Serwis Regionalnego Programu
Województwa Śląskiego
RPO WSL 2014-2020

Pytanie 1. Jak kontrola zapatruje się na kwalifikowalność wynagrodzenia za etat w przypadku, gdy beneficjent (pracodawca) jest zobowiązany do prawidłowego zaplanowania godzin pracy w danym okresie rozliczeniowym, zgodnie z obowiązującym w tym czasie wymiarem godzinowym pracy. Problematyczne staje się to w sytuacji, gdy u pracodawcy obowiązuje różny wymiar czasu pracy w różne dni tygodnia (odpowiednio: 9,5h, 8h, 8h, 8h, 6,5h). Wówczas w zależności od układu kalendarza może pojawić się konieczność skrócenia lub wydłużenia czasu pracy (o 1,5h) w danym okresie rozliczeniowym. Czy w tej sytuacji można przyjąć, że wynagrodzenie za etat jest kwalifikowalne w pełnej wysokości niezależnie od faktu konieczności wydłużenia lub skrócenia czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym?

Pytanie 2. Czy pracodawca (beneficjent) może uznać za koszt kwalifikowalny całe wynagrodzenie etatowego pracownika finansowanego z projektu, jeżeli korzysta z prawa ustanowienia godzin wolnych od pracy, np. w Wigilię?

Należy podkreślić, że sytuacje opisane w pyt. 1 i 2 dotyczyłyby wszystkich pracowników zatrudnionych przez beneficjenta, a nie tylko finansowanych z EFS.

Zbiorcza odpowiedź na pytanie nr 1 i 2.

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020 z dnia 22.08.2019 r. – podrozdziałem 6.15 pkt 2 – wydatki związane z wynagrodzeniem personelu projektu są ponoszone zgodnie z przepisami krajowymi, w szczególności zgodnie z ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

W związku z powyższym, wydatki wynikające z zatrudnienia personelu w projekcie w oparciu o ww. przepisy krajowe są kwalifikowalne – na zasadach wynikających z Kodeksu pracy. Innymi słowy – o ile zatrudnienie personelu na podstawie umowy o pracę oraz wypłata jego wynagrodzenia wynikają z przepisów krajowych i nie są sprzeczne z nimi – są kwalifikowalne w projekcie na zasadach ogólnych.

Wynagrodzenie pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę jest kwalifikowalne w pełnej wysokości – jeśli tak stanowią przepisy krajowe. Pracownik zatrudniony na umowę o pracę świadczy pracę w określonym wymiarze, a jego wynagrodzenie wypłacane jest w oparciu o przesłanki oraz warunki określone w Kodeksie pracy. Wynagrodzenie to nie jest – co do zasady – wypłacane w zależności od zrealizowanych godzin (nie dotyczy sytuacji określonych wprost w przepisach, np. dot. nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy i innych – niewynikających z organizacji czasu pracy ustalonej przez pracodawcę). Wynagrodzenie takie będzie również kwalifikowalne w pełnej wysokości w przypadku urlopu pracownika, bądź innej formy świadczenia tej pracy (np. praca zdalna) – oczywiście, pod warunkiem spełnienia pozostałych warunków kwalifikowalności określonych w Wytycznych.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego
Pytanie 3. Dokumentowanie form zdalnych wsparcia w czasie epidemii.

IZ w zakresie projektów współfinansowanych ze środków EFS nie sformułowała katalogu sposobów dokumentowania zdalnych form wsparcia – analogicznie, jak nie został sformułowany katalog dokumentowania stacjonarnych form wsparcia.
Sposób dokumentowania form wsparcia uzależniony jest bowiem od szeregu czynników:
- ich przedmiotu (np. szkolenia „miękkie” – kursy zawodowe),
- rodzaju (np. indywidualne – grupowe; wykład – warsztaty),
- grupy docelowej (np. dzieci w przedszkolu – osoby dorosłe; w tym: osoby z niepełnosprawnościami lub osoby niesamodzielne),
- możliwych kanałów komunikacji (np. wsparcie telefoniczne – realizacja szkolenia poprzez dostępne aplikacje), itp.

W związku z powyższym, zapewnienie ścieżki audytu należy do beneficjenta – w zależności od konkretnego przypadku udzielanej formy wsparcia. Beneficjent winien jednak mieć na uwadze, aby zarówno zapewnić odpowiedni dobór form wsparcia do ich przedmiotu, jak też dostosować odpowiednie formy do możliwości zaplanowanej grupy docelowej (możliwości technicznych, poznawczych, finansowych itp.) tak, aby zmiana formy wsparcia nie miała istotnego wpływu na jakość i standard oferowanego wsparcia.

