty wykazanego dochodu na rachunek Instytucji Zarządzającej na koniec roku budżetowego, a w przypadku końcowego wniosku o płatność przed upływem 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
Natomiast na potrzeby realizacji RPO WSL 2014-2020 Instytucja Zarządzająca uznaje, iż istnieje możliwość wykazania jako wkład własny do projektu opłat wnoszonych przez rodziców za pobyt dziecka, przy czym powyższe musi zostać uwzględnione we wniosku o dofinansowanie.
Pytanie 4. Czy w przypadku wniesienia wkładu własnego w ramach kosztów pośrednich wymagane będzie udokumentowanie poniesienia określonych wydatków? Jeśli tak to w jaki sposób?
Odpowiedź, 18.09.2015 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wkład własny oznacza środki finansowe lub wkład niepieniężny zabezpieczone przez Beneficjenta, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowalnych i nie zostaną Beneficjentowi przekazane w formie dofinansowania. Wobec powyższego wkład własny może być ponoszony w ramach kosztów pośrednich i nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki objęte uproszczoną metodą.
Pytanie 3. Czy realizując projekt, w ramach którego będzie utworzony i finansowany żłobek lub klub dziecięcy, można pobierać subwencje oświatową na dzieci oraz czy może ona stanowić wkład własny projektu?
Odpowiedź, 18.09.2015 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wkład własny to środki finansowe lub wkład niepieniężny zabezpieczone przez Wnioskodawcę, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowalnych i nie zostaną wnioskodawcy przekazane w formie dofinansowania. Wytyczne nie ograniczają formy, źródła i sposobu jego wnoszenia. Wkład własny pochodzić może nie tylko ze środków własnych Projektodawcy, ale także m.in. z innych programów/funduszy, z których beneficjent otrzymał środki (o ile programy te nie zabraniają „łączenia” środków), z opłat od uczestników, z dotacji samorządowych. Jeżeli uwzględnione w budżecie projektu koszty finansowane z subwencji oświatowych będą odpowiednio uzasadnione (Wnioskodawca wskaże, iż przyczynią się one do osiągnięcia celów projektu i nie występuje podwójne finansowanie) a zasadność takiego wydatku nie zostanie zakwestionowana na etapie oceny merytorycznej, wówczas wkład własny w takiej formie będzie wydatkiem kwalifikowalnym. Jednocześnie należy zwrócić uwagę na konieczność odpowiedniego udokumentowania sposobu wnoszenia wkładu własnego do projektu.
Pytanie 2. Czy jest możliwość wykazania wkładu niepieniężnego w postaci kosztów remontu przystosowującego budynek na użyteczność żłobka? Remont będzie wykonywać firma zewnętrzna na zlecenie gminy - dowodem będzie faktura za usługę. Remont będzie wykonany przed planowaną realizacją projektu miękkiego.
Odpowiedź, 18.09.2015 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, w przypadku wniesienia zaadaptowanych pomieszczeń jako wkład niepieniężny do projektu, taki wydatek może być kwalifikowalny, jeśli jest wnoszony przez Beneficjenta ze składników jego majątku, lub majątku innych podmiotów, jeżeli taka możliwość wynika z przepisów prawa oraz zostanie to ujęte w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. Jednocześnie wkład niepieniężny musi spełnić następujące warunki:
- wartość wkładu niepieniężnego została należycie potwierdzona dokumentami o wartości dowodowej równoważnej fakturom,
- wartość przypisana wkładowi niepieniężnemu nie przekracza stawek rynkowych,
- wartość i dostarczenie wkładu niepieniężnego mogą być poddane niezależnej oceniei weryfikacji,
- w przypadku wykorzystania nieruchomości na rzecz projektu jej wartość nie przekracza wartości rynkowej; ponadto wartość nieruchomości jest potwierdzona operatem szacunkowym sporządzonym przez uprawnionego rzeczoznawcę zgodnie z przepisami z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518, z późn. zm.) – aktualnym w momencie złożenia rozliczającego go wniosku o płatność.

