LSI bez tajemnic - ankiety trwałości

LSI bez tajemnic - ankiety trwałości

Zrealizowane projekty podczas tzw. okresu trwałości są monitorowane przez instytucję, która udzieliła wsparcia. 

Najważniejsze kwestie

Każdy projekt infrastrukturalny współfinansowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2014-2020 podlega trwałości. Oznacza to, że projekt przez 5 lat od daty jego zakończenia (3 lata w przypadku projektów realizowanych przez MŚP), rozumianej jako data dokonania ostatniej płatności na rzecz beneficjenta, nie powinien ulegać znaczącym zmianom. Kwestie te regulują art. 71 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 dot. utrzymania trwałości projektu oraz zapisy umowy o dofinansowanie.

W trakcie okresu trwałości projekt podlega monitorowaniu prowadzonemu przez instytucję udzielającą wsparcia z RPO WSL. Dzięki niemu możliwe jest sprawdzenie, czy założone cele i efekty projektu zostały utrzymane, czy powstała infrastruktura służy odbiorcom wsparcia zgodnie z planem, który był założony we wniosku o dofinansowanie. Zbadaniu podlegają również poziom utrzymania założonych wskaźników, a także sposób utrzymania trwałości finansowej projektu, zmian w zakresie przychodów z projektu oraz kwalifikowalności podatku VAT. Do tego celu uruchomiono procedury monitorowania, m.in. poprzez ankiety trwałości.

Ankieta trwałości – kiedy i po co?

Ankieta trwałości to dokument składany za pomocą Lokalnego Systemu Informatycznego, w którym beneficjent odpowiada na szereg pytań w zakresie utrzymania infrastruktury, celów, wskaźników i ewentualnych zmian, które mogły pojawić się po zakończeniu realizacji projektu. Ankiety ułatwiają sprawdzenie trwałości projektu pod kątem zgodności z zapisami umowy o dofinansowanie projektu oraz z obowiązującymi przepisami prawa. Beneficjenci najczęściej składają ankiety na pisemną prośbę instytucji przyznającej dofinansowanie. Na podstawie złożonych ankiet trwałości planowane są kontrole trwałości.

Technicznie – jak to zrobić?

Beneficjenci składają ankiety trwałości za pomocą Lokalnego Systemu Informatycznego https://lsi.slaskie.pl, a następnie przesyłają wersję elektroniczną (poprzez formularz elektroniczny umieszczony na platformie SEKAP lub ePUAP). Ważne, aby wypełniona ankieta została podpisana przez osobę upoważnioną do podpisywania dokumentacji w ramach projektu (bezpiecznym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP). 

I co dalej?

Beneficjent składa ankietę co najmniej raz w okresie trwałości (wyjątek stanowią projekty nieinwestycyjne oraz te, z którymi została rozwiązana umowa). Po zarejestrowaniu ankiety, która została prawidłowo podpisana, następuje proces jej oceny. Instytucja weryfikująca ankietę może wezwać Beneficjenta do dodatkowych wyjaśnień. Informacja o zakończeniu weryfikacji ankiety znajduje się w Lokalnym Systemie Informatycznym w zakładce – trwałość (dalej: status ankiety; zatwierdzona).

Spośród projektów objętych monitorowaniem część zostanie wylosowanych do kontroli trwałości, która odbędzie się w miejscu, gdzie projekt został zrealizowany. W trakcie kontroli beneficjent zostanie poproszony m.in. o wykazanie dokumentów źródłowych dot. utrzymywania wskaźników projektu, dlatego ważne jest, aby informacje te były monitorowane i gromadzone nawet po zakończeniu realizacji projektu.

Beneficjenci Europejskiego Funduszu Społecznego obowiązki sprawozdawcze w zakresie zachowania trwałości realizują zgodnie z warunkami określonymi w umowie o dofinansowanie oraz z wykorzystaniem „Instrukcji wypełniania formularza SPRAWOZDANIE Z ZACHOWANIA TRWAŁOŚCI w module Ankiety Trwałości w ramach Lokalnego Systemu Informatycznego 2014 dla Beneficjentów RPO WSL 2014-2020 w części dotyczącej współfinansowania z EFS”, dostępnej na stronie https://rpo.slaskie.pl.

Dzięki Lokalnemu Systemowi Informatycznemu złożenie ankiet trwałości dla projektów odbywa się zdalnie, zapewniając jednocześnie sprawne i szybsze wywiązanie się z obowiązku ich złożenia.