IZ wymaga, aby beneficjent – mając na uwadze zastosowane formy wsparcia zdalnego i dostosowując metody dokumentacji zajęć do funkcjonalności, jakie oferuje dana forma wsparcia – zapewnił możliwość ich weryfikacji w zakresie:
- terminu wsparcia;
- danych osób, którym wsparcie jest udzielane w celu potwierdzenia, iż wsparcie zostało udzielone uczestnikom projektu;
- osoby udzielającej wsparcia w celu potwierdzenia kwalifikacji do prowadzenia danego rodzaju wsparcia;
- tematyki/zakresu wsparcia w celu potwierdzenia realizacji wsparcia określonego we wniosku o dofinansowanie i/lub umowie zawartej z osobą/podmiotem realizującym wsparcie.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Pytanie 4. Najczęstsze błędy w księgowości.

Podczas kontroli projektu pod względem szeroko rozumianej „księgowości”, IZ weryfikuje czy została wyodrębniona ewidencja księgowa zgodnie z wymogami określonymi przez IZ, dostępnymi na stronie https://rpo.slaskie.pl/file/download/6513.  Co do zasady jednak, IZ nie weryfikuje poprawności zapisów na poszczególnych kontach księgowych, gdyż nie leży to w jej kompetencjach. Weryfikowany jest sposób wyodrębnienia ewidencji księgowej i wykluczenie sytuacji prowadzenie odrębnych ksiąg rachunkowych w celu ewidencji wydatków projektu.

Najczęstsze błędy (uchybienia) w tym zakresie dotyczą:

- braku prowadzenia kumulatywnego zestawienia dokumentów do projektu przez podmioty prowadzące uproszczoną księgowość;
- niepoprawne/niepełne kumulatywne zestawienie dokumentów do projektu, tj. niezgodne z wymogami IZ w tym zakresie;
- ewidencjonowanie wydatków Partnerów w ewidencji Lidera projektu (lub odwrotnie);
- ujmowanie wydatków projektu w Księdze Przychodów i Rozchodów;

W ramach pozostałych rozliczeń finansowych najczęstszymi uchybieniami są:

- błędne opisy dokumentów – niezgodne z wymogami IZ w tym zakresie;
- kontrola dokumentu finansowego pod względem formalnym, rachunkowymi merytorycznym po uregulowaniu płatności (brak chronologii i logiki czynności),
- zapłata zobowiązań po terminie wynikającym z umowy i/lub wskazanychna fakturze/rachunku;
- wykazywanie we wniosku o płatność list płac, w których brak składek pracodawcy –w kwocie obejmującej ww. składki (powinien być wykazany dodatkowy dokument, np. ZUS DRA);
- błędy w dokumentach finansowych kontrahentów – bez not/faktur korygujących – głównie w zakresie podstaw zwolnienia z VAT (podmiotowe/przedmiotowe).

Nieprawidłowości w obszarze rozliczeń finansowych dotyczą najczęściej wypłaty wynagrodzenia/zobowiązania w zawyżonej wysokości – niewynikającej z zawartej umowy i/lub zrealizowanej usługi/dostawy towaru. Ponadto, nieprawidłowość stanowią transakcje, bez względu na liczbę wynikających z nich płatność, dokonywane w gotówce, których wartość przekracza 15 000,00 zł (wartość wynikająca z art. 19 Prawa przedsiębiorców). Powyższe oznacza, iż w sytuacji zawarcia umowy przekraczającej ww. kwotę – każda z płatności z niej wynikająca winna być regulowana bezgotówkowo. Powyższy zapis Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020 (podrozdział 6.3 pkt 1 lit. o) dotyczy wszystkich beneficjentów, bez względu na ich status prawny – odwołanie się do ustawy Prawo przedsiębiorców dotyczy bowiem jedynie ustalonej wartości transakcji.

Należy również pamiętać, iż nieprawidłowym jest dokonywanie transakcji na rachunku bankowym wyodrębnionym do projektu, niezwiązanych z projektem, w tym przekazywanie transz dofinansowania (w całości lub części) na inne rachunki bankowe – beneficjenta i/lub podmiotów trzecich.

Opracowane przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego