Serwis Regionalnego Programu
Prowadzenie ewidencji księgowej, w tym kwalifikowalność VAT w projektach współfinansowanych z RPO WSL 2014-2020 – szkolenie 21 lipca 2021 r.
Pytanie 1. W jaki sposób powinien być ewidencjonowany dokument- lista płac, który obejmuje wynagrodzenie osoby zaangażowanej w dwóch projektach (oraz inne osoby zaangażowane w jednym)- czy ma być ujęty w ewidencji zarówno jednego, jak i drugiego projektu?
Odpowiedź.
Dokument musi być ujęty w ewidencji zarówno jednego, jak i drugiego projektu. Koszty wynagrodzenia osoby zatrudnionej w dwóch projektach należy precyzyjnie wyliczyć według poziomu jej zaangażowania w poszczególnych projektach. Tak wyliczone kwoty należy ująć oddzielnie w wyodrębnionej ewidencji księgowej poszczególnych projektów. Podobnie należy postąpić w przypadku ewidencji narzutów na wynagrodzenia opłacanych ze środków pracodawcy (składki na ubezpieczenia społeczne, FP i ewentualnie FGŚP).
Opracowane przez panią Halinę Kędziorę
Pytanie 2. Czy wydatek w wysokości np. 1000 zł opisany w historii rachunku bankowego jako "wypłata gotówkowa" bez żadnych szczegółowych informacji czego dotyczył, można zakwestionować jako wydatek, dla którego nie ma możliwości zweryfikowania związku z projektem oraz wydatek, który nie został należycie udokumentowany?
Odpowiedź.
Gotówka podjęta z banku nie jest jeszcze wydatkiem poniesionym przez beneficjenta (beneficjent jest w dalszym ciągu w posiadaniu tych środków pieniężnych). Gotówka powinna trafić do kasy i należy ją ująć jako przychód w Raporcie kasowym. Dopiero opłacenie gotówką konkretnej operacji stanie się dla beneficjenta wydatkiem w projekcie. Wypłata z kasy na ten cel powinna być odpowiednio udokumentowana (rachunek, faktura, KW) i ujęta w Raporcie kasowym jako rozchód środków pieniężnych z kasy ze szczegółowym opisem na jaki cel została przeznaczona. Dopiero w tym momencie możliwa byłaby weryfikacja związku wydatku z projektem.
Jeżeli jednak taka procedura nie zostanie przeprowadzona (gotówka pobrana z banku nie zostanie wprowadzona do kasy), a na wyciągu bankowym będzie tylko adnotacja „wypłata gotówkowa” wydatek będzie mógł zostać zakwestionowany.
Pamiętać jednak należy o zapisach w „Przewodniku dla Beneficjentów”. W rozdziale 4.1 jest zapis: „Po podpisaniu umowy o dofinansowanie beneficjent zobowiązany jest do ponoszenia wszystkich wydatków w ramach projektu z wyodrębnionego rachunku bankowego/subkonta/rachunku pomocniczego przeznaczonego do obsługi projektu."
Zapis taki może pojawiać się również w umowie o dofinansowanie, np.: „Po podpisaniu umowy beneficjent zobowiązany jest do ponoszenia wydatków z wyodrębnionego rachunku bankowego.”
Powyższe oznacza, że zasadą jest ponoszenie wydatków z wyodrębnionego rachunku bankowego (płatność przelewem). Płatność gotówką powinna być dokonywana tylko wtedy, gdy nie ma innej możliwości (np. pracownik nie wyraził zgody na opłacanie przelewem bankowym jego wynagrodzenia czy zwrotu środków z tytułu podróży służbowej).
Opracowane przez panią Halinę Kędziorę