Załącznik nr 1
do Uchwały nr 2519/291/VI/2021   
Zarządu Województwa Śląskiego
z dnia 24.11.2021 r.

Zestawienie dokumentów niezbędnych do podpisania umowy o dofinansowanie ze środków EFRR (nie dotyczy działań wdrażanych przez Śląskie Centrum Przedsiębiorczości), zawarcia porozumienia lub wydania decyzji o dofinansowaniu projektu wraz z wzorami formularzy
Zestawienie zawiera wykaz niezbędnych dokumentów do podpisania umowy o dofinansowanie (zawarcia decyzji/porozumienia). Wzory Oświadczeń (formularze od 7.1 do 7.11) stanowią załączniki do niniejszego dokumentu: 

1.	Oświadczenie o wysokości poniesionych wydatków – formularz nr 7.1. 
W przypadku projektów partnerskich oświadczenie powinno zostać złożone przez partnera wiodącego oraz każdego z partnerów, którzy ponieśli wydatki w ramach projektu.
W przypadku gdy realizacja projektu została powierzona podmiotowi innemu niż wnioskodawca oświadczenie powinno zostać złożone również przez jednostkę realizującą projekt.
2.	Oświadczenie o posiadanych rachunkach bankowych – formularz nr 7.2.
W przypadku projektów partnerskich oświadczenie dot. rachunków bankowych składane jest wyłącznie przez partnera wiodącego projektu.  
3.	Oświadczenie dotyczące zasady zakazu podwójnego finansowania   
– formularz nr 7.3. 
W przypadku projektów partnerskich oświadczenie składane jest przez partnera wiodącego oraz partnerów projektu.
Oświadczenie należy dostarczyć wraz z podpisanymi przez wnioskodawcę egzemplarzami umowy o dofinansowanie, a w przypadku projektów własnych z pozostałymi dokumentami niezbędnymi podjęcia decyzji o dofinansowaniu.
4.	Oświadczenie dotyczące projektów realizowanych w formule „zaprojektuj i wybuduj”, jeśli dotyczy – formularz nr 7.4. 
W przypadku projektów partnerskich partner wiodący powinien złożyć oświadczenie w odniesieniu do wszystkich zamówień na wyłonienie wykonawcy w trybie "zaprojektuj i wybuduj", które występują w projekcie.
5.	Oświadczenie dotyczące zabezpieczenia 25 % wydatków kwalifikowalnych pozbawionych wsparcia ze środków publicznych (dotyczy projektów objętych regionalną pomocą inwestycyjną) – formularz nr 7.5.
W przypadku projektów partnerskich oświadczenie powinno zostać złożone przez partnera wiodącego oraz każdego z partnerów, którzy w ramach projektu mają zaplanowane koszty kwalifikowalne objęte regionalną pomocą inwestycyjną.
6.	Oświadczenie o trudnej sytuacji finansowej, jeśli dotyczy  – formularz 7.6.
W przypadku projektów partnerskich oświadczenie składane jest przez partnera wiodącego oraz partnerów projektu w przypadku gdy są przedsiębiorcami w rozumieniu przepisów unijnych.
Oświadczenie należy dostarczyć w dniu zawarcia umowy o dofinansowanie / podjęcia decyzji o dofinansowaniu (o dniu zawarcia umowy o dofinansowanie / podjęcia decyzji o dofinansowaniu wnioskodawca zostanie poinformowany przez IZ RPO WSL).
7.	Oświadczenie dotyczące potencjału finansowego, administracyjnego i operacyjnego – formularz nr 7.7.
W przypadku projektów partnerskich oświadczenie składane jest przez partnera wiodącego oraz partnerów projektu.
Oświadczenie należy dostarczyć wraz z podpisanymi przez wnioskodawcę egzemplarzami umowy o dofinansowanie, a w przypadku projektów własnych z pozostałymi dokumentami niezbędnymi podjęcia decyzji o dofinansowaniu.
8.	Oświadczenie o zabezpieczeniu środków (dotyczy JST i Związku Metropolitalnego) – formularz nr 7.8.
W przypadku projektów partnerskich oświadczenie powinno zostać złożone przez partnera wiodącego oraz każdego z partnerów, którzy będą ponosić wydatki w ramach projektu. 
9.	Oświadczenie dot. pomocy de minimis, jeśli dotyczy -– formularz nr 7.10.