Jednocześnie, w przypadku wniesienia do projektu kosztów adaptacji pomieszczeń w ramach wkładu własnego, koszty te będą kwalifikowalne, niemniej jednak należy mieć na względzie, iż w takim przypadku koszty te wliczają się do limitu wydatków w ramach cross-financingu, o którym mowa w pkt 6 podsekcji 6.12.1 Wytycznych.
Pytanie 1. Jak dokonać wyceny używanego sprzętu jako wkładu własnego do projektu?
Odpowiedź, 18.09.2015 r.
Sprzęt będący własnością Wnioskodawcy może być wniesiony do projektu jako wkład własny. Jego wartość musi zostać potwierdzona dokumentami o wartości dowodowej równoważnej fakturom oraz nie może przekraczać wartości rynkowej. Natomiast nie jest możliwe wskazanie przez IZ RPO WSL 2014-2020 metodologii wyceny używanego sprzętu na potrzeby jego wniesienia jako wkład niepieniężny. Inicjatywa w tym zakresie należy do Beneficjenta. Ponadto wartość takiego sprzętu może być kwalifikowalna w całości lub części swojej wartości zgodnie ze wskazaniem Beneficjenta opartym o jego faktyczne wykorzystanie na potrzeby projektu.Jednocześnie, należy pamiętać, iż zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 Beneficjent może wnieść do projektu wkład własny, który w ciągu 7 poprzednich lat (10 lat dla nieruchomości) nie był współfinansowany ze środków UE lub/oraz dotacji z krajowych środków publicznych.

7. Zasada konkurencyjności.

Pytanie 11. W nawiązaniu do zapisów wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020, Rozdział 6,2 pkt 4 proszę o informację, czy procedura dokumentowania rozeznania rynku przeprowadzana co najmniej poprzez upublicznienie zapytania ofertowego w świetle definicji „zamówień publicznych” 1 odnosi się również do wydatków o wartości od 1 zł do 19.999,99 zł netto w odniesieniu do wszystkich podmiotów realizujących projekty (zarówno podmioty JST, sektora prywatnego oraz sektora pozarządowego)? Odpowiedź, 16.11.2016 r.
W przypadku wydatków o wartości poniżej 20 tys. PLN netto (bez podatku od towarów i usług), upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej nie jest obligatoryjne, jednak istnieje obowiązek potwierdzenia, że wydatek został dokonany w sposób racjonalny, efektywny i przejrzysty, z zachowaniem zasad uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. Niemniej powyższe nie zwalnia Beneficjenta z obowiązku przestrzegania warunków kwalifikowalności wydatków określonych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

W trakcie przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia na zakup usługi lub towaru o wartości poniżej 20 tys. PLN netto (bez podatku od towarów i usług) możliwe jest stosowanie wewnętrznej procedury dotyczącej udzielania zamówień publicznych opracowanej przez Beneficjenta w postaci instrukcji lub regulaminów, jeśli takie regulacje występują i obowiązują.

Pytanie 10. Jakie zamówienie wprowadzane jest do SL 2014?
Odpowiedź, 16.11.2016 r.
Wnioskodawcy/Beneficjenci Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 w ramach realizowanych projektów nie korzystają z systemu SL 2014, korzystają z Lokalnego Systemu Informatycznego 2014 (dalej: LSI) przygotowanego przez Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego. LSI został uruchomiony dla obsługi RPO WSL 2014-2020 wdrażanego przez Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego, Śląskie Centrum Przedsiębiorczości oraz Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach.

Zgodnie z umową o dofinansowanie projektu Beneficjenci są zobowiązani do uzupełniania oraz bieżącej aktualizacji informacji o rozstrzygniętych zamówieniach/postępowaniach w projekcie, w wersji elektronicznej z wykorzystaniem LSI. Instrukcja użytkownika Lokalnego Systemu Informatycznego 2014 dla Wnioskodawców/Beneficjentów RPO WSL 2014-2020 wskazuje, że użytkownik uzupełnia przedmiotowe informacje w module Rejestr postępowań/ zamówień do projektu.

Powyższe dotyczy zamówień/postępowań dokonywanych w ramach rozeznania rynku i zasady konkurencyjności w myśl zapisów Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, jak również zamówień/postępowań przeprowadzonych zgodnie z ustawą PZP
Pytanie 9. Na podstawie Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020 jst. musi stosować zasadę konkurencyjności dla zamówień między 50 tys. PLN netto a 30 tys. euro. Jak zapisy wytycznych należy stosować w przypadku zamówień poniżej tej kwoty oraz w przypadku zamówień poniżej 20 tys. PLN netto?
Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 w przypadku zamówień, których nie dotyczą zapisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz zasada konkurencyjności, tj. o wartości do 20 tys. PLN netto włącznie (bez podatku od towarów i usług VAT) Beneficjent zobligowany jest do stosowania obowiązujących u siebie procedur wewnętrznych. Natomiast, w przypadku zakupu usługi lub towaru o wartości od 20 tys. PLN do 50 tys. PLN istnieje obowiązek dokonania i udokumentowania rozeznania rynku co najmniej poprzez upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej beneficjenta lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych w celu wybrania najkorzystniejszej oferty.
Pytanie 8. Jeżeli Projektodawca, będący jst, w projekcie przewidział zamówienia publiczne np. na kwotę powyżej 30 tys. euro netto, między 50 tys. PLN netto a 30 tys. euro netto a także zamówienie na poziomie 2 000,00 PLN netto, czy może wówczas stosować kwotę ryczałtową, skoro nie wszystkich zamówień dokonuje na zasadach z zastosowaniem trybu określonego w podrozdziale 6.5?
W przypadku, gdy wszystkie działania/zadania projektu są realizowane wyłączniez zastosowaniem zasady konkurencyjności lub zgodnie z ustawą Pzp, działania/zadania dotyczące wykonania robót budowlanych, dostawy towarów lub świadczenia usług rozliczać można wyłącznie na podstawie faktycznie ponoszonych wydatków. Jeżeli jednak tylko część działań/zadań projektu realizowanych jest zgodnie z zasadą konkurencyjności lub zgodniez ustawą Pzp w ramach projektu mogą być stosowane uproszczone metody rozliczania wydatków.
Pytanie 7. Kto w przypadku projektów partnerskich realizuje zamówienia, czy tylko Lider, czy Partner i Lider osobno, każdy w ramach swoich zadań?
Zarówno Lider jak i Partner, zgodnie z zawartą Umową partnerską jest odpowiedzialny za prawidłową realizację danego zadania, a tym samym stosowanie przepisów unijnych, prawodawstwa krajowego, w szczególności Ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, w tym zasady konkurencyjności.
Pytanie 6. Czy organizacje pozarządowe, które obowiązuje zasada konkurencyjności, mogą zatrudniać nauczycieli bez ogłaszania konkursu (dotyczy wydatków poniżej 50 tys. PLN netto)?
Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 w przypadku zamówień, których nie dotyczą zapisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz zasada konkurencyjności, tj. o wartości do 20 tys. PLN netto włącznie (bez podatku od towarów i usług VAT) Beneficjent zobligowany jest do stosowania obowiązujących u siebie procedur wewnętrznych. Natomiast, w przypadku zakupu usługi lub towaru o wartości od 20 tys. PLN do 50 tys. PLN istnieje obowiązek dokonania i udokumentowania rozeznania rynku co najmniej poprzez upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej beneficjenta lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych w celu wybrania najkorzystniejszej oferty.

Pytanie 5. W poprzedniej perspektywie (POKL) były sprecyzowane zapisy dot. zasady konkurencyjności:

Zasady konkurencyjności nie stosuje się do:

a) zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel zarządzający projektu;

b) zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel projektu, z którym Beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny.

W obecnym brzmieniu wyłączeń od zasady konkurencyjności nie ma powyższego zapisu – czy wobec powyższego każdy personel musi być wybierany w drodze zasady konkurencyjności (przy przekraczaniu progów kwotowych)? Czy w przypadku umów o pracę nie ma konieczności przeprowadzania postępowania w ramach zasady konkurencyjności?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 udzielanie zamówienia publicznego w ramach projektu, w przypadku Beneficjenta nie będącego podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2013.907 z późn. zm., dalej: ustawa), następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności w przypadku zamówień publicznych przekraczających wartość 50 tys. PLN netto.