W przypadku projektów partnerskich oświadczenie składane jest przez partnera wiodącego oraz partnerów projektu, którym zostanie udzielona pomoc de minimis w projekcie.
Oświadczenie należy dostarczyć w dniu zawarcia umowy o dofinansowanie / podjęcia decyzji o dofinansowaniu (o dniu zawarcia umowy o dofinansowanie / podjęcia decyzji o dofinansowaniu wnioskodawca zostanie poinformowany przez IZ RPO WSL).
10.	Oświadczenie zawierające informacje o wartości wydatków kwalifikowanych, które będą lub zostały poniesione w ramach przeprowadzonych postępowań o zamówienie publiczne lub podpisanych umów z wykonawcami. 
Oświadczenie należy złożyć w podziale na nazwy kosztów wynikające z aktualnego, zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie.
11.	Dokumenty potwierdzające posiadanie środków na zabezpieczanie wkładu własnego zgodne z zapisami Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu (nie dotyczy JST i Związku Metropolitalnego).
W przypadku projektów partnerskich dokumenty powinny zostać złożone przez partnera wiodącego oraz każdego z partnerów, którzy będą ponosić wydatki w ramach projektu. 
W przypadku gdy realizacja projektu rozpoczęła się i poniesiono wydatki wartość zabezpieczenia wkładu własnego może być pomniejszona o wartość tych wydatków oraz o wartość środków otrzymanych ze źródeł zewnętrznych z zastrzeżeniem, że muszą stanowić koszty kwalifikowalne inwestycji. 
12.	Dokumenty potwierdzające wartość otrzymanych środków ze źródeł zewnętrznych, jeśli dotyczy.
W przypadku projektów partnerskich dokumenty powinny zostać złożone przez partnera wiodącego oraz każdego z partnerów, którzy będą otrzymywać środki ze źródeł zewnętrznych.
13.	Informacja o wyborze zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy – IZ RPO WSL dopuszcza formy zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy zgodne z katalogiem  zabezpieczeń wskazanych w  Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 7 grudnia 2017 r. w sprawie zaliczek w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U.  z 2017, poz. 2367), (nie dotyczy jednostek sektora finansów publicznych albo fundacji, których jedynym fundatorem jest Skarb Państwa a także Banku Gospodarstwa Krajowego).
14.	Harmonogram składania wniosków o płatność. 
15.	Dokumenty potwierdzające umocowanie przedstawiciela wnioskodawcy do działania w jego imieniu i na jego rzecz. 
W przypadku projektów partnerskich dokumenty powinny zostać złożone przez partnera wiodącego oraz każdego z partnerów.
16.	Protokoły odbioru końcowego robót, jeśli dotyczy – należy złożyć w przypadku zakończenia rzeczowej realizacji projektu.
W przypadku projektów partnerskich informacja powinna zostać przekazana przez partnera wiodącego oraz każdego z partnerów.
17.	Dokumenty mające związek z postępowaniami o udzielenie zamówienia (na wezwanie IOK).
W przypadku projektów partnerskich dokumenty powinny zostać złożone przez partnera wiodącego oraz każdego z partnerów.
18.	Oświadczenie dotyczące uczestnictwa mieszkańców w projekcie, jeśli dotyczy –  formularz nr 7.11.
Oświadczenie dotyczy projektów, w których np. gmina wnioskuje na rzecz swoich mieszkańców, którzy są użytkownikami końcowymi produktów projektu. 
W przypadku projektów partnerskich oświadczenie jest składane przez partnera wiodącego oraz partnerów, odpowiednio do zakresu  zawartych przez dany podmiot umów z mieszkańcami.
19.	Dokumenty wynikające z „Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach EFRR” stanowiącej załącznik do regulaminu naboru wniosków  
o dofinansowanie projektów w ramach RPO WSL 2014-2020.

Powyższe dokumenty należy złożyć na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego ePUAP/UMWSL/skrytkaESP, opatrzone podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym.  

Podpisanie umowy o dofinansowanie, może zostać poprzedzone  kontrolą zamówień udzielonych przed otrzymaniem pisma informującego o wyborze projektu do dofinansowania. Za udzielenie zamówienia przyjmuje się podpisanie umowy z wykonawcą zadania. Pozostałe zamówienia realizowane w ramach projektu będą podlegały kontroli na późniejszym etapie. Brak możliwości przeprowadzenia weryfikacji dokumentów mających związek z postępowaniem  
o udzielenie zamówienia może spowodować uznanie przedstawionych wydatków w ramach tego zamówienia za niekwalifikowalne. 

Kontroli mogą podlegać następujące zamówienia:
W przypadku wnioskodawcy, który jest zamawiającym w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych – przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu przeprowadzane będą kontrole zamówień wynikających z trybów przewidzianych w tej ustawie.
W przypadku wnioskodawcy, który nie jest zamawiającym w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych – przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu przeprowadzane będą kontrole zamówień zrealizowanych w oparciu o zasadę konkurencyjności, tj. o wartości przekraczającej 50 000 zł netto.

Należy przekazać wszystkie dokumenty związane z danym postępowaniem. Beneficjent ma obowiązek na bieżąco poprzez moduł „Rejestr postępowań / zamówień 
i dokumentów” LSI 2014-2020 gromadzić informacje o zamówieniach realizowanych w ramach projektu dotyczących wydatków kwalifikowalnych (bez względu na wartość tych zamówień). Zamówienia należy zamieszczać w module (wraz z załącznikami) niezwłocznie po udzieleniu zamówienia, tj. po podpisaniu umowy z wykonawcą. Nie wykazuje się zamówień związanych 
z wydatkami niekwalifikowalnymi. Sposób działania tego modułu opisano w Instrukcji wypełniania Rejestru postępowań/zamówień i dokumentów w ramach Lokalnego Systemu Informatycznego (LSI) dla projektu dofinansowanego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (nie dotyczy działań wdrażanych przez Śląskie Centrum Przedsiębiorczości). Dokumenty powinny być zapisane w formacie .pdf (czytelny czarno-biały skan, zalecana rozdzielczość 150 DPI, każdy dokument powinien stanowić osobny plik, nazwy plików muszą umożliwiać identyfikację dokumentów). 
Poniżej znajduje się lista najczęściej występujących dokumentów w wybranych procedurach:
Przetarg nieograniczony: 
a)	dokumenty dotyczące szacowania wartości zamówienia zawierające datę ustalenia szacunkowej wartości zamówienia (w przypadku robót budowlanych jest to kosztorys inwestorski/ program funkcjonalno-użytkowy (PFU)), 
b)	dokumenty powołujące Komisję Przetargową, 
c)	Protokół Postępowania wraz z załącznikami (w tym: oświadczeniami osób biorących udział w przeprowadzeniu postępowania, zestawieniem ofert), 
d)	ogłoszenia o zamówieniu (wraz z ewentualnymi zmianami), zamieszczone w miejscu ogólnie dostępnym w siedzibie Zamawiającego, na własnej stronie internetowej, w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP) / Dzienniku Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (UOPWE), 
e)	Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) wraz z ewentualnymi zmianami oraz potwierdzenie zamieszczenia tych dokumentów na stronie internetowej zamawiającego (w tym: załączniki do SIWZ, wzór formularza ofertowego, wzór umowy oraz kolejne, wydruk ze strony internetowej zamawiającego potwierdzający zamieszczenie na niej SIWZ i ewentualnych zmian, pytania wykonawców do treści SIWZ 
i odpowiedzi zamawiającego), 
f)	informacja zamieszczona na stronie internetowej dotycząca: kwoty jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia; firm, które złożyły oferty; cen, terminu wykonania, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach,
g)	wszystkie oferty, 
h)	dokumenty potwierdzające wezwanie wykonawców o uzupełnienie oferty lub o złożenie wyjaśnień oraz dokumenty potwierdzające wykonanie tych czynności,
i)	dokumenty z badania rażąco niskiej ceny, 
j)	informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty (w tym: zawiadomienie wykonawców 
o wyborze najkorzystniejszej oferty, zawiadomienie zamieszczone na stronie internetowej i w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego), 
k)	dokument informujący wykonawców o wykluczeniu z postępowania oraz o ofertach odrzuconych zawierający uzasadnienie faktyczne i prawne, 
l)	umowa z wykonawcą wraz z ewentualnymi zmianami 
m)	odwołania (w tym treść ewentualnego wyroku Krajowej Izby Odwoławczej (KIO)), 
n)	ogłoszenie o udzieleniu zamówienia wraz z ewentualnymi zmianami,
o)	protokoły odbioru. 

Zamówienie przeprowadzone w oparciu o zasadę konkurencyjności (zamówienia o wartości przekraczającej 50 000 zł netto): 
a)	dokumenty dotyczące szacowania wartości zamówienia zawierające datę ustalenia szacunkowej wartości zamówienia, 
b)	zapytanie ofertowe wraz z dowodem jego publikacji i wskazaniem miejsc gdzie było publikowane, 
c)	Protokół postępowania o udzielenie zamówienia (zawierający wszystkie elementy wyszczególnione w Wytycznych horyzontalnych ds. kwalifikowalności wydatków, w tym, dla beneficjenta, który nie jest zamawiającym w rozumieniu Prawo zamówień publicznych, informację o braku powiązań kapitałowych pomiędzy zamawiającym 
a wykonawcą), 
d)	Wszystkie oferty jakie wpłynęły do zamawiającego (w tym ewentualne dokumenty potwierdzające wezwanie wykonawców o uzupełnienie oferty lub o złożenie wyjaśnień oraz dokumenty potwierdzające wykonanie tych czynności), 
e)	informacja o wyniku postępowania, 
f)	oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez osoby wykonujące w imieniu zamawiającego czynności związane 
z procedurą wyboru wykonawcy, w tym biorące udział w procesie oceny ofert, 
g)	umowa z wykonawcą wraz z ewentualnymi zmianami, 
h)	protokoły odbioru.

W przypadku realizacji zamówienia wszczętego po 01.01.2021 r. należy się zapoznać 
z Kwestionariuszem kontroli udzielania zamówień publicznych dostępnym na stronach Biuletynu Informacji Publicznej: Kwestionariusz kontroli oraz wiadomości kwestionariusz kontroli udzielania zamówień publicznych