Tym samym będzie miała ona zastosowanie do zamówień przekraczających wskazaną powyżej kwotę, niezależnie, czy dotyczyć one będą zadań wykonywanych przez personel projektu, z którym Beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły i powtarzalny.
Niemniej zasady konkurencyjności nie stosuje się do zamówień publicznych, których przedmiotem są umowy z zakresu prawa pracy. Ponadto, zgodnie z Wytycznymi, zasady konkurencyjności nie stosuje się do wydatków rozliczanych uproszczoną metodą, o których mowa w Podrozdziale 6.6 i 8.6 Wytycznych.
W świetle powyższego zaangażowanie personelu projektu na podstawie umowy o pracę nie wymaga uprzedniego zastosowania zasady konkurencyjności.
Z kolei w odniesieniu do personelu zarządzającego projektem należy mieć na uwadze, iż zgodnie z Wytycznymi koszty administracyjne związane z obsługą projektu, w tym w szczególności koszty personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczanie stanowią koszty pośrednie. Jednocześnie Wytyczne wskazują, iż dla projektów finansowanych z EFS koszty pośrednie rozliczane są wyłącznie z wykorzystaniem stawek ryczałtowych, które stanowią jedną z uproszczonych metod rozliczania wydatków w perspektywie finansowej 2014-2020.
Tym samym, zgodnie z Wytycznymi, zasady konkurencyjności nie stosuje się do wydatków stanowiących koszty pośrednie projektu, w tym również personelu zarządzającego projektem.
Pytanie 4. Jednym z najważniejszych elementów podlegających ocenie podczas procesu akredytacji OWES była kadra kluczowa oraz kadra kierownicza OWES. W związku z powyższym, czy w przypadku zatrudniania osób wchodzących w skład kadry kluczowej oraz kadry kierowniczej OWES na umowy cywilnoprawne organizacja pozarządowa jest zobowiązana do stosowania zasady konkurencyjności?

W przypadku konieczności zastosowania zasady konkurencyjności istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, iż do pracy w projekcie będą musiały zostać zatrudnione nowe, nieakredytowane osoby. Powyższe rozwiązanie będzie niezgodne z procesem akredytacji, a tym samym może skutkować negatywnymi konsekwencjami w zakresie możliwości utrzymania akredytacji ośrodka OWES.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 udzielanie zamówienia publicznego w ramach projektu, w przypadku Beneficjenta nie będącego podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2013.907 z późn. zm., dalej: ustawa), następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności w przypadku zamówień publicznych przekraczających wartość 50 tys. PLN netto.
Tym samym będzie miała ona zastosowanie do zamówień przekraczających wskazaną powyżej kwotę, niezależnie, czy dotyczyć one będą zadań wykonywanych przez personel projektu, z którym Beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły i powtarzalny.

Zwrócić należy przy tym uwagę, iż zgodnie z zapisami Wytycznych zapytanie ofertowe winno zawierać co najmniej:
- „opis przedmiotu zamówienia publicznego, który nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia publicznego i został określony zakres równoważności (…),
- warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków nie jest obowiązkowe,
- kryteria oceny oferty,
- informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty,
- opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty(…)”.

W świetle powyższego Beneficjent, przy ogłoszeniu zamówienia publicznego, ma możliwość takiego sformułowania zapytania ofertowego, na podstawie którego wybrani zostaną wykonawcy spełniający wymogi wynikające z akredytacji OWES.
Pytanie 3. Czy zapis punktu 8 Rozdziału 6.5.3 odnosi się również do przepisów Kodeksu Pracy i nawiązania stosunku umowy o pracę pomiędzy Pracodawcą w imieniu którego działa Prezes Fundacji a pracownikiem – zatrudnionym na stanowisku np. animatora pełniącym dodatkowo Funkcję Wice Prezesa Fundacji? Czy taka konstrukcja prawna jest możliwa i nie stoi w sprzeczności z wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków?
Odpowiedź 04.04.2016 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 zasady konkurencyjności nie stosuje się do zamówień publicznych, których przedmiotem są umowy z zakresu prawa pracy. Zatem, jeśli Wnioskodawca założył, iż na danym stanowisku zostanie zaangażowana osoba na podstawie umowy o pracę, wówczas zamówienie publiczne, niezależnie od trybu, nie ma zastosowania. Zwrócić należy przy tym uwagę, iż nie jest dopuszczalne wzajemne zlecanie przez beneficjenta zakupu towarów lub usług partnerowi i odwrotnie. Powyższe dotyczy również wzajemnego zatrudniania pracowników przez członków partnerstwa.
Pytanie 2. Czy w przypadku JST wydatek o niskiej kwocie np. 1 000,00 zł lub 10 000,00 zł ma być ponoszony tylko z PZP, czy ma być stosowana też jedna z procedur zasady konkurencyjności?
Odpowiedź 04.04.2016 r.
Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 podstawową zasadą kwalifikowania wydatków jest ich zgodność z przepisami prawa krajowego i unijnego. Ponadto, w przypadku zamówień, których nie dotyczą zapisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz zasada konkurencyjności, tj. o wartości do 20 tys. PLN netto włącznie (bez podatku od towarów i usług VAT) Beneficjent, niezależnie od formy prawnej, zobligowany jest do stosowania obowiązujących u siebie procedur wewnętrznych. Natomiast, w przypadku zakupu usługi lub towaru o wartości od 20 tys. PLN do 50 tys. PLN, istnieje obowiązek dokonania i udokumentowania rozeznania rynku co najmniej poprzez upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej beneficjenta lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych w celu wybrania najkorzystniejszej oferty.
Pytanie 1. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, Rozdziałem 6.5 oraz Podrozdziałem 6.5.3, pkt 8) za powiązanie osobowe lub kapitałowe rozumie się m. in. „pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika”. W świetle ww. zapisów zamówienie publiczne w trybie zasady konkurencyjności, nie może zostać udzielone członkom ww. organów m.in. Prezesowi Fundacji, który wykonywałby funkcję trenera w ramach umowy zlecenia.

Wobec powyższego, czy zastosowane wyłączenie odnosi się tylko i wyłącznie do zamówień o wartości niższej od kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto? Czy oznacza to, że zamówienia poniżej 50 tys. PLN netto są zwolnione z konieczności stosowania zapisów Podrozdziału 6.5.3, pkt 8) – co wskazuje na możliwość wykonania umowy zlecenia o wartości nie przekraczającej kwoty 50 tys. PLN netto przez trenera – pełniącego jednocześnie funkcję członka Zarządu Fundacji?
Odpowiedź 04.04.2016 r.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, szczególne warunki realizacji zamówień publicznych udzielanych zgodnie z zasadą konkurencyjności dotyczą:
a) Beneficjenta nie będącego podmiotem zobowiązanym zgodnie z art. 3 ustawy Pzp do jej stosowania, w przypadku zamówień publicznych przekraczających wartość 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT),
b) Beneficjenta, będącego podmiotem zobowiązanym zgodnie z art. 3 ustawy Pzp do jej stosowania:
- w przypadku zamówień publicznych o wartości niższej od kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), lub
- w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej od kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT) z uwzględnieniem warunków wynikających z niniejszego podrozdziału.

Równocześnie, zgodnie z Wytycznymi, w przypadku projektów partnerskich nie jest dopuszczalne wzajemne zlecanie przez beneficjenta zakupu towarów lub usług partnerowi i odwrotnie. Powyższe dotyczy również wzajemnego zatrudniania pracowników przez członków partnerstwa.

8. Projekty partnerskie.
Pytanie 2. Czy w projekcie partnerskim, skoro partnerami są ośrodki pomocy społecznej i CIS, istnieje możliwość włączania do CIS wszystkich podopiecznych, których skieruje dany OPS? Czy ośrodki nie będą musiały już ogłaszać przetargów na realizację aktywizacji społeczno- zawodowej w ramach CIS?
Zgodnie z ustawą z dnia 11 lipca 2014 roku o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020, partnerstwo oznacza wniesienie przez aktorów partnerstwa zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub finansowych oraz wspólną realizację projektu (art. 33 ust. 1 ustawy).
Tym samym nie jest możliwe zlecenie usługi merytorycznej podmiotowi zewnętrznemu, jeśli w ramach projektu jeden z partnerów posiada odpowiednie zasoby, pozwalające na realizację takiej usługi.
Pytanie 1. Czy partner w ramach kosztów pośrednich dysponuje określonym udziałem w przedmiotowych kosztach? ma z wydzielonych środków własne koszty pośrednie?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 koszty pośrednie rozliczane są ściśle określonymi stawkami ryczałtowymi, właściwymi dla danej wartości projektu. Powyższe oznacza, iż w ramach tej kwoty mogą znaleźć się również koszty administracyjne partnerów projektu, przy czym suma kosztów nie może przekroczyć ściśle określonej stawki ryczałtowej. Ponadto udział partnerów w ww. kosztach stanowi kwestię do rozstrzygnięcia przez członków partnerstwa.

Serwis Regionalnego Programu
Województwa Śląskiego
RPO WSL 2014-2020

Nasze serwisy

RPO WSL 2007-2013:

Kwalifikowalność wydatków ponoszonych w ramach projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego

Znajdź Punkt Informacyjny